20210708 Schriftelijke beantwoording vragen Verantwoording archief KPI's

S c h r i ft e l i j k e b e a n t w o o r d i n g vragen Fractie: Naam: Datum:

08 juli 2021

Onderwerp:

RV 2021-009562 Verantwoording Achrief KPI’s

Portefeuillehouder:

Burgemeester Starmans-Gelijns

Behandelend ambtenaar: V. Ultee Vraag / vragen 1. Hoe staat de gemeente Dongen er voor ten opzichte van andere gemeenten -Deze vraag hebben we doorgezet naar Mathijs Timmermans die archivaris is van meerdere gemeenten hier in de regio. Hieronder leest u zijn antwoord.De informatiehuishouding bij overheidsorganisaties is op een aantal punten onvoldoende op orde. Als toezichthouder vanuit de Archiefwet 1995, onderzoekt de gemeentearchivaris hoe de situatie in Dongen is. In het KPI-verslag van 2021 zijn de bevindingen van dat onderzoek gepresenteerd. Op de vraag hoe uw gemeente ervoor staat in relatie tot andere gemeenten kan ik als gemeentearchivaris het volgende mededelen. Geen gemeente is hetzelfde, laat dat voorop staan. Een aantal tendensen kan ik u echter wel schetsen. Ik zal niet op alle geconstateerde aandachtspunten ingaan, maar mij beperken tot die met de hoogste prioriteit. Digitaal werken = digitaal verantwoorden In relatie tot andere gemeenten staat Dongen er op dit punt gemiddeld voor. Er zijn gemeenten die aantoonbaar minder goed verantwoording kunnen afleggen; er zijn ook gemeente die door het koppelen van meer applicaties aan het Zaaksysteem beter verantwoording kunnen afleggen. Datzelfde geldt voor het onderdeel vernietiging. Aanwijsbare risico’s voor de huidige situatie voor gemeente Dongen zijn:





Informatieverlies, omdat niet of niet efficiënt kan worden nagegaan waar informatie zich bevindt, of omdat niet duidelijk is hoe lang procesobjecten in een bepaalde vakapplicatie mogen worden beheerd. Niet voldoen wet- en regelgeving, omdat procesobjecten langer worden bewaard dan mag, of omdat niet duidelijk is hoe lang procesobjecten bewaard moeten worden.

Afspraken over archivering met samenwerkingsverbanden Gemeente Dongen staat er op dit punt over het algemeen goed voor. Het is wel zaak dat de vier samenwerkingsverbanden waarbij de afspraken omtrent archiefbeheer onduidelijk zijn zo spoedig mogelijk wèl goede afspraken krijgen. De situatie omtrent het RIEC is bij vrijwel alle gemeenten hetzelfde, vanwege de juridische constructie (stichting) die is gekozen. Dat is in het KPI-verslag Pagina 1 van 2

uiteengezet en het is belangrijk dat het college zich bewust is van de ontstane situatie. Achterstand overbrenging registers Burgerlijke Stand Achterstand in overbrenging van archiefbescheiden is een situatie die vermeden dient te worden. Registers van de Burgerlijke Stand zijn over het algemeen in goede, geordende en toegankelijke staat en duidelijk is wanneer deze overgebracht kunnen worden. Op dit punt kan gemeente Dongen er veel beter voor staan dan nu het geval is. 2. Hoe kunnen we met de huidige bezetting de acties uit het plan realiseren. De bezetting is krap en qua informatiebeheer is er altijd werk aan de winkel. Het is zaak om continu te verbeteren. We hebben de laatste jaren gemerkt dat we ook met een krappe bezetting voortgang kunnen boeken, en hebben er vertrouwen in dat we dat ook de komende jaren kunnen doen door goed te prioriteren en te plannen. 3. Actieve openbaarmaking moet per 2022, hoe staat het met de invoering van de nieuwe wet. We zijn gestart met het project invoering Wet Open Overheid. Op dit moment werken we aan een plan van aanpak en nulmeting, we gebruiken hiervoor het stappenplan van de VNG.

Pagina 2 van 2