2020-006915- 2. Bijlage Reactie B&W managementletter 2020

Reactie college van B&W gemeente Dongen managementletter Verstegen Accountants 2020 Uitgebracht naar aanleiding van de interim-controle oktober 2020 Opstellers:

William Lagendijk en Joost van Boekel

Datum:

25 januari 2021

Aanleiding In oktober 2020 heeft onze accountant, Verstegen Accountants en Adviseurs, de interim-controle bij de gemeente Dongen uitgevoerd. In de managementletter rapporteert de accountant over de geconstateerde bevindingen, en adviseert ze de gemeente over mogelijke verbeteringen. Hoofdlijnen De accountant concludeert dat de interne beheersing van de gemeente Dongen op hoofdlijnen op orde is. Er zijn desondanks een aantal verbeterpunten geconstateerd op het gebied van planning & control, bedrijfsvoeringprocessen en risicomanagement. Verstegen Accountants deelt in de managementletter op constructieve wijze zijn adviezen. Deze adviezen helpen ons in het steeds verder verbeteren van onze interne beheersing en control-functie. De managementletter inclusief de reactie van het college is besproken in de Financiële Commissie van 18 januari 2021. Vervolgproces In de bijlage zijn de samengevatte adviezen van de accountant overgenomen. Daarbij is een reactie met actuele status toegevoegd, en is – waar van toepassing – de prioritering en actiehouder vermeld. In relatie tot de capaciteit van de ambtelijke organisatie betekent dit dat er keuzes moeten worden gemaakt en dat sommige adviezen (nog) niet kunnen worden opgepakt.

In dit keuzeproces wordt zowel gekeken naar de nieuwe adviezen van de accountant als naar de nog lopende adviezen uit eerdere rapporten (zoals opgenomen in paragraaf 9 van deze managementletter).

Bijlage(n) 1. Stand van zaken ‘Dongen in Beeld’ naar aanleiding van managementletter 2020

Bijlage 1: Stand van zaken ‘Dongen in Beeld’ naar aanleiding van managementletter 2020

FINANCIEEL BEHEER, RISICOMANAGEMENT Onderwerp

Aandachtspunt

Stand van zaken

Prioritering

Resultaatontwikkeling en financieel toezicht

Bestuursrapportages omvatten een financiële en een beleidsmatige rapportage, voorzien van tekstuele toelichting.

Geen actie op nodig

-

Begroting en meerjarenraming

Vanwege de gevolgen van het Coronavirus biedt de begroting weinig houvast als sturingsinformatie. Dit ligt buiten de invloedsfeer van uw organisatie.

Uiteraard geeft de huidige crisis financiële onzekerheid. We houden de ontwikkelingen nauwlettend in de gaten. Hoog Zie ook de toelichtingen in de beraps 2020 en begroting 2021. Geen aanvullende actie nodig.

De methodiek en presentatie van Wij zien positieve ontwikkelingen én wij zien verdere risicomanagement is in de begroting 2021 Risicobeheersings- en mogelijkheden voor de (door)ontwikkeling van de processen vernieuwd. Komend jaar ontwikkelen we Midden controlesysteem (inclusief rondom risico- en frauderisicobeheersing. dit verder, en hebben daarbij ook frauderisicobeheersing) aandacht voor de beheersing van frauderisico’s. Risicomanagement en prioriteit voor (financiële) beheersing uitbraak COVID-19

Door uw gemeente wordt adequaat geprioriteerd en geacteerd op de gevolgen die het Coronavirus met zich meebrengt.

Geen actie op nodig

-

Begin 2021 worden de procedures bij Financiën herzien. Het proces van

Midden

ADMINISTRATIEVE PROCESSEN Memoriaalboekingen

Geen zichtbare vier-ogenprincipe toegepast bij verwerking

memoriaalboekingen in de financiële administratie.

Inkopen en aanbestedingen (incl. betalingsverkeer)

memoriaalboekingen wordt daarbij betrokken.

De aandacht voor naleving van de inkoopregels blijft onverminderd. We Wij zien verbetering in de naleving van interne aanbestedingsregels. Wij zien ook dat de effectieve werking toetsen hierop ieder kwartaal. Dit geldt van de interne beheersmaatregelen in het betalingsproces tevens voor het betaalproces. Bij inkoop en aanbestedingen evalueren we de voor verbetering vatbaar is. interne verantwoordelijkheidsverdelingen.

Midden

Investeringen

Er wordt momenteel onderzocht welke restantkredieten er per eind 2020 zijn. Dit wordt bij de jaarrekening 2020 aan de raad voorgelegd. Tevens kijken we in het Tussentijds wordt de kredietrechtmatigheid in onvoldoende kader van budgetbeheer naar het Hoog mate gemonitord. structureel verbeteren van de kredietrechtmatigheid. De aanpak voor verbetering budgetbeheer wordt op 18 januari 2021 toegelicht in de Financiële Commissie.

Personeels- en salarisadministratie

De beheersingsmaatregelen zijn in grote lijnen op orde.

Subsidies en bijdragen

Uitgaven Jeugdzorg en Wmo

Geen actie op nodig

-

Er wordt onvoldoende toegezien op de tijdige aanvraag en de tijdige verantwoording van subsidies.

In 2021 wordt het proces rondom het verlenen van subsidies tegen het licht gehouden.

Midden

Het volgen van het beleid omtrent het toewijzingsproces van de zorg in het kader van de Wmo is voor verbetering vatbaar, mede in het belang van de financiële rechtmatigheid van de zorglasten. Daarnaast is de verwachting dat de definitieve jaarrekening en de

We bekijken de mogelijkheden rondom interne kwaliteitstoetsing bij WMO. Rondom de aanlevering vanuit Regio Hart Midden van Brabant gaan we vooralsnog uit van de afgesproken planning.

afrekening van Regio Hart van Brabant over 2020 op een (te) late termijn ontvangen zal worden.

Uitgaven Participatiewet

De Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers Middels steekproeven en bestandsvergelijkingen wordt onderzocht (Tozo) is een nieuwe regeling welke specifiek aandacht of er onterechte aanvragen en betalingen Hoog behoeft qua vaststelling van de rechtmatigheid van de zijn gedaan bij de Tozo-regeling. Daar is verstrekte uitkeringen. extra capaciteit voor vrijgemaakt.

Leges omgevingsvergunningen

De beheersingsmaatregelen zijn in grote lijnen op orde.

Geen actie op nodig

-

Grondexploitatie

De beheersingsmaatregelen zijn in grote lijnen op orde.

Geen actie op nodig

-

Het verzochte inzicht in het ICT-landschap van Dongen is, in lijn met 2019, in voldoende mate beschikbaar voor onze Geen actie op nodig controle.

-

IT-BEHEERSING Inzichtelijkheid ICTlandschap, risico’s en beheersmaatregelen Strategische ITbeheersingsmaatregelen Operationele ITbeheersingsmaatregelen

Geen voortgang in de opvolging aan de niet-effectieve ITbeheersmaatregelen die zijn gebleken uit de IT-audit 2017.

In 2021 gaan we inventariseren welke maatregelen zijn opgepakt, en of nadere actie hierop nog nodig is.

Laag