2022-001579 RV Aanvraag krediet vervanging zaaksysteem

RAADSVOORSTEL Datum

27 januari 2022

Zaaknummer

2022-001579

Portefeuillehouder

M.C. Starmans - Gelijns

Behandelend ambtenaar

Veerle Ultee

Besluitvormende raadsvergadering

24 februari 2022

Onderwerp

Vervanging zaaksysteem aanvraag krediet

VOORSTEL 1. Kennis te nemen van ons voornemen een nieuw zaaksysteem aan te besteden, te implementeren en de data uit het huidige zaaksysteem te converteren naar het nieuwe systeem. 2. Kennis te nemen van ons voornemen de structurele kosten van het nieuwe zaaksysteem te betalen uit het reguliere ICT budget. 3. Akkoord te gaan met het verstrekken van een krediet van € 95.000,- voor de eenmalige kosten van de aanschaf, technische implementatie en conversie. 4. Het ICT budget eenmalig op te hogen met € 14.000 voor de organisatorische kosten van de implementatie van het nieuwe zaaksysteem. INLEIDING Een goed geordende digitale informatiehuishouding is cruciaal voor de gemeentelijke organisatie. Het is noodzakelijk om te voldoen aan eisen rondom publicatie en openbaarheid (zoals de Wet Open Overheid). En het is van belang voor een goede dienstverlening en informatievoorziening richting inwoners en ondernemers in Dongen. Het zaaksysteem vormt de ruggengraad van deze digitale informatiehuishouding. Het is het geheugen van de organisatie, ons centraal, digitaal archief. Het is ook het systeem dat de digitale formulieren op de website mogelijk maakt. En het systeem vanuit waar uitgaande brieven verstuurd worden, college- en raadsvoorstellen worden opgesteld en waarmee informatieverzoeken behandeld worden. Het huidige zaaksysteem voldoet (technisch en functioneel) echter niet.

Het beheer van het systeem is complex, het ligt er door technische verstoringen vaak ‘uit’, en gebruikers omzeilen het systeem of gebruiken het met grote tegenzin. Dit vormt een bedreiging voor een goede (digitale) informatiehuishouding. ARGUMENTEN 1.1 Het huidige zaaksysteem voldoet op drie belangrijke onderdelen (beheer, techniek, gebruik) niet. Het huidige zaaksysteem voldoet op drie belangrijke onderdelen niet: het beheer is te complex, de techniek is instabiel (er zijn veel storingen) en het systeem werkt voor eindgebruikers niet logisch (het is complex, niet intuïtief opgebouwd). Het laatste probleem hebben we de afgelopen 1,5 jaar geprobeerd te ondervangen door de inrichting aan te passen en gebruikers extra op te leiden, maar we slagen er met die maatregelen onvoldoende in om het systeem goed werkbaar te krijgen.

1

1.2 Een marktverkenning wijst uit dat er betere alternatieven zijn Een marktverkenning onder veel gebruikte zaaksysteemleveranciers wijst uit dat er goede alternatieven zijn. De onderzochte systemen (een demo door de leverancier en gesprekken met 1 of meer referentie gemeenten per systeem) voldoen op hoofdlijnen aan onze eisen en verwachtingen. 1.3 De documenten in het zaaksysteem vormen ons digitale archief. De dossiers (zaken) en documenten in het zaaksysteem vormen samen het leeuwendeel van het (recente) archief van de gemeente Dongen. Dit archief moet op een goede manier beheerd worden. Om de Archiefwet aan te halen: “in goede, geordende en toegankelijke staat.” Selectie en vernietiging moet plaats kunnen vinden en het blijvend te bewaren deel moet uiteindelijk overgedragen worden naar het regionaal archief. Het is daarom cruciaal dat deze informatie mee over gaat naar het nieuwe zaaksysteem. 1.4 De vervanging van het zaaksysteem kan op draagvlak rekenen en is afgestemd met de direct betrokkenen. Dit zijn de collega’s van team informatiebeheer en de directeur bedrijfsvoering. Ook de gemeentearchivaris is bekend met onze plannen en zal ons in dit traject voorzien van advies. 3.1 De eenmalige kosten voor de overgang naar een nieuw zaaksysteem zijn te hoog om te betalen uit het reguliere ICT budget.

De kosten voor de technische en organisatorische implementatie en de bestandsconversie van het oude naar het nieuwe zaaksysteem zijn naar schatting (blijkt uit de marktverkenning) circa € 109.000 euro. Hiervoor is een krediet en een eenmalige verhoging van het ICT budget nodig. Eventuele schadevergoeding die we ontvangen van de leverancier van het huidige systeem kan hierop in mindering gebracht worden. In de loop van 2022 wordt duidelijk of en zo ja hoeveel die schadevergoeding zal bedragen. KANTTEKENINGEN 1.2 Het huidige zaaksysteem is pas 1,5 jaar operationeel Toch kiezen we er voor om nu al te vervangen. Immers het huidige zaaksysteem voldoet echt niet. Ieder jaar dat we langer wachten, brokkelt het informatiebeheer van de organisatie verder af. Dat willen we niet. Bovendien is de looptijd van het contract al bereikt (mede door een uiterst trage implementatie). 3.1 De aanvraag voor het krediet komt nadat de begroting vastgesteld is. De ontwikkelingen van de afgelopen maanden, waarbij het aantal storingen in het zaaksysteem toenam, maken dat we het huidige systeem al in 2022 willen uitfaseren. De fase van dit systeem het voordeel van de twijfel geven is voorbij.

2

FINANCIËN Bij de vervanging van het zaaksysteem moeten we rekening houden met eenmalige en structurele kosten. Die schatten we als volgt in:

Jaarlijkse

Beschrijving

Bedrag

Totaal

Dekking

Licenties per jaar

€ 22.000

€ 88.000

ICT budget

kosten *

(4 jaar)

Eenmalige

Migratie

€ 30.000

kosten *

Koppelingen

€ 25.000

Technische implementatie

€ 40.000

Organisatorische imple-

€ 14.000

€ 95.000

Krediet (investeringsaanvraag)

€ 14.000

mentatie (opleidingen etc.)

Incidentele verhoging ICT budget 2022 (aanvraag)

€197.000

Totale kosten

* Alle bedragen zijn schattingen gebaseerd op onze marktverkenning. Voor het bepalen van de aanbestedingsmethodiek moeten we rekenen met alle eenmalige kosten en de kosten voor de contractduur van 4 jaar. We komen dan uit op een bedrag van circa € 197.000. Dat betekent dat we meervoudig onderhands mogen aanbesteden en 5 partijen uit moeten nodigen om in te schrijven. De jaarlijkse kosten worden gedekt uit het reguliere ICT budget. Dit budget is toereikend omdat de structurele kosten voor het huidige zaaksysteem met de implementatie van het nieuwe systeem wegvallen. Het is de verwachting dat de nieuwe structurele kosten iets lager liggen dan de huidige structurele kosten. Voor de eenmalige kosten vragen we uw Raad om een krediet voor de migratie, koppelingen en technische implementatie. Voor de organisatorische implementatie vragen we om een eenmalige ophoging van het ICT budget in 2022 met € 14.000. We zijn op dit moment bezig met een claim bij de leverancier van ons huidige systeem. Mochten wij een schadevergoeding ontvangen voor het slecht functioneren van dit systeem dan brengen we dit bedrag in mindering op het krediet. Of en zo ja hoeveel geld we zullen ontvangen wordt pas later dit jaar duidelijk. Voor de verwerking van deze software investering is de BBV regelgeving omtrent verwerking van software kosten nageslagen.

In de handreiking BBV staat beschreven dat organisatorische implementatie kosten als exploitatielast verwerkt dienen te worden. Deze mogen niet als investering worden verwerkt. Bij het instemmen met de investering van € 95.000 zal de schuldenquote met circa 0,14% stijgen. Zo als het er nu uitziet is er een meevaller opgetreden op een lopend krediet waardoor de schuldquote niet meer stijgt als gevolg van de investering in het zaaksysteem. Hierover informeren wij verder in de jaarrekening 2021.

3

COMMUNICATIE Uiteraard brengen we de collega’s in de organisatie op de hoogte van de aanstaande wisseling. En ook de belangrijkste leveranciers en onze ICT partner gemeente Tilburg. Daarnaast blijft ook de gemeentearchivaris betrokken. VERVOLG Na akkoord door uw raad starten we de aanbesteding. Uiteraard betrekken we hierbij collega’s uit diverse teams en de o.r. De verwachting is dat we voor de zomer kunnen gunnen en voor het einde van het jaar de implementatie kunnen afronden. BIJLAGEN Geen.

4