2021-003083 Brief aan raad inzake prioritering
Tekst van het document
Bezoekadres Hoge Ham 62 5104 JJ Dongen Contact Postbus 10153 5100 GE Dongen T 14 0162 +31 162 38 32 00 (buitenland) info@dongen.nl www.dongen.nl Dongen, 18 februari 20 november 202021 Uw kenmerk Zaaknummer Bijlage(n) Contactpersoon/tel.nr.: Betreft
: : : : :
2021-0030832020-005544 0 Henk van Noort / Willem Vulto Prioriteiten en keuzes in verband met coronacrisis
Aan de gemeenteraad, Inleiding Op 24 november 2020 hebben wij de gemeenteraad een brief gestuurd naar aanleiding van de moties die de raad bij de behandeling van de Programmabegroting 2021 heeft aangenomen. In onze brief geven wij een eerste reactie op de moties. Strekking van de brief was dat wij binnen de beschikbare formatie en vastgestelde kaders niet alle moties binnen de gestelde termijnen kunnen uitvoeren. Onze organisatie staat als gevolg van de Covid-19 uitbraak en de maatregelen om die uitbraak te teugelen onder druk. In sommige plaatsen is die druk zelfs zeer stevig. Gesprek presidium Op woensdag 20 januari 2021 zijn wij op uitnodiging van het presidium in gesprek gegaan met het presidium. Dit gesprek ging in de eerste plaats over de uitvoering van de moties. U ontvangt hierover separaat een vervolg op de eerdere brief. Daarnaast zijn we in gesprek geweest over de druk op de organisatie, de ambities en afspraken in de begroting en de politieke ambities van de gemeenteraad. In dat gesprek heeft het presidium de druk op de organisatie erkend en herkend. Het presidium heeft daarbij aangegeven dat het begrijpelijk is dat onderwerpen en opgaven worden getemporiseerd of uitgesteld. Wij hebben afgesproken dat het college een analyse maakt van taken, werkzaamheden, opgaven en ambities waarna keuzes worden gemaakt in de uitvoering daarvan.
Met deze brief informeren wij u over de analyse en keuzes die het werkveld van de gemeenteraad betreffen. Op voorhand zeggen wij daarbij dat dit keuzes van dit moment zijn, met de kennis van nu. Het is goed denkbaar dat wij in de komende maanden die keuzes moeten aanpassen of bijstellen. De organisatie In het afgelopen jaar is gebleken dat onze organisatie zeer wendbaar is. Het aanpassingsvermogen en de flexibiliteit zijn groot gebleken. Het principe van zelforganisatie, waar ruim drie jaar geleden met de organisatieontwikkeling op is ingezet, betaalt zich uit, maar het is een dynamisch en continu proces. De continuïteit van de gemeentelijke dienstverlening en bedrijfsvoering is geborgd. In
De brieven van de gemeente Dongen worden in principe niet meer of digitaal ondertekend. In uw reactie op dit schrijven s.v.p. altijd het zaaknummer vermelden. De gemeente Dongen gebruikt uw persoonsgegevens uitsluitend voor het doel waartoe zij zijn verstrekt. Indien u daarover inhoudelijk meer wilt weten, dan kunt u contact opnemen met de behandelend ambtenaar van onze gemeente.
sommige gevallen gebeurde/gebeurt dat in aangepaste vorm. De omschakeling naar thuiswerken is in de basis snel en goed gegaan. Er wordt zeer collegiaal gewerkt, waarbij collega’s uit verschillende teams waar nodig en mogelijk elkaar ondersteunen en elkaars taken overnemen. We zijn echter nu op een punt gekomen waarop de druk op een aantal plekken in de organisatie te hoog wordt. Het thuiswerken, in combinatie met extra taken, nieuwe urgente maatschappelijke vraagstukken en gevolgen van Covid-19 maatregelen (zoals thuiswerkende partners, sluiting van scholen, thuisonderwijs, opvang van kinderen) begint te knellen. Daarnaast hebben we ook te maken met uitval als gevolg van ziekte en met personele ontwikkelingen. Daarbij merken we op dat in het kader van de ombuigingen waarover in 2019 is besloten een bezuinigingstaakstelling op de gemeentelijke organisatie van € 900.000 (circa 12 fte) is doorgevoerd zonder dat daartegenover een reductie van taken staat. Er is op dit moment geen sprake meer van een kortdurende situatie waar ‘de schouders eronder gezet kunnen worden’. De omstandigheden beginnen als gevolg van de aanhoudende crisis meer een semipermanente status te krijgen. Een en ander heeft gevolgen voor de productiviteit van onze medewerkers. Maar ook de mentale belasting en gezondheid van onze medewerkers staan onder druk.
Vanuit goed werkgeverschap moeten wij keuzes maken en tegen een aantal dingen ‘neen’ gaan zeggen. Prioriteiten en keuzes In de afgelopen maand is tussen college, directie en de teams binnen de organisatie intensief gesproken over de werkzaamheden die binnen de organisatie liggen. Voor een aantal teams geldt dat de druk door het hele team gevoeld wordt. Daarnaast zijn er binnen de organisatie ook individuele medewerkers die in de knel komen. Dat kan komen vanwege individuele thuisomstandigheden, zoals boven benoemd, of omdat het relatief solistische functies zijn. Met deze teams en deze medewerkers hebben wij gekeken waar er prioriteiten liggen en waar keuzes te maken zijn. En dat blijven wij in de komende periode op gezette tijden doen. Prioriteiten die nu gelden en keuzes die nu gemaakt worden zijn niet in beton gegoten. De omstandigheden en de behoefte van de samenleving veranderen immers continue. In zijn algemeenheid zijn wij genoodzaakt prioriteiten te stellen op basis van de onderstaande volgorde: 1. Veiligheid en gezondheid; 2. Wettelijke taken; 3. Continuïteit van de samenleving/maatschappelijk verkeer; 4. Politiek-bestuurlijke prioriteiten. Met onze samenwerkingspartners zijn wij ook voortdurend in gesprek over de onderwerpen en opgaven waarvoor wij samen aan de lat staan.
We merken en horen dat deze partners met eenzelfde soort uitdagingen kampen: ook zij ervaren capaciteitsproblemen en leggen prioriteiten anders dan voorheen. En ook bij onze maatschappelijke partners en binnen de samenleving zien wij dat prioriteiten en belangen anders zijn komen te liggen. De uitdagingen, die wij voor de gemeentelijke organisatie zien, staan derhalve niet op zichzelf. En daarmee vragen oplossingen om een goede afstemming met partners. Concrete uitwerking Er zijn onderwerpen en opgaven waar wij prioriteiten anders gaan leggen. Dat leidt vooralsnog tot temporisering en uitstel. Er zijn geen onderwerpen of opgaven die wij volledig schrappen. De argumenten om tot een aangepaste prioritering te komen, zijn verschillend. Variërend van een lagere productiviteit tot extra/andere werkzaamheden als gevolg van Covid-19. En variërend van partners die een pas op de plaats willen/moeten maken tot de behoefte om de uiteindelijke maatschappelijke effecten van Covid-19 af te wachten alvorens effectief beleid te maken.
De brieven van de gemeente Dongen worden in principe niet meer of digitaal ondertekend. In uw reactie op dit schrijven s.v.p. altijd het zaaknummer vermelden. De gemeente Dongen gebruikt uw persoonsgegevens uitsluitend voor het doel waartoe zij zijn verstrekt. Indien u daarover inhoudelijk meer wilt weten, dan kunt u contact opnemen met de behandelend ambtenaar van onze gemeente.
Vanzelfsprekend informeren wij de raad over de gevolgen van de prioritering en temporisering die op het politieke vlak liggen of om een besluit van de gemeenteraad vragen. Voor dit moment leggen wij u onderstaand overzicht voor. Concrete besluiten Op dit moment heeft het college besloten om: - De herziening van het subsidieprogramma uit te stellen. Toegewerkt wordt naar een ingangsdatum per 01-01-2023 (oud: 01-01-2022). De taakstelling van € 50.000 wordt voor 2022 incidenteel ingevuld. Over dit onderwerp ontvangt u een raadsinformatiebrief. - Het opstellen van het preventie- en handhavingsplan welzijns- en jongerenwerk wordt doorgeschoven naar 2022. Binnen de betrokken teams en ook bij betrokken partners is op dit moment geen capaciteit beschikbaar om deze werkzaamheden op te pakken. - Gesprekken met sportverenigingen over privatisering worden in het komende jaar in principe niet actief opgepakt. Gesprekken over privatisering zijn intensief en vragen om veel tijd. Zowel ambtelijk als bij de verenigingen wordt deze tijd beter elders ingezet. Uitzondering op dit besluit zijn situaties waarin wij op dit moment al met verenigingen in gesprek zijn over aanpassingen aan en investeringen in het complex.
- De oriëntatie op een leer-werkbedrijf, MBO-voorziening, versterking van zorg en techniek en mogelijkheden voor 10-14 jarigen onderwijs binnen de gemeentegrenzen pakken wij in 2021 niet actief op. Alleen wanneer zich een mogelijkheid aandient, zullen wij daar actief op handelen. - We stellen voor 2021 geen lokale nota publieke gezondheid op, maar bestendigen de afspraken met de GGD uit 2020. De nota lokale publieke gezondheid vormt een aanvulling op de regionale nota publieke gezondheid. In de lokale nota legt de gemeente vast welke aanvullende afspraken met de GGD worden gemaakt. In overweging Op dit moment hebben wij een aantal onderwerpen in overweging voor uitstel/temporisering: - Businesscase Armoede: Hiervoor geldt dat er een personele krapte is binnen het team. Maar nog belangrijker is, dat wij de verwachting hebben dat de coronacrisis op dit punt maatschappelijke effecten zal hebben. Het is daarom de vraag of het verstandig is om op dit moment, met de huidige gegevens en parameters een businesscase te ontwikkelen. Wij overwegen om de businesscase uit te stellen totdat er een beter beeld is van de uiteindelijke maatschappelijke gevolgen. - Ten aanzien van IKC De Biezen gaan wij in gesprek over het moment waarop wij de voorbereidingen voor het IKC gaan opstarten.
Wij weten dat de schoolbesturen op dit moment alle zeilen moeten bijzetten om het onderwijs op een goede manier te organiseren. De voorbereidingen voor IKC ‘s Gravenmoer en J.J. Anspachschool zijn nagenoeg gereed. Voorstellen voor het verstrekken van een krediet voor die twee I.K.C.’s mag de raad in het eerste halfjaar tegemoet zien. Daar waar ontwikkelingen en omstandigheden daadwerkelijk nopen tot uitstel/temporisering, informeren wij de raad gemotiveerd per onderwerp en opgave. Tenslotte Wij zien ons genoodzaakt om prioriteiten te stellen. De extra taken en nieuwe vraagstukken die landen bij de gemeente, in combinatie met de bezuinigingsopgaven en de (thuis)omstandigheden waarin onze medewerkers hun werkzaamheden verrichten, dwingen ons hiertoe. Wij begrijpen dat dit kan wringen met de politiek-bestuurlijke ambities die zijn neergelegd. Wij vragen de gemeenteraad om erkenning en begrip voor de situatie en keuzen van het college. De thans gemaakte keuzen zijn gebaseerd op de informatie, kennis en omstandigheden van vandaag.
De brieven van de gemeente Dongen worden in principe niet meer of digitaal ondertekend. In uw reactie op dit schrijven s.v.p. altijd het zaaknummer vermelden. De gemeente Dongen gebruikt uw persoonsgegevens uitsluitend voor het doel waartoe zij zijn verstrekt. Indien u daarover inhoudelijk meer wilt weten, dan kunt u contact opnemen met de behandelend ambtenaar van onze gemeente.
Wanneer er veranderingen optreden, kan het noodzakelijk zijn dat wij opnieuw naar oplossingen zoeken, of de huidige oplossingen aanpassen. Wij rekenen op uw begrip zoals reeds door uw presidium uitgesproken. Daarbij helpt het onze organisatie als de gemeenteraad de erkenning en het begrip vertaalt in de verwachtingen en vragen aan de gemeentelijke organisatie.
Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Dongen, De secretaris,
De burgemeester,
Mr. H.L.M. van Noort
Drs. M.C. Starmans-Gelijns
De brieven van de gemeente Dongen worden in principe niet meer of digitaal ondertekend. In uw reactie op dit schrijven s.v.p. altijd het zaaknummer vermelden. De gemeente Dongen gebruikt uw persoonsgegevens uitsluitend voor het doel waartoe zij zijn verstrekt. Indien u daarover inhoudelijk meer wilt weten, dan kunt u contact opnemen met de behandelend ambtenaar van onze gemeente.