2022-003102 RV Voortgangsrapportage Archief- en Informatiebeheer

RAADSVOORSTEL Datum

21 maart 2022

Zaaknummer

2022-003102

Portefeuillehouder

M.C. Starmans - Gelijns

Behandelend ambtenaar

Veerle Ultee

Besluitvormende raadsvergadering

14 juli 2022

Onderwerp

Voortgangsrapportage Archief- en Informatiebeheer

VOORSTEL 1. De voortgangsrapportage Archief- en Informatiebeheer vast te stellen. INLEIDING Iedere twee jaar stellen we een KPI-verslag en bijbehorend verbeterplan op ((zaaknummer 2021009562) ter verantwoording van en de zorg over het beheer van archieven conform de Archiefwet 1995. Een jaar na het opstellen van dit verslag stellen we een voortgangsrapportage op. Hierin rapporteren we over het gevoerde beleid en de uitgevoerde acties ten aanzien van informatie en archiefbeheer van gemeente Dongen over 2021-2022. Deze voortgangsrapportage geeft een concreet beeld van eerder geconstateerde aandachtspunten en het gevoerde beleid ten aanzien van informatie- en archiefbeheer. De gemeentearchivaris heeft advies gegeven bij de totstandkoming van deze voortgangsrapportage. Met deze rapportage leggen we ‘horizontale verantwoording’ af over het archiefbeheer door het college van burgemeester en wethouders (College) aan de gemeenteraad (Raad) van Dongen. Daarnaast sturen we, na vaststelling, dit verslag aan de Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant. Op basis hiervan voert het interbestuurlijk toezicht (IBT) ‘verticaal toezicht’ uit. Uit de tussenrapportage blijkt dat we goed op schema liggen. Een flink aantal acties is inmiddels naar tevredenheid afgerond. En de acties die nu nog op de verbeterlijst staan zijn bijna allemaal gestart en verlopen volgens planning.

Er zijn drie acties die groter en complexer zijn dan de overige acties. Die lichten we hieronder kort toe. 1. Vervanging zaaksysteem Na het akkoord van uw gemeenteraad (februari 2022) zijn we gestart met de aanbesteding voor het nieuwe systeem. Het streven is om het systeem in 2022 te implementeren. Een aantal acties op de verbeterlijst zetten we pas in gang na de implementatie van het nieuwe zaaksysteem. Deze acties staan dan ook on hold (zie punt 2 hieronder). 2. Archiefbeheer in vakapplicaties Een aantal acties heeft betrekking op het bewaren en vernietigen van archiefmateriaal in andere applicaties dan het centrale zaaksysteem (zogenaamde vakapplicaties). Om het beheer van deze archieven te verbeteren is vaak een koppeling nodig met het zaaksysteem. Omdat we wisselen van zaaksysteem, staan deze acties on hold.

1

3. Digitaliseren archief Archief dat blijvend te bewaren is brengen we over naar het Regionaal Archief Tilburg, de archiefbewaarplaats van gemeente Dongen. Dit doen we bij voorkeur digitaal. Hiermee vergroten we het gebruik van ons archief (dossiers zijn, mits dit toegestaan is, online raadpleegbaar). We staan op het punt om diverse archief bestanden over te dragen aan het Regionaal Archief Tilburg en ter plekke staan al Dongense archieven die ook in aanmerking komen voor digitalisering. ARGUMENTEN 1.1 De meeste zaken gaan goed en zijn op orde. We zijn goed op weg met de uitvoering van het vorig opgestelde verbeterplan. Veel actiepunten hebben we inmiddels afgerond. En we hebben in ieder geval een start gemaakt bijna alle overige acties die nog in het verbeterplan staan. 1.2 De voortgangsrapportage is intern en met de externe partners afgestemd. De uitvoering van het verbeterplan is team-work. Deze voortgangsrapportage is afgestemd met de betrokken collega’s binnen de gemeentelijke organisatie, de directie en de portefeuillehouder. De rapportage is ook afgestemd met de externe partijen die een rol spelen in (het toezicht op) ons informatie- en archiefbeheer: het regionaal archief Tilburg en de gemeentearchivaris. KANTTEKENINGEN 1.1 Drie verbeteracties verdienen extra aandacht.

Hoewel we goed op schema liggen zijn er drie verbeteracties die de komende periode extra aandacht verdienen. Omdat ze cruciaal zijn voor goed informatie- en archiefbeheer en omdat ze complexer en impactvoller zijn dan de overige acties. We hebben deze verbeteracties in dit raadsvoorstel en in de voortgangsrapportage daarom uitgebreider toegelicht. 1.2 Informatie- en archiefbeheer is nooit af. Een lege actielijst is een utopie. Een volgende inspectieronde (in 2023) zal weer leiden tot nieuwe verbeterpunten. En ook buiten de inspecties om zijn er, bijvoorbeeld als gevolg van nieuwe wetgeving of technologische ontwikkelingen, voldoende acties en taken om op te pakken. De actielijst zal daarom nooit leeg zijn FINANCIËN Niet van toepassing.

COMMUNICATIE Niet van toepassing. VERVOLG Na akkoord sturen we een afschrift van de voortgangsrapportage aan de Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant.

BIJLAGEN 1. Voortgangsrapportage Archief- en informatiebeheer gemeente Dongen 2022

2