2021-009562 Bijlage 4 Jaarplan Archief 2020-2021
Tekst van het document
Archief Jaarplan (AJP) Gemeente Dongen Acties en jaarplan t.b.v. kwaliteitsborging en verbetering van het archief Concept 0.8, 10-3-2021 Veerle Ultee (CC aan team informatiebeheer)
Doel Er zijn verschillende wetten en (normen)kaders waar een goed archief aan moet voldoen. Het streven van de gemeente Dongen is om hier zo goed als mogelijk aan te voldoen. Omdat we merken dat het lastig is om alle aandachtspunten en acties in beeld te houden, laat staan om de voortgang hiervan te bewaken én om de voortgang er in te houden, stellen we een “Jaarplan Archief” op. Dit is een ‘levend’ document, er kunnen dus in de loop van het jaar acties bijkomen (en hopelijk afgevinkt worden). Iedere twee maanden bespreken we het Jaarplan Archief met de direct betrokkenen om zo de voortgang er in te houden. Soms levert een actie een beleidsstuk of ander statisch document op. Dit wordt dan uiteraard in het zaaksysteem gearchiveerd met een koppeling aan deze AJP zaak.
Overzicht beleid In dit AJP bouwen we ook een overzicht (titel + zaaknummer) op van relevante beleidsdocumenten, plannen en andere vastgelegde afspraken. Zo houden we het overzicht en kunnen we hierop terugvallen voor bijvoorbeeld de KPI ronde.
Nr.
Bron/ thema 1 Vernietiging E-mail
2 Vernietiging Netwerkschijven 9 Vernietiging Key2Financien 11 Publiceren 12 Metagegevensset vastleggen 16 Beheerregeling
Actie
Planning
Alle mails ouder dan 1 jaar zouden uit AVG oogpunt weg moeten want bevatten mogelijk persoonsgegevens. Lijkt Continue lastig te realiseren. Acties: Bewustwording bij medewerkers middels een campagne Groot gebruikers mail storage extra aanspreken (in dit AJP updaten welke acties ondernomen zijn) 4-1-2021; bericht op WP Netwerkschijven zoveel mogelijk beperken in omvang, bewustwording en opschoon acties. (in dit AJP updaten welke Continue acties ondernomen zijn) 4-1-2021; bericht op WP Afspraken zijn gemaakt, vastleggen in document en checken uitvoering. Opnemen in RM handboek. Vervangingsbesluit publiceren op officielebekendmakingen.nl Het besluit blijkt nooit genomen te zijn. Dus on hold totdat dat geregeld is. Brief ligt klaar voor Mathijs.
Continue
Continue
2021 q2
Mee bezig
2021 q2
Mee bezig
o.b.v. InProces (+ opmerking dat dit de standaard is waaraan andere applicaties moeten voldoen bijvoorbeeld bij koppelingen, proof of the pudding is in fase 2 aansluiting eDepot) Wacht op reactie RAT, concept klaar.
2021 q2
Maken (KPI 1.2) op basis van VNG model Gereed, akkoord, nu nog publicatie.
2021 q2
Mee bezig
2021 q2
Mee bezig
2021 q1
Mee bezig Mee bezig Mee bezig Mee bezig Mee bezig Mee bezig Mee bezig
Opstellen van ‘gouden regels’/ ’10 geboden’ rondom het goed omgaan met informatie (denk aan ‘Outlook is geen 20 Uitgangspunten informatiebeheer archief’ etc.) en deze gebruiken bij uitleg informatiebeheer nieuwe medewerkers Bouwarchief ingest afronden. Inclusief vervangingsbesluit, in productie nemen BDA tool, communicatie in de 22 Digitaliseren Archief organisatie en vernietiging fysiek archief. Op een haar na gereed, laatste acties nu voor RAT. 30 Vervanging Opstellen handboek vervanging facturen + vaststellen Zie zaak 00089179 31 Vervanging Nemen vervangingsbesluit facturen + publicatie Zie zaak 00089179 32 Vervanging Nemen vervangingsbesluit analoge post sinds 2015 te vernietigen + publicatie Zie zaak 00020514 33 Vervanging Opstellen handboek vervanging te bewaren analoge post + vaststellen Zie zaak 00020514 38 VVV-2020-21 Opmaken en ter beoordeling aanbieden vernietigingslijst 2020 en 2021 ANALOOG 40 VVV-2019-20 Opmaken en ter beoordeling aanbieden vernietigingslijst 2019 en 2020 DIGITAAL
Mee bezig
2021 q2 2021 q2 2021 q2 2021 q2 2021 q2 2021 q2
42 VVV-2015 – 2020
Opmaken en ter beoordeling aanbieden vernietigingslijst 2015 – 2020 IZIS DIGITAAL (technische vernietiging)
2021 q2
47 VNG Selectielijst 2020
Toepassen selectielijst 2020 in IP. Mee bezig voor Squit, daarna IP Een zaakgerichte koppeling realiseren waarbij alle documenten direct in het zaaksysteem komen en er geen documenten meer in Key2BZ worden opgeslagen (worden er nu überhaupt docs in key2BZ opgeslagen?). Alle huidige documenten uit key2BZ vernietigen. Nagaan of er documenten op back-up tapes/ in de testomgeving staan die vernietigd hadden moeten zijn, en zo ja, die ook vernietigen
2021 q2
3 Vernietiging key2BZ
Status
Mee bezig Mee bezig
2021 q4
Open
Een zaakgerichte koppeling realiseren waarbij alle documenten direct in het zaaksysteem komen en er geen documenten meer in Key2Begraven worden opgeslagen(worden er nu überhaupt docs in key2Begraven opgeslagen?). Alle huidige documenten uit key2Begraven vernietigen. Nagaan of er documenten op back-up tapes/ in de testomgeving staan die vernietigd hadden moeten zijn, en zo ja, die ook vernietigen
2021 q4
Vernietiging Suites Sociaal 5 Domein
Een zaakgerichte koppeling realiseren waarbij alle documenten direct in het zaaksysteem komen en er geen documenten meer in Suites worden opgeslagen. Alle huidige documenten uit Suites vernietigen. Nagaan of er documenten op back-up tapes/ in de testomgeving staan die vernietigd hadden moeten zijn, en zo ja, die ook vernietigen Zijn er voor de meedoenregeling andere/ aanvullende maatregelen nodig dan voor de suites?
2021 q3
15 SHV
Borgen dat processen rondom schuldhulpverlening netjes in IP terecht komen. Wordt wellicht opgelost door de koppeling, nadat de koppeling gereed is checken.
2021 q4
Open
23 Digitaliseren Archief
Verkennen mogelijkheden digitaliseren archief dat nu bij het RA Tilburg staat
2021 q3
24 WOO
Impact WOO voor Dongen inschatten en acties op uitzetten waar nodig Vastleggen van rollen, taken, acties, afspraken rondom RM. Denk aan controle digitale dossiers, accountmanagement gesprekken, selectie en vernietiging in InProces, werkwijze hotspots Oefenen met en evalueren van het calamiteitenplan analoog archief. Nemen vervangingsbesluit te bewaren analoge post + publicatie Opstellen handboek vervanging bouwarchief + vaststellen Nemen vervangingsbesluit bouwarchief + publicatie IBT Interbestuurlijk toezicht – Provincie Noord Brabant Opmaken inventaris milieudossiers (In het verlengde digitalisering archieven - punt 23)
2021 q3
Mee bezig Open
4 Vernietiging Key2Begraven
28 Vastleggen RM taken 29 Calamiteitenplan 34 Vervanging 35 Vervanging 36 Vervanging 44 IBT 45 Milieuarchief
Open
Mee bezig
2021 q2 2021 q3 2021 q3 2021 q3 2021 q3 2021 q3 2021 q3
Mee bezig Open Open Open Open Open Open
46 Bouwarchief
Bewerken restant bouwdossiers periode (In het verlengde digitalisering archieven – punt 23 en digitalisering bouwarchieven 1902 - 2009)
2021 q3
Open
50 Offertetraject bewerking
Bewerking analoog archief Becis en VHIC
2021 q3
Open
2021 q3
51 Vernietiging JVS 52 Verbeteringen archiefruimte 53 Algoritmes 54 Audiotulen 55
RIEC
56
Mandaatregister 57 Burgerlijke stand 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67
Uitzoeken hoe de dossier opbouw van Leerplicht dossiers (in JVS of op netwerkschijven) loopt en dit proces verbeteren. Afhankelijk van planning van de rest van de verbouwing, vermoedleijk in 2023, 4 gebreken Nadenken over archiveren algoritmes als dat zich voor doet (vooralsnog geen algoritmes in gebruik).
2023 q4 2022 q1
Vebeteringen doorvoeren archivering audiotulen, oppakken met griffie.
2021 q4
Open Open Continue Open
archiveringsafspraken met RIEC Zuid-West Nederland: aankaarten bij het RIEC, eventueel in samenspraak met andere deelnemers.
2021 q4
Open
2021 q4 2021 q3
Open Mee bezig
De werkzaamheden ten aanzien van archief- en informatiebeheer die medewerkers van gemeente Tilburg verrichten voor gemeente Dongen, zijn niet goed vastgelegd in het mandaatregister van gemeente Dongen. Oppakken met Marly.
14 cm. Achterstand in overbrenging. Registers in orde maken (zeer kleine hoeveelheid).
Nr.
Bron/ thema 7 Vernietiging JCC 10 Calamiteitenplan 13 Herzien werkafspraken ZGW
14 KS 18 KIDO 8 Vernietiging AFAS 19 Informatielandschap 26 Postproces (fysiek) 27 Postproces info@dongen.nl 37 VVV-2019 48 Analoog archief
Actie
Planning
Zou goed geregeld moeten zijn met de update naar de nieuwe versie. Is dat ook zo? En wordt vernietiging zelf ook daadwerkelijk uitgevoerd? Inclusief back-up? Dit wordt door de applicatiebeheerder periodiek gedaan.
2020 q4
Opstellen (inclusief kluizen van Burgerzaken). Gereed zie zaaksysteem 2020-005644. 2020 q4 Update van document uitgangspunten zaakgericht werken n.a.v. ingebruikname nieuw zaaksysteem en voortschrijdend inzicht. Na update breed communiceren en gebruiken bij instructie nieuwe medewerkers. Gereed en 2020 q4 afgestemd, in de vorm van een PowerPoint. Gecommuniceerd via Workplace en vanaf nu ingezet bij training nieuwe medewerkers. Export Koninklijke onderscheidingen naar zaaksysteem + borgen dat ze hier in het vervolg altijd terecht komen. Kan 2020 q4 niet gezien de beperkte export uit Lint en de zeer gevoelige informatie (met name bij afwijzingen) die hier in terecht komt. Dit proces archiveren we dus niet in ons zaaksysteem. Nalopen eisen KIDO light (KPI 4.1) en deze omzetten naar acties voor dit AJP Enkele aanvullingen in dit AJP gedaan, 2020 q4 niet alles opgenomen om het behapbaar te houden voor de looptijd van 1 jaar. Afspraken zijn helder, vastleggen in documenten en checken uitvoering. Is blijven liggen bij personeelsbeheer, 2021 q1 gevraagd om dit alsnog op te pakken. Wordt zo uitgevoerd. Schetsen van informatielandschap als praatplaat voor medewerkers, te gebruiken bij uitleg nieuwe medewerkers over zorgvuldig omgaan met informatie. Gereed opgeleverd voor Mathijd, niet meer voor de organisatie vanwege te weinig 2021 q1 toegevoegde waarde.
Optimaliseren postproces inclusief verder terugdringen fysieke post en schrappen van uitzonderingen, eventueel en 2021 q1 indien nodig vastleggen van werkwijze (proces) Terugdringen hoeveelheid mails, schrappen uitzonderingen in routering, schrijven werkinstructie, overdragen aan 2021 q1 KCC is niet realistisch op dit moment Opmaken en ter beoordeling aanbieden vernietigingslijst 2019 ANALOOG Zie zaak 00061669 2021 q2 Opstellen planning analoog archief (wat hebben we en wat moet er wanneer mee gebeuren, digitaliseren? Schonen? 2021 q3 Wanneer overbrengen). Overzicht is gereed.
17 Verbeterplan
Maken verbeterplan 2021 op basis van KPI rapport (KPI 2.2) PDCA. Is dit AJP in combinatie met handboek RM
2021 q3
21 Bestandsformaten
Vastleggen welke standaarden we hanteren m.b.t. bestandsformaten en hoe we dit in het zaaksysteem borgen, uitgaan van lijst website Nationaal Archief + aangeven hoe we dat borgen in IP (bij afgeronde zaken enkel pdf).
2021 q2
49 Migratie 6 Vernietiging Op Orde 25 Stageplaats 43 KPI-RAT
Opstellen verklaring van Migratie Izis -> Inproces Bewaartermijn MOR is 3 (?) jaar. Afspraken maken met leverancier over het vernietigen van zaken (jaarlijks) ouder dan 3 jaar. Impact op management informatie en rapportages?Op orde wordt uitgefaseerd en leverancier verzocht alles te vernietigen. Werven stagiaire en uitwerken takenpakket
2021 q1
KPI-rapportage gemeente Dongen door Gemeentearchivaris Bezig met 1 concept
Gereed Gereed
Gereed Gereed Gereed Gereed Gereed Gereed Gereed Gereed Gereed Gereed Gereed Gereed
2021 q2
Gereed 2021 q2
e
Status
2021 q2
Gereed Gereed
#
Titel 1 Uitbreiding rechten zaaksysteem 2 Calamiteitenplan 3 Vervangingsbesluit inkomende post 4 Vervangingsbesluit bouwarchief 5 Werkafspraken Zaakgericht Werken 6 Kaders informatiebeheer 7 Recordmanagement Taken 8 Samenvatting afspraken digitaliseren bouwarchief 9 Controle toegangsrechten 10 Informatie Beleidsplan 2018-2020 11 Bestandsformaten 12 Informatielandschap 13 Beheerregeling 14 Metagegevensset 15 Informatieveiligheidsbeleid 2019-2022 16 Checklist archiefparagraaf GR 17 Vervangingsbesluit facturen 18 Informatie Beleidsplan (2021 en verder) 19 Conversieverklaring 20 21 22 23 24
Zaaknummer 2020-004984 2020-005644
Gepubliceerd op WP Op de schijf 2020-000863
Op de schijf 2021-003237
Op de schijf 2021-000149 2021-007477 2021-006688
Status Vastgesteld Vastgesteld 20514 Mee bezig To do Afgerond Afgerond Mee bezig 70957 Vastgesteld Vastgesteld 42997 Vastgesteld Mee bezig To do Vastgesteld Mee bezig 74297 Vastgesteld Afgerond 89179 Mee bezig Vastgesteld Vastgesteld