20210211 06 Opinieweergave Managementletter 2020 reactie college

Opinieweergaven gemeenteraad Dongen Opiniërende raadsvergadering d.d. 11 februari 2021 6 Agendapunt Raadsvoorstel Managementletter 2020 Opinievorming D66: er zijn verbeteringen geconstateerd. Het proces van subsidieverstrekking loopt nog (steeds) niet goed. Wanneer worden de rode statuspunten opgepakt. Verbeteringen van het budgetbeheer vinden wij goed. De aanbeveling ten aanzien van het proces van risicomanagement onderschrijven we Kan op tijd worden gestart met de controle van de jaarrekening? VVD: In het algemeen is de beheersing van de interne processen op orde. Aandacht voor aandachtspunten die al enkele jaren gelden, Graag meer concreet tijdpad voor acties. We hebben begrip voor het knelpunt van de beperkte ambtelijke capaciteit. Meer aandacht voor risicomanagement (4-ogenprincipe) en inkoop en betalingen. Compliment voor de notitie budgetbeheer. Aandacht voor ontwikkeling kosten jeugdzorg. CDA: We zijn benieuwd wanneer de punten op pagina 24 en 25 (follow up voorgaande rapportages) worden opgepakt. Fraude en risicoanalyse en risicomanagement verdient de aandacht. Wijzigingen van normen toetsingskader kunnen we mee instemmen (zeker nu het door accountant wordt getoetst). Periodieke terugkoppeling van de voortgang aan de raad. VPD: We vinden het belangrijk dat de volgende zaken verder worden opgepakt: fraude en risico analyse en ICT.

De rol die de gemeenteraad krijgt vwb rechtmatigheid vraagt aandacht; wellicht kan de financiële commissie de raad hierin adviseren. Gereed voor besluitvorming: Ja, het voorstel wordt besluitrijp geacht voor de raadsvergadering van 25 februari 2021 en zal worden geagendeerd als bespreekstuk. Agenderen als:

BESPREEKSTUK

De griffier, H.J. Dammingh Reactie college: 







Het college kijkt met een positieve blik naar de managementletter. De accountant constateert dat er op verschillende vlakken verbeteringen zijn gerealiseerd. Ook zijn er door de accountant een aantal bevindingen gedaan. Die bevindingen gebruikt het college weer voor een verdere verbetering van de interne beheersing en sturing. De aanbevelingen van de accountant kunnen grofweg verdeeld worden in twee typen: korte termijn acties die moeten worden afgerond voor de start van de jaarrekeningcontrole door de accountant en aanbevelingen ter verbetering van de interne beheersing (structurele verbeteringen). De korte termijn acties pakt de gemeente op voor de start van de jaarrekeningcontrole. Voor de structurele verbeteringen maakt de gemeente een goede afweging tussen de benodigde capaciteit, de beschikbare capaciteit en de toegevoegde waarde die een verbetering oplevert in termen van een betere interne beheersing of een verminderde kans op risico’s. Hierin moeten keuzes gemaakt worden. Het college is van mening dat de interne beheersing hoofdzakelijk een aangelegenheid van het college en de organisatie is. Dat neemt niet weg dat het college meegaat in de wens van de raad om inzicht te krijgen in de prioritering die wordt gemaakt ten aanzien

Opinieweergaven Opiniërende Raadsvergadering d.d. [datum] Behorend bij agendapunt

Pagina 1 van 2







van de structurele verbeteringen en de voortgang die op deze punten wordt gerealiseerd. Het ligt in de ogen van het college voor de hand dit te doen aan de hand van de reguliere contactmomenten met de accountant. Het accountantsproces kent drie vaste contactmomenten: o Opdrachtverstrekking in september: bij de start van het proces worden de inhoudelijke aandachtspunten meegegeven aan de accountant. o Interimcontrole in oktober-december: een tussentijdse controle gericht op het oplossen van knelpunten richting de daadwerkelijke accountantscontrole. Hieruit volgt de managementletter die in januari/februari in de raad wordt behandeld. o Accountantscontrole in april-mei: de controle van de jaarrekening waaruit het accountantsrapport volgt (raadsbehandeling in juli). Het voorstel van het college is deze drie momenten aan te grijpen om de raad te informeren over de voortgang van de verschillende acties, zoals die volgen uit de bevindingen van de accountant. Ten aanzien van het risicomanagement kan het college melden dat in de eerste helft van 2021 wordt gewerkt aan een integrale aanpak. Op dit moment wordt op verschillende momenten en bij verschillende onderwerpen aandacht besteed aan risicomanagement.

Zo wordt in de begroting en de jaarrekening gekeken naar de financiële risico’s en het weerstandsvermogen; in de interne controles wordt gekeken naar risico’s binnen de (financiële) verwerkingsprocessen. Winst kan behaald worden in het integraal aanvliegen van risicomanagement, waarbij een cyclus wordt gecreëerd van vooruitkijken naar komende risico’s en terugkijken op eerder geconstateerde risico’s. De aanbevelingen van de accountant rondom risicomanagement en frauderisico’s worden in deze aanpak betrokken. De aanpak kan naar verwachting met de aanbieding van het accountantsrapport met de raad worden gedeeld.

Opinieweergaven Opiniërende Raadsvergadering d.d. [datum] Behorend bij agendapunt

Pagina 2 van 2