2020-006346 RV- 3. Bijlage 20201204 Uitwerking BC Entree

UITWERKING BUSINESSCASE DE ENTREE PROJECTTEAM BC ENTREE D.D. 15 DECEMBER 2020

Inhoud ■ Bestuursopdracht ■ Uitwerking subopdracht 1 ■ Uitwerking subopdracht 2 ■ Uitwerking subopdracht 3 ■ Mogelijke toekomst scenario’s

Bestuursopdracht (1)

Bestuursopdracht (2)

SUB OPDRACHT 1 EVALUEREN GEZAMENLIJKE WERKWIJZE DE ENTREE

Aanpak evalueren gezamenlijke werkwijze de Entree De evaluatie heeft plaatsgevonden in mei en juni 2020 en geeft input voor de doorontwikkeling van de Entree. De gezamenlijke werkwijze (op operationeel niveau) van team Entree is geëvalueerd door middel van het voeren van diverse evaluatie gesprekken. Er is gesproken met verschillende betrokken partijen: - Gemeente Dongen team Entree - IMW - MEE - Contour de Twern - SWOD Er is onderzocht welke (uitvoerende) werkafspraken met betrekking tot de werkwijze en samenwerking in het verleden zijn bepaald, welke afspraken zijn er gemaakt, hoe deze gevolgd worden en waar

IMW

SWOD

Gemeen te Dongen Conto ur de Twern

MEE

Gesprek leidraad evaluatie gezamenlijke werkwijze team Entree

Samenvatting evaluatie – wat gaat er Er wordt veel als positief ervaren door de partners, dit is iets waar we trots op mogen zijn. goed? Dit biedt een goede basis om samen op door te bouwen.

Dagelijkse samenwerking

• Goede samenwerking op casusniveau • De samenwerking wordt steeds meer versterkt • Prettig contact, er is veel geïnvesteerd in het onderlinge contact

Korte lijnen

• Indien mogelijk lopen partijen gemakkelijk bij elkaar binnen • Het ketenpartneroverleg (IKS) is geoptimaliseerd en wordt als zeer prettig ervaren

Elkaar vinden

• Men weet elkaar te vinden • Men leert elkaar steeds beter kennen • Prettig om samen in een gebouw te werken (gemeente en IMW)

Ondanks dat er geen vaste (werk) afspraken zijn verloopt de samenwerking binnen de Entree goed, er zijn nog veel onbenutte kansen. Alle betrokken partijen hebben de evaluatie en de manier waarop de gesprekken gevoerd zijn als prettig ervaren.

Samenvatting evaluatie – wat kan er Bij de betrokken partijen speelt de vraag: wat verstaan we onder de Entree? Door het gebrek beter? aan een gezamenlijke missie en visie is het moeilijk tot onmogelijk om werkafspraken te maken. Deze werkafspraken zijn nodig voor de uitvoering zodat het voor iedere partij duidelijk is wat anderen van hen verwachten.

Missie, visie en doelstellingen

• Ontbreken al vanaf het begin, hoe lopen de processen? • Behoefte aan rode draad/ kapstok/ duidelijkheid • Gezamenlijk opstellen, regelmatig evalueren en bijstellen

Werkafspraken

• Protocollen ontbreken • Verschillende werkwijzen per medewerker • Geen vaste contactmomenten en contactpersonen • Niet altijd inzicht in elkaars werkwijze

Verwachtingsmanagement

• Verschillende verwachtingen bij quickscan • Verschillende verwachtingen bij doorverwijzen • Afspraken voor overdracht client ontbreken • Op het gebied van preventie is meer mogelijk

Lessons learned n.a.v. Corona situatie

Team Entree van de gemeente Dongen heeft naar aanleiding van de Corona situatie de huidige werkwijze met elkaar bekeken en gekeken hoe deze zo efficiënt en slim mogelijk ingericht kan worden (op basis van de ervaringen uit de Corona periode). De volgende lessons learned zijn hieruit naar voren gekomen: ■ In alle drie de subteams is de grootste verandering in coronatijd het wegvallen van huisbezoeken en persoonlijk contact. Voor Wmo en jeugd hoeven huisbezoeken niet altijd plaats te vinden en kan het soms ook digitaal. Huisbezoek bij procesregie is noodzakelijk. Verder heeft er qua werkproces weinig veranderingen plaatsgevonden. ■ De werkprocessen jeugd en Wmo zijn vorig jaar geoptimaliseerd en procesregie loopt nog. Bij die werkprocesoptimalisatie is uitgebreid gekeken naar efficiënter werker waardoor hier nu weinig mogelijkheden meer worden gezien. ■ Als medewerkers vaker thuis willen werken is dat mogelijk, als er maar wel een minimale bezetting is op De Entree en er enigszins zicht is op wat men thuis doet. ■ Bij structureler thuiswerken is het wenselijk dat dit wordt gefaciliteerd vanuit de organisatie. ■ Indien nodig kunnen overleggen digitaal plaatsvinden, maar voor teamoverleg gaat de voorkeur uit naar overleg op kantoor. Verder zal er bij een extern overleg met veel reistijd steeds afgewogen moeten worden of het ook mogelijk is om digitaal aan te sluiten.

■ Het is prettig als bij grote drukte de verschillende subteams elkaar ondersteunen. Je kunt gebruik maken van elkaars expertise en de werkdruk met elkaar dragen. Er moet nog verder gekeken worden hoe we dit kunnen behouden of uitbreiden. ■ De zorg die er voor elkaars welzijn is tijdens casuïstiek willen we behouden.

SUB OPDRACHT 2 EVALUEREN SAMENWERKING KETENPARTNERS

Aanpak evalueren samenwerking ketenpartners De evaluatie heeft plaatsgevonden in mei en juni 2020 en geeft input voor de doorontwikkeling van de Entree. De ketenpartnersamenwerking (op strategisch niveau) is geëvalueerd door middel van het voeren van diverse evaluatie gesprekken. Er is gesproken met verschillende betrokken partijen: - IMW - MEE - Contour de Twern - SWOD In deze gesprekken is de huidige samenwerking op contractniveau besproken. Ook is de visie van de partners met betrekking tot de nieuwe inkoop en bijbehorende governance structuur besproken.

IMW

SWOD

Gemeen te Dongen Conto ur de Twern

MEE

Gesprek leidraad evaluatie samenwerking ketenpartners

Onderwerpen van gesprek 1. De huidige officiële (en wellicht officieuze) contractafspraken. Welke rollen vervullen de verschillende partners? Hoe is het afgesproken versus hoe doen we het in de praktijk? 2. Waar zien we hiaten in de ondersteuning in de toegang / voorliggend veld? Bijvoorbeeld gebrek aan passende ondersteuning op een bepaald gebied of vormen van ondersteuning/ professionals/ werkwijzen die niet goed aansluiten, waarbij dat wel van belang is. 3. Hoe presteren de partners in het voorliggend veld. Wat zijn verbeterpunten? 4. Zijn er bepaalde taken die nu in het voorliggend veld zijn georganiseerd die beter bij (medewerkers van) de Entree zouden kunnen liggen (en vice versa)? 5. Welke visie de partners hebben op de nieuwe inkoop als het gaat om samenwerking (governancestructuur)? Welke partners zouden hierbij betrokken moeten zijn?

Samenvatting evaluatie – wat gaat er Er wordt veel als positief ervaren door de partners, dit is iets waar we trots op mogen zijn. goed? Dit biedt een goede basis om samen op door te bouwen.

Dagelijkse samenwerking

• Goede samenwerking tussen partners • De samenwerking wordt steeds meer versterkt • Prettig contact, er is veel geïnvesteerd in het onderlinge contact

Korte lijnen

• Indien mogelijk lopen partijen gemakkelijk bij elkaar binnen • Het ketenpartneroverleg (IKS) is geoptimaliseerd en wordt als zeer prettig ervaren

Elkaar vinden

• Men weet elkaar te vinden • Men leert elkaar steeds beter kennen • Prettig om samen in een gebouw te werken (gemeente en IMW)

Ondanks dat er geen vaste (werk) afspraken zijn verloopt de samenwerking binnen de Entree goed, er zijn nog veel onbenutte kansen. Alle betrokken partijen hebben de evaluatie en de manier waarop de gesprekken gevoerd zijn als prettig ervaren.

Samenvatting evaluatie – wat kan er Bij de betrokken partijen speelt de vraag: wat verstaan we onder de Entree? Door het gebrek beter? aan een gezamenlijke missie en visie is het moeilijk tot onmogelijk om werkafspraken te maken. Deze werkafspraken zijn nodig voor de uitvoering zodat het voor iedere partij duidelijk is wat anderen van hen verwachten.

Missie, visie en doelstellingen

• Ontbreken al vanaf het begin, hoe lopen de processen? • Behoefte aan rode draad/ kapstok/ duidelijkheid • Gezamenlijk opstellen, regelmatig evalueren en bijstellen

Werkafspraken

• Protocollen ontbreken • Verschillende werkwijzen per medewerker • Geen vaste contactmomenten en contactpersonen • Niet altijd inzicht in elkaars werkwijze

Verwachtingsmanagement

• Verschillende verwachtingen bij quickscan • Verschillende verwachtingen bij doorverwijzen • Afspraken voor overdracht client ontbreken • Op het gebied van preventie is meer mogelijk

Samenvatting mening over inkoop 2022 Tijdens gesprekken is de intentie gemeente m.b.t. inkoop voorliggende voorzieningen e.v. meegegeven: • • • •

Partnermodel met onderhandse aanbesteding Positief over toevoeging meerdere partners Één opdracht, voorbereid met partners, looptijd 4 jaar Één integraal manager die verantwoordelijk is voor de opdracht

Reactie van partners:

Draagvlak

• Positieve grondhouding • Graag willen meedenken • Behoud van autonomie

Adviezen

• Globale en flexibele opdracht • Meer focus op inzet voorliggende voorzieningen i.p.v. maatwerk • Focus op integraliteit in werkprocessen partners • Rol geven aan 2e ring van samenwerkingspartners

VERVOLGSESSIE WERKWIJZE EN KETENPARTNERS ENTREE OKTOBER 2020

Vervolgsessie werkwijze en ketenpartners De Entree In oktober 2020 heeft er een vervolgsessie van een dagdeel plaatsgevonden met alle betrokken partijen. De sessie begon met het plenair bespreken van de uitkomsten van de evaluaties. Daarnaast is er gekeken naar de successen die gezamenlijk zijn bereikt en waar uitdagingen liggen voor de komende periode. Ook is er een eerste start gemaakt met het verzamelen van input voor de visie, missie en doelstellingen door het in groepjes beantwoorden van een 5 tal vragen. Er is afgesloten met een aantal concrete verbeteracties om de werkwijze en samenwerking te optimaliseren en afspraken maken over hoe we deze acties samen op gaan pakken.

PLAN

ACT

DO

CHEC K

Vervolgsessie – successen en uitdagingen De sessie begon met het plenair bespreken van de uitkomsten van de evaluaties. Daarnaast is er gezamenlijk gekeken naar de successen die gezamenlijk zijn bereikt en waar uitdagingen liggen voor de komende periode.

Successen

Uitdagingen

+ Dagelijkse samenwerking

- Missie, visie en doelstellingen opstellen

+ Elkaar vinden en korte lijnen

- Werkafspraken maken

Input ophalen We hebben input opgehaald in deze sessie die gebruikt is als basis bij het opstellen van de concept missie, visie en doelstellingen.

Missie

Visie

Doelstellingen

Missie, visie en doelstellingen Er is gewerkt met 5 thema tafels waar de volgende vragen zijn beantwoord: 1. Wat verstaan we onder de “lokale toegang” en wie zijn dat? 2. Hoeveel toegangen tot hulp en ondersteuning zijn er / willen we in de gemeente? 3. Ben je als partnerorganisatie onderdeel van de toegang of sta je ernaast? 4. Wat zijn de belangrijkste doelen van de toegang? 5. Hoe organiseer je de sturing (governance)?

Missie, visie en doelstellingen Hierbij een uitwerking (samengevat) van de opgehaalde input per vraag. 1. Wat verstaan we onder de “lokale toegang” en wie zijn dat? Alle betrokken Samen met de partners hebben inwoner op zoek een rol in de gaan naar de toegang (in de vraag achter de wijk) vraag Oplossingsgericht kijken naar mogelijkheden (in directe omgeving of voorliggend veld)

Laagdrempelige locatie voor stellen van hulpvraag

Missie, visie en doelstellingen Hierbij een uitwerking (samengevat) van de opgehaalde input per vraag. 2. Hoeveel toegangen tot hulp en ondersteuning zijn er / willen we in de De kracht zit hem in gemeente? de nog betere Een goede samenwerking in het voorliggend veld met elkaar en elkaars expertise kunnen delen. Niemand alleen is verantwoordelijk. We moeten dit samen doen.

vraagverheldering is essentieel en daar moeten we met elkaar op insteken.

Hoe kunnen wij meer maatwerk bieden en samen optrekken.

Missie, visie en doelstellingen Hierbij een uitwerking (samengevat) van de opgehaalde input per vraag. 3. Ben je als partnerorganisatie onderdeel van de toegang of sta je ernaast? Als je fysiek bij elkaar in het gebouw zit dan heb je daar veel voordeel bij.

Ook als een inwoner doorverwezen wordt dan is het fijn als er terugkoppeling komt, daar is nog winst te behalen.

Een warme overdracht speelt hier een belangrijke rol in en dit is ook van toegevoegde waarde voor de client.

We moeten de vraag zo laag en ambulant mogelijk oplossen.

Missie, visie en doelstellingen Hierbij een uitwerking (samengevat) van de opgehaalde input per vraag. 4. Wat de belangrijkste doelen van de toegang? De zijn toegang is een centraal aanmeldpunt met korte lijnen waarbij partijen elkaar weten te vinden en op de hoogte zijn van elkaars werk. De toegang is laagdrempeligheid voor alle inwoners en vooral de kwetsbare doelgroepen.

Het is voor iedereen duidelijk wat voor dienstverlening er bij de toegang geleverd wordt.

De doelen moeten concreet en meetbaar zijn in de vorm van KPI’s.

Missie, visie en doelstellingen Hierbij een uitwerking (samengevat) van de opgehaalde input per vraag. 5. Hoe organiseer je de sturing (governance)? We willen niet vanuit sturing wat bedenken maar juist vanuit de inhoud.

Een filosofie op een eenduidige manier van werken, dan kun je het verschil maken.

Een team wat de gemeenschap ondersteunt en representatief is voor de gehele samenleving.

Er gaan in Dongen veel dingen goed waar we veel mee kunnen maar we kunnen er nog veel meer samen uit halen.

Nr.

Actie

Actiehouder

Opmerking

1.

Opstellen concept missie, visie en doelstellingen en dit laten toetsen bij alle betrokken partijen.

Gemeente

Dit wordt meegenomen bij de stip op de horizon en verder uitgewerkt bij het hier en nu optimaliseren.

2.

Opstellen werkafspraken op operationeel niveau

Lianne

Eerste afspraak

3.

Maatpact verder brengen

Angelique

4.

AVG regels -wat is er wel mogelijk?

Petra

5.

Sociale zaken bij IKS uitnodigen en aanbieden bij anderen om keer mee te luisteren

Mandy

Mandy nodigt Latoya uit

6.

Hier en nu optimaliseren (klantreis)

Kirsten

Eerste afspraak, zie onderstaand aanvullende opmerkingen

7.

Stip op de horizon

Petra

Eerste afspraak, Michiel, Gon en Ilja denken graag mee

Myrna, Mandy, Jolanda en Lindsy denken graag mee.

Vervolgsessie werkwijze en ketenpartners De Entree Er is afgesloten met een aantal concrete verbeteracties om de werkwijze en samenwerking te optimaliseren en afspraken maken over hoe we deze acties samen op gaan pakken. Borging Over 3 maanden (in januari) wordt een vergelijkbare vervolgsessie gepland met een terugkoppelmoment over de huidige opdrachten.

SUB OPDRACHT 3 EVALUEREN FYSIEKE HUISVESTING DE ENTREE

Huidige situatie locatie de Entree De Entree is in december 2017 geopend aan de Hoge Ham 104 in Dongen. Vanaf het begin is medehuurder IMW ingestapt, later is ook Thebe aangehaakt. De huidige situatie rondom de locatie van De Entree is geïnventariseerd. Hierbij worden de volgende zaken in kaart gebracht: - Openingstijden en bezoekersaantallen - Klanttevredenheid bezoeken - Inkomende telefoongesprekken, aantallen en piekbelasting - Toegankelijkheid - Huisvestingskosten (incl. medegebruikers IMW en Thebe) - Facilitaire kosten (incl. medegebruikers IMW en Thebe) Deze informatie is verzameld en samengevat op basis van reeds beschikbare gegevens.

Huidige situatie – openingstijden en bezoekers (1) Gemiddeld aantal klanten per dag 2019

De Entree is sinds december 2017 geopend. Sinds de opening is de Entree geopend op maandag t/m donderdag van 8.30 - 17.00u en op vrijdag van 8.30 - 12.30u. Tussentijds is er een avondopenstelling geweest op donderdag tot 19.00u, deze was niet succesvol. In 2019 ontving (t/m de maand oktober) de Entree gemiddeld 16 bezoekers per dag. Hierbij ligt de nadruk van het aantal bezoekers in de ochtend.

januari februari maart april mei juni juli augustus september

15 16 14 15 17 18 16 13 16

oktober

16

Totaal

16

+

Huidige situatie – openingstijden en bezoekers (2) De openingstijden worden per 1 september 2020 aangepast in de vorm van een pilot. Hierbij is de Entree 5 ochtenden in de week geopend van 8.30 – 12.30u.

totaal aantal klanten per maand (naar dagdeel) 450 400 350 300

avond middag ochtend

250 200 150 100 50 0 i i t ar ar ar u u a r n b m ja fe

ril ap

ei m

ni ju

li ju

r r r r s tu be be be be s o m m m t gu te ce ok ve p e o au d n se

Ook de telefonische bereikbaarheid wordt aangepast op de nieuwe openingstijden. In de middag blijft de telefonische bereikbaarheid gewaarborgd via het KCC. Bij spoed kan er doorverbonden worden met collega’s van de Entree (via een beschikbaarheidsrooster). Ook het maken van een afspraak in de middag blijft mogelijk indien gewenst.

Gemeen te Goirle

Rijen Boxtel

Heusden Vlijmen Loon op Zand

Waalwij k

Openingstijden Alleen op afspraak Telefonisch contact maandag, dinsdag en donderdag van 09.00 tot 12.30 uur Werkt enkel met gesprekken bij mensen thuis Maandag, woensdag en vrijdag van 09.00 tot 12.30 uur Telefonisch contact maandag t/m vrijdag tussen 08:30 en 17:00 Maandag t/m vrijdag van 9.00 - 17.00u Maandag t/m donderdag van 9.00 - 12.00u Maandagmiddag van 13.00 - 15.00u Dinsdag- en donderdagochtend van 09:00 tot 10.30 uur, verder op afspraak Telefonisch bereikbaar op maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag van 08:30 tot 12:30 uur en op woensdag van 13:30 tot 17:00 uur Maandag : 13.00 tot 17.00 uur Dinsdag : 09.00 tot 13.00 uur Woensdag : 09.00 tot 17.00 uur Donderdag : 09.00 tot 13.00 uur Telefonisch bereikbaar elke dag tussen 8.30 - 12.30

Zorglokett en in de regio

Huidige situatie – Klanttevredenheid bezoeken In de periode eind november 2018 tot begin februari 2020 zijn cliënten van de Entree gevraagd om een formulier in te vullen over de klanttevredenheid van het bezoek aan de Entree. In totaal zijn er 109 formulieren verwerkt, de resultaten zijn samengevat op de volgende 4 pagina’s.

Huidige situatie – Klanttevredenheid bezoeken Ik kwam naar de Entree omdat ik een vraag had over:

Huidige situatie – Klanttevredenheid bezoeken Ik wist van het bestaan van de Entree door:

Huidige situatie – Klanttevredenheid bezoeken Ik wist waar ik moest zijn met mijn hulpvraag

Ik werd snel geholpen

Ik voelde mij serieus genomen

Informatie en advies

Informatie en advies

Informatie en advies

30 20 10 0

em el H

s en e n lo a a

40 30 s en e n O

t eu N

al ra

ns Ee em el H

s en e l aa

20 10 0

Helemaal oneens

Oneens

20 18 16 14 12 10 8 6 4 2 0

14 12 10 8 6 4 2 Helemaal Oneens o...

Neutraal

Neutraal

Eens

Helemaal eens

Helemaal oneens

Oneens

Intake

Intake

16

0

60 50 40 30 20 10 0

50

Eens

Helemaal ...

Helemaal oneens

Oneens

Neutraal

Neutraal

Eens

Helemaal eens

Eens

Helemaal eens

Intake

Eens

Helemaal eens

20 18 16 14 12 10 8 6 4 2 0

Helemaal oneens

Oneens

Neutraal

Huidige situatie – Klanttevredenheid bezoeken Wat moet vooral zo blijven?

Wat kunnen we verbeteren?

Huidige situatie - telefonie Samenvatting inkomende telefoongesprekken 2019

In 2019 is gebleken dat er op een werkdag gemiddeld 33 inkomende gesprekken zijn. Gemiddeld zijn er dit 4 per uur.

Aantal inkomende gesprekken per maand

Aantal inkomende gesprekken per werkdag

Gemiddeld aantal inkomende gesprekken per werkdag

Gemiddeld aantal inkomende gesprekken per uur

Gemiddeld aantal inkomende gesprekken per uur per maand

Januari

741

35

4

Februari

684

38

4

Maart

634

34

4

April

638

32

4

Mei

606

30

3

Juni

687

38

4

Juli

679

32

Augustus

652

33

September

469

25

3

Oktober

513

24

3

November

491

27

3

December

434

22

3

Totaal

7228

33

4

4 4

Huidige situatie - toegankelijkheid Hierbij enkele clientervaringen op het gebied van toegankelijkheid. ‘Parkeer gelegenheid verbeteren’ ‘Fijne ruimte, ik voel me welkom! ‘Duidelijker aangeven waar de ingang is’

‘De Entree is toegankelijk en laagdrempelig’

‘Hoe kan ik jullie vinden?’ ‘Het was niet duidelijk waar we moesten zijn’

‘Het opstapje aanpassen voor ouderen’

‘Huiselijke sfeer en fijne inloopmogelijkhe id’

‘Open sfeer en lekkere koffie’

‘De toegang werkt verwarrend’ ‘Snel contact en rustige omgeving’

‘De opstap bij de voordeur aanpassen’

Huidige situatie - toegankelijkheid De Entree wordt als laagdrempelig en toegankelijk ervaren. Mensen vinden het prettig dat ze binnen kunnen lopen met vragen, ze voelen zich welkom en vinden dat er een warme, open en huiselijke sfeer hangt. Op het gebied van toegankelijkheid zijn er diverse aandachts- en verbeterpunten: Het is niet voor iedereen duidelijk hoe en waar de Entree te vinden is De ingang is niet voor iedereen duidelijk vindbaar De ingang is niet voor iedereen toegankelijk vanwege de opstap De achterdeur en minder valide ingang is niet optimaal toegankelijk voor rolstoelgebruikers vanwege de draairichting van de deur, de drempel en smalle doorgang De toegangsdeur is niet optimaal toegankelijk vanuit de hal naar de binnenruimte De parkeergelegenheid is verbetering vatbaar

Huidige situatie - huisvestingskosten De gemeente huurt sinds december het gebouw van de Entree aan de Hoge Ham 104. De huisvestingskosten zijn hiernaast weergegeven. Binnen de Entree huren IMW en Thebe een kantoor ruimte en maken zij samen met de gemeente gebruik van de gezamenlijke ruimtes en voorzieningen. De huurovereenkomst is afgesloten per 1 september 2017 en loopt tot 1 september 2023. Drie jaar na ingangsdatum van de huurovereenkomst (met een opzegtermijn van 12 maanden,

Kostenpost (per jaar) Huur Hoge Ham 104 Servicekosten Totale uitgaven Huuropbrengsten IMW Huuropbrengsten Thebe Totale inkomsten Totale huisvestingskosten gemeente (uitgaven inkomsten)

Inkomste Uitgaven n € 57.938 € 9.000 € 66.938 € 14.920 € 12.483+ € 27.403 € 39.535

Wanneer de gemeente gebruikt de overeenkomst vroegtijdig wil beëindigen moet de gemeente een boete voldoen. Deze boete bedraagt: - na 3 jaar (per 31 augustus 2020) € 45.000,00 - na 4 jaar (per 31 augustus 2021) € 30.000,00 - na 5 jaar (per 31 augustus 2022) € 15.000,00

Huidige situatie – facilitaire kosten De facilitaire kosten van de Entree zijn hieronder weergegeven. Dit zijn de begrootte kosten voor 2020 en deze geven een reëel beeld van de daadwerkelijke kosten. In 2019 is er bijna € 23.500,- uitgegeven aan facilitaire kosten voor de Entree. De facilitaire kosten bestaan uit kosten voor onderhoud aan het gebouw en installaties, kosten voor onderhoud en inrichting van apparatuur, kosten voor schoonmaak, koffie automaat incl. toebehoren en kosten voor telefonie. Kostenpost (per jaar) Begroot 2020 Onderhoud gebouwen en installaties € 2.500 Onderhoud/ inrichting apparatuur € 4.000 Schoonhouden gebouwen (incl. schoonmaak € 9.000 artikelen) Koffie, thee, suiker, etc. incl. huur apparatuur* € 4.500 Telefoon: verbruik/ synchronisatie/ etc. € 1.000 + Totale facilitaire kosten gemeente € 21.000 *valt binnen budget gemeentehuis

Huidige situatie – totale kosten

De totale kosten (voor de gemeente Dongen) per jaar komen neer op € 58.000,-. Dit bedrag is een optelsom van de huisvestings- en facilitaire kosten minus de inkomsten vanuit de verhuur van ruimte aan medehuurders IMW en Thebe.

Kostenpost (per jaar) Huisvestingskosten Facilitaire kosten Totale kosten Inkomsten verhuur Totale kosten gemeente (kosten – inkomsten verhuur)

Bedrag € 66.938 € 18.500 + € 85.438 € 27.403 € 58.035

Evaluatie locatie – gesprekken keten partners

MEE geeft aan dat het wenselijk kan zijn om met alle partijen in hetzelfde gebouw te zitten.

IMW is graag onderdeel van de Entree. IMW heeft momenteel een ruimtetekort binnen de Entree (zowel werk- als gespreksruimten).

SWOD is tevreden met de eigen locatie aangezien zij bij de Volckaert zitten (doelgroep ouderen).

Contour de Twern zou graag alle partners in een pand onderbrengen

Evaluatie fysieke locatie Entree – medewerkers gemeente Team Entree ervaart het als prettig een eigen, warme plek te hebben waar men inwoners goed en welkom kan ontvangen in een huiselijke sfeer, mede door de inzet van de gastvrouw. Vanuit de gebruikerservaringen van de afgelopen jaren zijn de volgende pijn/ verbeterpunten met betrekking tot de fysieke locatie van de Entree naar voren gekomen: - De werkruimtes hebben geen luchtbehandeling/ verse lucht toe- en afvoer (afgezien van natuurlijke ventilatie (ramen openen)) waarddoor de werkplekken niet ARBO conform zijn - De werkruimtes zijn in de zomer extreem heet en in de winter koud - De werkruimtes zijn erg druk bezet, er zijn te weinig werkplekken voor team Entree - De lunchruimte is ook deels werkruimte waardoor dit soms storend werkt (overlegplek en werkplek gecombineerd) - De spreekkamers zijn niet te ventileren - De spreekkamers zijn druk bezet (i.c.m. gebruik medehuurder IMW) Team Inkomen Werken vanuit de Entree blijkt voor team Inkomen niet noodzakelijk. Klanten weten team Inkomen telefonisch goed te vinden.

Evaluatie fysieke locatie Entree Nadat stap 1 is uitgevoerd en nadat andere sub opdrachten (evaluaties op het gebied van de gezamenlijk werkwijze binnen de Entree en de ketenpartnersamenwerking) zijn uitgevoerd is de Entree als locatie geëvalueerd. Hier zit een volgordelijkheid in omdat alle verzamelde informatie uit eerdere evaluaties samen de input geven voor het evalueren van de Entree in zijn huidige locatie. Vervolgens zijn de volgende vragen beantwoord: • Faciliteert de huidige locatie de gewenste manier van werken en samenwerken? Vanuit zowel de gemeente als vanuit diverse samenwerkingspartners wordt aangegeven dat het wenselijk is om de samenwerking verder te optimaliseren en intensiveren. Een gezamenlijke huisvesting helpt hierbij en zowel de gemeente als diverse partners staan er voor open om deze optie te onderzoeken en in de toekomst te realiseren, binnen de huidige locatie van de Entree is uitbreiding niet mogelijk. • Vraagt de hernieuwde organisatie van De Entree (gezamenlijke werkwijze en ketenpartnersamenwerking) om een andere locatie of blijft de huidige locatie passend? Zoals hierboven omschreven is de huidige locatie niet passend voor de ontstane behoefte bij

Visie op huisvesting en uitgangspunten Het is in dit deel van de businesscase nog niet mogelijk om een visie op huisvesting en uitgangspunten op het gebied van huisvesting te formuleren. Dit omdat een visie op huisvesting met diverse aspecten en keuzes samen hangt. De Corona situatie, de uitwerking van de hierna genoemde scenario’s en voorgestelde deelprojecten zijn hierop van invloed en daarbij nog andere factoren zoals de ontwikkelingen rondom de huidige locatie van de Entree en het gemeentehuis. Vandaar dat wordt voorgesteld en geadviseerd om dit op een later moment verder op te pakken en uit te werken.

Onderzoek basisconcept dienstverlening aan huis Ook is onderzoek gedaan naar dienstverlening aan huis conform concept Gilze-Rijen. Hierbij is het basisconcept bekeken en dit is op hoofdlijn omschreven.

Identificeren In Gilze-Rijen gaan medewerkers van de gemeente naar mensen thuis om te identificeren als zij echt niet in staat zijn om naar het gemeentehuis te komen. Daarbij wordt de aanvraag voor een ID-kaart ter plaatse getekend. Een inwoner moet via een doktersverklaring aantonen dat ze niet in de mogelijkheid zijn om toch enigszins een drempel te creëren.

Reisdocumenten Verder worden reisdocumenten en rijbewijzen thuis of op het werk bezorgd. Hiervoor heeft de gemeente een overeenkomst met AMP.

WMO In Gilze-Rijen worden de WMO keukentafelgesprekken aan huis gedaan. Het gaat vooral om een praktische aanpak van een aantal zaken.

Dienstverlening in kernen Verder onderzoekt Gilze-Rijen de mogelijkheid van dienstverlening op locatie (in de kleinere kernen), bijvoorbeeld eens per maand met een openstelling in Galder zodat de inwoners niet naar Alphen hoeven te komen.

MOGELIJKE TOEKOMST SCENARIO’S DE ENTREE

‘De drempel zit in de mensen en niet in de locatie’

Twee keuzemogelijkheden voor doorontwikkeling lokale toegang De Entree behouden conform huidig concept

“Dorpsteam” Loket voorliggende voorziening

Kenmerken/verschillen: • Intake door gemeente • Focus op zorgdomein • Concept ondersteunt teveel inzet maatwerkvoorzieningen en minder inzet voorliggende voorzieningen • Niet alle ketenpartners werken samen op één plek • Niet aanwezig bij vindplaatsen

Kenmerken/verschillen: • Intake door ketenpartners voorliggend veld • Focus op normalisatie • Focus op inzet voorliggende voorzieningen (informele zorg) • Zorgdomein nodig, dan snel organiseren binnen gemeente • Ketenpartners werken samen op één plek. • Ketenpartners ook fysiek aanwezig bij vindplaatsen

Keuze voor huisvestingscenario 1, 2 of 3

Keuze voor huisvestingsscenario 4

Scenario 1 Blijven huidige locatie & samenstelling Entree Randvoorwaarde n • Klimaatsysteem moet aangelegd worden (werkplek/ locatie niet ARBO conform) • Kosten ca. € 55.000,• Samenwerking huidige partners blijft gelijk

Voordelen

Nadelen

• Huiskamer van Dongen • Locatie reeds bestaand en ingericht • Inwoner is bekend met huidige locatie • Eén toegang tot m.n. maatwerkvoorzie ning • IMW en Thebe als medehuurders locatie

• Jaarlijkse huur- en exploitatiekosten • Forse investering is benodigd • Locatie krap voor huidige huurders • Uitbreiding in ruimte niet mogelijk • Uitbreiding/ inhuizen aanvullende partners niet mogelijk • Voldoet niet aan

Scenario 2 Entree openen en huisvesten op nieuwe locatie Randvoorwaarde n • Alle partners onder één dak huisvesten • Locatie passend qua omvang • Verder locatieonderzoek benodigd • Investering benodigd voor realiseren nieuwe locatie

Voordelen

Nadelen

• Huiskamer van Dongen • Alle partners onder één dak (kortere lijnen en bevorderlijk voor samenwerking) • Eén toegang tot m.n. maatwerkvoorzie ning • Laagdrempelig/ sfeer te creëren i.v.m. nieuw in te

• Jaarlijkse huur- en exploitatiekosten • Investering benodigd voor realiseren nieuwe locatie • Inwoners nog niet bekend met nieuwe locatie

Scenario 3 Entree huisvesten in Randvoorwaarde gemeentehuis Voordelen n • Alle partners onder één dak huisvesten • Locatie gemeentehuis passend qua omvang (incl. partners) • Verder onderzoek benodigd • Investering benodigd voor verbouw locatie • Huisvesting wordt aangepast • Er is een apart

• Geen extra huuren exploitatiekosten, huur opbrengsten partners • Voldoende ruimte in het gemeentehuis beschikbaar • Alle partners onder één dak (kortere lijnen en bevorderlijk voor samenwerking) • Eén toegang tot m.n.

Nadelen • De gemeente niet ‘laagdrempelig’, gemeentehuis ook niet • Geen volledig opzichzelfstaand loket • Investering benodigd voor verbouwing

Scenario 4 Locatieonderzoek n.a.v. inrichtingskeuze Dorpsteam Randvoorwaarde n

Voordelen

Nadelen

• Vindplaatsen identificeren • Alle partners onder één dak huisvesten • Locatie passend qua omvang • Verder locatieonderzoek benodigd • Investering benodigd voor realiseren nieuwe locatie

• Alle partners onder één dak (kortere lijnen en bevorderlijk voor samenwerking) • Eén toegang tot het voorliggend veld • Laagdrempelig/ sfeer te creëren i.v.m. nieuw in te richten locatie • Eerste lijn vragen, mensen met

• Jaarlijkse huur- en exploitatiekosten • Investering benodigd voor realiseren nieuwe locatie • Inwoners nog niet bekend met nieuwe locatie

CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN

Conclusies Geconcludeerd kan worden dat de uitwerking van businesscase de Entree tot vele inzichten heeft geleid: • Behoefte aan doorontwikkeling/transformatie (o.a. herinrichting lokale toegang) • De samenwerking met ketenpartners loopt goed en wordt steeds meer versterkt • Een missie, visie en doelstellingen ontbreken op papier en worden samen met partners opgesteld • Werkafspraken ontbreken op papier en worden samen met partners opgesteld • De huidige locatie De Entree voldoet niet meer en is niet passend voor de gewenste manier van werken en

Aanbevelingen Geadviseerd wordt om de ingezette proces verder te volgen en de volgende opdrachten op te pakken en verder uit te werken  De uitkomsten van deze opdrachten geven input voor het aankomende inkooptraject. De businesscase De Entree wordt hiermee afgerond en

Werkafspraken

Missie, visie en doel- stellingen

Inrichtings keuze: 1. De Entree (huidige vorm) 2. Dorpsteam

Onderzoek passende huisvesting

Afsluiting Bedankt voor uw aandacht!