2022-010566 Bijl3- Notitie aanpassing vergadermodel gemeente Dongen

Bijlage 3 – Aanpassing vergadermodel gemeente Dongen Inleiding Het nieuwe vergadermodel is erop gericht om op informele en laagdrempelige manier in gesprek te gaan met Dongense inwoners, bedrijven en (maatschappelijke) organisaties. Naast het debat en de besluitvorming in de gemeenteraad vormt het gesprek met de inwoners, bedrijven en (maatschappelijke) organisaties een essentieel onderdeel van de raadscyclus. Opzet van het vergadermodel 1. Gespreksavond Tijdens de gespreksavond gaan raadsleden in gesprek met Dongense inwoners, bedrijven en (maatschappelijke) organisaties over een beleidsvoornemen of een raadsvoorstel. Wethouder en ambtenaar zijn aanwezig voor het geven van gevraagde informatie of om een toelichting te geven als er aperte onjuistheden worden beweerd. Geen inleidingen door ambtenaren of deelnemers. Gespreksleider is uitnodigend naar gespreksdeelnemers (inwoners zijn veelal niet gewend aan de setting, dus deze moeten gerustgesteld worden!) Als het gesprek plaatsvindt bij aanvang van een nieuwe beleidsontwikkeling worden inwoners én raadsleden in de gelegenheid gesteld hierover het gesprek aan te gaan. De uitkomsten van het gesprek kunnen dan worden meegenomen in de verdere beleidsvorming.

Als het gesprek plaatsvindt in de aanloop naar een opiniërende en besluitvormende raadsvergadering kan de input van inwoners meegenomen door raadsleden bij de beoordeling van een raadsvoorstel. Aan het eind van de gespreksavond worden openstaande vragen en toezeggingen geïnventariseerd. Opiniërende raad is in feite hetzelfde als nu. Besluitvormende raad is in feite hetzelfde als nu. 2. Raadsinformatieavonden blijven, soms vervangt een gesprekavond een raadsinformatieavond. Daarnaast zal meer worden gewerkt met werkbezoeken van de gemeenteraad. 3. Het is belangrijk om als gemeenteraad duidelijk te maken wat we willen ophalen, wat zijn beïnvloedbare punten – verwachtingsmanagement – dit geldt zowel voor raadsinformatieavonden als voor gespreksavonden. Uitgangspunten Dongense inwoners, bedrijven en (maatschappelijke) organisaties krijgen de gelegenheid om laagdrempelig en informeel in gesprek te gaan met de raadsleden ter voorbereiding op de behandeling van een raadsvoorstel in de gemeenteraad. Het presidium bepaalt de onderwerpen die worden geagendeerd voor de gesprekstafel. Randvoorwaarden 1. We proberen het gesprek te voeren (en minder een vergadering te houden), dit betekent dat: a. het aantal deelnemers aan het gesprek beperkt is (1 lid per fractie, 1 wethouder, 1 ambtenaar, 1 gespreksleider en max. 5 inwoners/belangstellenden, griffier) = max. 15 mensen rond de tafel. b.

als er meer aanmeldingen zijn, we een binnen- en buitenring hanteren. c. er daarnaast een publieke tribune is. 2. De setting is informeel en laagdrempelig. 3. Alle aanwezigen moeten het gesprek kunnen meekrijgen, dus inrichten van de locatie moet zo zijn dat alle deelnemers aan het gesprek zichtbaar zijn. Aandachtspunten 1. Fracties mogen gebruik maken van steunfractieleden 2. Gespreksleider moet worden getraind in het leiden van het gesprek