2021-006194 RV Uitstel vaststelling verordeningen gemeentelijke begraafplaatsen

RAADSVOORSTEL Datum Zaaknummer Portefeuillehouder Naam adviseur

: 14 juli 2021 : 2021-006194 : P.W.A. Lepolder : Donald Meulensteen

Besluitvormende raadsvergadering Onderwerp

: 30 september 2021 : Uitstel vaststelling verordeningen gemeentelijke begraafplaatsen

VOORSTEL 1. Het raadsbesluit d.d. 27 mei 2021 in te trekken en de beheersverordening gemeentelijke begraafplaatsen niet op 1 juli 2021 maar op 1 januari 2022 in te laten gaan. 2. Het raadsbesluit d.d. 27 mei 2021 in te trekken en de verordening op de heffing van lijkbezorgingsrechten niet op 1 juli 2021 in te laten gaan maar in december opnieuw in te brengen ter vaststelling door de gemeenteraad, waarmee de ingangsdatum 1 januari 2022 wordt. 3. Kennis te nemen van het voorgenomen collegebesluit om de uitvoeringsbesluiten van de gemeentelijke begraafplaatsen Dongen en ’s Gravenmoer 2021 niet per 1 juli 2021 maar per 1 januari 2022 in te laten gaan. INLEIDING In de besluitvormende raadsvergadering van 27 mei 2021 heeft de gemeenteraad een nieuwe beheersverordening en een nieuwe legesverordening voor de gemeentelijke begraafplaatsen in Dongen en ’s Gravenmoer vastgesteld. Bij het ten uitvoer brengen van deze opdracht is een aantal onvoorziene problemen van technische aard aan het licht gekomen. De wijzigingen in de beheersverordening en legesverordening hebben op een aantal punten ingrijpende gevolgen voor de inrichting van de applicatie die gebruikt wordt voor de begraafplaats administratie. Simpel gezegd komen er mogelijkheden op het gebied van begraven bij, die niet als optie in het registratie- en beheerssysteem (ICT) zitten.

Aanvankelijk is de aanname gedaan dat dit eenvoudig toe te voegen is. In praktijk blijkt dat lastiger. Eigen medewerkers kunnen niet alle benodigde aanpassingen maken. Voor een aantal aanpassingen is ook de aanpassing van het onderliggende systeem nodig. De leverancier van het systeem geeft aan dat het aanpassen van het systeem voeten in de aarde heeft. Daarmee is de ingangsdatum van 1 juli 2021 niet haalbaar gebleken. Voorgesteld wordt om de ingangsdatum op te schuiven tot 1 januari 2022. ARGUMENTEN 1. Zorgvuldigheid boven snelheid Bij het opstellen van de nieuwe verordeningen was het bieden van meer keuzevrijheid aan onze inwoners een van de drie leidende principes. In het licht van dit principe zijn er behoorlijk wat wijzigingen doorgevoerd die van invloed zijn op de applicatie die gebruikt wordt voor de begraafplaats administratie. Het werk dat nodig is om deze wijzigingen door te voeren kost meer tijd en specialistische kennis dan ingeschat. Nadat deze problemen aan het licht kwamen is uitvoerig gezocht naar een alternatief om de administratie buiten de applicatie om bij te houden. Het handmatig bijhouden van de administratie zou een grote impact hebben op de hoeveelheid werk van de ambtenaren die verantwoordelijk zijn voor de begraafplaatsadministratie. Dit team kampt op dit moment al met een hoge werkdruk.

We zijn daarom tot de conclusie gekomen dat het handmatig bijhouden van de administratie leidt tot een onaanvaardbaar hoog risico op het maken van fouten. Het uitgangspunten is uiteraard altijd om fouten te voorkomen maar bij een onderwerp dat zo gevoelig is als de begraafplaatsadministratie zijn fouten extra pijnlijk. Geadviseerd wordt daarom om te kiezen voor zorgvuldigheid boven snelheid.

2. De ‘oude’ verordeningen zijn nog rechtsgeldig Voor het rechtsgeldig worden van verordeningen zijn twee stappen nodig. Stap één is het vaststellen van de verordening. Stap twee is het publiceren van de vastgestelde verordening via overheid.nl. Toen duidelijk werd dat het doorvoeren van de wijzigingen in de applicatie mogelijk voor vertraging zouden zorgen is er voor gekozen om de door de gemeenteraad vastgestelde verordeningen nog niet te publiceren. Daardoor zijn juridisch gezien de ‘oude’ verordeningen nog rechtsgeldig. De invoeringsdatum verplaatsen naar 1 januari 2022 heeft dus geen juridische gevolgen. 3. De aanpassingen van het systeem zijn niet geheel door eigen medewerkers te doen. Om het systeem volledig op de nieuwe verordeningen ingericht te krijgen, is inzet van zowel onze eigen medewerkers als om inzet van de leverancier van het beheers- en registratiesysteem nodig. De hoeveelheid aan werk om een en ander te realiseren is onderschat en bleek niet haalbaar voor 1 juli 2021. 4. Een nieuwe ingangsdatum voor de beheersverordening en het later vaststellen van de legesverordening biedt kansen Door in dit voorstel de invoeringsdatum te wijzigen van de beheersverordening en de uitvoeringsbesluiten hoeft de gemeenteraad zich hier later dit jaar niet nogmaals over te buigen.

Omdat we ondanks deze pas op de plaats wel gewoon door gaan met de voorbereiding op verdere aanpassingen van de begraafplaats stellen we voor om de legesverordening voor 2022 zoals gebruikelijk is opnieuw vast te stellen in de gemeenteraad van december. We houden daarmee de mogelijkheid open om de verbeteringen die we in de tweede helft van dit jaar door willen voeren op te nemen in de leges voor 2022. We onderzoeken momenteel de mogelijkheden van het toevoegen van categorieën zoals budget begraven, luxe begraven en natuurlijker begraven. Als de legesverordening die in de raadsvergadering van 27 mei besproken is nu al vastgesteld wordt ontnemen we onszelf de mogelijkheid om dit al volgend jaar door te voeren. KANTTEKENINGEN Tijdens de voorbereiding op het raadsvoorstel dat op 27 mei werd vastgesteld is veel aandacht besteed aan het betrekken van de buitenwereld. Zoveel dat in de ‘binnenwereld’ een belangrijke stakeholder over het hoofd is gezien. Onbewust is daardoor op 27 mei een niet uitvoerbaar voorstel aan uw gemeenteraad voorgelegd. De verordeningen waarvan we u nu vragen om deze een half jaar later in te laten gaan zijn randvoorwaardelijk voor de ontwikkeling naar een toekomstbestendige begraafplaats. Dat wil niet zeggen dat daar niets aan gedaan kan worden tot ze vastgesteld zijn.

Het komende half jaar gaat het werk aan het optimaliseren van werkprocessen en het verbreden van de keuzevrijheid van onze inwoners gewoon door. Een gedeelte van dit werk betreft interne aangelegenheden en kan dus gewoon doorgaan. Daarnaast zullen er voorbereidende werkzaamheden uitgevoerd worden die na de 1 januari 2022 in werking zullen treden. FINANCIËN Door de op 27 mei vastgestelde legesverordening niet te publiceren blijft de verordening op de heffing van lijkbezorgingsrechten 2021 (c.q. legesverordening) gelden. Er verandert daardoor het komende half jaar niets aan de kosten voor onze inwoners. Na de inwerkingtreding van de in december 2021 vast te stellen verordeningen voor 2022 zal een analyse gemaakt worden van de (financiële) effecten voor onze inwoners van de vertraagde invoering. In Q1 van 2022 neemt het college vervolgens een besluit of en hoe inwoners worden gecompenseerd voor leges mbt begraven die in de 2 e helft van 2021 zijn betaald. COMMUNICATIE Na vaststelling in de gemeenteraad zullen de juridische documenten op eind december 2021 gepubliceerd worden op overheid.nl en zal er aandacht besteed worden via de geëigende kanalen zoals de gemeentelijke informatiekrant. De begrafenisondernemers zullen schriftelijk op de hoogte gesteld worden van het uitstel.