2022-014828 Bijl1- Aanbestedingsleidraad Accountantsdiensten 2023-2026

De verklaring van de Belastingdienst of een daarmee gelijkwaardige verklaring uit het land van vestiging mag niet ouder zijn dan zes maanden, gerekend vanaf de sluitingsdatum ontvangst Inschrijvingen. _______________________________________________________________________________ Pagina 17 van 23

3. Minimumeisen De minimumeisen zijn: • de inschrijving is op tijd ingediend • de inschrijving is in de Nederlandse taal gesteld • de inschrijving is volledig (zie de vereisten op pagina 24) • de inschrijving is ingediend overeenkomstig de eisen zoals die zijn gesteld in dit aanbestedingsdocument • het Uniform Europees Aanbestedingsdocument is naar waarheid ingevuld, (rechtsgeldig) ondertekend en bij de inschrijving gevoegd • leidinggevend en verantwoordelijk personeel van de betreffende levering/dienst/werk beheerst de Nederlandse taal in woord en geschrift • de inschrijving is niet manipulatief. Het niet van toepassing zijn van één of meerdere minimumeisen leidt tot directe uitsluiting van de aanbestedingsprocedure.

4. Geschiktheidseisen 4.1 Eisen technische- en beroepsbekwaamheid Technische bekwaamheid De aanbestedende dienst stelt de volgende geschiktheidseisen met betrekking tot technische bekwaamheid: • Inschrijver dient te beschikken over de kerncompetentie ‘ervaring met het uitvoeren van interim- en jaarrekening-controles bij overheidsinstanties conform de voor de opdrachtgever geldende vereisten’. Dit kan aangetoond worden middels een referentie op dit terrein met een opdrachtwaarde van minimaal € 45.000,- per jaar, waarbij de ervaring met het uitvoeren van de interim- en jaarrekening-controles (incl. SISA en Sociaal Domein) beiden onderdeel uitmaken van de referentie. De inschrijver dient aan te tonen dat hij beschikt over deze kerncompetenties door het overleggen van 1 referentie in de afgelopen vijf (5) jaar. De inschrijver dient reeds bij inschrijving (middels Formulier 2) aan te tonen dat hij over voldoende deskundigheid en ervaring beschikt met betrekking tot de Opdracht door middel van Kerncompetenties. Voor de Kerncompetenties geldt: 1. De Kerncompetentie is aantoonbaar middels een opdracht die in de laatste 3 (drie) jaar, terug te rekenen vanaf datum publicatie van de Aanbesteding. 2. De uitvoering van de opdracht dient voldoende zijn te beoordeeld te zijn door de betreffende opdrachtgever.

De gemeente kan een referentiecheck uitvoeren om hier een controle op uit te voeren, de ingediende referentie dient hiermee akkoord te zijn. 3. Korte beschrijving van de opdracht waaruit duidelijk de Kerncompetentie blijkt. Herstel van een onvolledige of te summiere beschrijving in de vorm van een nieuwe schriftelijke uitleg is niet toegestaan. 4. Voor de Kerncompetentie verstrekt de Inschrijver maximaal 1 referentie. 5. De referentie mag niet afkomstig zijn van de eigen organisatie van de inschrijver of een andere organisatie binnen de holding of de moedermaatschappij. 6. Een Onderneming (een Inschrijver, een combinant of een derde) kan zich slechts beroepen op de (in samenwerkingsverband) opgedane ervaring indien de onderneming de werkzaamheden waarop de technische bekwaamheid berust daadwerkelijk zelf heeft verricht. 7. De aanbestedende dienst behoudt zich uitdrukkelijk het recht voor om aan hem overgelegde informatie, gegevens (op juistheid) te (laten) controleren. Beroepsbekwaamheid De aanbestedende dienst stelt de volgende geschiktheidseisen met betrekking tot beroepsbekwaamheid: • Het verrichten van de dienst is voorbehouden aan de beroepsgroep der Registeraccountants (als bedoeld in artikel 393, eerste lid, Boek 2, Burgerlijk Wetboek). De aard en omvang van de werkzaamheden bepaalt de accountant op basis van de Gedrag- en Beroepsregels (deugdelijke grondslag).

Indien de ondertekening geschiedt door een ander dan die is vermeld in het register dient tevens (een kopie van) de daartoe vereiste volmacht bij de inschrijving te worden gevoegd. _______________________________________________________________________________ Pagina 18 van 23

5. Gunningcriteria De inschrijvingen worden beoordeeld op basis van het gunningcriterium Beste Prijs Kwaliteit verhouding (BPKV). Hierbij wordt de kwaliteit afgezet tegenover de prijs. Wij hanteren hiervoor de methode Gunnen Op Waarde. • In deze methode wordt getoetst aan de kwaliteit(sub)criteria, zoals beschreven in deze aanbestedingsleidraad. • De ingediende inschrijvingen worden door de beoordelaars beoordeeld; zij kennen punten toe aan de (sub)criteria. • De toegekende punten worden omgezet naar fictieve kortingen. • Alle fictieve kortingen worden opgeteld en afgetrokken van de inschrijfprijs. • Aldus ontstaat per inschrijver een fictieve inschrijfprijs • De laagste fictieve inschrijfprijs is de winnaar. • De uiteindelijke opdracht wordt bij gunning wel verstrekt op basis van de originele inschrijfprijs van de winnende inschrijver. De fictieve kortingen (of toeslag) zijn gebaseerd op de totale opdrachtwaarde / inschrijfprijs over de periode van 4 jaar.

De Beoordeling is als volgt opgebouwd: Prijs Inschrijfprijs volgens het inschrijfbiljet Kwaliteit Maximaal € x,- fictieve verrekening (fictieve korting) -----------------------Totaal Fictieve inschrijfprijs (inschrijfprijs minus fictieve verrekening) Om de kwaliteit van de inschrijvingen te bepalen wordt de inschrijvers gevraagd om een aantal stukken te vervaardigen, die zullen worden beoordeeld volgens een later in dit aanbestedingsdocument toegelichte procedure. Op hoofdlijnen bestaan de door de inschrijvers voor deze aanbesteding te vervaardigen stukken uit: • Plan van Aanpak totale kwaliteit van dienstverlening 1. Controle-aanpak 2. Invulling natuurlijke adviesfunctie 3. Communicatie Voor ieder onderdeel geldt een maximum aantal woorden. Indien het maximum aantal woorden wordt overschreden, dan tellen alleen de woorden tot aan de overschrijding mee in de beoordeling. Een voorblad, inhoudsopgaven en eventueel aanvullend opgeleverde bijlagen tellen niet mee in het aantal woorden, maar worden ook niet inhoudelijk beoordeeld en tellen dus niet mee voor de beoordeling van de gunningscriteria. Beschrijving criteria: 1.

Controleaanpak In uw plan van aanpak geeft u een toelichting op uw controle–aanpak , aan de hand van de volgende vragen (in maximaal 1.500 woorden):  Omschrijf de controleaanpak van uw organisatie en geef in het bijzonder aan waarmee u zich onderscheidt in de markt, inclusief het gebruik van moderne digitale dataanalysemethoden en de balans tussen gegevensgerichte versus systeemgerichte controles  Uw verwachtingen met betrekking tot interne controles en de administratieve organisatie, geef aan welke druk dit legt bij de ambtelijke organisatie en wat u verwacht ten aanzien van de aan te leveren stukken.  Hoe borgt u dat het controleteam over voldoende kennis en ervaring beschikt?  Geef aan hoe u de gemeenten vooraf (tijdig) van informatie voorziet over de aan te leveren gegevens tijdens interim controle en jaarrekening controle. 2. Invulling natuurlijke adviesfunctie Toon aan dat u in staat bent om gestalte te geven aan de natuurlijke adviesfunctie, zoals de opdrachtgever die blijkens de aanbestedingsleidraad verlangt. Hiervoor vragen wij uw visie op de natuurlijke adviesfunctie aan te geven per doelgroep van de gemeentelijke organisatie, aan de hand van de onderstaande vragen (in maximaal 500 woorden):  Hoe ziet u uw adviesfunctie? _______________________________________________________________________________ Pagina 19 van 23

 Beschrijf waaruit uw evaluatie en rapportage bestaat, waarin wijzigingen van verslaggeving worden aangegeven ?  Beschrijf hoe u omgaat met het gevraagd en ongevraagd advies geven met betrekking tot de ambtelijke organisatie ?  Geef aan welke communicatie er plaats dient te vinden vanuit een natuurlijke adviesfunctie en hoe u dat toepast ? 3. Communicatie De accountantswerkzaamheden dienen in nauwe samenwerking met de betrokken medewerkers van de opdrachtgever te worden verricht. Deze samenwerking is er ook tussen de accountant en de directie, gemeentebestuur, de financiële commissie en griffier. Het contactpotentieel geeft de mate aan waarin verwacht mag worden, dat effectief en efficiënt kan worden samengewerkt. Daarnaast is het van belang dat uw rapporten van bevindingen en managementletters van een kwalitatief hoog niveau zijn en gericht zijn op de doelgroepen als raad, college en ambtelijke organisatie. Geef aan hoe uw visie is met betrekking tot de communicatie gedurende het gehele controleproces, aan de hand van de onderstaande vragen (in maximaal 500 woorden):  Geef een beschrijving van de wijze waarop u aan de verschillende samenwerkingen vorm zult geven.  Geef aan hoe de wijze van samenwerking ingezet zal worden om de controlerende rol van de raad te ondersteunen.

 Beschikt uw organisatie over een standaard communicatieprotocol en hoe ziet deze er uit ?  Geef aan hoe u communiceert met zowel de leden van de gemeenteraad als met de uitvoerende medewerkers op de diverse afdelingen van de organisatie.  Geef aan op welke wijze de documentuitwisseling digitaal wordt ondersteund. In de onderstaande tabel staan de kwaliteit(sub)criteria en de maximale fictieve waarde die de criteria voor ons vertegenwoordigen. De criteria zijn inhoudelijk reeds in dit hoofdstuk toegelicht. Criterium

Subcriterium

Plan van Aanpak 1. Controle-aanpak 2. Invulling natuurlijke adviesfunctie 3. Communicatie

Maximale fictieve korting per 4 jaar € 70.000 € 40.000 € 40.000

De "kwaliteit" van de inschrijving zal op basis van de navolgende tabel worden beoordeeld, per beoordelaar. Kwalificatie Uitmuntend Goed Voldoende Onvoldoende Geen antwoord

Betekenis Beantwoording is uitstekend, inschrijver begrijpt precies het bedoelde, hij slaat de zogenaamde "spijker op zijn kop’’ Beantwoording is goed Beantwoording is redelijk / voldoende Beantwoording is inhoudelijk onvoldoende Beantwoording is zeer slecht of niet beantwoord

Punten

Korting 80%

4 3 2 1 0

60% 40% 20% 0%

Elk subgunningscriterium wordt integraal beoordeeld. Uitmuntend: Dit wil zeggen dat het criterium naar het oordeel van het beoordelingsteam een inhoudelijk relevant, toepasselijk en uitmuntend antwoord dat volledig is gebaseerd op alle uitgangspunten van deze Europese aanbesteding. De vraag is volledig uitgewerkt en bevat waarde vermeerderende factoren. Er worden inhoudelijke specifieke relevante en innovatieve bijzonderheden aangeboden die boven de verwachting uitstijgen van de vraag. Goed: Dit wil zeggen dat het plan van aanpak naar het oordeel van het beoordelingsteam een inhoudelijk relevant, toepasselijk en uitstekend antwoord bevat dat volledig is gebaseerd op alle uitgangspunten van deze Europese aanbesteding. De vraag is volledig uitgewerkt en inhoudelijk uitstekend, innovatief en aansprekend beantwoord. Er worden inhoudelijke specifieke relevante en innovatieve bijzonderheden aangeboden die volledig aansluiten bij de vraag. _______________________________________________________________________________ Pagina 20 van 23

Voldoende: Dit wil zeggen dat het plan van aanpak naar het oordeel van de beoordelingscommissie inhoudelijk relevant ingaat op de door de Aanbestedende Dienst in het kader van het betreffende kwaliteitscriterium aangegeven elementen en gebaseerd is op de uitgangspunten van deze Europese aanbesteding. Alle gevraagde elementen zijn uitgewerkt en beantwoord, echter met ten dele inhoudelijk specifieke bijzonderheden die niet geheel aansluiten bij de vraag. Onvoldoende: Dit wil zeggen dat het plan van aanpak naar het oordeel van het beoordelingsteam weliswaar een antwoord bevat op de vraag, maar niet volledig of beperkt inhoudelijk relevant ingaat op de gevraagde elementen en aspecten en/of slechts beperkt rekening gehouden met de uitgangspunten van deze Europese aanbesteding. Het antwoord is onvoldoende of roept vragen op, maar is niet direct aanleiding om inschrijver uit te sluiten van de hele aanbesteding. Geen antwoord: Dit wil zeggen dat het plan van aanpak naar het oordeel van het beoordelingsteam op het betreffende subcriterium niet tot nauwelijks ingaat op de door de Aanbestedende Dienst in het kader van het betreffende kwaliteitscriterium aangegeven elementen. Ofwel het antwoord op het betreffende subcriterium ontbreekt.

Het beoordelingsteam voor de beoordeling van de kwaliteitspunten bestaat uit 3 leden van de financiële commissie van de Raad, de concerncontroller en de adviseur interne controle, (totaal 5 personen). De Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor indien zich onvoorziene omstandigheden voordoen (bv ziekte), het beoordelingsteam te wijzigen. Deze zal met gepaste deskundigheid vervangen worden. De inkoopadviseur, niet behorende tot het beoordelingsteam, controleert of aan de minimum eisen en geschiktheidseisen is voldaan. Ook de geoffreerde prijs wordt door de inkoopadviseur bekeken, maar wordt niet bekend gemaakt aan het beoordelingsteam. De beantwoording van de vragen van de gunningscriteria worden per inschrijver gebundeld en aan het beoordelingsteam verstrekt. De leden van het beoordelingsteam beoordelen de subgunningscriteria allereerst individueel. Zij hebben geen inzicht in de geoffreerde prijzen. Vervolgens wordt gezamenlijk, in een plenaire sessie met het beoordelingsteam, per inschrijving aan elk van de subgunningscriteria in consensus één cijfer (0, 1, 2, 3 of 4) toegekend. Om de waarde van de kwalitatieve beoordeling vast te stellen, worden de verkregen punten van elk (sub)gunningscriterium omgezet naar een financiële waardering, waarbij de maximaal te behalen meerwaarde van elk (sub)gunningscriterium is uitgedrukt in geld.

De behaalde waardering resulteert in een bedrag (in €) dat de financiële meerwaarde vertegenwoordigt van dat (sub)gunningscriterium. Hierbij vertegenwoordigt het cijfer 4 (100% fictieve korting) de maximaal te behalen meerwaarde. Voorbeeld: Bij een maximale fictieve korting van € 150.000 en een score van 3 punten wordt een korting van 60% van € 150.000 = € 90.000 van de inschrijfsom afgehaald. Bij een maximale fictieve korting van € 150.000 en een score van 1 punt, wordt een toeslag van 20% van € 150.000 = € 30.000 bij de inschrijfsom opgeteld. Bij een score van 0 (geen antwoord) op 1 van de subgunningscriteria, wordt de gehele aanbieding ongeldig verklaard. De beoordelingscommissie brengt op grond van deze beoordeling een advies uit aan de gemeenteraad. De gemeenteraad maakt de uiteindelijke keuze aan wie de opdracht wordt verstrekt. 6. Gunning en de communicatie daarover De aanbestedende dienst stelt alle inschrijvers zo spoedig en gelijktijdig mogelijk schriftelijk per bericht via TenderNed in kennis van de beslissing betreffende het voornemen van gunning van de opdracht. Inschrijvers van wie de inschrijving is afgewezen, ontvangen een bericht over de afwijzing. Gunning vindt plaats aan de inschrijver die op basis van de gunningscriteria genoemd in DEEL 3 de beste aanbieding heeft gedaan.

Indien twee of meer inschrijvers gelijk eindigen wint de inschrijver met de beste kwaliteit. Is ook deze gelijk dan beslist het lot. De desbetreffende inschrijvers worden _______________________________________________________________________________ Pagina 21 van 23

er tijdig van in kennis gesteld, dat een loting zal plaatsvinden en waar, wanneer en door wie de loting zal worden gehouden. Zij zijn bevoegd daarbij in persoon of bij gemachtigde aanwezig te zijn. De opdracht zal aan de geselecteerde partij voorlopig worden gegund. Iedere inschrijver die het niet met het voornemen tot gunning eens is kan binnen een termijn van 20 dagen een gerechtelijke procedure starten. In het belang van een snelle en goede voortgang dient een inschrijver in dat geval de gemeente tijdig op de hoogte te stellen van het aanwenden van een rechtsmiddel, bij voorkeur door het opsturen van de kopie dagvaarding. De mededeling van de aanbestedende dienst van een voorlopige gunningbeslissing houdt geen aanvaarding in, als bedoeld in artikel 6:217, eerste lid, van het Burgerlijk Wetboek, van een aanbod van een inschrijver. Dit betekent onder andere dat aanbestedende dienst uit eigen beweging terug kan komen op het gunningsvoornemen, zonder dat inschrijver aan wie hij voornemens is te gunnen aanspraak kan maken op enige schadeloosstelling. Dit kan zich bijvoorbeeld voordoen indien opdrachtgever zelf fouten in de aanbestedingsprocedure constateert of dat opdrachtgever van oordeel is dat een bezwaarmakende inschrijver in het gelijk dient te worden gesteld zonder dat daarvoor de uitkomst van een kort geding nodig is.

Indien geen bezwaren worden gemaakt na de genoemde periode, wordt de opdracht definitief gegund. Wij vermelden hier nogmaals dat het raadsbesluit voor de voorlopige gunning overgaat in een definitieve gunning van de opdracht na het verstrijken van de opschortende termijn.

_______________________________________________________________________________ Pagina 22 van 23

DEEL 4 VORMVEREISTEN INSCHRIJVING/TE GEBRUIKEN FORMULIEREN BIJLAGEN EN FORMULIEREN 1. Bijlagen Onderstaande bijlagen maken een onlosmakelijk onderdeel uit van dit aanbestedingsdocument. 1. De Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Dongen 2. Facturatievereisten 2. Formulieren Als u zich inschrijft voor deze opdracht, dan verklaart u daarmee dat u onvoorwaardelijk akkoord gaat met de aanbestedingsstukken. U verklaart met uw inschrijving ook dat u de opdracht onvoorwaardelijk kunt uitvoeren volgens de opgenomen eisen. De inschrijving dient alle onderstaande documenten te bevatten (compleetheid): o Compleet ingevuld en rechtsgeldig ondertekend prijzenblad; (Formulier 3.*); o Ingevuld en rechtsgeldig ondertekend UEA (Formulier 1.); o Ingevuld en rechtsgeldig ondertekend format referentie kerncompetentie (Formulier 2.) o Uitwerking gunningscriteria Plan van Aanpak: 1. Controle-aanpak 2. Invulling natuurlijke adviesfunctie 3. Communicatie * Een handtekening op het prijzenblad geldt ook als een ondertekening van het UEA. Alle gevraagde documenten dienen naar waarheid opgesteld en ingevuld te zijn. De rechtsgeldige ondertekening dient te herleiden te zijn uit een kopie van het uittreksel uit het beroepen- of handelsregister.

_______________________________________________________________________________ Pagina 23 van 23