2022-014828 RV Vaststelling aanbestedingsleidraad Accountantsdiensten 2023-2027

RAADSVOORSTEL Datum

8 september 2022

Zaaknummer

2022-014828

Portefeuillehouder Behandelend ambtenaar

Eric Dammingh; Coen van Tilburg

Besluitvormende raadsvergadering

29 september 2022

Onderwerp

RV Vaststelling aanbestedingsleidraad Accountantsdiensten 2023-2026

VOORSTEL 1. De aanbestedingsleidraad Accountantsdiensten 2023-2026, inclusief bijbehorende bijlagen en formulieren, vast te stellen. INLEIDING Het contract met de huidige accountant van de gemeente Dongen, Verstegen Accountants en Belastingadviseurs B.V., loopt tot en met het verslagjaar 2022. Dat betekent dat de oplevering van het accountsrapport bij de jaarrekening 2022 in het voorjaar van 2023 de laatste activiteit is die valt onder het lopende contract. Met voorliggend voorstel wordt de raad gevraagd in te stemmen met het publiceren en daarmee openstellen van de aanbesteding van de accountantsdiensten voor de gemeente Dongen voor de verslagjaren 2023 tot en met 2026. Daarnaast bevat de aanbesteding tweemaal een verlengingsoptie van een jaar. ARGUMENTEN 1.1 Met vaststelling van de leidraad kan de aanbesteding geopend worden De aanbestedingsleidraad inclusief bijlagen en formulieren bevat alle informatie die een inschrijver nodig heeft om deel te kunnen nemen aan de aanbesteding. Na instemming door de raad zullen de stukken worden gepubliceerd en start de inschrijving voor de aanbesteding.

1.2 Een tijdige start geeft vroeg in het jaar duidelijkheid over de (nieuwe) accountant Hoewel de jaarrekeningcontrole 2022 die in het voorjaar van 2023 wordt uitgevoerd nog onder het lopende contract met Verstegen Accountants en Belastingadviseurs valt, is het aan te bevelen vroeg in 2023 duidelijkheid te hebben over de (nieuwe) accountant. Op die manier kan bij eventuele vraagpunten die betrekking hebben op het verslagjaar 2023 geschakeld worden met de (nieuwe) accountant. De huidige planning (zie onder het kopje vervolg) voorziet in een inwerkingtreding van het nieuwe contract op 1 februari 2023. 1.3 Het aanstellen van de accountant is een bevoegdheid van de gemeenteraad Op grond van artikel 213 Gemeentewet wijst de gemeenteraad één of meer accountants als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek aan, belast met de controle van de jaarrekening en het daarbij aan de raad verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van

1

een verslag van bevindingen. Vaststelling van de aanbestedingsleidraad past bij deze bevoegdheid. Ook de voorgenomen gunning in december 2022 wordt ter besluitvorming aan de gemeenteraad voorgelegd. 1.4 Het is aan de Financiële Commissie om te adviseren over de accountantskeuze Op 21 april jl. is advisering over de accountantskeuze als één van de opdrachten van de Financiële Commissie vastgesteld. Deze opdracht is vormgegeven door 3 leden van de Financiële Commissie deel te laten nemen aan de beoordelingscommissie. De beoordelingscommissie zal een voorstel voor voorlopige gunning aan de gemeenteraad doen. KANTTEKENINGEN Geen FINANCIËN Aan vaststelling van de aanbestedingsleidraad zijn geen financiële consequenties verbonden. De keuze voor de (nieuwe) accountant kan leiden tot een ander kostenniveau dan waarmee nu in de begroting wordt gerekend. Dit zal bij het voorstel voor voorlopige gunning in kaart worden gebracht. COMMUNICATIE Communicatie rondom de start van de aanbesteding vindt voor Europese aanbestedingen altijd plaats via Tenderned. VERVOLG In onderstaand schema is de voorgenomen planning weergegeven. Datum

Actie

03-10-2022

Aankondiging overheidsopdracht inclusief bijlagen – deze worden beschikbaar gesteld op Tenderned

17-10-2022 12.00

Sluiting termijn indienen van vragen door potentiële inschrijvers (ronde 1)

24-10-2022

Uiterste dag beantwoording vragen in de Nota van Inlichtingen (ronde 1)

31-10-2022 12.00

Sluiting termijn indienen van vragen door potentiële inschrijvers (ronde 2)

07-11-2022

Uiterste dag beantwoording vragen in de Nota van Inlichtingen (ronde 2)

18-11-2022 12.00

Sluiting inschrijvingstermijn

18-11-2022 na 12.15

Opening inschrijvingen

06-12-2022

Opstellen raadsadvies

22-12-2022

Raadsbesluit voorlopige gunning (onder opschortende voorwaarde)

23-12-2022

Verzenden voorlopige gunning en afwijzingen Einde opschortende termijn tbv bezwaar overige inschrijvers

21-01-2023

2

Tevens vervaltermijn tbv niet-ontvankelijkheid vorderingen kort geding. Ondertekenen overeenkomst en start werkzaamheden = 20 dagen na gunningsbeslissing 22-01-2023

Definitieve gunning

01-02-2023

Beoogde ingangsdatum

BIJLAGEN 1. Aanbestedingsleidraad Accountantsdiensten 2023-2026 2. Bijlage 1 - De Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Dongen 3. Bijlage 2 – Facturatievereisten 4. Formulier 1 – Uniform Europees Aanbestedingsformulier 5. Formulier 2 – Referentieverklaring 6. Formulier 3 – Prijsopgave 7. Raadsbesluit Vaststelling aanbestedingsleidraad accountantsdiensten 2023-2026

3