2020-006915- 1. Managementletter 2020 Gemeente Dongen

Managementletter 2020

Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Dongen Postbus 10153 5100 GE DONGEN

Dordrecht, 7 januari 2021 Ref.: 2136/JSC/AH

Betreft: Managementletter 2020

Geacht college,

In het kader van de aan ons verstrekte controleopdracht voor de jaarrekening 2020 van de gemeente Dongen (hierna: Dongen) hebben wij in achterliggende periode een tussentijdse controle uitgevoerd. In deze managementletter rapporteren wij onze bevindingen op het gebied van uw administratieve organisatie en interne beheersing, deels ook in de context van actuele ontwikkelingen. Het doel van deze interim-controle is het vaststellen van de kwaliteit van de beheersingsmaatregelen binnen de financiële processen van Dongen en het voorbereiden van de controle van de jaarrekening. Wij brengen in deze managementletter op hoofdlijnen verslag uit van onze bevindingen. De geconstateerde aandachtspunten zijn nader uitgewerkt en waar nodig voorzien van aanbevelingen.

Hoogachtend,

D. (Dany) Vermaas RA MGA

INHOUDSOPGAVE 1. Dongen in beeld ..................................................................................................................................4 2. Algemeen ............................................................................................................................................6 2.1. Inleiding ........................................................................................................................................6 3. Ontwikkelingen in de sector ................................................................................................................7 3.1. Impact uitbraak Coronavirus ..........................................................................................................7 3.2. Verantwoording en controle Corona-compensatie.........................................................................8 3.3. Rechtmatigheidsverantwoording 2021 ..........................................................................................9 4. Financieel beheer en risicomanagement ...........................................................................................11 4.1. Resultaatsontwikkeling en financieel toezicht .............................................................................. 11 4.2.

Begroting en meerjarenraming .................................................................................................... 12 4.3. Risicomanagement ...................................................................................................................... 12 4.4. Frauderisicoanalyse ..................................................................................................................... 13 5. Administratieve processen ................................................................................................................14 5.1. Algemeen .................................................................................................................................... 14 5.2. Procesbeschrijvingen ................................................................................................................... 15 5.3. Fiscaliteiten ................................................................................................................................. 15 5.4. Memoriaalboekingen .................................................................................................................. 16 5.5. Inkopen en aanbestedingen (inclusief betalingsverkeer) .............................................................. 16 5.6.

Investeringen............................................................................................................................... 17 5.7. Subsidies en bijdragen ................................................................................................................. 18 5.8. Uitgaven Jeugdzorg en Wmo ....................................................................................................... 19 5.9. Uitgaven Participatiewet ............................................................................................................. 20 5.10. Grondexploitatie........................................................................................................................ 21 6. ICT-management en informatiebeveiliging .......................................................................................21 6.1. Algemeen .................................................................................................................................... 21 6.2. Inzicht in het ICT-landschap en beheersingsmaatregelen ............................................................. 22 6.3. Aandachtspunten ICT................................................................................................................... 22 7.

Vooruitblik externe verantwoording 2020 .....................................................................................23

8.

Slot .................................................................................................................................................23

9.

Bijlage follow-up voorgaande rapportages ....................................................................................24

Verstegen accountants en adviseurs

Managementletter 2020 Gemeente Dongen

Pagina 3

1. Dongen in beeld In onderstaand schema geven wij – vanuit onze controleopdracht en natuurlijke adviesfunctie – een overzicht van onze tussentijdse evaluatie van de belangrijkste interne beheersingsmaatregelen. De genoemde onderwerpen komen in de managementletter nader aan de orde. Onderwerp

Bevindingen en signalering 2020

§

2020

Toereikend Toereikend met aanbevelingen Niet geheel toereikend Ontoereikend

FINANCIEEL BEHEER, RISICOMANAGEMENT Resultaatontwikkeling en financieel toezicht

Bestuursrapportages omvatten een financiële en een beleidsmatige rapportage, voorzien van tekstuele toelichting.

4.1

Begroting en meerjarenraming

Vanwege de gevolgen van het Coronavirus biedt de begroting minder houvast als sturingsinformatie. Dit ligt buiten de invloedsfeer van uw organisatie.

4.2

Risicobeheersings- en controlesysteem (inclusief frauderisicobeheersing)

Wij zien positieve ontwikkelingen én wij zien verdere mogelijkheden voor de (door)ontwikkeling van de processen rondom risico- en frauderisicobeheersing.

4.3 4.4

Risicomanagement en prioriteit voor (financiële) beheersing uitbraak COVID-19

Door uw gemeente wordt adequaat geprioriteerd en geacteerd op de gevolgen die het Coronavirus met zich meebrengt.

3.1 3.2

ADMINISTRATIEVE PROCESSEN

Memoriaalboekingen

Verstegen accountants en adviseurs

Geen zichtbare vier-ogenprincipe toegepast bij verwerking memoriaalboekingen in de financiële administratie.

Managementletter 2020 Gemeente Dongen

5.4

Pagina 4

2019

Onderwerp

Bevindingen en signalering 2020

§

Inkopen en aanbestedingen (incl. betalingsverkeer)

Wij zien verbetering in de naleving van interne aanbestedingsregels. Wij zien ook dat de effectieve werking van de interne beheersmaatregelen in het betalingsproces voor verbetering vatbaar is.

5.5

Investeringen

Tussentijds wordt de kredietrechtmatigheid in onvoldoende mate gemonitord.

5.6

Personeels- en salarisadministratie

De beheersingsmaatregelen zijn in grote lijnen op orde.

Subsidies en bijdragen

Er wordt onvoldoende toegezien op de tijdige aanvraag en de tijdige verantwoording van subsidies.

5.7

Uitgaven Jeugdzorg en Wmo

Het volgen van het beleid omtrent het toewijzingsproces van de zorg in het kader van de Wmo is voor verbetering vatbaar, mede in het belang van de financiële rechtmatigheid van de zorglasten. Daarnaast is de verwachting dat de definitieve jaarrekening en de afrekening van Regio Hart van Brabant over 2020 op een (te) laat tijdstip ontvangen zal worden.

5.8

Uitgaven Participatiewet

De Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo) is een nieuwe regeling welke specifiek aandacht behoeft, en ook van uw gemeente krijgt, qua vaststelling van de rechtmatigheid van de verstrekte uitkeringen.

5.9

Leges omgevingsvergunningen

De beheersingsmaatregelen zijn in grote lijnen op orde.

Grondexploitatie

De beheersingsmaatregelen zijn in grote lijnen op orde.

Verstegen accountants en adviseurs

Managementletter 2020 Gemeente Dongen

2020

5.10

Pagina 5

2019

Onderwerp

Bevindingen en signalering 2020

§

Het verzochte inzicht in het ICT-landschap van Dongen is, in lijn met 2019, in voldoende mate beschikbaar voor onze controle.

6.2

Geen voortgang in de opvolging van de nieteffectieve IT-beheersmaatregelen die zijn gebleken uit de IT-audit 2017.

6.3

2020

IT-BEHEERSING Inzichtelijkheid ICTlandschap, risico’s en beheersmaatregelen Strategische ITbeheersingsmaatregelen Operationele ITbeheersingsmaatregelen

2. Algemeen 2.1 . Inleid ing Wij hebben conform uw opdracht, als onderdeel van de controle van de jaarrekening 2020, de interim-controle voor Dongen uitgevoerd. Deze controle is primair gericht op de analyse en evaluatie van de interne beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. Deze controle heeft als doelstelling om de aandachtspunten voor de jaarrekening 2020 te signaleren en onder uw aandacht te brengen. In onze managementletter zijn onze bevindingen en aanbevelingen ter zake opgenomen. Volledigheidshalve merken wij op dat onze analyse en evaluatie is uitgevoerd in het kader van de door u verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening. De bij deze interim-controle door ons uitgevoerde werkzaamheden betreffen hoofdzakelijk: 1. het kennis nemen van de algemene in- en externe ontwikkelingen en de managementinformatie als basis voor onze risicoanalyse (hoofdstuk 3); 2. het controleren van (eventuele wijzigingen in) de opzet en implementatie van de relevante interne beheersingsmaatregelen rond: o

bestuur en toezicht, waaronder frauderisicobeheersing (hoofdstuk 3);

o

de administratieve processen, inclusief het uitvoeren van detailcontroles (hoofdstuk 4);

3. het evalueren van de stand van zaken rond enkele specifieke aandachtsgebieden (hoofdstuk 2); 4. ICT (hoofdstuk 5).

Verstegen accountants en adviseurs

Managementletter 2020 Gemeente Dongen

Pagina 6

2019

Wij maken in deze rapportage onderscheid in adviespunten ter verbetering van de interne beheersing en actiepunten voor de jaarrekening. Van de actiepunten is het noodzakelijk dat deze voor aanvang van de jaarrekeningcontrole 2020 zijn opgevolgd door Dongen. Wij werken zodanig met uw gemeente samen, met als doel een prettig en voorspoedig verloop van de controle van de jaarrekening binnen uw bestuurlijke planning.

3. Ontwikkelingen in de sector 3.1 . Impact u itbraak Coronavirus De uitbraak van het Coronavirus (Covid-19) trekt in 2020 een stevige wissel op de gemeentesector. Gemeenten zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo) die onder grote tijdsdruk is ingevoerd. Verder is sprake van Corona-compensatie voor omzetderving van zorgorganisaties en vervoersbedrijven, vergoeding van meerkosten als gevolg van Corona en wordt ook Dongen geconfronteerd met wegvallende inkomsten. De extra maatregelen die Dongen moet treffen en de aanvullende taken die naast het “gewone” werk van Dongen moeten worden uitgevoerd kosten geld. Het Rijk compenseert gemeenten onder voorwaarden zoveel mogelijk extra Corona-gerelateerde kosten. Dongen verwacht voor dit jaar als gevolg hiervan een beperkte financiële impact. De Coronacrisis kan ook in volgende jaren nog een stevige impact hebben op de financiën van Dongen. Gelet op het voorgaande is het van belang om in ieder geval: de omzetderving en extra kosten door de uitbraak van het Coronavirus nauwkeurig te registreren en te monitoren; goed en tijdig geïnformeerd te blijven over de financiële schade van de gemeente en verbonden partijen (bijv.

GR Hart van Brabant) en in dialoog te gaan met deze partijen en het Rijk en te blijven over de compensatie daarvan; scenario’s uit te werken van de te verwachten financiële resultaten over 2021 en verder; op basis van vorenstaande scenario-analyse een nadere impact-analyse uit te voeren voor bijvoorbeeld: o

benodigde uitstel van investeringen of benodigde additionele investeringen;

o

de keuzes, de plannen en de ambities onderliggend aan de meerjarenbegroting.

Het vorenstaande heeft uiteraard de aandacht binnen Dongen. Corona heeft ook gevolgen voor de verantwoordings- en controlecyclus voor 2020. In de volgende paragraaf gaan wij hier nader op in.

Verstegen accountants en adviseurs

Managementletter 2020 Gemeente Dongen

Pagina 7

3.2 . V erantwoording en contro le Corona -co mpensatie Vanaf 1 maart 2020 zijn gemeenten verantwoordelijk voor het uitvoeren van de Tozo-regeling (Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers). Het Rijk heeft bewust gekozen voor een regelarme regeling en heeft zodoende bijgedragen aan de snelle uitvoering en het verstrekken van uitkeringen aan ondernemers met financiële problemen. Het Rijk heeft daarnaast een moreel appel gedaan aan ondernemers om alleen van de regeling gebruik te maken als het echt nodig is. Er bestaat voor de gemeente hierdoor een risico van oneigenlijk gebruik van Tozo door ondernemers. De Tozo 1 wordt voor Dongen uitgevoerd door de gemeente Tilburg, de Tozo 2 en 3 voert Dongen in eigen beheer uit. Er zijn tijdens het schrijven van deze managementletter voor gemeenten nog veel onduidelijkheden en nog niet helemaal is bekend op welke wijze de controle en verantwoording van de Tozo door Dongen zal worden vormgegeven. Er zal zeer waarschijnlijk per Tozo-regeling (Tozo 1, Tozo 2 en Tozo 3) een SiSa-bijlage komen voor opname in de jaarrekening. Vanuit Divosa (Kennis-, netwerk en belangenbehartiging van en door leidinggevenden in het sociaal domein) is inmiddels ook een document ‘Rechtmatigheid en Financiële verantwoording Tozo’ opgesteld welke voortdurend wordt geactualiseerd.

Op basis van de versie van 6 oktober 2020 is duidelijk dat voor Tozo 1 sprake is van een ‘hardheidsclausule’. De Tozo kent verschillende rechtmatigheidseisen. Voor wat betreft Tozo 1 is besloten – mede met het oog op de ‘hardheidsclausule’ – een strikt onderscheid te maken tussen fundamentele rechtmatigheidseisen, belangrijke rechtmatigheidseisen en formele rechtmatigheidseisen. Het onderscheid tussen fundamentele en belangrijke rechtmatigheidseisen is gemaakt omdat fouten en onzekerheden ten aanzien van deze eisen verschillende consequenties hebben voor de Rijksvergoeding aan gemeenten. Rechtmatigheidsfouten en onzekerheden inzake belangrijke rechtmatigheidseisen worden onder voorwaarden onder de werking van de hardheidsclausule gebracht. Dit betekent dat dan voorkomen kan worden dat fouten en onzekerheden ten aanzien van de belangrijke rechtmatigheidseisen tot een korting op de hoogte van de Rijksvergoeding leiden. Voor Tozo 2 en 3 is er geen onderscheid tussen fundamentele en belangrijke rechtmatigheidseisen. Mogelijk verstrekt het Rijk nadere handvatten, normen en eisen voor de controle op de Tozo-regeling door de gemeente en de accountant.

Verstegen accountants en adviseurs

Managementletter 2020 Gemeente Dongen

Pagina 8

Voor het opstellen en controleren van de jaarstukken 2020 hebben wij de volgende specifieke aandachtspunten geïnventariseerd: eventuele negatieve beïnvloeding van de kwaliteit van de interne beheersingsmaatregelen, bijvoorbeeld doordat medewerkers thuiswerken/ thuis hebben gewerkt; uitvoeren van interne controles op de verschillende Tozo-regelingen om zekerheid te verkrijgen over de rechtmatigheid van deze uitgaven; bepalen van de in de jaarrekening te verwerken vergoedingen Corona, zoals de Rijksbijdrage Tozo; duidelijkheid krijgen over de controle op inkomsten uit eigen onderneming (officieel standpunt vanuit SZW nog te ontvangen) en het urencriterium officieel standpunt vanuit inlichtingenbureau en of het ministerie van SZW nog te ontvangen). De VNG heeft het advies gegeven om een (concept) controleplan op te stellen van beheersmaatregelen en controles en om dit controleplan voor te leggen aan het college van Dongen. In dit plan wordt beschreven op welke wijze tijdens de aanvraag, het verstrekken van de uitkering en na beëindiging door Dongen wordt gecontroleerd op rechtmatigheid. Dongen is in nauw overleg met de gemeente Tilburg over de inrichting van de hercontrole op de uitkeringen die zijn gedaan in het kader van Tozo 1. Hiervoor is reeds een plan van aanpak opgesteld, welke is vastgesteld door het directieteam van uw gemeente.

Wij streven er naar om bij het uitvoeren van onze controlewerkzaamheden de hiervoor genoemde aandachtspunten zoveel mogelijk te integreren in onze reguliere aanpak. Tegelijkertijd is niet te voorkomen dat deze ontwikkelingen zullen leiden tot extra inspanning van uw gemeente en extra controlewerkzaamheden en -kosten van Verstegen.

3.3 . Re chtmatigheid sverantwoording 20 21 Er ligt een wetswijziging op de stapel waardoor vanaf 2021 het College van B&W van een gemeente (en het dagelijks bestuur van een gemeenschappelijke regeling) verantwoordelijk wordt voor het opnemen van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Hiermee wordt door het college verantwoording afgelegd over de rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. Ofwel, over de naleving van geldende wet- en regelgeving.

Verstegen accountants en adviseurs

Managementletter 2020 Gemeente Dongen

Pagina 9

In de onderstaande tabel wordt zowel de situatie van nu (2020) en straks (2021) weergegeven. Dit door middel van de 3 stappen die genomen dienen te worden met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening.

De wetswijziging onderstreept de politieke aanspreekbaarheid van het college op rechtmatigheid. Daarnaast wil de overheid het gesprek over de rechtmatigheid verplaatsen richting het college en de raad. Op die manier kan de raad zijn controlerende rol beter invullen en is de accountant alleen verantwoordelijk voor de getrouwheidstoetsing. In de controleverklaring van de accountant vervalt het rechtmatigheidsoordeel, wel wordt de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel van de getrouwheidstoetsing. De rechtmatigheidsverantwoording maakt immers onderdeel uit van de jaarrekening. Het is duidelijk dat het proces rondom de rechtmatigheidsverantwoording door de wetswijziging anders moet worden ingericht, evenals het helder krijgen van de nieuwe rollen van alle betrokken partijen. De rechtmatigheidsverantwoording wordt aangeleverd door het college, die hierover in gesprek gaat met de raad. Vervolgens kan de accountant de getrouwheidstoetsing uitvoeren op de jaarrekening, waar de rechtmatigheidsverantwoording een onderdeel van uitmaakt. Is de naleving van regels binnen Dongen nog niet goed geborgd? Dan moet de accountant (meer) steekproeven en controles uitvoeren, om tot een oordeel te kunnen komen over de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording.

Verstegen accountants en adviseurs

Managementletter 2020 Gemeente Dongen

Pagina 10

Uiteraard is het verstandig om op tijd te beginnen, ook al is nog niet definitief dat de rechtmatigheidsverantwoording geldt vanaf het jaar 2021. Vooruitlopend op deze ontwikkeling is een plan van aanpak opgesteld door uw team Control & Advies. Dit is een goede eerste stap op weg naar het kunnen afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording over 2021.

4. Financieel beheer en risicomanagement 4.1 . Re sultaatsontwi kkel ing en financiee l to ezicht Dongen heeft door middel van een tussentijdse bestuursrapportages inzicht verstrekt in de realisatie ten opzichte van de begroting. Wij hebben kennis genomen van deze tussentijdse bestuursrapportages over de maanden januari tot en met mei 2020 die gericht zijn aan de raad. Uit deze cijfers blijkt een geprognotiseerd resultaat van circa € 86.000 positief ten opzichte van een begroot resultaat van € 450.000 positief over geheel 2020. In het geprognosticeerde resultaat zijn incidentele posten begrepen en ook is sprake van enkele onzekere factoren. Het gaat daarbij vooral om: hogere lasten in het kader van de Jeugdzorg en de Wmo, mede door tariefstijgingen; stelpost voor indexaties van baten en lasten; hogere algemene uitkering vanwege de Corona-compensatie. Deze posten zijn per programma en per thema voldoende toegelicht in de genoemde bestuursrapportages. Hierbij is tevens inzichtelijk gemaakt of de afwijkingen structureel of incidenteel van aard zijn. Het is duidelijk dat door Corona sprake is van grote onzekerheid waardoor de voorspellende waarde van tussentijdse cijfers lager is dan gebruikelijk. Aanvullend hebben wij de volgende observaties: 1. De rapportages ogen verzorgd en zijn kort en bondig en daardoor goed leesbaar. 2.

De tweede bestuursrapportage bevat, naast een financiële rapportage, tevens een beleidsmatige rapportage. Hierin wordt per programma en per thema de voortgang beschreven van de beoogde effecten en de opgaven. Dit is positief. Wij geven u hierbij in overweging om te werken met een stoplichtenrapportage, zodat de status per beoogd effect en opgave in één oogopslag inzichtelijk wordt. Wellicht ten overvloede merken wij op dat wij de bestuursrapportages hebben gebruikt om een indruk te krijgen van de financiële gang van zaken en de kwaliteit van de managementinformatie. Wij hebben de bestuursrapportages niet gecontroleerd.

Verstegen accountants en adviseurs

Managementletter 2020 Gemeente Dongen

Pagina 11

In de jaarrekening 2019 bleken enkele budgetafwijkingen die niet tijdig waren gesignaleerd door uw gemeente. Er zijn daarom aanbevelingen gedaan om te komen tot verbetering van het budgetbeheer bij uw gemeente. Recent is een plan van aanpak ‘verbetering budgetbeheer’ opgesteld. Dit plan is een goede eerste stap om te komen tot verbetering van het budgetbeheer. De implementatie van dit plan zal in 2021 plaats moeten vinden.

4.2 . Beg roting en mee rjarenra ming Wij hebben kennis genomen van de Kadernota 2021 en de Programmabegroting 2021-2024. De Kadernota bevat financiële uitgangspunten voor de uitwerking van de Programmabegroting. In de Programmabegroting zijn sluitende exploitaties zichtbaar voor het jaar 2022 tot en met 2024. Het tekort voor het jaar 2021 wordt gedekt vanuit de bestemmingsreserves. Deze worden ingezet voor de doelen waarvoor ze gevormd waren. Het meerjarenoverzicht van de baten en lasten wordt voorafgegaan door het inzicht in de grondslagen bij de ramingen en incidentele effecten. Dit is van toegevoegde waarde voor een ‘zuiver’ beeld van het meerjarenoverzicht. Een belangrijk risico voor de gemeente is de herijking van het gemeentefonds. Deze herijking valt naar verwachting negatief uit voor de kleinere gemeenten. In de begroting is in de raming van de baten uit het gemeentefonds nog geen rekening gehouden met deze negatieve aanpassing. Dit hoeft ook niet omdat de besluitvorming t.a.v. de herijking nog loopt. Wel is een risicoreserve gevormd om dit risico op te vangen. De uitbraak van het Coronavirus verstoort in veel opzichten de reguliere bedrijfsvoering van Dongen. In zowel de Kadernota 2021 als in de Programmabegroting 2021-2024 zijn de eerste mogelijke gevolgen van het Coronavirus verwerkt.

Het feit dat er sprake is van onzekerheden blijkt ook duidelijk uit de Kadernota en de Programmabegroting in de vorm van het schetsen van verwachtingen en scenario’s. Dit bemoeilijkt het inzicht in de besturing van en het toezicht op de daadwerkelijke prestaties.

4.3 . R isi comanagement Dongen besteedt in de begroting en de jaarrekening aandacht aan risicomanagement in de paragraaf ‘Weerstandsvermogen en risicobeheersing’. In de begroting (2021) en de jaarrekening (2019) wordt inzicht gegeven in de onderkende risico’s. In de jaarrekening 2019 zijn ontwikkelingen ten opzichte van het voorgaande P&C-stuk tekstueel én cijfermatig toegelicht. Daarnaast is een opsomming gegeven van de top 5 risico’s.

Verstegen accountants en adviseurs

Managementletter 2020 Gemeente Dongen

Pagina 12

Wij zien dat de opzet van de paragraaf ‘Weerstandsvermogen en risicobeheersing’ in opzet is gewijzigd sinds de begroting 2021. Het inzicht dat deze paragraaf geeft in het risicomanagement van Dongen is hiermee aanzienlijk verbeterd. In de begroting 2021 is namelijk de risicoanalyse onderliggend aan de berekening van de benodigde weerstandscapaciteit in tabelvorm weergegeven. In deze tabel zijn de top 5 structurele en de top 5 incidentele risico’s opgenomen, waarbij tevens is vermeld of het om bestaande of nieuwe risico’s gaat. Deze risico’s zijn onder de tabel tekstueel nader toegelicht. Per risico is het risicoprofiel (laag oplopend naar zeer hoog) bepaald en per risicoprofiel is een gemiddelde kans van optreden ingeschat. Voorts zijn de maximale financiële gevolgen van het optreden van deze risico’s (impact) ingeschat. Kans maal impact geeft tot slot het gewogen risicobedrag per risico weer, waarvan de som de benodigde weerstandscapaciteit vormt. Wij geven u de volgende overwegingen mee voor een mogelijke doorontwikkeling van het proces omtrent het risicomanagement: 1. Licht per risico toe welke ‘aanpak’ (aanvaarden, delen, verminderen, vermijden) gehanteerd is en welke beheersmaatregelen daarbij getroffen zijn door uw gemeente. 2. Licht in volgende P&C-stukken de relevante financiële en niet-financiële ontwikkelingen sinds het voorgaande P&C-stuk toe.

(Waarom) is een risico naar boven of naar beneden bijgesteld? Heeft een risico zich gemanifesteerd of niet, en zo ja; waren de getroffen beheersmaatregelen effectief? 3. Een aanvullende positieve ontwikkeling zou de structurele betrokkenheid van het college en de raad bij het risicomanagement zijn, met de belangrijkste risico’s als een vast agendapunt.

4.4 . F rauderi sicoanalys e Fraudes komen in de praktijk voor bij grote en bij kleine organisaties. De publieke sector is de afgelopen jaren diverse malen opgeschrikt door fraudesignalen. Dit gegeven maakt het voor het college noodzakelijk om een toereikende frauderisicoanalyse op te stellen en periodiek te actualiseren. De gemeenteraad heeft de verantwoordelijkheid om toezicht te houden op de fraudebeheersing door het college. Dongen kent, in lijn met 2019, nog geen geformaliseerde frauderisicoanalyse. Vorig jaar hebben wij met uw medewerkers van het team Control & Advies de ‘Handreiking frauderisicoanalyse’ gedeeld. Ook hebben wij ontwikkelpunten meegegeven bij het opstellen en het formaliseren van de frauderisicoanalyse. Uw gemeente heeft onze aanbevelingen bij dit onderdeel (nog) niet opgevolgd, zodat deze ongewijzigd van kracht blijven. Gelet op de controlerende en toezichthoudende rol van de gemeenteraad is het eveneens aan te bevelen om de frauderisicoanalyse periodiek te agenderen in de gemeenteraad of auditcommissie.

Verstegen accountants en adviseurs

Managementletter 2020 Gemeente Dongen

Pagina 13

5. Administratieve processen 5.1 . Alg eme en In het kader van de controle van de jaarrekening hebben wij de interne beheersing van processen gecontroleerd die van materieel belang zijn voor de jaarrekening van Dongen. De volgende processen hebben wij getoetst tijdens deze interim-controle: Inkopen en aanbestedingen (incl. betalingsverkeer) Investeringen Personeels- en salarisadministratie Subsidies en bijdragen Uitgaven Jeugdzorg en Wmo Uitgaven Participatiewet Uitgaven leerlingenvervoer Leges omgevingsvergunningen Huur- en pachtopbrengsten Grondexploitatie De controlewerkzaamheden zijn in nauw overleg met het controleteam voorbereid door uw team Control & Advies. Hierbij heeft het team Control & Advies zorggedragen voor actuele procesbeschrijvingen en zijn de geselecteerde detailwaarnemingen als eerste beoordeeld door team Control & Advies en waar nodig zijn bevindingen nader onderzocht door het team Control & Advies. Deze controles zijn voor uw organisatie van belang omdat ze inzicht geven in de kwaliteit van de belangrijkste processen en de naleving van de rechtmatigheidseisen waaraan Dongen moet voldoen. Daarnaast kan van deze werkzaamheden, onder voorwaarden, gebruik worden gemaakt bij de accountantscontrole. Naar aanleiding van de interim-controle is een beperkt aantal van onze vragen nog openstaand.

Met het team Control & Advies is afgesproken dat deze vragen op korte termijn zullen worden opgepakt. De eventueel resterende punten zullen wij bij ons volgende controlemoment oppakken. Hierover zullen wij nadere afspraken maken. De samenwerking met uw organisatie is overigens als prettig en constructief ervaren

Verstegen accountants en adviseurs

Managementletter 2020 Gemeente Dongen

Pagina 14

5.2 . Proc esbes chrijv ingen Dongen heeft van de relevante financiële processen beschrijvingen opgesteld waarbij de processtappen zijn uitgewerkt en de belangrijkste interne beheersingsmaatregelen zijn beschreven. Het bestaan van deze processtappen en de beheersmaatregelen is onderbouwd met behulp van printscreens en brondocumentatie. Hiermee heeft Dongen goed inzicht gegeven in de opzet van de processen en de daarin geïmplementeerde beheersmaatregelen.

5.3 . F iscalite iten 5.3 .1. Btw Gemeenten moeten onderscheid maken tussen overheidsactiviteiten (btw via het btw compensatiefonds (bcf)), ondernemersactiviteiten (btw via de Belastingdienst) en fiscaal vrijgestelde activiteiten (kostenverhogende btw). Overheadskosten moeten naar rato worden toegerekend via een forfaitaire mengpercentage. Voor het huidige boekjaar is het forfaitaire mengpercentage toegepast dat uw gemeente in 2017 heeft laten herijken door een door u ingeschakelde externe adviesorganisatie. Ten tijde van de interim-controle hebben wij vernomen dat uw gemeente voornemens is om het forfaitaire mengpercentage aan het eind van het huidige boekjaar opnieuw te laten herijken. Actiepunt: In de managementletter 2019 hebben wij gerapporteerd dat boekingen van btw en bcf op nieuw aangemaakte kostenplaatsen in de financiële administratie foutief plaatsvonden, na uitbreiding van de inrichting van de financiële administratie. Naar aanleiding hiervan hebben wij uw gemeente verzocht om óók voor het huidige boekjaar de btw-labeling in de financiële administratie te controleren. Uw gemeente heeft reeds een externe adviesorganisatie hiertoe de opdracht gegeven. 5.3 .2. V pb Ten tijde van de interim-controle 2020 was de aangifte 2019 nog onderhanden. Dongen wordt hierin bijgestaan door een externe fiscalist.

Actiepunt: Het is van belang dat uw gemeente vóór aanvang van de jaarrekeningcontrole de Vpb-positie 2020 heeft bepaald en onderbouwd.

Verstegen accountants en adviseurs

Managementletter 2020 Gemeente Dongen

Pagina 15

5.4 . M emor iaalboekingen Binnen het proces van het administratief verwerken van memoriaalboekingen in de financiële administratie bestaat functiescheiding tussen het opstellen en het verwerken van memoriaalboekingen. Echter, wij signaleren dat het definitief verwerken van memoriaalboekingen niet met inachtneming van het zichtbare vier-ogenprincipe plaatsvindt. Ons advies: Door functiescheiding aan te brengen tussen het verwerken van memoriaalboekingen en het achteraf zichtbaar controleren van verwerkte memoriaalboekingen wordt het risico op onjuiste verwerking en/of onjuiste memoriaalboekingen ondervangen. Op deze wijze wordt de getrouwheid en de rechtmatigheid van de baten, de lasten en de balansmutaties in de jaarrekening beter gewaarborgd.

5.5 . Inkopen en aanbestedingen (inc lusi ef b etalingsve rkee r) 5.5 .1. Betal ing spr oces In het betalingsproces binnen uw gemeente zijn interne beheersmaatregelen geïmplementeerd om te waarborgen dat betalingen juist en rechtmatig plaatsvinden. Zo is het de beleidsafspraak dat alle facturen > € 5.000 en steekproefsgewijs facturen < € 5.000 in een betaalbatch zichtbaar worden gecontroleerd op juiste bankrekeningnummer en bedrag alvorens de betaalbatch in het banksysteem wordt klaargezet voor betaling. Vervolgens is het in het banksysteem niet mogelijk om betalingen te verwerken zonder de autorisatie van twee hiertoe bevoegde functionarissen. Wij zijn van mening dat deze beheersmaatregelen het risico op onjuiste en onrechtmatige betalingen in voldoende mate afdekt. Wij zijn dan ook voornemens om in onze controleaanpak inzake de betalingen te steunen op deze beheersmaatregelen. Uit onze testwerkzaamheden op de effectieve werking van de genoemde beheersmaatregelen in het betalingsproces, zoals voorbereid door uw team Control & Advies, blijkt dat de controle op juiste bankrekeningnummer en bedrag niet altijd zichtbaar is vastgelegd op de betreffende betaalbatches (enkele controletekens ontbreken). Echter, uit onze hercontrole, op basis van de onderliggende facturen, blijken er geen bijzonderheden.

Actiepunt: Wij beschouwen de ontbrekende controlevastleggingen bij het bankrekeningnummer, het bedrag of beide aspecten van de betreffende facturen als ‘slordigheidsfoutjes’. Met name omdat er uit de hercontrole geen aanleiding blijkt om de juistheid en de rechtmatigheid van deze facturen in twijfel te trekken. Zodoende verzoeken wij u om er scherper op toe te zien dat deze controlevastleggingen zorgvuldig en consistent plaatsvinden. Verstegen accountants en adviseurs

Managementletter 2020 Gemeente Dongen

Pagina 16

5.5 .2. Aa nbestedi ngen Het inkoop- en aanbestedingsproces is binnen Dongen decentraal belegd. De verantwoordelijkheid voor het op een rechtmatige wijze verrichten van inkopen en aanbestedingen ligt bij de budget verantwoordelijken per afdeling. Bij de interim-controle is een steekproef uitgevoerd op de kosten. 18 van de 38 waarnemingen zijn uitgaven waar geen aanbesteding op van toepassing is. Dit zijn betaalde belastingen, bankkosten, exploitatiebijdragen, e.d. Bij de resterende 20 waarnemingen is er 1 onzekerheid ten aanzien van de naleving van interne aanbestedingsregels geconstateerd, als gevolg van ontbrekende dossierstukken. Overigens is er bij deze waarneming ook geen bewijs van prestatielevering aangeleverd voor onze controle. Bij 2 waarnemingen is er sprake van een afwijking ten aanzien van interne aanbestedingsregels. Onderbouwd met een afwijkingsbesluit van het college zijn de betreffende opdrachten enkelvoudig (in plaats van meervoudig) onderhands aanbesteed. Op basis van deze steekproefresultaten concluderen wij dat uw gemeente scherper toeziet op het motiveren van afwijkingen ten aanzien van interne aanbestedingsregels middels een afwijkingsbesluit. Dit was tevens een adviespunt in onze managementletter 2018. 5.5 .3.

Overige bevind ingen Bij 4 van de 20 aanbesteedbare waarnemingen in de steekproef is geconstateerd dat er geen aansluiting met de onderliggende opdracht of overeenkomst gemaakt kan worden vanwege ontbrekende dossierstukken, verouderde afspraken of mondelinge afspraken. Adviespunt: Wederom adviseren wij u om erop toe te zien dat opdrachten te allen tijde schriftelijk worden verstrekt/vastgelegd. Indien deze opdrachten en afspraken consistent worden geregistreerd en gearchiveerd, is het mogelijk om de controle in de eerste lijn en de interne controle op ontvangen facturen hiermee efficiënter te laten verlopen en dus te verbeteren. Deze bevinding ziet toe op intern beleid en heeft daarom geen gevolgen voor het getrouwheids- en/of rechtmatigheidsoordeel bij de jaarrekening.

5.6 . Investe ringen Uit de jaarrekeningcontrole 2019 waren er twee kredietoverschrijdingen gebleken die meetelden in ons rechtmatigheidsoordeel. Hierover hebben wij gerapporteerd in ons accountantsverslag. In vervolg hierop blijkt uit de interimcontrole van het huidige boekjaar dat de inrichting van de financiële administratie de volledigheid van de beschikbare (restant)kredieten in onvoldoende mate waarborgt.

Verstegen accountants en adviseurs

Managementletter 2020 Gemeente Dongen

Pagina 17

Investeringskredieten die vanaf of gedurende 2020 beschikbaar zijn gesteld door de raad, zijn verwerkt in de financiële administratie. Voor deze kredieten geldt dat de uitnutting hiervan geautomatiseerd gemonitord kan worden. Reeds (vóór 2020) lopende investeringskredieten zijn niet verwerkt in de financiële administratie. De uitnutting van deze kredieten dient extracomptabel gemonitord te worden. Dit gebeurt tussentijds niet. Mede hierdoor is het tijdig signaleren van overschrijdingen en het tijdig melden hiervan bij de raad niet adequaat gewaarborgd in het proces. Uit een steekproefsgewijze vergelijking bij de interim-controle is één kredietoverschrijding gebleken. Actiepunt: Naar aanleiding van de geconstateerde kredietoverschrijding, is door uw team Control & Advies tussentijds een integrale vergelijking gemaakt tussen de (restant)kredieten enerzijds en de uitnutting hiervan anderzijds. Hieruit is gebleken dat de kredietoverschrijdingen vooralsnog binnen de goedkeuringsmarges voor de jaarrekening blijven en daarmee (nog) geen gevolgen heeft voor de strekking van de controleverklaring. Wij benadrukken het belang van het tijdig (vóór balansdatum) signaleren van overschrijdingen en het tijdig melden hiervan bij de raad voor de begrotingsrechtmatigheid.

Adviespunt: Wij adviseren u om na te gaan welke (systeemtechnische) mogelijkheden er zijn om de (restant)kredieten volledig te verwerken in de financiële administratie, zodat de uitnutting hiervan geautomatiseerd gemonitord kan worden.

5.7 . Subsid ies en bijdragen Dongen besteedt materiële bedragen aan subsidies en bijdragen. Het is daarom van belang dat deze subsidies en bijdragen op basis van een zorgvuldig proces worden verstrekt en dat waar nodig achteraf wordt getoetst of de verstrekte subsidies en bijdragen rechtmatig zijn verstrekt. Controle op de naleving van de subsidievoorwaarden is belegd bij een beleidsmedewerker. Uit de procesbeschrijving blijkt geen actieve bewaking op de tijdige toekenning aan de subsidieontvangers en de tijdige verantwoording door de subsidieontvangers. Uit de detailcontrole op de subsidietoekenningen 2020 en -vaststellingen 2019 blijkt dat subsidieontvangers niet altijd tijdig de aanvraag en verantwoording indienen. Daarnaast blijkt uit de detailcontrole dat de besluitvorming door de gemeente ook niet altijd tijdig plaatsvindt. Adviespunt: Wij adviseren u (opnieuw) om termijnbewaking te organiseren ten aanzien van de subsidieverstrekkingen.

Verstegen accountants en adviseurs

Managementletter 2020 Gemeente Dongen

Pagina 18

5.8 . U itgaven Jeugdzorg en Wmo De uitgaven Wmo en Jeugdwet vormen sinds de decentralisatie van het rijk naar de gemeenten een substantieel deel van de gemeentelijke uitgaven. Dit is in het huidige boekjaar niet anders. De controle op deze uitgaven is complex, omdat de prestatielevering niet aan de gemeente zelf plaatsvindt maar aan de burgers die de zorg ontvangen. Uw gemeente was voornemens om in samenwerking met de gemeente Tilburg huisbezoeken te gaan afleggen om extra zekerheid te verkrijgen over de prestatielevering van de geleverde zorg. In verband met de uitbraak van het Coronavirus en de getroffen maatregelen als gevolg hiervan is er (nog) geen vervolg gegeven aan dit voornemen. 5.8 .1. Zo rg in na tur a Over de eerste helft van 2020 zijn er 7 Jeugdzorg- en 17 Wmo-dossiers geselecteerd ten behoeve van de detailcontrole op het gemeentelijk toewijzingsproces van de zorg. Hieruit blijken met name formele procedurefouten zonder financiële gevolgen, zoals de volledigheid en de consistentie van de dossiervorming, overschrijding van wettelijke beslistermijnen, afgeven van toekenningsbeschikkingen met terugwerkende kracht en vastleggingen bij verificatie van het identificatiebewijs. Actiepunt: Bij 2 Wmo-dossiers zijn financiële onzekerheden gebleken. Uw gemeente is bezig dit te herstellen.

Dit benadrukt het belang van het zorgvuldig vastleggen van overwegingen in het toewijzingsproces van de zorg en het consistent volgen van het beleid hieromtrent. Uw gemeente heeft de uitvoering van de Jeugdzorg uitbesteed aan de Regio Hart van Brabant. Controle en verantwoording zijn daarmee een verantwoordelijkheid van deze Regio. Bij de controle van de gemeentelijke jaarrekening is in voorgaande jaren gebleken dat de definitieve jaarrekening en de afrekening van deze Regio te laat werd opgeleverd om nog verwerkt te kunnen worden in de gemeentelijke jaarrekening. Door de Regio Hart van Brabant is reeds aangekondigd dat dit ook de verwachting is voor de jaarrekening(controle) 2020. Er wordt daarom intensief contact onderhouden met deze Regio en samen met de Regio en de andere gemeenten is overleg om te komen tot een oplossing voor dit probleem. Hierbij moet worden opgemerkt dat door de gevolgen van Corona sprake is van een ongewoon jaar, waardoor het risico bestaat dat zorguitgaven onvoorspelbaarder zijn dan eerdere jaren en verantwoordingen van zorgaanbieders mogelijk later dan gebruikelijk worden ontvangen.

Verstegen accountants en adviseurs

Managementletter 2020 Gemeente Dongen

Pagina 19

5.8 .2. Persoo nsgeb onden b udget Het is mogelijk de zorg niet in natura, maar via een zogenaamd persoonsgebonden budget (PGB) aan te vragen. De uitvoering van de PGB’s verloopt via de Sociale Verzekeringsbank (SVB). Dit geldt ook voor de controle op de rechtmatigheid. De gemeente heeft hier geen invloed op. De accountant van de SVB heeft in voorgaande jaren een afkeurende controleverklaring verstrekt bij de PGB-verantwoording van de SVB. Onzeker is of het voor 2020 wel lukt om tot een goedkeurend oordeel te komen. De SVB voert geen controles uit op de prestatielevering. Dit zorgt ervoor dat bij een goedkeurende controleverklaring voor het SVB, gemeenten zelf nog moeten aantonen dat de prestaties zijn geleverd voor de verstrekte PGB’s. Dongen voert momenteel geen controles uit op de prestatielevering voor de PGB’s. Wij geven in overweging om hier door middel van een risicogerichte aanpak wel invulling aan te geven. Vooralsnog betekent dit dat de uitgaven PGB als onzeker zullen worden aangemerkt in de jaarrekening.

5.9 . U itgaven Partic ipatiew et De bijstandsuitkeringen worden door Dongen in eigen beheer uitgevoerd. Interne controle is op twee plaatsen in de organisatie belegd. In het proces is kwaliteitstoetsing ingebouwd waarbij naast rechtmatigheid van de uitkeringen ook getoetst wordt op naleving van plichten, maatregelen en andere kwaliteitsaspecten. Uw team Control & Advies voert daarnaast detailcontroles uit op de rechtmatigheid van de uitgaven. Over de eerste helft van 2020 zijn er 16 Participatiewet-dossiers (excl. Tozo) geselecteerd ten behoeve van de detailcontrole op het gemeentelijk toewijzingsproces van de uitkering. Hieruit blijken met name formele procedurefouten zonder financiële gevolgen, zoals de volledigheid en de consistentie van de dossiervorming en gebrekkige motivatie in de toekenningsbeschikking. Daarnaast zijn er over de eerste helft van 2020 10 Tozo-dossiers geselecteerd. Bij 4 Tozo-dossiers is de noodzaak tot het uitvoeren van een nader (fraude)onderzoek vastgesteld. Bij 2 hiervan gaat het om mogelijk te veel uitbetaalde uitkering en bij de andere 2 gaat het om de twijfel omtrent de volledigheid van de door de ondernemer opgegeven inkomsten. Ten tijde van de uitvoering van de interim-controle worden er door uw gemeente diverse acties ondernomen om de rechtmatigheid van de Tozo-uitkeringen vast te stellen.

Zo worden de door de onderneming opgegeven inkomsten steekproefsgewijs gecontroleerd en wordt er geacteerd op signalen van oneigenlijk gebruik, waaronder samenloopsignalen van Stichting Inlichtingenbureau. Dit is positief.

Verstegen accountants en adviseurs

Managementletter 2020 Gemeente Dongen

Pagina 20

Graag denken wij met u mee over de resultaten van de acties die ondernomen worden ten aanzien van de rechtmatigheid van de Tozo-uitkeringen en de eventuele vervolgstappen die u zet in navolging hiervan. Dit is mede van belang voor de voorbereiding van onze controle op de verantwoording van de Tozouitkeringen middels de SiSa-bijlage bij de jaarrekening 2020.

5.1 0. Grond explo itatie In 2019 zijn diverse grondexploitaties in exploitatie genomen. Dongen heeft nu een zevental actieve grondexploitaties. Met uw gemeente is afgesproken dat de controle op de waardering van deze nieuwe grondexploitaties ruim voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole zal worden uitgevoerd. De waardering van de projecten in de jaarrekening is gebaseerd op grondexploitatieberekeningen. De grondexploitatieberekeningen worden tweejaarlijks voorafgaand aan het opstellen van begroting en jaarrekening geactualiseerd. Uit de gesprekken die wij al hebben gevoerd met uw medewerkers maken wij op dat u veel tijd en aandacht besteedt aan het proces van totstandkoming van kwalitatieve en betrouwbare grondexploitatieberekeningen. Onze indruk is dat de uitgangspunten en onderbouwingen (externe ramingen, taxaties, recent plaatsgevonden transacties en gesloten contracten) zijn gebaseerd op gedegen onderzoek door en namens de gemeente. Wij hebben afspraken gemaakt met Dongen dat wij voor onze toets op de grondexploitaties gebruik kunnen maken van door Dongen aan te leveren informatie, documentatie, analyses en position papers. Onze bevindingen zullen wij rapporteren in ons accountantsverslag bij de jaarrekening.

6. ICT-management en informatiebeveiliging 6.1 . Alg eme en Dongen heeft het technisch beheer van de IT-infrastructuur en het databasebeheer ondergebracht bij de gemeente Tilburg. Het functioneel beheer en het applicatiebeheer heeft uw gemeente in eigen beheer. Uit de interimcontrole zijn er op het gebied van IT geen ontwikkelingen of bijzonderheden gebleken.

Verstegen accountants en adviseurs

Managementletter 2020 Gemeente Dongen

Pagina 21

6.2 . Inzicht in het I CT -landschap en beheer si ngsmaatregel en Om inzicht te krijgen in het ICT-landschap van Dongen hebben wij informatie opgevraagd over: het netwerk, de besturingssystemen en dataverbindingen en de beveiligingsmaatregelen voor inbreuk vanuit en van buiten de organisatie; de in gebruik zijnde hardware en de daarbij behorende fysieke en logische (toegangs)beveiliging; de positionering en inrichting van de ICT-organisatie, het systeembeheer en de procedures voor het implementeren van systeemwijzigingen (changemanagement); back-upprocedures en uitwijkmogelijkheden; de belangrijkste applicaties, gegevensopslag en -uitwisseling, het applicatiebeheer en de logische toegangsbeveiliging. Deze informatie vormt een belangrijke basis voor het inzicht in de opzet van het ICT-management binnen Dongen en het onderkennen van eventuele risico’s voor de betrouwbaarheid, continuïteit en beveiliging van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Ons is (opnieuw) gebleken dat de hiervoor genoemde informatie binnen Dongen in belangrijke mate beschikbaar is in de vorm van schema’s, beschrijvingen, etc.

6.3 . Aandachtspunten ICT In de managementletter 2019 hebben wij gerapporteerd over een zekere stilstand in de destijds onderhanden zijnde verbeteracties die waren opgezet naar aanleiding van de aanbevelingen die waren gebleken uit de rapportage IT-audit 2017. De verbeteracties zien toe op een zevental niet-effectieve IT-beheersmaatregelen. Deze zijn in het huidige boekjaar niet verder opgepakt, zodat onze eerdere aanbeveling van kracht blijft. Adviespunt: Geef opvolging aan de niet-effectieve IT-beheersmaatregelen en zorg voor actieve bewaking van de verbeteracties naar aanleiding van de uitgevoerde IT-audit 2017.

Verstegen accountants en adviseurs

Managementletter 2020 Gemeente Dongen

Pagina 22

7. Vooruitblik externe verantwoording 20 20 U streeft ernaar de jaarstukken april 2021 aan te bieden voor controle. Van belang is dat er bij de start van de jaarrekeningcontrole een complete set van jaarstukken met onderliggend jaarrekeningdossier aanwezig is. Aan uw gemeente zal een lijst van op te leveren stukken verstrekt worden ten behoeve van het balansdossier. Daarnaast zien wij graag vóór aanvang van de jaarrekeningcontrole dat de hierboven genoemde actiepunten ter hand zijn genomen.

8. Slot Wij vertrouwen erop u met deze managementletter een goed beeld te hebben gegeven van onze bevindingen en aanbevelingen bij de controle van de belangrijkste interne beheersingsmaatregelen. Wij adviseren om de in dit verslag opgenomen bevindingen en aanbevelingen te evalueren en op te nemen in een actieplan. Desgewenst kunnen de verantwoordelijke functionarissen altijd contact met ons opnemen om nader van gedachten te wisselen. Wij zijn uiteraard graag bereid om een en ander nader toe te lichten.

Verstegen accountants en adviseurs

Managementletter 2020 Gemeente Dongen

Pagina 23

9. Bijlage follow-up voorgaande rapportages In eerdere managementletters en accountantsverslagen bent u geadviseerd over verbeteringsmogelijkheden in de interne beheersing. Met betrekking tot de opvolging van de betreffende aanbevelingen merken wij het volgende op: Score

Betekenis Aanbeveling opgevolgd. Deels opgevolgd. Genoemde adviespunt is nog ter opvolging. Aanbeveling niet opgevolgd.

Bevinding rapportage 2019

Opvolging in 2020

Status

Algemeen Indien nodig, actualiseren van het normenkader 2017

Voor boekjaar 2019 is een geactualiseerd normenkader ontvangen

Het vaststellen van een geformaliseerde frauderisicoanalyse

Dit blijft onderhanden

Het aanvullen van de procesbeschrijvingen met 5 aanvullende vragen

Opgevolgd of onderbouwd niet opgevolgd

Inkoop- en betalingen Afwijkingsbesluit met motivering over afwijking van het interne aanbestedingsbeleid te laten vaststellen door het college en op te nemen in het inkoopdossier

Uit de detailcontroles blijkt dat dit is opgevolgd

Adviespunt: Schriftelijke vastlegging van afspraken en opdrachten, bijvoorbeeld door het via de email bevestigen van de mondeling gemaakte afspraken. Verder geven we in overweging om de archivering van opdrachten te verbeteren

Uit de detailcontroles blijkt dat dit een aandachtspunt blijft

Verstegen accountants en adviseurs

Managementletter 2020 Gemeente Dongen

Pagina 24

Personeel- en salarisadministratie Leg in de procesbeschrijving personeel duidelijk vast op welke wijze het autorisatiebeheer tussen Dongen en het salarisbureau is geregeld en toets zichtbaar de naleving hiervan

Niet opgevolgd

Doelgroepenvervoer Afstemming met regiovervoer MiddenBrabant over de toekenningen voor het vervoer en de facturen en de controle op de prestatielevering van het vervoer

Opgevolgd door middel van een accountantsrapportage van regiovervoer

Subsidies en bijdragen Termijnbewaking te organiseren ten aanzien van de subsidies

Niet opgevolgd

Adviespunt: Het uitvoeren van fiscale toetsing op de subsidies die de afgelopen jaren zijn omgezet in opdrachten.

Dongen beschouwt dit als een risico voor de inkooprelaties (die voorheen gesubsidieerd werden). Dongen zal deze relaties op dit risico wijzen

Btw/BCF Adviespunt: laat voor boekjaar 2019 de wijze waarop de btw en de BCF wordt geboekt in de financiële administratie door een externe specialist op fiscaal gebied controleren en richt de financiële administratie in op basis van de uitkomsten van deze controle.

Gemeente is voornemens om het forfaitaire mengpercentage aan het eind van het huidige boekjaar opnieuw te laten herijken

Adviespunt: wij adviseren een procesbeschrijving op te stellen voor de processen rondom btw/BCF.

Niet opgevolgd

ICT Geef actieve invulling aan de geconstateerde verbeterpunten en zorg voor actieve bewaking van opvolging van de verbeteracties naar aanleiding van de uitgevoerde IT-audit

Verstegen accountants en adviseurs

Niet opgevolgd

Managementletter 2020 Gemeente Dongen

Pagina 25

ACV 2019 Advies: grondexploitatie Adviespunt: uitgaven en inkomsten conform de kostensoorten in de raming verantwoorden. Dit ten behoeve van de vergelijkbaarheid en analyse.

Verstegen accountants en adviseurs

Nog op te volgen bij de JR 2020

Managementletter 2020 Gemeente Dongen

Pagina 26