2022-020478 Bijl1- Opdracht + kaders wgr bestuurlijke vernieuwing aangepast

Bijlage I: Opdracht en kaders werkgroep Democratische Vernieuwing

1.

Opdrachtgever

De werkgroep Democratische Vernieuwing is in de besluitvormende raadsvergadering van 25-02-2021 bekrachtigd door de gemeenteraad van Dongen. De werkgroep kende na de verkiezingen in maart 2022 een doorstart met deels nieuwe leden. Het coalitieakkoord 2022-2026 vraagt de aan de werkgroep om haar eigen kaders en opdrachten te formuleren (in een nota). En dit voor te leggen aan de gemeenteraad.

2.

Opdrachtnemer

De werkgroep Democratische Vernieuwing is aan het begin van de bestuursperiode 2022-2026 gevormd door de raadsleden Coert van Os (voorzitter), Jorik Bosters, Bas Evegaars, Joeri de Jong en Perry Wens. De werkgroep wordt ondersteund door de griffier Eric Dammingh.

3.

Situatie

De werkgroep Democratische Vernieuwing is gevormd in de bestuursperiode 2018 – 2022 onder de naam bestuurlijke vernieuwing. De werkgroep heeft in 2021 de naam gewijzigd in “werkgroep Democratische Vernieuwing”, omdat deze naam de lading van het werk van de werkgroep beter dekte. De voltallige gemeenteraad heeft op 25-02-2021 ingestemd met de “Startnotitie Democratische Vernieuwing”. Echter beschrijft het coalitieakkoord 2022-2026 om de werkgroep haar eigen kaders en opdrachten te laten formuleren in een nota, waarbij de denkkracht, daadkracht en betrokkenheid van inwoners maximaal worden benut. Deze nota wordt voorgelegd aan de gemeenteraad.

4.

Raadscommissie

Om de werkgroep Democratische Vernieuwing als krachtig orgaan te positioneren doet de werkgroep het voorstel om voortaan te vergaderen als raadscommissie. Artikel 84 van de Gemeentewet biedt hier de mogelijkheid toe. De raadscommissie kan inwoners, de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders of de ambtelijke organisatie uitnodigen om deel te nemen. Voor het uitvoeren van de opdracht van de raadscommissie is ondersteuning en commitment vereist van de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de ambtelijke organisatie.

5.

Doelstelling

De raadscommissie Democratische Vernieuwing levert met haar activiteiten een bijdrage aan de volgende doelstellingen: 1. Iedere Dongenaar wordt in staat gesteld om mee te praten en te denken over beleid en besluiten van de gemeente Dongen of andere (maatschappelijke) onderwerpen die hem of haar direct of indirect raken. Uitwerking door de raadscommissie: Door activiteiten op het gebied van participatie en cocreatie kunnen de inwoners meer directe betrokkenheid en invloed krijgen. 2. De gemeenteraad Dongen is transparant en open en heeft een actieve houding richting de inwoners. Uitwerking door de raadscommissie: Inwoners meer op de hoogte brengen van de werkwijze en besluiten van de gemeenteraad. Meer zichtbaar worden als gemeenteraad. 3. De gemeenteraad is een professionele organisatie die zijn taken optimaal inhoud geeft (volksvertegenwoordiging, kaderstelling en controle) Uitwerking door de raadscommissie: De gemeenteraad zorgt voor eigen professionalisering, bevordering van kennis van de raad en zijn leden, zowel inhoudelijk als procesmatig (denk aan kwaliteit van het debat en de besluitvorming, voortgang van uitvoering, proactieve opstelling, zich inhoudelijk door deskundigen laten informeren, etc.).

6.

Opdracht

De opdracht van de raadscommissie Democratische Vernieuwing is om: 1. Gevraagd en ongevraagd voorstellen en adviezen uit te brengen, passend bij de doelstelling zoals geformuleerd onder punt 4, aan de gemeenteraad; 2. Gevraagd en ongevraagd voorstellen en adviezen uit te brengen aan het presidium over de kwaliteit en aantrekkelijkheid van de raadsvergaderingen, passend bij de doelstelling zoals geformuleerd onder punt 4. Werkbezoeken en activiteiten, passend binnen de doelstelling onder punt 4 kunnen deel uitmaken van de opdracht aan de raadscommissie. Deze worden georganiseerd in nauwe samenwerking met de gemeenteraad, het presidium en/of de griffie.

7.

Advies

De opdracht heeft betrekking op de inwoners, de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de ambtelijke organisatie. De raadscommissie Democratische Vernieuwing kan deze personen uitnodigen om deel te nemen aan haar vergaderingen om te adviseren over het thema. Daarnaast zullen de griffie en team communicatie gevraagd worden ter ondersteuning.

8.

Resultaat

Of en wanneer de raadscommissie Democratische Vernieuwing de doelstelling heeft voltooid, met uitvoer van de opdracht, is moeilijk kwantificeerbaar. Er is hierdoor geen meetbare factor. Daarom legt de raadscommissie de volgende opleverafspraken vast: 1. De raadscommissie geeft vorm aan de uitvoering van de opdracht op basis van de doelstelling; 2. De leden van de raadscommissie dragen zorg voor uitleg en terugkoppeling naar de eigen fractie van hetgeen is besproken in de vergaderingen van de raadscommissie. Als er bij de fractie vragen of voorbehouden leven ten aanzien van het werk van de raadscommissie, kan de fractie worden uitgenodigd om een vergadering van de raadscommissie bij te wonen; 3. Twee keer per jaar worden de gemeenteraad en andere geïnteresseerden geïnformeerd over de voortgang, de actuele stand van zaken en de plannen van de raadscommissie.

9.

Vergaderingen

De raadscommissie organiseert rondetafelgesprekken, brainstromsessies en evaluaties; deze bijeenkomsten zijn openbaar toegankelijk. Daarnaast houdt de raadscommissie procesvergaderingen, deze vinden in beginsel in beslotenheid plaats. De raadscommissie vergadert in principe elke drie weken. Deze vergaderingen worden opgenomen in de agenda van Notubiz. De griffier maakt van elke vergadering een besluitenlijst, die openbaar wordt gemaakt via Notubiz. Vergaderingen vinden plaats als de meerderheid van de leden aanwezig is. Besluiten van de raadscommissie worden genomen via de consent-methode. Consent betekent dat je besluiten neemt waar geen van de aanwezigen meer een overwegend, beargumenteerd bezwaar op heeft. Zo worden gedragen besluiten genomen en voelen betrokkenen zich verantwoordelijk en geven graag uitvoering aan wat besloten is.

10. Financieel kader De raadscommissie Democratische Vernieuwing stelt voor om een budget van 30.000 euro beschikbaar te stellen waaruit eerste uitwerking van de opdracht gefinancierd kan worden. Dit geld is onder meer bedoeld voor het inhuren van expertise, het houden van enquêtes, het huren van ruimtes voor bijeenkomsten en voor communicatiemiddelen. In het eerste kwartaal van 2023 komt de raadscommissie terug naar de gemeenteraad met een verdere uitwerking van de opdracht, een overzicht van de plannen en tijdslijn. Hierbij zal ook een financiële onderbouwing van de plannen worden gevoegd en, indien nodig, een voorstel tot het beschikbaar stellen van verdere financiële middelen worden voorgelegd. Deze middelen worden via de Bestuursrapportages gevraagd voor 2023. Voor de

jaren die nog volgen voor deze bestuursperiode zullen eventueel aanvullende middelen worden meegenomen in het begrotingsproces, voor het eerst bij het opstellen van de begroting 2024. Het budgetbeheer wordt belegd bij de raadsgriffier.

11. Communicatie Goede communicatie over het werk van de raadscommissie Democratische Vernieuwing is van belang. Daartoe richt de raadscommissie een webpagina in op de website van de gemeente Dongen met meer informatie over de opdracht en doelstelling van de raadscommissie, de onderliggende documentatie, als ook de bereikbaarheid van de leden van de raadscommissie. De webpagina bevat bovendien een contactformulier zodat op een laagdrempelige manier contact opgenomen kan worden met de raadscommissie over het thema Democratische Vernieuwing. Via onder andere de sociale mediakanalen van de gemeenteraad vindt er (laagdrempelig) communicatie plaats naar inwoners. Team communicatie kan door de raadscommissie worden uitgenodigd om deel te nemen aan vergaderingen van de raadscommissie om de communicatieplannen te bespreken.