2022-003102 Bijlage 1- Voortgangsrapportage Archief- en informatiebeheer gemeente Dongen 2022 - 1.0

Voortgangsrapportage Archief- en Informatiebeheer Versiebeheer Versi e 0.1 0.2 0.3 0.4 0.5 1.0

Datum

Opmerkingen/ wijzigingen

18-1-2022 10-2-2022 10-2-2022 10-2-2022 21-2-2022 21-3-2022

Eerste concept. Opmerkingen gemeentearchivaris verwerkt, punten uitgewerkt. Opmerkingen Ronald verwerkt, Bijlage II toegevoegd. Opmerkingen RA Tilburg verwerkt. Opmerkingen gemeentearchivaris verwerkt. Actielijst geactualiseerd

Inleiding In dit voortgangsverslag rapporteren we over het gevoerde beleid en de uitgevoerde acties ten aanzien van informatie en archiefbeheer van gemeente Dongen over 2021-2022 (deels). Met dit verslag leggen we ‘horizontale verantwoording’ af over het archiefbeheer door het college van burgemeester en wethouders (College) aan de gemeenteraad (Raad) van Dongen. Daarnaast sturen we, na vaststelling, dit verslag aan de Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant. Op basis hiervan voert het interbestuurlijk toezicht (IBT) ‘verticaal toezicht’ uit. Dit verslag is een update van het verbeterplan dat we opstelden naar aanleiding van het inspectieverslag 2021 (zaaknummer 2021-009562). Dat wordt iedere twee jaar gemaakt door de gemeentearchivaris aan de hand van de VNG archief KPI’s. In het inspectieverslag verwerkt de gemeentearchivaris de bevindingen vanuit zijn rol en verantwoordelijkheid als toezichthouder zoals bedoeld in artikel 32, lid 2 Aw. Ook is hij formeel beheerder van de archiefbewaarplaats van de gemeente Dongen (het depot en eDepot van Regionaal Archief Tilburg). Het volgende inspectieverslag van de gemeentearchivaris volgt in 2023. Deze voortgangsrapportage geeft een concreet beeld van eerder geconstateerde aandachtspunten en het gevoerde beleid ten aanzien van informatie- en archiefbeheer.

De gemeentearchivaris heeft advies gegeven bij de totstandkoming van deze voortgangsrapportage.

Verbeterplan Het geactualiseerde verbeterplan vindt u in bijlage I. Dit plan bevat alle nu openstaande verbeteracties. Zoals u uit de bijlage kunt opmaken is het verbeterplan een werkdocument dat we continu actualiseren. De bijlage is een weergave van de stand van zaken half februari. De acties die afgerond zijn sinds het opstellen van de verantwoording archief KPI’s zijn te vinden in Bijlage II. Een aantal verbeterpunten uit de bijlage spreekt voor zich. De belangrijkste verbeterpunten en de verbeterpunten die een nadere toelichting verdienen bespreken we hieronder puntsgewijs. We starten met het vervangen van het zaaksysteem (punt 67) omdat dit invloed heeft op andere punten (en we wijken dus af van de logische oplopende numerieke volgorde).

67. Vervanging zaaksysteem Beschrijving probleem Ons huidig zaaksysteem voldoet niet: het is technisch niet stabiel, enorm lastig te beheren en het werkt onvoldoende intuïtief voor de gebruikers. Een marktverkenning leert ons dat er betere zaaksystemen te krijgen zijn, gemeentes die met andere systemen werken bevestigen die aanname in door ons gehouden referentiegesprekken. Voor het einde van het jaar (is ambitieus maar noodzakelijk gezien de looptijd van het contract) willen we daarom overstappen op een ander zaaksysteem. Met dit nieuwe zaaksysteem willen we ook een aansluiting op het eDepot realiseren. Risico’s en uitdagingen De vervanging van een zaaksysteem is een complex proces. Speciale aandacht in het kader van informatiebeheer gaat uit naar:

-

-

Inrichting van het systeem op basis van de TMLO/MDTO (metadatering vereiste) zodat aansluiting op het eDepot mogelijk is voor langdurig te bewaren dossiers. (Meenemen in programma van eisen.) Een zorgvuldige migratie van de documenten, zaken en metadata uit het huidige systeem zodat er geen onacceptabel informatieverlies optreedt (migratieverklaring). (Meenemen in programma van eisen.) Koppelen van de belangrijkste (archief-producerende) vakapplicaties via standaardkoppelvlakken aan het nieuwe zaaksysteem (wordt onderdeel van de aanbesteding en nemen we dus mee in het programma van eisen). Hierbij nemen we ook de ervaringen mee van eerdere koppeltrajecten en de mogelijkheden om te vernietigen in vakapplicaties. Hernieuwde aandacht voor en opleiding in zaakgericht werken principes voor alle collega’s.

Oplossing Zoals hierboven als beschreven is het programma van eisen cruciaal bij de selectie van een nieuw zaaksysteem en bepalend voor het verloop van de implementatie. We houden bij het opstellen hiervan dan ook goed contact met de gemeentearchivaris en het regionaal archief. Bovendien baseren we ons programma van eisen op recente exemplaren van andere gemeentelijke zaaksysteem aanbiedingen. Zo bouwen we verder op de ervaringen van andere gemeenten.

3. 4. en 51. Archiefbeheer in vakapplicaties Beschrijving probleem We proberen zoveel mogelijk centraal en digitaal te archiveren in het zaaksysteem. Maar het is niet te voorkomen dat ook in decentrale applicaties (ook wel vakapplicaties) archief ontstaat. Bijvoorbeeld omdat de applicaties specifieke sjablonen en workflow gebruiken, of omdat applicaties om specifieke redenen niet (volledig) aan het zaaksysteem gekoppeld kunnen worden. Dit archief vergt speciale aandacht. Kan het in de vakapplicaties blijven (zo ja, hoe beheren we het dan goed?) of moet het overgeheveld worden naar ons centrale zaaksysteem (zo ja, gaat dat met een automatische koppelingen? En hoe vernietigen we dan het archief in de vakapplicaties zodat we zaken niet dubbel bewaren). Deze analyse maken we voor een aantal applicaties. Denk hierbij aan Burgerzaken, het sociaal domein, de begraafplaatsen administratie en de leerplicht applicatie. Risico’s en uitdagingen Vaak is de wenselijk oplossing een zaakgerichte koppeling voor de documenten zodat archivering in het zaaksysteem plaatsvindt. Echter, gezien de ontwikkelingen rondom (de vervanging van) het zaaksysteem staan deze onderwerpen veelal ‘on hold’. Het heeft pas zin om verder te bouwen aan een koppeling als het nieuwe zaaksysteem er is. Een koppeling aanschaffen en implementeren kost veel tijd en geld en is dus nu niet meer de moeite waard.

Oplossing Wachten op de implementatie van een nieuw zaaksysteem en ondertussen het archief in de vakapplicaties zo goed mogelijk beheren en waar mogelijk al opschonen.

23. Digitaliseren Archief Beschrijving probleem Archief dat blijvend te bewaren is brengen we over naar het Regionaal Archief Tilburg, de archiefbewaarplaats van gemeente Dongen. Dit doen we bij voorkeur digitaal. Hiermee vergroten we het gebruik van ons archief (dossiers zijn, mits dit toegestaan is, online raadpleegbaar). We staan op het punt om diverse archief bestanden over te dragen aan het Regionaal Archief Tilburg en ter plekke staan al Dongense archieven die ook in aanmerking komen voor digitalisering. Risico’s en uitdagingen Eerst moeten dossiers die nog niet overgebracht zijn geschoond worden. En er moet een inventaris komen. Vervolgens moet het digitaliseren moet goed en zorgvuldig gebeuren. Hiervoor richten we diverse controle momenten in (vooraf, tijdens en na afloop). En we stellen een vervangingsbesluit op. Ten slotte moet het eDepot (de voorziening waarin digitaal archief bewaard wordt) in staat zijn om de dossiers goed te ontsluiten. Voorwaarde voor het vervangen van te bewaren archiefbescheiden, is dat deze in de eDepotomgeving van RA Tilburg beheerd kunnen worden. Hiertoe stellen wij een Handboek Vervanging op voor de betreffende archieven. De gemeentearchivaris wordt om formeel

advies in dezen gevraagd. Het College neemt op basis van dit Handboek en het advies van de gemeentearchivaris het besluit om archiefbescheiden te vervangen. Oplossing In nauw overleg met het Regionaal Archief Tilburg en de gemeentearchivaris hebben we een inventarisatie gemaakt van archiefdelen die in aanmerking komen voor digitalisering. We treffen nu de voorbereidingen hiervoor. Dit project kan een relatief lange doorlooptijd hebben omdat er veel partijen betrokken zijn, er nog veel werk verzet moet worden en alle processen uiterst zorgvuldig moeten verlopen en uitvoerige controles nodig zijn. Ook het opstellen van een of meerdere Handboeken Vervanging (afhankelijk van de aard van de archieven), kost tijd. We hebben dit eerder succesvol gedaan met onze bouwdossiers en kunnen die ervaring nog gebruiken.

Bijlage I - Geactualiseerd verbeterplan Openstaande acties, stand van zaken 10-2-2022. Nr. Onderwerp

1

2

3

4

5

23

Actiehouder

Alle mails ouder dan 1 jaar zouden uit AVG oogpunt weg moeten want bevatten mogelijk persoonsgegevens. Lijkt lastig te realiseren. Acties: Bewustwording bij medewerkers middels een Veerle campagne Groot gebruikers mail storage extra aanspreken (in dit AJP updaten welke acties ondernomen zijn) 4-1-2021; bericht op WP. Opnieuw op 10-1-2022. Vernietiging Netwerkschijven zoveel mogelijk beperken in omvang, bewustwording en opschoon acties. (in dit AJP Veerle Netwerkschijven updaten welke acties ondernomen zijn) 4-1-2021; bericht op WP. Opnieuw op 10-1-2022. Een zaakgerichte koppeling realiseren waarbij alle documenten direct in het zaaksysteem komen en er geen documenten meer in Key2BZ worden opgeslagen. Alle huidige documenten uit key2BZ vernietigen. Vernietiging Nagaan of er documenten op back-up tapes/ in de testomgeving staan die vernietigd hadden moeten Jose key2BZ zijn, en zo ja, die ook vernietigen. Afspraak januari 2022. Jose, Ine, Kirsten, Veerle. Eerste gesprek geweest, nu wachten op nieuw Zaaksysteem. Vernietiging Email

Vernietiging Portaal begraven Vernietiging Suites Sociaal Domein Digitaliseren Archief

34 Vervanging VVV-2020 Analoog VVV-2021 39 Analoog 38

Actie omschrijving (updates, zaaknummer)

Een zaakgerichte koppeling realiseren waarbij alle documenten direct in het zaaksysteem komen en er geen documenten meer in Key2Begraven worden opgeslagen. Alle huidige documenten uit portaal begraven vernietigen. Nagaan of er documenten op back-up tapes/ in de testomgeving staan die vernietigd hadden moeten zijn, en zo ja, die ook vernietigen. Afspraak januari 2022 Jose, Ine, Kirsten, Veerle. Eerste gesprek geweest, nu wachten op nieuw Zaaksysteem.

Jose

Een zaakgerichte koppeling realiseren waarbij alle documenten direct in het zaaksysteem komen en er geen documenten meer in Suites worden opgeslagen. Alle huidige documenten uit Suites vernietigen. Nagaan of er documenten op back-up tapes/ in de testomgeving staan die vernietigd hadden moeten zijn, en zo ja, die ook vernietigen. On hold in afwachting van een nieuw zaaksysteem.

Artjom

Verkennen mogelijkheden digitaliseren archief dat nu bij het RA Tilburg staat en wat nog over te brengen is. Archieven in beeld gebracht. Nu zaak om een aanbesteding te starten voor schoning en digitalisering. Eerst schoning dan digitalisering. Budget is helder. Nemen vervangingsbesluit te bewaren analoge post + publicatie Zaaknummer 2021-012155 Ligt ter beoordeling bij gemeentearchivaris. Opmaken en ter beoordeling aanbieden vernietigingslijst 2020 ANALOOG Zaak 2021-008238 Liggen ter beoordeling bij gemeentearchivaris. Opmaken en ter beoordeling aanbieden vernietigingslijst 2021 ANALOOG Zaak 2021-012573 Liggen ter beoordeling bij gemeentearchivaris.

Planning

Status

Continu

Continu

Continu

Continu

2022 q1 On hold

2022 q1 On hold 2022 q2 On hold

Veerle en Ruud

2022 q4

Ruud

2022 q2

Ruud

2022 q2

Ruud

2022 q2

Mee bezig Mee bezig Mee bezig Mee bezig

45 Milieuarchief

Opmaken inventaris milieudossiers (In het verlengde digitalisering archieven - punt 23). 80% gereed.

Uitzoeken hoe de dossier opbouw van Leerplicht dossiers (in JVS of op netwerkschijven) loopt en dit 51 Vernietiging JVS proces verbeteren. - Uitzoeken hoe het met de archivering zit. Ruud heeft contact gezocht, wacht op reactie. Verbeteringen Afhankelijk van planning van de rest van de verbouwing/ onderhoud gemeentehuis, vermoedelijk in 52 archiefruimte 2023, 4 gebreken. Verbeteringen doorvoeren archivering audiotulen, oppakken met griffie. Lynn: CD-roms in zaaksysteem en bestanden van netwerkschijf in zaaksysteem, Ingrid nieuwe bestanden in zaaksysteem Verzamelzaak 54 per jaar. Overzicht van de geluidsbestanden is opgemaakt. G:\DGTeams\INF\Projecten\Jaarplan Audiotulen archief. Grotendeels gereed. 55 62 63 65 66 67

RIEC VVV-2022 Analoog VVV t/m 2021 Digitaal Archiefruimte Digitaliseren perskaarten BZ Vervanging zaaksysteem

archiveringsafspraken met RIEC Zuid-West Nederland: aankaarten bij het RIEC, eventueel in samenspraak met andere deelnemers. Wordt landelijk opgepakt. Wordt nu ook regionaal opgepakt, we baseren ons op de aanpak van Tilburg, wachten op die stukken (Mathijs). Opmaken en ter beoordeling aanbieden vernietigingslijst 2022 ANALOOG Zaak 2021-012788 Ligt ter beoordeling bij gemeentearchivaris. Opmaken en ter beoordeling aanbieden vernietigingslijst t/m 2021 DIGITAAL, vervolgens daadwerkelijk digitaal vernietigen. Zaak 2021-013773 We hebben plaats over, archiefruimte wordt beduidend kleiner. In overleg met Peter van Iersel. Originelen moeten naar het CBG, kopieën moeten bij gemeente blijven (en mag je vervangen). Ook archieven BS onderzoeken. In samenhang met punt 23. Vervangen van huidige zaaksysteem. Marktverkenning voltooid. Nu in afwachting akkoord krediet voor vervanging door de raad (vergadering van 24-2. Zaak 2022-001579).

Ruud, Lynn

2022 q2

Ruud en Veerle

2022 q2

Ruud

2023 q4

Ruud

2022 q2

Veerle

2022 q2

Ruud

2022 q2

Ruud, Yara Ruud

2022 q3 2022 q3

Mee bezig Mee bezig Mee bezig Open

2022 q3 2022 q1q4

Open Mee bezig

Ruud Allen

Mee bezig Mee bezig Open Mee bezig

Bijlage II – Afgeronde acties Stand van zaken 21-3-2022 Nr. Onderwerp 9

Vernietiging Key2Financien

16 Beheerregeling Digitaliseren 22 Archief 30 Vervanging 40 VVV-2019-20 42 VVV-2015 – 2020 35 Vervanging 36 Vervanging 44 IBT 56 Mandaatregister 57 Burgerlijke stand 20

Uitgangspunten informatiebeheer

31 Vervanging

28

Vastleggen RM taken

60 Vernietiging

Actie omschrijving Afspraken zijn gemaakt, vastleggen in document en checken uitvoering. Opnemen in RM handboek. Maken (KPI 1.2) op basis van VNG model Gereed, akkoord, en gepubliceerd. Zie zaak 2021003237 Bouwarchief ingest afronden. Inclusief vervangingsbesluit, in productie nemen BDA tool, communicatie in de organisatie en vernietiging fysiek archief. Gereed. Opstellen handboek vervanging facturen + vaststellen Zie zaak 00089179 Opmaken en ter beoordeling aanbieden vernietigingslijst 2019 en 2020 DIGITAAL 2021-006783 Opmaken en ter beoordeling aanbieden vernietigingslijst 2015 – 2020 IZIS DIGITAAL 2021006783 Opstellen handboek vervanging bouwarchief + vaststellen Nemen vervangingsbesluit bouwarchief + publicatie Zaaknummer 2021-010853 https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2021-275854.html IBT Interbestuurlijk toezicht – Provincie Noord Brabant Zaaknummer 2021-009029 De werkzaamheden ten aanzien van archief- en informatiebeheer die medewerkers van gemeente Tilburg verrichten voor gemeente Dongen, zijn niet goed vastgelegd in het mandaatregister van gemeente Dongen. Oppakken met Marly. Zaaknummer 2020-004766 14 cm. Achterstand in overbrenging. Registers in orde maken (zeer kleine hoeveelheid).

Opstellen van ‘gouden regels’/ ’10 geboden’ rondom het goed omgaan met informatie (denk aan ‘Outlook is geen archief’ etc.) en deze gebruiken bij uitleg informatiebeheer nieuwe medewerkers. Zie informatiebeleidsplan. Nemen vervangingsbesluit facturen + publicatie Zie zaak 00089179 https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2021-279744.html

Actiehouder

Planning

Ruud

2021 q2

Veerle en Ruud Veerle en Ruud Ruud Ruud

2021 q2 2021 q1 2021 q2 2021 q2

Ruud

2021 q2

Ruud

2021 q3

Ruud

2021 q3

Ruud, Veerle

2021 q3

Ruud Ruud

2021 q4 2021 q3

Veerle en Lisanne

2021 q3

Ruud

2021 q2

Status Gereed Gereed Gereed Gereed Gereed Gereed Gereed Gereed Gereed

Gereed Gereed

Gereed

Vastleggen van rollen, taken, acties, afspraken rondom RM. Denk aan controle digitale dossiers, accountmanagement gesprekken, selectie en vernietiging in InProces, werkwijze hotspots. Is handboek RM, is gereed staat op netwerkschijf.

Kirsten, Ruud, 2021 q2 Veerle, Yara

Daadwerkelijke technische vernietiging IZIS Dossiers 2019-2020 (zie actie 40)

Kirsten

2021 q3

Gereed

Gereed Gereed

24 WOO VNG Selectielijst 47 2020 59 Uitsluitingenlijst Digitale 58 handtekening Notubiz 15 SHV 46 Bouwarchief

Impact WOO voor Dongen inschatten en acties op uitzetten waar nodig - is apart project geworden Veerle

gereed

Toepassen selectielijst 2020 in IP. Mee bezig voor Squit, daarna IP

Ruud/Kirsten 2021 q2

Hoe houden we deze lijst (dossiers van bijvoorbeeld bijzondere panden die niet openbaar mogen worden) actueel? Opnemen in het handboek RM, uitsluitingenlijst een openstaande zaak in het zaaksysteem maken: 2021-010510

Ruud

2021 q3

Gereed

Veerle

2021 q3

gereed

Veerle

2021 q4

Ruud

2021 q4

Ruud en Veerle

2021 q3

Implicaties voor archivering onderzoeken en waar nodig maatregelen nemen. Proefdocumenten opgestuurd, in onderzoek bij het RAT. Proef geslaagd, Valid Sign kan gebruikt worden. Borgen dat processen rondom schuldhulpverlening netjes in IP terecht komen. Dossiers zitten in InProces. Is op orde. Meenemen restant bouwdossiers periode (In het verlengde digitalisering archieven – punt 23 en digitalisering bouwarchieven 1902 - 2009) in volgende digitaliseringsslag

Vervangingsbesluit publiceren op officielebekendmakingen.nl Het besluit blijkt nooit genomen te zijn. Dus on hold totdat dat geregeld is. Mathijs is akkoord. Adviesnota voor het college, nagenoeg 11 Vervangingsbesluit af. Na het zomerreces besluit en na akkoord publicatie. Nemen vervangingsbesluit analoge post sinds 2015 te vernietigen + publicatie Zie zaak 2021-008791. Wijziging wordt nu gepubliceerd. Nadenken over archiveren algoritmes als dat zich voor doet (vooralsnog geen algoritmes in gebruik). https://vng.nl/nieuws/handreiking-voor-archiveren-van-algoritmes-gepubliceerd? 53 Algoritmes utm_medium=email. Verzoek aan de Kritische Blik Commissie hier over na te denken. Zij hebben meegedacht en houden het mee in de gaten, zij zien vooralsnog ook geen algoritmes in onze organisatie. 64 Marktverkenning We starten een marktverkenning voor de vervanging van het zaaksysteem. o.b.v. InProces (+ opmerking dat dit de standaard is waaraan andere applicaties moeten voldoen bijvoorbeeld bij koppelingen, proof of the pudding is in fase 2 aansluiting eDepot) Wacht op reactie Metagegevensset 12 RAT, concept klaar. Nieuwe herinnering aan Mathe sturen. Metadata set is vastgelegd, vastleggen directievoorstel schrijven en laten vaststellen. Voorstel geschreven, ligt as woensdag voor in de directie. Zaak 2021-019317. Directie is akkoord. 29 Calamiteitenplan

Oefenen met en evalueren van het calamiteitenplan analoog archief. Ruud maakt opzet en plant oefening januari 2022. Oefening vindt plaats op 17 februari.

61

Kunnen vernietigen vanuit inProces. Het kan, maar nog enkele supportmeldingen die open staan. Kunnen er wel mee aan de slag. Nu handleiding maken, in handboek RM. Dan kunnen Ruud en Yara er mee oefenen in acceptatie. In productie buiten de werkuren. Nog 1 openstaand punt technisch is Kirsten mee bezig (taakveld/ sortering).

Vernietiging digitaal

2021 q3

Gereed

gereed gereed

Gereed Veerle

2022 q1

allen

2022 q1

Veerle

2021 q3

Gereed Gereed

Gereed Ruud

2022 q1

Kirsten, Ruud en Yara

2021 q4

Gereed

Gereed