2020-006346 RV- 2. Bijlage- 20210112 Presentatie raadsinformatie avond BC De Entree

RAADSINFORMAT IE AVOND BUSINESSCASE DE ENTREE PROJECTTEAM BC DE ENTREE D.D. 14 JANUARI 2021

Welkom IMW Hoek

Ilja van den

Contour de Twern

Gon Mevis Rob van Es

MEE

Moniek van Aerde Lindsy van

der Lee SWOD

Henk Snijders

Inhoud • Aanleiding en opdracht • Proces • Uitgangspunten opening Entree 2017 • Uitwerking subopdrachten • Vervolg

Motie gemeenteraad over fysieke locatie De Entree

Aanleidi ng

De Entree binnen de gemeente Dongen evalueren en scenario's uitwerken voor doorontwikkeling.

Uitwerking businesscase De Entree incl. keuzemogelijkheden

Waarom doorontwikkeling? De transformatie binnen het sociaal domein is in 2015 ingezet. Er zijn destijds keuzes omtrent de positionering en inrichting van de lokale toegang gemaakt welke in 2017 is geopend. Na drie jaar ervaring is het tijd voor een evaluatie moment en voor een doorontwikkeling. Het betreft geen grote koerswijziging maar een verdere uitwerking van de ingezette koers.

Bestuursopdracht De Entree binnen de gemeente Dongen evalueren en scenario's uitwerken voor doorontwikkeling. Binnen deze bestuursopdracht kennen we 3 sub opdrachten: 1.Evalueren samenwerking en werkwijze medewerkers van Entree 2.Evalueren samenwerking met de ketenpartners 3.Fysieke locatie toegang evalueren

Proces 1.Bestuursopdracht voorgelegd en goedgekeurd 2.Individuele evaluatiegesprekken werkwijze en samenwerking ketenpartners De Entree 3. Info verzamelen en uitwerking fysieke locatie De Entree

Proces 4.Gezamenlijke sessie 8 oktober werkwijze en samenwerking ketenpartners De Entree 5. Afronding businesscase Gedurende het gehele traject zijn ketenpartners en adviesraden betrokken.

UITGANGSPUNTEN OPENING ENTREE DECEMBER 2017

Uitgangspunten opening De Entree 2017

We creëren een laagdrempelige locatie in het centrum van Dongen waar we waar we goed vindbaar zijn voor onze inwoners.

• We hebben één toegang voor alle hulpvragen op gebied van zorg, werk en inkomen. • De toegang is laagdrempelig en inwoners kunnen binnen lopen zonder afspraak. • Bij hulpvragen zoeken we samen met de inwoner naar een oplossing: eigen kracht en netwerk -> voorliggende voorzieningen -> maatwerkvoorziening • We werken integraal samen met onze ketenpartners.

SUB OPDRACHT 1 & 2 EVALUEREN GEZAMENLIJKE WERKWIJZE EN SAMENWERKING KETENPARTERS

Aanpak evalueren gezamenlijke werkwijze en samenwerking ketenpartners De Entree De evaluaties hebben plaatsgevonden door middel van individuele gesprekken per ketenpartnerpartner in mei en juni 2020. Er is onderzocht: • Welke werkafspraken met betrekking tot de werkwijze en samenwerking zijn bepaald en gemaakt • Hoe deze gevolgd worden • Waar verbetermogelijkheden liggen

IMW

SWOD

Gemeen te Dongen Conto ur de Twern

MEE

Samenvatting evaluatie – wat gaat er goed? Dagelijkse samenwerking Korte lijnen

Elkaar vinden

• Goede samenwerking op casusniveau • De samenwerking wordt steeds meer versterkt • Prettig contact, er is veel geïnvesteerd in het onderlinge contact • Indien mogelijk lopen partijen gemakkelijk bij elkaar binnen • Het ketenpartneroverleg (IKS) is geoptimaliseerd en wordt als zeer prettig ervaren • Men weet elkaar te vinden • Men leert elkaar steeds beter kennen • Prettig om samen in een gebouw te werken (gemeente en IMW)

Samenvatting evaluatie – wat kan er beter? Missie, visie en doelstellingen Werkafspraken Verwachtingsmanagement

• Ontbreken op papier, hoe lopen de processen? • Behoefte aan rode draad/ kapstok/ duidelijkheid • Gezamenlijk opstellen, regelmatig evalueren en bijstellen • Protocollen ontbreken • Verschillende werkwijzen per medewerker • Geen vaste contactmomenten en contactpersonen • Niet altijd inzicht in elkaars werkwijze • Verschillende verwachtingen bij quickscan • Verschillende verwachtingen bij doorverwijzen • Afspraken voor overdracht client ontbreken • Op het gebied van preventie is meer mogelijk

GEZAMENLIJKE SESSIE WERKWIJZE EN KETENPARTNERS ENTREE OKTOBER 2020

Gezamenlijke sessie werkwijze en keten- partners De Entree In oktober 2020 heeft er een vervolgsessie van een dagdeel plaatsgevonden met alle betrokken partijen. In de sessie zijn de volgende zaken aan bod gekomen: • Uitkomsten van de evaluaties • Successen en uitdagingen • Verzamelen van input voor de visie, missie en doelstellingen • Verbeteracties benoemd en afspraken gemaakt

PLAN

ACT

DO

CHEC K

Verbeteracties operationeel, tactisch en strategisch niveau Nr. Actie 1. Opstellen concept missie, visie en doelstellingen en dit laten toetsen bij alle betrokken partijen.

Actiehouder Gemeente

2.

Opstellen werkafspraken op operationeel niveau

Gemeente

3.

Maatpact verder brengen

Gemeente

4.

AVG regels -wat is er wel mogelijk?

Gemeente

5.

Sociale zaken bij overleg IKS uitnodigen en aanbieden bij anderen IMW om keer mee te luisteren

6.

Hier en nu optimaliseren (klantreis)

Gemeente

7.

Stip op de horizon incl. aanzet Dorpsteam

Gemeente

Toelichting Dorpsteam

Opbrengst uit overleg 8 oktober 2020 en eerste stip op de horizon overleg met partners. Daarbij hebben de ketenpartners een voorstel gedaan voor een andere inrichting van de lokale toegang: Een dorpsteam. Kenmerken Dorpsteam: • Intake bij hulpvraag door ketenpartners voorliggend veld • Focus op normalisatie: oplossingen binnen de leefwereld van de cliënt • Focus op inzet voorliggende voorzieningen (informele zorg) • Zorgdomein nodig, dan snel organiseren binnen gemeente • Ketenpartners werken samen op één plek. • Ketenpartners daarnaast ook fysiek aanwezig bij vindplaatsen, bijv. spreekuren

Toelichting Dorpsteam Doelen:

Verdere transformatie binnen sociaal domein: • Meer oplossingen binnen informele zorg • Minder geïndiceerde zorg • Minder stijging van de kosten Wmo en Jeugdhulp • Aanhaken regionale inkoopstrategie

Visie Dorpsteam door Gon Mevis, bestuurder ContourdeTwern

SUB OPDRACHT 3 EVALUEREN FYSIEKE HUISVESTING DE ENTREE

Huidige situatie locatie de Entree De huidige situatie rondom de locatie van De Entree is geïnventariseerd. Hierbij zijn de volgende zaken in kaart gebracht: - Openingstijden en bezoekersaantallen - Klanttevredenheid bezoeken - Inkomende telefoongesprekken, aantallen en piekbelasting - Toegankelijkheid - Huisvestingskosten (incl. medegebruikers IMW en Thebe) - Facilitaire kosten (incl. medegebruikers IMW en Thebe)

Huidige situatie – openingstijden en bezoekers De Entree is sinds december 2017 geopend. Sinds de opening is de Entree geopend op • Ma t/m donderdag van 8.30 - 17.00u • Vrijdag van 8.30 - 12.30u. In 2019 ontving de Entree gemiddeld 16 bezoekers per dag.

Gemiddeld aantal klanten per dag 2019 januari februari maart april mei juni juli augustus september

15 16 14 15 17 18 16 13 16

oktober Gemiddeld

16 16

+

Huidige situatie – Klanttevredenheid bezoeken Periode: Eind november 2018 - begin februari 2020 In totaal zijn er 109 formulieren verwerkt.

Huidige situatie – Klanttevredenheid bezoeken Wat moet vooral zo blijven?

Wat kunnen we verbeteren?

Evaluatie locatie – gesprekken keten partners

MEE geeft aan dat het wenselijk kan zijn om met alle partijen in hetzelfde gebouw te zitten.

IMW is graag onderdeel van de Entree. IMW heeft momenteel een ruimtetekort binnen de Entree (zowel werk- als gespreksruimten).

SWOD is tevreden met de eigen locatie aangezien zij bij de Volckaert zitten (doelgroep ouderen).

Contour de Twern zou graag alle partners in een pand onderbrengen

Evaluatie fysieke locatie Entree Nadat sub opdracht 1 & 2 zijn uitgevoerd is de Entree als locatie geëvalueerd (door de projectgroep). Faciliteert de huidige locatie de gewenste manier van werken en samenwerken? Vanuit zowel de gemeente als vanuit diverse samenwerkingspartners wordt aangegeven dat het wenselijk is om de samenwerking verder te optimaliseren. Een gezamenlijke huisvesting helpt hierbij en binnen de huidige locatie van de Entree is uitbreiding niet mogelijk. De huidige locatie is niet passend voor de ontstane behoefte bij zowel de gemeente als de ketenpartners en het is wenselijk om een gezamenlijke huisvesting verder te onderzoeken en in de toekomst te

MOGELIJKE TOEKOMST SCENARIO’S DE ENTREE

‘De drempel zit in de mensen en niet in de locatie’

Twee keuzemogelijkheden voor doorontwikkeling lokale toegang De Entree behouden conform huidig concept

“Dorpsteam” Loket voorliggende voorziening

Kenmerken/verschillen: • Intake door gemeente • Focus op zorgdomein • Concept ondersteunt teveel inzet maatwerkvoorzieningen en minder inzet voorliggende voorzieningen • Niet alle ketenpartners werken samen op één plek • Niet aanwezig bij vindplaatsen

Kenmerken/verschillen: • Intake door ketenpartners voorliggend veld • Focus op normalisatie • Focus op inzet voorliggende voorzieningen (informele zorg) • Zorgdomein nodig, dan snel organiseren binnen gemeente • Ketenpartners werken samen op één plek. • Ketenpartners ook fysiek aanwezig bij vindplaatsen

Keuze voor huisvestingscenario 1, 2 of 3

Keuze voor huisvestingsscenario 4

Scenario 1 Blijven huidige locatie & samenstelling Entree Randvoorwaarde n • Klimaatsysteem moet aangelegd worden (werkplek/ locatie niet ARBO conform) • Kosten ca. € 55.000,• Samenwerking huidige partners blijft gelijk

Voordelen

Nadelen

• Huiskamer van Dongen • Locatie reeds bestaand en ingericht • Inwoner is bekend met huidige locatie • Eén toegang tot m.n. maatwerkvoorzie ning • IMW en Thebe als medehuurders locatie

• Jaarlijkse huur- en exploitatiekosten • Forse investering is benodigd • Locatie krap voor huidige huurders • Uitbreiding in ruimte niet mogelijk • Uitbreiding/ inhuizen aanvullende partners niet mogelijk • Voldoet niet aan

Scenario 2 Entree openen en huisvesten op nieuwe locatie Randvoorwaarde n • Alle partners onder één dak huisvesten • Locatie passend qua omvang • Verder locatieonderzoek benodigd • Investering benodigd voor realiseren nieuwe locatie

Voordelen

Nadelen

• Huiskamer van Dongen • Alle partners onder één dak (kortere lijnen en bevorderlijk voor samenwerking) • Eén toegang tot m.n. maatwerkvoorzie ning • Laagdrempelig/ sfeer te creëren i.v.m. nieuw in te

• Jaarlijkse huur- en exploitatiekosten • Investering benodigd voor realiseren nieuwe locatie • Inwoners nog niet bekend met nieuwe locatie

Scenario 3 Entree huisvesten in Randvoorwaarde gemeentehuis Voordelen n • Alle partners onder één dak huisvesten • Locatie gemeentehuis passend qua omvang (incl. partners) • Verder onderzoek benodigd • Investering benodigd voor verbouw locatie • Huisvesting wordt aangepast • Er is een apart

• Geen extra huuren exploitatiekosten, huur opbrengsten partners • Voldoende ruimte in het gemeentehuis beschikbaar • Alle partners onder één dak (kortere lijnen en bevorderlijk voor samenwerking) • Eén toegang tot m.n.

Nadelen • De gemeente niet ‘laagdrempelig’, gemeentehuis ook niet • Geen volledig opzichzelfstaand loket • Investering benodigd voor verbouwing

Scenario 4 Locatieonderzoek n.a.v. inrichtingskeuze Dorpsteam Randvoorwaarde n

Voordelen

Nadelen

• Vindplaatsen identificeren • Alle partners onder één dak huisvesten • Locatie passend qua omvang • Verder locatieonderzoek benodigd • Investering benodigd voor realiseren nieuwe locatie

• Alle partners onder één dak (kortere lijnen en bevorderlijk voor samenwerking) • Eén toegang tot het voorliggend veld • Laagdrempelig/ sfeer te creëren i.v.m. nieuw in te richten locatie • Eerste lijn vragen, mensen met

• Jaarlijkse huur- en exploitatiekosten • Investering benodigd voor realiseren nieuwe locatie • Inwoners nog niet bekend met nieuwe locatie

CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN

Conclusies Geconcludeerd kan worden dat de uitwerking van businesscase de Entree tot vele inzichten heeft geleid: • Behoefte aan doorontwikkeling/transformatie (o.a. herinrichting lokale toegang) • De samenwerking met ketenpartners loopt goed en wordt steeds meer versterkt • Een missie, visie en doelstellingen ontbreken op papier en worden samen met partners opgesteld • Werkafspraken ontbreken op papier en worden samen met partners opgesteld • De huidige locatie De Entree voldoet niet meer en is niet passend voor de gewenste manier van werken en

Aanbevelingen Geadviseerd wordt om de ingezette proces verder te volgen en de volgende opdrachten op te pakken en verder uit te werken  De uitkomsten van deze opdrachten geven input voor het aankomende inkooptraject. De businesscase De Entree wordt hiermee afgerond en

Werkafspraken

Missie, visie en doel- stellingen

Inrichtings keuze: 1. De Entree (huidige vorm) 2. Dorpsteam

Onderzoek passende huisvesting

Bespreken met de raad 1. Kennis nemen van het stopzetten van de huurovereenkomst van de huidige locatie van de Entree uiterlijk 1 september 2023 (looptijd huidige overeenkomst). 2. Instemmen met het uitwerken van een plan Dorpsteam en het verder transformeren van het sociaal domein (koppeling met inkoop voorliggend veld per 2022). 3. Het college opdracht geven om te zoeken naar een passende nieuwe locatie voor de Entree / het Dorpsteam en de volgende stellingen te onderschrijven: •

Het gemeentehuis is een optie, mits de gewenste laagdrempeligheid gecreëerd kan worden.

Vervolg 14 januari Raadsinfomatieavond over businesscase De Entree 11 februari Opiniërende raadsavond Behandeling meningsvormende notitie incl. concrete vraag aan raad om zich uit te spreken 25 februari Besluitvormende raadsavond Raad vragen besluit te nemen o.b.v. raadsvoorstel

Afsluiting Bedankt voor uw aandacht!