2021-077 Bijlage 2- Advies Klankbordgroepen inzake Governance Regio Hart van Brabant

Advies Governance Regio Hart van Brabant Van de Klankbordgroep Governance en de Klankbordgroep Raden

Inleiding Op 25 mei 2019 is in de Verenigde Vergadering van de raden uit Hart van Brabant een motie aangenomen die ertoe oproept om: • De klankbordgroep van raadsleden en griffiers te benutten om vroegtijdig nieuwe ontwikkelingen qua beleid en uitvoering aan deze groep door te geven. • De klankbordgroep te betrekken bij de ontwikkeling van instrumenten om beleidsuitvoering te monitoren. • Bij de eerstvolgende aanpassing van de gemeenschappelijke regeling de rol en positie van de klankbordgroep te verankeren. Het Algemeen Bestuur heeft in 2019 aangegeven de rol en positie van de klankbordgroep mee te nemen in een op te starten breed governancegesprek over de regionale samenwerking.

Procesvoorstel en rapportage Inmiddels is aan de raden een rapportage aangereikt van een onderzoek naar de toekomst van de samenwerking in de regio Hart van Brabant. De rapportage bevat interessante informatie die ook de raden kunnen betrekken bij hun menings- en besluitvorming ten aanzien van de regio Hart van Brabant. Het AB van de regio heeft aan de Klankbordgroep die betrokken was bij het proces rondom het Governanceonderzoek, gevraagd om voor 15 april een advies te geven over: • De wijze waarop de rol en betrokkenheid van de raden op regionaal en lokaal niveau kan worden versterkt; • De wijze waarop de politieke steun en het maatschappelijk draagvlak voor de regionale samenwerking kan worden versterkt.

Advies Naar aanleiding van dit verzoek, hebben de Klankbordgroep Governance en de Klankbordgroep Raden, ondersteund door de griffiers, het volgende advies geformuleerd. In dit advies willen zij graag focus aanbrengen en de kern van het advies gaat dan ook met name in op de zaken die in de motie uit 2019 zijn aangedragen. De Klankbordgroepen richten zich in dit advies dus ook op een concrete oplossing voor het versterken van de positie van de raden en het veranderen van de, zoals in de rapportage aangegeven, gewenste meer open houding ten aanzien van de informatieverstrekking; een cultuuromslag. Wij zien op dit moment concrete behoefte aan het volgende.

Cultuur en communicatie In de vele gesprekken die er zijn gevoerd over de governance van de regio, is vaak een rode draad dat er niet zozeer (of alleen) iets in de structuur van de samenwerking moet veranderen, maar juist ook dat er erom gaat dat we binnen de bestaande samenwerking komen tot meer onderling vertrouwen en een goede informatievoorziening. De klankbordgroepen zijn ervan overtuigd dat een sterkere en eenduidige communicatiecultuur bij kunnen dragen aan dat essentiële vertrouwen dat zo belangrijk is in een regionale samenwerking.

In het voorjaar van 2020 heeft Irene de Groot onderzoek gedaan bij Regio Hart van Brabant naar de vraag wat de behoeften en wensen van gemeenteraadsleden van de negen aangesloten gemeenten zijn in de communicatie met Regio Hart van Brabant. Onder ander naar aanleiding daarvan stellen we voor om te werken aan de volgende zaken:

Nieuwsbrief voor raadsleden Raadsleden gaven in bovengenoemd onderzoek aan graag de volgende zaken in een nieuwsbrief terug te zien: - Vergaderingen die hebben plaatsgevonden (vooruitblik en terugkoppeling op inhoud) - Besluiten die zijn genomen - Voortgang van projecten en aangenomen moties - Veranderingen in de organisatie of samenwerkingsverbanden. De huidige nieuwsbrief voldoet nog niet helemaal aan bovenstaande speerpunten. We stellen dan ook voor prioriteit te geven aan de doorontwikkeling van de nieuwsbrief.

Eenduidige en ongecompliceerde toegang tot stukken In het downloadcentrum op de website van de regio, en in Notubiz, zijn veel vergaderstukken terug te vinden. Toch geven veel raadsleden aan dit niet overzichtelijk te vinden en vaak achter de feiten aan te lopen. De klankbordgroepen vragen hier aandacht voor, zodat raadsleden allemaal over dezelfde informatie kunnen beschikken. Een concrete suggestie die we daarbij doen, is om te onderzoeken of het mogelijk is notificaties in te stellen en aan te kunnen vragen indien er nieuwe stukken worden gepubliceerd. Dit zou bijvoorbeeld kunnen per portefeuille.

Regiocommissie Om de positie en betrokkenheid van raadsleden bij de regionale samenwerking verder te versterken, wordt voorgesteld om een regiocommissie in te stellen. Er kan veel gezegd worden over het instellen van een regiocommissie, maar het doel van dit advies is nu juist om met wat grotere stappen sneller tot resultaat komen. We stellen in het kort voor dat er een samenvoeging plaatsvindt van de nu bestaande Klankbordgroep Raden en de Klankbordgroep Governance, die vervolgens wordt omgesmeed tot een regiocommissie met juridische status. Het is bekend dat er gewerkt wordt aan een wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen die een regiocommissie een aparte status geeft. Die discussie is nog lang niet afgerond. Niettemin biedt de huidige Wet gemeenschappelijke regelingen al de mogelijkheid om tot een regiocommissie te komen. Het doel dat de klankbordgroepen hiermee beogen, is dat er een adviescommissie komt die de raden in staat stelt om in een vroegtijdig stadium betrokken te zijn bij voorgenomen besluiten en projecten van de gemeenschappelijke regeling; een echte verankering van datgene dat werd beoogd in de motie uit 2019. Het algemeen bestuur kan op grond van artikel 24, eerste lid, van de Wet gemeenschappelijk regelingen, vaste commissies van advies aan het algemeen bestuur instellen. Die mogelijkheid is er nu al.

Deze commissies kunnen ook uit uitsluitend raadsleden bestaan. Het algemeen bestuur beslist daarover. Een dergelijke commissie kan dan functioneren als een raadscommissie op regionaal niveau. De commissie functioneert als voorportaal van het algemeen bestuur maar richt zich dus tot het algemeen bestuur en niet tot de besluitvorming in de gemeenteraden. Gemeenteraden zouden ook een intergemeentelijke raadscommissie kunnen instellen. Dat zou dan wel betekenen dat er een raadsregeling zou moeten worden getroffen. Dat is niet wat de klankbordgroepen nu

willen voorstellen. Het is praktischer en sneller te regelen wanneer het AB een commissie van advies instelt zoals hiervoor beschreven. Beide klankbordgroepen hopen op draagvlak om zo’n commissie in te stellen. De in te stellen regiocommissie is uitsluitend bedoeld voor overleg en advies. Aan de individuele raden blijft de bevoegdheid om zienswijzen in te dienen en voor zover relevant de nodige besluiten te nemen. De regiocommissie biedt de mogelijkheid om op juridische basis ook daadwerkelijk meer werk te maken van een betere informatievoorziening naar, en betrokkenheid van, de raden bij de regio Hart van Brabant. Als kader voor de nadere uitwerking willen wij meegeven dat de regiocommissie beperkt van omvang moet zijn, bestaat uit maximaal twee raadsleden vanuit elke deelnemende gemeente, zelf zijn voorzitter kiest en waarbij de zittingstermijn gelijk is aan de zittingsperiode van de raad. Alle voorstellen die het DB aan het AB doet worden voordat het AB besluiten neemt om advies voorgelegd aan deze commissie. Daarnaast kan de regiocommissie adviseren over besluitvormingsprocessen waarbij de raden betrokken zijn en kan signaleren wanneer er sprake is van lokale bevoegdheden van gemeenten. Ook de huidige taken van de Klankbordgroep Raden worden overgenomen door de regiocommissie.

De leden van de commissie hebben recht op alle informatie die ook ter beschikking staat aan het AB. Twee griffiers uit de regio verzorgen de ondersteuning roulerend. De adviezen zijn openbaar, voor zover de wet dit toelaat en tenzij vertrouwelijkheid is vereist.

Advies Wij verzoeken het Algemeen Bestuur van de regio Hart van Brabant nog in 2021: a. Een nieuwe raadsledennieuwsbrief te ontwikkelen; b. Eenduidige ongecompliceerde toegang tot stukken mogelijk te maken; c. Een regiocommissie in te stellen zoals in deze notitie aangeven.

Wij zijn ervan overtuigd dat een verbetering in structuur (instellen regiocommissie) en een investering in cultuur (communicatie) er samen toe zullen leiden dat de samenwerking in de regio Hart van Brabant alleen maar sterker kan worden, waarbij iedereen vanuit zijn of haar rol bijdraagt aan een groter onderling vertrouwen en het behalen van onze gezamenlijke doelen. Door deze eerste stap te zetten, waartoe het Algemeen Bestuur al direct zou kunnen besluiten wordt een belangrijke en noodzakelijke basis gelegd voor de verdere ontwikkeling van de samenwerking. De klankbordgroepen zijn ook van harte bereid om dit bondige advies van een nadere toelichting te voorzien, bijvoorbeeld in een gesprek met het AB en desgewenst ook om mee te denken bij de verdere invulling daarvan.

28 april 2021 De Klankbordgroep Governance De Klankbordgroep Raden