2021-009562 RV Verantwoording archief KPI's

RAADSVOORSTEL Datum

11 juni 2021

Zaaknummer

2021-009562

Portefeuillehouder

M.C. Starmans - Gelijns

Behandelend ambtenaar

Veerle Ultee

Besluitvormende raadsvergadering

8 juli 2021

Onderwerp

Raadsvoorstel verantwoording archief KPI's - verslag toezicht gemeentearchivaris

VOORSTEL 1. Het KPI-verslag archiefverantwoording zoals dat is opgesteld door de gemeentearchivaris en het door de gemeente Dongen opgestelde verbeterplan (AJP) vast te stellen. INLEIDING Het KPI-verslag wordt elke twee jaar opgesteld en is ter verantwoording van en de zorg over het beheer van archieven conform de Archiefwet 1995. Het toezicht wordt uitgevoerd door de gemeentearchivaris die in dienst is van gemeente Tilburg. Hij stelt ook het verslag op. Het KPI-verslag toont aan in hoeverre de gemeente Dongen voldoet aan wet- en regelgeving, ten aanzien van het archiefbeheer. Het verslag vormt de basis voor het afleggen van horizontale verantwoording over het archiefbeheer door het college aan de gemeenteraad. Een afschrift van dit verslag en het bijbehorende verbeterplan (Archiefjaarplan, AJP) gaat naar de provincie; op basis hiervan voert het interbestuurlijk toezicht (IBT) Noord-Brabant verticaal toezicht uit. ARGUMENTEN 1.1 Met het twee-jaarlijkse KPI verslag leggen we horizontaal en verticaal verantwoording af over het beheer van onze archieven. De meeste zaken gaan goed en zijn op orde. Er is een aantal aandachtspunten (oranje en rood). De samenvatting van het oordeel van de archivaris luidt als volgt: “De gemeente Dongen heeft in 2020 belangrijke stappen gezet om informatie- en archiefbeheer binnen de organisatie te verbeteren.

De gemeente Dongen werkt met korte lijntjes en heeft een pragmatische insteek. Soms worden daarom de formele eisen vanuit wet- en regelgeving niet punctueel nageleefd. De insteek van de organisatie is echter aantoonbaar om te voldoen aan wet- en regelgeving, binnen de financiële en organisatorische mogelijkheden van de organisatie. De gemeentearchivaris is bij totstandkoming van dit verslag goed geïnformeerd. De belangrijkste verandering voor de organisatie is de overstap van zaaksysteem IZIS naar InProces in het laatste halfjaar van 2020. De geconstateerde aandachtspunten worden door gemeente Dongen meegenomen in het Archiefjaarplan (AJP).” De belangrijkste zaken uit het KPI-verslag: Groen (wat gaat goed): - De migratie van onze archiefbescheiden van het oude zaaksysteem naar het nieuwe zaaksysteem. - De ingebruikname van een kwaliteitssysteem met kwaliteitscontroles. Oranje (wat kan beter): - De vernietigingsachterstand in het zaaksysteem kent een technische oorzaak en kan in de loop van 2021 volledig ingelopen worden. - Er is aandacht nodig voor het tijdig vernietigen van archiefbescheiden die niet in het zaaksysteem worden bewaard. Door bewustwording enerzijds en het realiseren van koppelingen met het zaaksysteem anderzijds.

1

Rood (wat moet beter): - De achterstand ten aanzien van overbrenging van onderdelen van de registers van de Burgerlijke Stand Dongen en ’s Gravenmoer bedraagt slechts 14 strekkende centimeter en zullen we op zeer korte termijn inlopen. - De komende tijd zullen we meer aandacht besteden aan het maken van goede afspraken binnen enkele samenwerkingsverbanden m.b.t. archivering. - De aanpassingen aan de archiefruimte worden meegenomen in het gepland onderhoud. 1.2 Middels het Archiefjaarplan werken we aan het verbeteren van ons archiefbeheer. Dit is een continu proces. Alle in het KPI verslag genoemde aandachtspunten zijn opgenomen in dit plan en staan gepland en zijn belegd (er is een verantwoordelijk actiehouder aangewezen). Dit plan vindt u in de bijlage (Jaarplan Archief 2020-2021). KANTTEKENINGEN n.v.t. FINANCIËN Niet van toepassing, alle acties en aanpassingen kunnen plaatsvinden binnen bestaande capaciteit en budgetten. COMMUNICATIE Niet van toepassing. VERVOLG Na akkoord sturen we een afschrift van het verslag en het verbeterplan (AJP) aan de Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant. BIJLAGEN 1. KPI-rapportage Gemeente Dongen 2020 2. Aanbiedingsbrief Gemeente Dongen 3. Onderzoek vernietiging Dongen 4. Jaarplan Archief 2020-2021

2