2022-022479 Bijl1- Evenementenbeleid gemeente Dongen v 1.1

Evenementenbeleid Gemeente Dongen 2023 Versie 1.1 – 4-1-2023 – zaaknummer 2022-012760.

Inleiding Tijd voor een nieuw evenementenbeleid In 2020 is een klantreisonderzoek geweest waarin het hele proces van de organisatie van een evenement, van aanvraag, tot evaluatie onder de loep is genomen. De ervaringen van inwoners (deelnemers en omwonenden), evenementenorganisatoren, andere betrokkenen zoals politie, brandweer, horeca, Leer Dongen Kennen en ambtenaren zijn hierin meegenomen. Wij vinden het belangrijk om niet alleen de successen van de afgelopen jaren te vieren, maar ook aan de slag te gaan met de leerpunten uit dit onderzoek zoals organiseerbaarheid van evenementen en aandacht voor leefbaarheid.

“Het nieuwe evenementen- en vergunningenbeleid werken we uit samen met organisatoren, verenigingen en belanghebbenden. We willen onder andere komen tot eenvoudigere vergunningaanvragen voor evenementen en vergunningen voor meerdere jaren.” Coalitieakkoord Versterken en Vernieuwen Totstandkoming en opzet De uitkomsten van het klantreisonderzoek dat binnen gemeente Dongen in 2020 is gehouden en de input van intern- en extern betrokkenen bieden genoeg aanknopingspunten voor het maken van een nieuw beleid. Het beleid is kort en bondig: we beschrijven onze visie en ambities. Het beleid vullen we aan met een praktische handreiking “Goed geregeld, de gereedschapskist voor de organisatie van een evenement”. Hierin is meer informatie over de procedure, locaties, tips, sjablonen en plattegronden te vinden. Dit helpt organisatoren bij de aanvraag en organisatie van hun evenement. Deze handreiking is een bijlage bij dit beleid maar actualiseren we, i.t.t. het beleid, jaarlijks. Als gemeente ondersteunen wij de organisatoren en willen we ervoor zorgen dat evenementen goed georganiseerd kunnen worden. Wij faciliteren hierin zodat evenementen goed en prettig geregeld zijn. In de praktische handreiking “Goed geregeld” staan ook regels, aandachtspunten en verwijzingen naar relevante wet- en regelgeving voor de organisatie van een evenement.

Visie op evenementen In Dongen zijn we trots op onze evenementen, evenementen horen bij ons Dongens DNA. We hebben veel mooie evenementen die zorgen voor levendigheid en leefbaarheid in alle kernen van onze gemeente. Er is voor ieder wat wils, van muziek, tot cultuur, sport en meer. Voor jong en oud, zowel binnen als buiten. Als gemeente willen we dat iedereen in Dongen, ’s Gravenmoer en Klein Dongen-Vaart kan blijven genieten van onze bruisende evenementen. Evenementen zijn er vóór, dóór en mét Dongenaren. In Dongen doen we dingen samen; ook ten aanzien van evenementen organiseren is er een soepele en goede samenwerking, tussen gemeente en evenementenorganisatoren, wat de organiseerbaarheid van evenementen ten goede komt. De gemeente is trots op de evenementen van Dongen en draagt daar actief aan bij in de samenwerking. Tegelijkertijd streven we ook naar een balans tussen levendigheid en leefbaarheid in onze gemeente. Evenementen moeten blijven zorgen voor een bruisende gemeente en tegelijkertijd moet het beleid erop gericht zijn overlast voor bewoners zoveel mogelijk te beperken en draaglijk te laten zijn. De komende jaren zetten we ons in om deze visie (verder) invulling te geven aan de hand van 5 ambities: 1. Veiligheid staat voorop 2. Balans levendigheid en leefbaarheid 3. Iedereen moet mee kunnen doen 4. Duurzame en gezonde evenementen 5.

Samenspel gemeente en organisatoren

Ambities Ambitie 1 – Veiligheid staat voorop Evenementen moeten op een veilige, verantwoorde manier verlopen. Evenementen moeten dus goed georganiseerd zijn, zodat mensen zich veilig voelen en de overlast zoveel mogelijk binnen de perken blijft. Hiervoor werken we nauw samen met onze partners zoals bijvoorbeeld Brandweer en Politie. Alleen tijdig en goed aangevraagde evenementenvergunningen kunnen we in behandeling nemen. Het veiligheidsplan moet aan alle voorwaarden voldoen. Hierin ondersteunen we de organisatoren, bijvoorbeeld door middel van voorlichting en workshops. Een goede bereikbaarheid van het centrum, voor zowel bezoekers als omwonenden, tijdens een evenement, is belangrijk. Een duidelijk verkeersbeleid helpt daarbij. Ambitie 2 – Balans leefbaarheid en levendigheid Voor omwonenden zijn evenementen niet altijd alleen maar leuk, ze kunnen ook zorgen voor overlast. We streven nadrukkelijk naar een goede balans tussen leefbaarheid en levendigheid. Evenementen horen bij Dongen maar we zullen de overlast voor omwonenden zoveel mogelijk beperken. Dongen heeft een mooi aanbod van evenementen. We streven dus niet naar steeds maar méér evenementen. We focussen ons op de kwaliteit: het gaat ons om een interessant, onderscheidend, gevarieerd, Dongens aanbod dat goed georganiseerd is.

Ambitie 3 – Iedereen moet mee kunnen doen Evenementen zorgen voor levendigheid, gezelligheid en verbinding tussen mensen. Daarom is het belangrijk dat iedereen er (veilig) aan deel kan nemen, fysiek maar ook financieel. Jong, oud, met fysieke en/of verstandelijke beperkingen, met een grote of kleine beurs. In Dongen doen we dingen samen en zorgen we dat iedereen van de evenementen kan genieten. We stimuleren ook dat lokale ondernemers kunnen profiteren van de evenementen in onze gemeente. Ambitie 4 – Duurzame, gezonde evenementen We streven naar duurzame(re) evenementen. Denk aan minder afval en gescheiden afvalstromen, gebruik van schone energie, en duurzame evenemententerreinen. Evenementen met aandacht voor flora en fauna maar ook met aandacht voor gezondheid en meer aandacht voor het voorkomen van alcoholgebruik en-verstrekking (aan minderjarigen). Stapje voor stapje op weg naar ‘groene’ evenementen dus. Ambitie 5 – Samenspel gemeente en organisatoren Het is belangrijk, voor zowel organisatoren, deelnemers, omwonenden als de gemeente zelf, dat evenementen goed georganiseerd zijn. Een soepel samenspel tussen gemeente, organisatoren en bewoners is van belang. Het is belangrijk dat er een duidelijke scheiding is tussen de rol van de organisator van de evenementen en de toetsende rol van de gemeente.

De gemeente is geen medeorganisator, we toetsen of evenementen op een veilige en verantwoorde manier georganiseerd kunnen worden. Naast deze toetsende rol heeft de gemeente ook een faciliterende rol, dit komt bijvoorbeeld in uitdrukking in het maken van kaartmateriaal, het uitlenen van materialen zoals dranghekken. Ook willen we een goede aanvraagprocedure voor de vergunning faciliteren. De aanvraagprocedure moet zo simpel en praktisch mogelijk zijn, hiervoor spant de gemeente zich in. We streven ernaar de gemeentelijke kosten voor zowel ambtelijke uren als faciliteiten in de buitenruimte niet verder te laten oplopen. Tot slot willen we stimuleren en inspireren. We inspireren organisatoren om hun evenementen bijvoorbeeld duurzamer en met aandacht voor gezondheid te organiseren. We stimuleren beginnende (kleine) initiatieven voor evenementen voor en door alle Dongenaren.

Monitoren en evalueren Het is belangrijk om het beleid te evalueren. Hiervoor moeten we de uitwerking van het beleid monitoren en toetsen. Deels gebeurt dit in de dagelijkse praktijk: we merken hoe soepel aanvragen lopen en hoe de organisatie van evenementen in de gemeente zich ontwikkeld. Maar het is goed om ook een evaluatiemoment te plannen. Dit combineren we met de aftrap van het evenementenjaar die we jaarlijks in oktober organiseren voor alle evenementorganisatoren en onze ketenpartners. Tijdens deze jaarlijkse aftrap zullen agenda punten onder meer zijn: - Het afgelopen evenementenjaar evalueren, mede aan de hand van de beschikbare evaluatieformulieren en de drie evaluatievragen: wat ging goed, wat kan beter en welke acties gaan we ondernemen. - Vooruitblikken op het nieuwe evenementenjaar, met aandacht voor een evenwichtige verdeling en gevarieerd aanbod van de evenementen. En de evenementenkalender voor het nieuwe jaar vaststellen. - Organisatoren informeren over wijzigingen in wet- en regelgeving. En het delen van de geactualiseerde versie van de praktische handreiking “Goed geregeld”. Naast deze jaarlijkse aftrap organiseert een afvaardiging van evenementen organisatoren, het eerste jaar samen met de gemeente, ook een jaarlijkse bijeenkomst met direct omwonenden. Dit vindt plaats net voor de zomer.

Gerelateerde documenten Bij de aanvraag en de organisatie van een evenement komt veel kijken. Aanvragen voor evenementen moeten daarom voldoen aan geldende wet- en regelgeving zoals, maar niet uitsluitend: -

Algemene Plaatselijke Verordening Alcoholwet Hygiëne richtlijnen voor Publieksevenementen (https://www.rivm.nl/hygienerichtlijnen/evenementen) Warenwet KLIC meldingen (in het geval van tijdelijke bouwwerken) Wegenverkeerswet Infobladen evenementenveiligheid GHOR (Infobladen evenementenveiligheid - GHOR Brabant MWN) Brandveiligheidseisen (https://www.brandweer.nl/onderwerpen/evenement-organiseren/) Praktische handreiking “Goed geregeld” voor organisatoren Preventie- en handhavingsplan alcohol gemeente Dongen 2014-2018 Standaardvoorschriften politie bij A-evenementen Legesverordening gemeente Dongen Omgevingsvergunning (in het geval van een afwijkende locatie of tijdelijke bouwwerken)