2021-001055 RV Gunning accountantsdiensten 2021

Dongen, 19 januari 2021

Aan de gemeenteraad,

Zaaknummer Portefeuillehouder

2021-001055 M.C. Starmans - Gelijns

Inlichtingen bij (beh. ambtenaar)

Joost van Boekel

Besluitvormende raadsvergadering Voorstel tot

25 februari 2021 Gunning van de accountantsdiensten 2021

Programma – thema Algemene dekkingsmiddelen - 640 Overhead

Wat willen we bereiken? Borging van de uitvoering van de accountantsdiensten voor de komende periode. Wat gaan we daar voor doen? Gunnen van de accountantsdiensten Beleidsruimte Gunning van het contract voor accountantsdiensten is een bevoegdheid van de raad. Wijziging programmabegroting? Nee Juridische consequenties? Ja, met het aangaan van een contract wordt ingestemd met de juridische consequenties die hieraan gekoppeld zijn. Samenvatting voorstel Het contract met de huidige accountant van de gemeente Dongen, Verstegen Accountants en Belastingadviseurs B.V., loopt tot en met het verslagjaar 2020. Met voorliggend voorstel wordt de raad gevraagd in te stemmen met de onderhandse, enkelvoudige gunning van de accountantsdiensten aan Verstegen voor (het verslagjaar) 2021 met een optie voor een verlenging met 1 jaar. Argumentatie voor de onderhandse gunning is gelegen in de invoering van de verschuiving van de rechtmatigheidsverantwoording van de accountant naar het college. Dit maakt samen met de huidige Corona-situatie dat het voor de gemeente zeer wenselijk is te kunnen vertrouwen op een accountant die ingewerkt is en met wie in de loop der jaren een goede band is opgebouwd. Besluit  In te stemmen met de gunning van de accountantsdiensten 2021 aan Verstegen Accountants en Belastingadviseurs B.V., met een verlengingsoptie voor 2022.

 Na afronding van de parlementaire behandeling van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college, doch uiterlijk voor 1 september 2021, te besluiten over het effectueren van de verlengingsoptie voor 2022.

Raadsvoorstel Zaaknummer: 2021-001055

Pagina -1- van 4

1. Aanleiding Het contract met de huidige accountant van de gemeente Dongen, Verstegen Accountants en Belastingadviseurs B.V., loopt tot en met het verslagjaar 2020. Het contract bevat geen verlengingsopties. Dat betekent dat de controle over de jaarrekening 2020 de laatste activiteit van de huidige accountant zal zijn binnen het bestaande contract. 2. Bestuurlijk kader - Wettelijk kader (relevante landelijke wet- en regelgeving) Aanbestedingswet 2012 - Bestuurlijk (relevante gemeentelijke regelgeving en eerder genomen besluiten) Inkoopbeleid gemeente Dongen 2015 De gemeenteraad heeft op 21 december 2017 ingestemd met het lopende contract met Verstegen. 3. Probleemstelling/beleidsruimte - Probleembeschrijving Het contract voor de accountantsdiensten eindigt na het verslagjaar 2020 (31 juli 2021). Er dient een nieuw contract afgesloten te worden. Belangrijk aandachtspunt hierbij is het feit dat het verslagjaar 2021 het eerste jaar wordt waarin het college verantwoordelijk wordt voor de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Dit maakt – samen met de bijzondere Coronasituatie – dat het voor de gemeente zeer wenselijk is te kunnen vertrouwen op een accountant die ingewerkt is en met wie in de loop der jaren een goede band is opgebouwd.

Voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is het een bijkomstig voordeel dat we gebruik kunnen maken van de ervaring en kennis van de accountant over de afgelopen jaren bij Dongen, toen de accountant de verantwoording rondom rechtmatigheid verstrekte. Binnenkort wordt de gemeenteraad via een raadsinformatiebrief nader geïnformeerd over de gevolgen van de wijziging van de rechtmatigheidsverantwoording voor de rol van de gemeenteraad, college, ambtelijke organisatie en accountant. - Beleidsruimte voor de gemeente De gemeenteraad heeft de bevoegdheid een contract af te sluiten. 4. Financiën De huidige kosten van de accountant bedroegen in 2020 € 53.000 exclusief BTW en exclusief meerwerk. Inclusief meerwerk zijn de totale kosten in 2020 uitgekomen op ca € 56.000 exclusief BTW. De huidige offerte gaat uit van een waarde van € 55.000 exclusief BTW voor het jaar 2021. Bij een verlenging van het contract naar 2022 wordt de prijs geïndexeerd met een vooraf vastgestelde prijsindex van het CBS. De kosten van de accountant zijn opgenomen in de meerjarenbegroting 20212024. De offerte past binnen deze begroting. 5. Juridische aspecten Het contract wordt afgesloten voor het verslagjaar 2021 en loopt van 1 augustus 2021 tot en met 31 juli 2022. Het contract bevat daarnaast een verlengingsoptie voor het verslagjaar 2022.

Deze optie komt voort uit de onzekerheid die momenteel nog bestaat ten aanzien van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college. Deze invoering is voorzien voor het verslagjaar 2021 maar de parlementaire behandeling is momenteel nog niet afgerond. Indien de invoering wordt uitgesteld naar verslagjaar 2022, dan zal de optie worden geëffectueerd. Om voldoende tijd te hebben voor het opstarten van een aanbestedingsprocedure na afloop van het voorliggende contract, zal uiterlijk 1 september 2021 duidelijkheid moeten bestaan over het effectueren van de optie. 6. Communicatie Na besluitvorming door de gemeenteraad wordt Verstegen via een gunningsbrief op de hoogte gebracht van het besluit.

Raadsvoorstel Zaaknummer: 2021-001055

Pagina -2- van 4

7. Bestuurlijke afwegingen De Financiële Commissie heeft de bevoegdheid te adviseren aan de gemeenteraad over de accountantskeuze. Op maandag 18 januari 2021 is voorliggend voorstel besproken met de Financiële Commissie. De Financiële Commissie kan zich vinden in de genoemde argumenten en adviseert positief over de onderhandse gunning van de accountantsdiensten aan Verstegen Accountants en Belastingadviseurs voor 2021, met een verlengingsoptie voor 2022. De ambtelijke organisatie en het college zijn tevreden over prettige samenwerking met Verstegen in de afgelopen jaren en staan positief tegenover een verlenging van deze samenwerking. 8. Conclusie Ook in de afstemming en samenwerking met de accountant is 2020 een bijzonder jaar geweest. De controles hebben op afstand plaatsgevonden en het onderlinge contact tussen gemeente en accountant heeft zo veel mogelijk digitaal plaats gevonden. Doordat er inmiddels een goede band is ontstaan met Verstegen, die reeds sinds eind 2017 de accountant van de gemeente Dongen is, heeft dit geen invloed gehad op de kwaliteit van de controles. Tegelijkertijd is voorzien dat het verslagjaar 2021 het eerste jaar wordt waarin het college verantwoordelijk wordt voor de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening.

Beide punten – de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording en de bijzondere Corona-situatie – maken dat het voor de gemeente zeer wenselijk is te kunnen vertrouwen op een accountant die ingewerkt is en met wie in de loop der jaren een goede band is opgebouwd. Voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is het een bijkomstig voordeel dat we gebruik kunnen maken van de ervaring en kennis van de accountant over de afgelopen jaren bij Dongen, toen de accountant de verantwoording rondom rechtmatigheid verstrekte. Om deze redenen wordt de raad gevraagd in te stemmen met de onderhandse gunning van de accountantsdiensten voor 2021 aan Verstegen. 9. Voorstel/voorgenomen besluit Wij stellen uw raad voor:  In te stemmen met de gunning van de accountantsdiensten 2021 aan Verstegen Accountants en Belastingadviseurs B.V., met een verlengingsoptie voor 2022.  Na afronding van de parlementaire behandeling van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college, doch uiterlijk voor 1 september 2021, te besluiten over het effectueren van de verlengingsoptie voor 2022.

DE FINANCIËLE COMMISSIE VAN DONGEN, Voorzitter Financiële Commissie,

Voorzitter gemeenteraad,

E.H.P. van der Meijden

Drs. M.C. Starmans-Gelijns

Bijlagen De offerte van Verstegen voor de accountantsdiensten 2021 ligt ter inzage bij de griffie.

Raadsvoorstel Zaaknummer: 2021-001055

Pagina -3- van 4

DE RAAD VAN DE GEMEENTE DONGEN; Gelezen het voorstel van de Financiële Commissie d.d. 19 januari 2021 besluit: - In te stemmen met de gunning van de accountantsdiensten 2021 aan Verstegen Accountants en Belastingadviseurs B.V., met een verlengingsoptie voor 2022. - Na afronding van de parlementaire behandeling van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college, doch uiterlijk voor 1 september 2021, te besluiten over het effectueren van de verlengingsoptie voor 2022.

Dongen, 25 februari 2021 DE RAAD VOORNOEMD, voorzitter,

griffier ,

Drs. M.C. Starmans-Gelijns

Eric Dammingh

VPD

RAADSVERGADERING D.D.25 februari 2021 PvdA CDA VVD

D66

OvD

VOOR TEGEN Aangenomen/verworpen/aangehouden

Raadsvoorstel Zaaknummer: 2021-001055

Pagina -4- van 4