2021-014376 Bijlage 2- Communicatie- en Participatieplan TVW Dongen

Communicatie- en participatieplan Transitievisie Warmte Gemeente Dongen

blad 1 van 10

Inleiding De gemeente Dongen stelt in 2021 een Transitievisie Warmte op. In de TVW wordt beschreven hoe Dongen van het aardgas af komt en wanneer welke buurt ongeveer aan de beurt is. De TVW beschrijft verder welke oplossingen en warmtealternatieven het meest voor de hand liggen en wat inwoners zelf kunnen doen om te verduurzamen. Dongen sluit aan bij het landelijk doel van het Klimaatakkoord om een aardgasvrije gebouwde omgeving te hebben in 2050. Het tussendoel zoals afgesproken in het Klimaatakkoord is om in 2030 twintig procent van de woningvoorraad, dus één van de vijf woningen, aardgasvrij(ready) te hebben. Gemeenten kunnen kiezen om voor 2030 zich alleen te richten op het aardgasvrij-ready maken van de gebouwde omgeving. Een woning is aardgasvrij-ready als deze voldoende is geïsoleerd (minimaal energielabel B) en geschikt is voor elektrisch koken. Waar de gemeente de focus op zal leggen de komende periode zal blijken bij de vaststelling van de TVW door de gemeenteraad eind 2021. De TVW wordt elke vijf jaar herzien, zodat bij nieuwe technologische doorbraken of andere relevante inzichten de koers gewijzigd kan worden. Samen met projectbureau Antea Group maken wij het komende jaar de Transitievisie warmte. De overgang naar een aardgasvrij Dongen raakt alle inwoners.

Bij het opstellen van de TVW zijn dan ook vele belangen gemoeid en daarom is het belangrijk dat we iedereen goed en volledig betrekken en informeren. De gemeente wil daarom in gesprek met inwoners en andere stakeholders. Het proces om tot een maatschappelijk gedragen visie te komen wordt in dit plan verder uitgewerkt. Het vormt de basis voor de communicatie en participatie uitingen en activiteiten. Het communicatie- & participatieplan is bij aanvang van het TVW traject opgesteld om het proces van de communicatie en participatie activiteiten te coördineren. Door verschillende herzieningen en aanpassingen is de definitieve versie in later vastgesteld. Het communicatie- en participatieplan bestaat uit de volgende secties: 1. Kernboordschap; 2. Nadere uitwerking visie op communicatietraject; 3. Nadere uitwerking visie op participatietraject; 4. Projectplanning

blad 2 van 10

De gemeente Dongen hecht groot belang aan het van het begin af aan betrekken van de inwoners bij het opstellen van de Transitievisie warmte (TVW). Het communicatie en participatieplan geeft vorm aan een effectieve communicatie strategie voor de bredere samenleving van Dongen en structureert en legitimeert de participatie.

1

Kernboodschap TVW Dongen

Het opstellen van een kernboodschap voor de communicatie helpt om een gerichte focus aan te brengen en de TVW te legitimeren voor alle stakeholders binnen de gemeente. Omdat de TVW onderdeel is van het streven van de gemeente om klimaatneutraal en duurzaam te worden luidt de kernboodschap van het communicatieplan als volgt: Duurzaam Dongen. Om dat doel te bereiken en de communicatie vorm te geven is de kernboodschap op te delen in vier aspecten: I. Ten eerste gericht op de urgentie van en bewustwording over het klimaat en het belang van de aardgasvrije wijk (rationele legitimatie). Dit vertaalt zich naar de toelichting van de opwarming van de aarde, het klimaatakkoord, het opstellen van de REKS en de energietransitie. II. Ten tweede gericht op de ambitie en de speerpunten uit het bestuursakkoord 2018-2022 vanuit de gemeente Dongen, sectie klimaatagenda (democratische legitimatie). III. Ten derde gericht op de morele plicht van deze generatie om te investeren in het klimaat en de leefbaarheid voor de jeugd (morele legitimatie). Dit vertaalt zich naar een toelichting op de symboliek om juist nu te starten met het aardgasvrij maken van een van woonwijk. IV. Ten vierde gericht op de inwoner als individu en als collectief (collectiviteitslegitimatie).

Dit vertaalt zich naar de vergroting van het wooncomfort, de lagere energierekening, de verbeterde omstandigheden voor de gezondheid (schoner binnenklimaat), de toename van de woningwaarde, de unieke kans die ontstaat om met de school als inwoners en ondernemers collectief mee te doen in deze ontwikkeling.

blad 3 van 10

2

Communicatie

Een belangrijk uitgangspunt in de vertaling van de kernboodschap en de daarop volgende communicatie uitingen is de toon van communiceren. De communicatie moet tijdig, begrijpelijk (laagdrempelig) en concreet zijn. Dit zorgt ervoor dat iedereen kan deelnemen en de informatie aantrekkelijk gemaakt wordt voor de bredere samenleving. Daarnaast is maatwerk belangrijk. Onze boodschap stemmen we af op de ‘stakeholder’ in vorm en taal.

2.1

Doelgroepen: Communicatie TVW voor wie?

Op 21 december 2020 is er een stakeholdersanalyse uitgevoerd (zie bijlage1). Hieruit is gebleken dat het opstellen van de Transitievisie Warmte een proces waar veel belangen mee gemoeid zijn. Globaal zijn onderstaande stakeholders geïdentificeerd, welke kunnen worden aangemerkt als belanghebbenden in het communicatietraject. De doelgroepen kunnen zijn: ✓ Woningeigenaren en VVE’s ✓ Woningbouwcorporatie (Casade) en evt. particuliere verhuurders; ✓ Huurders (particulier en corporatie) ✓ Eigenaren overige panden ✓ Netbeheerder ✓ Energiebedrijven ✓ Ondernemers

✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓

Amernet Glastuinbouw Wijk en dorpsraden Scholen Samenwerkingspartners College van B&W Gemeenteraad

Een aantal van deze stakeholders is reeds vertegenwoordigd in de TVW werkgroep en worden buiten beschouwing gelaten. De drie onderstaande groepen zijn voor dit communicatie en participatieplan van belang en kunnen helpen om de bredere samenleving te betrekken: Bestuur: Gemeenteraad en college

2.2

Inwoners: Gebouweigenaren & Energiegebruikers

Partners: Energiecoöperatie: Energie Dongen

Aanpak communicatietraject

Het doel van de communicatie-activiteiten is het informeren over de warmtetransitie naar de inwoners, partners en bestuur & politiek .

2.3

Informeren

Bestuur & Politiek Gemeenteraad De uiteindelijke 1.0-versie van de TVW zal ter vaststelling aan de gemeenteraad worden voorgelegd. Het is van belang om de gemeenteraad (en de Raadswerkgroep) van Dongen goed op de hoogte te brengen over de voortgang en belangrijke ontwikkelingen van het TVW-traject. In februari 2021 is de raad reeds geïnformeerd over de aanpak van het TVW-proces en de momenten waarop de gemeenteraad wordt betrokken. Tijdens de raadsinformatieavond is besloten om een Raadswerkgroep in te stellen. Met de raadswerkgroep worden aan de hand van een afwegingskader de buurtaanpak en de -prioritering afgewogen. In april vindt een presentatie van de TWV 0.5 plaats voor de raad en tevens het college. Tijdens deze bijeenkomst worden afwegingen en voorlopige mogelijkheden voorgelegd. In juni vindt nog een presentatie plaats voor de raad met betrekking tot de toetsing van de TVW voordat de TVW in oktober wordt vastgesteld. Naast het informeren en betrekken van de gemeenteraad zal het college van Dongen eveneens worden betrokken. Antea Group verzorgt de inhoud van de verschillende bijeenkomsten, en de gemeente Dongen draagt zorg voor de planning en interne verspreiding van de informatieve uitingen.

blad 4 van 10

Inwoners Om de inwoners van de gemeente Dongen te informeren over de TVW worden de bestaande communicatiekanalen gebruikt. De gemeente maakt gebruik van verschillende soorten informatiekanalen die bijdrage aan het betrekken van de bredere samenleving: • De algemene informatiekrant van Dongen. Deze krant verschijnt tweewekelijks en kan gebruikt worden om belangrijke ontwikkelingen ten aanzien van de TVW te plaatsen. • Social media kanalen. De gemeente maakt gebruik van Facebook en LinkedIn. LinkedIn zal gebruikt worden om het TVW-proces van de gemeente Dongen te communiceren naar omliggende gemeentes. Daarnaast zijn veel ondernemers aangemeld bij LinkedIn en deze worden op deze wij ook effectief geïnformeerd. Facebook wordt gebruikt om inwoners van de gemeente Dongen te informeren en betrekken bij het TVW-proces. Het is een laagdrempelig manier van informatie verspreiden met een relatief groot bereik voor de bredere samenleving van Dongen. Het gebruik van deze middelen wordt ingezet op momenten dat de doelgroep in staat gesteld wordt om input te leveren, zoals bij een aankomende klankbordgroep. • De gemeentelijke website. De gemeentelijke website is op dit moment bezig met een pagina gerelateerd aan het onderwerp duurzaamheid. De TVW sluit hier goed bij aan en informatie omtrent de visie wordt hier geplaatst.

• Bij berichten met een grote nieuwswaarde zal de gemeente gebruik maken van lokale media. De inzet van lokale media gaat via het opstellen en verspreiden van een persbericht. Ten aanzien van de inzet van de communicatiekanalen van de gemeente Dongen om de inwoners verder te informeren worden de volgende activiteiten uitgevoerd: • Een korte toelichting op de warmtetransitie en het proces dat de gemeente doorloopt op de website plaatsen. Een vertaling van de kernboodschap wordt hieraan gekoppeld; • Visualisaties van mogelijke warmtealternatieven en een voorbeeldwoning om het toekomstperspectief in een wijk te laten zien. Deze worden geplaatst op de website en social media; Partners Tot slot is het van belang om de partners van Dongen goed op de hoogte te brengen over de voortgang en belangrijke ontwikkelingen van het TVW-traject. In Dongen is één energiecoöperatie actief: Energie Dongen. De energiecoöperatie onderneemt al veel activiteiten op het gebied van duurzaamheid. Door een samenwerking op te zetten met Energie Dongen of (regelmatig) te verwijzen naar de coöperatie via de gemeentelijke mediakanalen zal de communicatie ten aanzien van de bredere samenleving verbeteren, wordt lokale kennis benut en zal een belangrijke doelgroep betrokken worden bij de TVW, namelijk de enthousiaste voorlopers.

In hoeverre de energiecoöperatie open staan voor samenwerking en op welke manier deze samenwerking vormgegeven kan worden, zal nader worden uitgezocht.

blad 5 van 10

3

Participatie

Participatie is vooral maatwerk en vraagt om duidelijkheid in verwachtingen naar elkaar toe. Afhankelijk van het onderwerp en de fase zijn daarbij steeds verschillende groeperingen in beeld. Per onderwerp wordt vooraf nagegaan met welke ‘stakeholders’ wij te maken hebben en op welke wijze zij daarbij een rol kunnen spelen. Hierbij hanteren we de volgende uitgangspunten: • Anderhalvemeterparticipatie: in deze coronatijd kiezen we voor een combinatie van online en offline methoden die voldoen aan de voorwaarden voor veilige, coronaproof deelname in de anderhalvemetersamenleving. We geven daarom per participatie-activiteit een optie voor anderhalvemeterparticipatie. Gezamenlijk kan worden besloten op basis van de op dat moment geldende richtlijnen van het RIVM welke optie passend is. • Heldere communicatie: communicatie moet tijdig, begrijpelijk (B1) en concreet zijn; • Afstemming: het opstellen van het communicatie- en participatieplan gebeurt in samenspraak met uw communicatiemedewerkers. • Verwachtingsmanagement: het is belangrijk om de deelnemers altijd te informeren over de beïnvloedingsruimte die zij hebben. Uitgangspunt is dat iedereen mee mag denken en mee mag doen. • Brede betrokkenheid van buiten: voor een breed gedragen visie is het belangrijk om een zo groot en gevarieerd mogelijk deel van de samenleving te bereiken.

• Voor elk wat wils: door een combinatie van communicatiemiddelen in te zetten, worden verschillende doelgroepen aangesproken. • Participatie buiten het gemeentehuis: bij het organiseren van activiteiten kiezen voor locaties die inspireren of typische ontmoetingsplekken in Dongen. Daarbij houden we natuurlijk rekening met de richtlijnen voor veilige anderhalvemeter participatie en staat de veiligheid van eenieder bovenaan. • Bijsturen waar nodig: gedurende het traject houden we continu in de gaten of er een diverse groep wordt bereikt. Zo nodig sturen we bij. • Nee is ook oké: niet elke inwoner zal mee (willen) doen aan het traject en dat mag ook. Wel streven we naar toegankelijkheid voor íedereen.

3.1

Klankbordgroep

Om de participatie van inwoners bij de TVW vorm te geven is een klankbordgroep geformeerd. De klankbordgroep denkt mee bij de ontwikkeling van de TVW en wordt geïnformeerd over het proces. Van het gebruik van een bewonerspanel wordt in deze fase afgezien. De inzet van een bewonerspanel is effectiever bij de wijkuitvoeringsplannen, dat is de volgende fase van de warmtetransitie. De samenstelling van de klankbordgroepen is geformeerd op basis van de resultaten en respondenten van de enquête en een open oproep voor participatie vanuit de gemeente. 45 mensen hebben zich aangemeld voor de klankbordgroep en allen maken op dit moment deel uit van de klankbordgroep. Drie klankbordsessies staan gepland en worden als volgt ingevuld: De 1e sessie: De eerste bijeenkomst heeft plaatsgevonden op 3 maart 2021 en had een informatief karakter. De resultaten van de enquête, het plan van aanpak en de resultaten tot nu toe zijn gepresenteerd. Om de rest van de gemeente te informeren kunnen de gegevens en presentaties met een korte samenvatting op de website van de gemeente Dongen worden gepubliceerd. De 2e & 3e sessie: Afhankelijk van het aantal deelnemers dat overblijft na de 1e sessie wordt besloten om de klankbordgroep al dan niet op te splitsen. 25 deelnemers wordt gezien als het maximum voor een goede deelname aan de co-creatie sessie.

Wanneer een groot gedeelte van de huidige 45 deelnemers uit de klankbordgroep wil deelnemen aan de 2e en 3e sessie is het verstandig om de groep op te splitsen. De helft van de groep zal dan deelnemen aan de 2e sessie en de andere helft de 3e sessie. Het doel van de klankbordgroepsessies is om draagvlak te krijgen voor de keuze van de cluster(s) waar de transitie voor 2030 gaat starten. Tijdens de sessie worden op de verschillende thematafels casussen voorgelegd, gericht op de leefwereld van bewoners. De precieze aanpak en vorm per thematafel wordt nader ingevuld door het TVW projectteam.

blad 6 van 10

Deelnemers kunnen discussiëren over de te volgen koers voor de gemeente Dongen. Wat is volgens inwoners van de gemeente Dongen de te volgen koers? Zoals gezegd zal in deze coronatijd een combinatie van online en offline methoden gebruikt worden, die voldoen aan de voorwaarden voor veilige, coronaproof deelname in de anderhalvemetersamenleving. Op basis van de op dat moment geldende richtlijnen van het RIVM wordt door het TVW projectteam besloten welke optie passend is. Op basis van de huidige richtlijnen zal gekozen worden voor online methodes. De eerste sessie heeft daarom op het digitale platform Teams plaats gevonden.

3.2

Raadswerkgroep

In navolging van de klankbordgroep is besloten om de participatie van de gemeenteraad te vergroten door het opstellen van een raadswerkgroep. Zes gemeenteraadsleden zullen deelnemen aan de raadswerkgroep, van iedere politiek partij één. Het doel van de raadswerkgroep is gelijk aan het doel van de klankbordgroep. Draagvlak te krijgen voor de keuze van de cluster(s) waar de transitie voor 2030 gaat starten. Ook hier worden tijdens de sessie verschillende casussen voorgelegd, gericht op de leefwereld van bewoners. De precieze aanpak en vorm worden nog nader bepaald, deze zullen afhankelijk zijn van de uitkomsten van de klankbordgroep. Er vinden twee creatieve sessies plaats, respectievelijk in maart en juni.

blad 7 van 10

4

TVW project planning

Voor wie? Inwoners Inwoners Inwoners Bestuur & Politiek Inwoners

Activiteit: 1e sessie klankbordgroep 2e sessie klankbordgroep 3e sessie klankbordgroep Sessies Raadswerkgroep Een korte toelichting van warmtetransitie op de website

Wanneer: Maart April Juni Maart & juni April

Welk doel: participeren Participeren Participeren Participeren Informeren

Wie doet wat: Uitvoering AG Uitvoering AG Uitvoering AG Uitvoering AG Uitvoering Gemeente

Inwoners

Visualisaties van mogelijke warmtealternatieven & voorbeeldwoningen Social media post

Oktober

Informeren

Uitvoering Gemeente / input AG

Bij belangrijke momenten Bij belangrijke momenten

Informeren

Uitvoering Gemeente Uitvoering Gemeente

Mei

Informeren/participeren

Inwoners Inwoners

Partners

blad 8 van 10

Berichten in de informatiekrant van de gemeente Dongen Energie coöperatie interviewen

Informeren

Uitvoering Gemeente ism Antea (input en interview)

TVW project planning (2)

blad 9 van 10

5

Bijlage

Bijlage 1: Stakeholdersanalyse: https://miro.com/app/board/o9J_larLyU4=/

blad 10 van 10