Rekenkamerrapport De toegankelijkheid van de p. en c.-cyclus_met bijlagen.pdf

21 / 48

Raadsleden zouden ook meer inzicht willen verkrijgen in de financiële positie van de gemeente: waar zit nog ruimte, en wat kan de raad hiermee? Dit gaat niet alleen over structurele ruimte in de exploitatie, maar ook over eventuele reserves die gekoppeld zijn aan het betreffende programma. Zij wensen hierin meegenomen te worden door het college; ook de auditcommissie kan hier een rol in spelen. Zo stellen betrokkenen voor dat bij elk programma inzichtelijk wordt gemaakt welke ruimte er bestaat voor raadsleden binnen het programma en hoe deze mogelijk kan worden ingevuld.

22 / 48

4. Positie van de raad 4.1.

Beelden van raadsleden

4.1.1.

Tijdigheid, leesbaarheid en begrijpelijkheid

Raadsleden zijn over het algemeen tevreden over de tijdigheid en de leesbaarheid van de stukken. De stukken komen op tijd en er is voldoende tijd om de stukken te kunnen behandelen in de raad. De begrijpelijkheid van de stukken wordt voor raadsleden verder versterkt door de informatiemomenten die worden georganiseerd rondom de behandeling. Hierbij kunnen raadsleden (technische) vragen stellen over de stukken. Vanuit het college komt ook naar voren dat wethouders een toelichting kunnen geven op de stukken aan raadsfracties wanneer hier behoefte aan is. De consistente opzet van de stukken wordt gewaardeerd. De indeling per programma maakt de stukken herkenbaar en vergelijkbaar. De relatieve tevredenheid van de raad over de leesbaarheid en begrijpelijkheid en de tijd om stukken te behandelen is ook te zien in de resultaten van de enquête. Hoe beoordeelt u de leesbaarheid en begrijpelijkheid van de P&C-documenten? 24% Voldoende Matig

41% 0%

Onvoldoende Weet ik niet/geen mening 35% Figuur 3. Leesbaarheid en tijdigheid van de P&C-documenten

Heeft de gemeenteraad voldoende tijd om die informatie die via de P&C-cyclus wordt aangeboden, te behandelen? 5% 17% Voldoende Matig

50%

Onvoldoende Weet ik niet/geen mening 28%

Figuur 4. Tijd om P&C-documenten te behandelen

23 / 48

In bovenstaande grafieken is te zien dat meer dan 75% van de respondenten positief tot matig positief is over de begrijpelijkheid en leesbaarheid en de tijd om de stukken te behandelen. De leesbaarheid en de begrijpelijkheid kunnen echter beter. Raadsleden benoemen dat meer overzichten, van bijvoorbeeld trends en ontwikkelingen, kunnen helpen om de stukken leesbaarder en begrijpelijker te maken. Deze visualisatie vindt nu beperkt plaats in de stukken. Voor raadsleden kunnen de stukken nog overkomen als een ‘muur’ van informatie, waarbij het soms lastig is om te filteren welke informatie echt van belang is voor een raadslid. Zo zijn de taakvelden erg gedetailleerd en technisch van aard. In de taakvelden sociaal domein van de jaarstukken 2021 zijn bijvoorbeeld posten opgenomen ter grootte van € 3.000. Zijn dit posten waar raadsleden zicht op moeten hebben? Raadsleden zijn dus op zoek naar een goed detailniveau: wat moet je nou als raadslid echt weten? Ook benoemen raadsleden dat het zou helpen als er meer gerefereerd wordt aan eerdere stukken in de cyclus of aan andere beleidsdocumenten. Waar komt een uitgave bijvoorbeeld vandaan? Hoe zijn aanpassingen vanuit de kadernota verwerkt in de begroting? Hierdoor volgen de stukken logischer op elkaar en wordt ervoor gezorgd dat de cyclus logisch aansluit op eerdere besluitvorming.

Er is nu een auditcommissie ingesteld en de verwachting is dat deze auditcommissie kan optreden als gesprekspartner voor het college, maar ook als adviescommissie richting de rest van de raad: waar moet je op focussen tijdens de behandeling straks? Ook kan de auditcommissie optreden als gesprekspartner voor de accountant. Eerder werd de accountant gezien als ‘staand naast het college’, ook omdat de managementletter niet naar de raad gaat. De auditcommissie en het college zien de accountant als gesprekspartner voor de auditcommissie rond de aanbevelingen uit de managementletter en de implementatie hiervan.

4.1.2.

Kaderstellende en controlerende rol

Raadsleden zijn over het algemeen redelijk positief over hun mogelijkheden om hun kaderstellende en controlerende rol in te vullen. Dit wordt ook duidelijk aan onderstaande resultaten van de enquête: Stelt de P&C-cyclus u als raadslid in staat om kaders te stellen aan het begin van de jaarlijkse P&C-cyclus? 22% Voldoende Matig

0%

Onvoldoende Weet ik niet/geen mening

56% 22%

Figuur 5. Kaderstelling

24 / 48

Stelt de P&C-cyclus u als raadslid in staat om de uitvoering van de vastgestelde kaders te controleren? 17% Voldoende Matig Onvoldoende

0% 16%

Weet ik niet/geen mening

67%

Figuur 6. Controleren

In bovenstaande grafieken is te zien dat raadsleden hun kaderstellende (56%) en controlerende rol (67%) voldoende kunnen invullen. Geen van de raadsleden geeft aan dat hij of zij de rol onvoldoende kan invullen. Deze mogelijkheden zijn wel minder zichtbaar als het gaat om verbonden partijen. Zo benoemen raadsleden dat de informatie hieruit vooral financieel van aard is, waardoor raadsleden minder inzicht hebben in de ontwikkelingen die bij de verbonden partijen spelen. Bij het sociaal domein - waar veel wordt gewerkt met verbonden partijen - kan de informatie vanuit de verbonden partijen goed worden meegenomen in de stukken. Zo bestaat er een dashboard sociaal domein waaruit trends en ontwikkelingen, zowel terugkijkend als vooruitkijkend, kunnen worden opgehaald. Daarnaast hebben raadsleden behoefte aan informatie over de realisatie van de taskforce sociaal domein. De resultaten hiervan komen nog beperkt terug in de P&C-cyclus. Dit is ook terug te zien in de resultaten van de enquête: Biedt de huidige P&C-cyclus u voldoende zicht op het functioneren van verbonden partijen? 22%

28% Voldoende Matig Onvoldoende Weet ik niet/geen mening

6%

44% Figuur 7. Verbonden partijen

De bovenstaande grafiek laat zien dat 22% van de raadsleden stelt dat de P&C-cyclus voldoende zicht biedt op het functioneren van verbonden partijen. Een groot deel (44%) stelt dat de cyclus matig zicht biedt op het functioneren van verbonden partijen.

25 / 48

Ook de beperkte koppeling van doelen aan financiën maakt dat raadsleden beperkt hun kaderstellende en controlerende rol kunnen vervullen. Raadsleden benoemen hierbij dat het zou kunnen helpen als de taakvelden worden gekoppeld aan de doelstellingen of de activiteiten. In ieder geval zou het raadsleden kunnen helpen als de taakvelden worden geclusterd aan de hand van thema’s. Voor het sociaal domein kunnen de taakvelden bijvoorbeeld worden gegroepeerd aan de hand van de pijlers sociale basis, Buurtplein, participatie, Wmo en jeugd. Zo kunnen de financiën in de programmahoofdstukken dus worden gekoppeld aan de activiteiten (wat mag het kosten), en kunnen de taakvelden op een hoger aggregatieniveau gegroepeerd worden aan de hand van de pijlers. Daarmee krijgen de taakvelden een minder prominente rol in de begroting, wat de stukken leesbaarder maakt, en wordt een duidelijkere koppeling gemaakt tussen doelen en financiën. De beperkte koppeling speelt voor raadsleden vooral een rol bij de jaarstukken, zo is te zien vanuit de enquête: Is naar uw oordeel de relatie tussen ‘wat hebben we gedaan’, ‘wat heeft het opgeleverd’ en ‘wat heeft het gekost’ voldoende inzichtelijk in de jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening)? 17% Voldoende

5%

39%

Matig Onvoldoende Weet ik niet/geen mening 39% Figuur 8. Relatie tussen doelen en financiën in de jaarstukken

Bovenstaande grafiek laat zien dat een deel van de raadsleden positief is over de relatie tussen doelen en financiën (39%), maar dat een even groot deel deze relatie matig inzichtelijk acht (39%). 5% stelt zelfs dat de relatie onvoldoende duidelijk is. Dit is een verschil met de beoordeling van de relatie in de begroting, waarbij 56% stelt dat de relatie voldoende inzichtelijk is, en een kleiner deel (33%) de relatie beoordeelt als matig inzichtelijk. Echter, ook bij de begroting acht 6% de relatie onvoldoende inzichtelijk. Ook zijn raadsleden minder positief over hun mogelijkheden om gedurende het jaar bij te sturen. Zo voelen zij zich beperkt in hun sturende rol bij de eerste en tweede bestuurlijke monitor. Dit is ook te zien vanuit de enquête:

26 / 48

Stelt de P&C-cyclus u als raadslid in staat om gedurende het jaar bij te sturen? 24% Voldoende 41%

Matig

0%

Onvoldoende Weet ik niet/geen mening 35% Figuur 9. Bijsturen

Bovenstaande grafiek laat zien dat meer raadsleden hun bijsturende rol nog matig achten (35%) ten opzichte van de raadsleden die hun kaderstellende (22%) en controlerende (17%) rol matig achten. Raadsleden zijn dus minder positief over hun mogelijkheden om gedurende het jaar op basis van de P&C-stukken bij te sturen. Vooral bij de tweede monitor merken raadsleden dat dit document nog beperkt sturend is; ze hebben niet het gevoel dat ze veel invloed kunnen uitoefenen op wat er voorligt. Met de monitors wordt nu ook weinig gedaan, volgens raadsleden, en de stukken zijn wat lastig leesbaar. De monitoren zijn voor raadsleden echter wel van belang, omdat er vaak grote keuzes worden voorgelegd of grote veranderingen worden verwerkt vanuit het Rijk en de circulaires.

4.2.

Analyse en toetsing aan het normenkader

In deze paragraaf worden de normen getoetst. Dit gebeurt aan de hand van de analyse op de bevindingen uit §2.1., aangevuld met inzichten uit de interviews, de raadssessie en de enquête. De normen worden getoetst en krijgen daarbij een score uit de volgende drie categorieën: Groen Aan de vastgestelde norm is volledig voldaan. Oranje Aan de vastgestelde norm is gedeeltelijk voldaan. Rood Aan de vastgestelde norm is niet voldaan. Aspect Rol van de raad

Norm • Het P&C-proces voldoet aan de eisen van de raad met betrekking tot de aspecten tijdigheid, leesbaarheid en begrijpelijkheid. • Het P&C-proces stelt de raad in staat om zijn kaderstellende en controlerende rol in te vullen.

Aspect Rol van de raad

Norm Het P&C-proces voldoet aan de eisen van de raad met betrekking tot de aspecten tijdigheid, leesbaarheid en begrijpelijkheid.

Aan de gestelde norm wordt gedeeltelijk voldaan. Raadsleden stellen dat de stukken op tijd komen en een herkenbare opzet hebben, maar dat de veelheid maakt dat het lastig is om alles goed tot je te kunnen nemen. De mogelijkheid om vragen te kunnen stellen wordt dan ook gewaardeerd. Het college neemt de raadsfracties ook mee in wat er in de stukken is opgenomen, en waar vooral naar gekeken dient te worden. Dit wordt gewaardeerd. Over het algemeen

27 / 48

geven raadsleden aan tevreden te zijn, althans dat de begrijpelijkheid voldoende is. Bij doorvragen komen meer kanttekeningen en kritische noten naar voren. Raadsleden zijn op zoek naar trends, zowel vooruitblikkend als terugkijkend, om hun controlerende taak te kunnen vervullen. Dit sluit aan op een bredere wens voor meer visuele stukken omdat de veelheid aan informatie maakt dat stukken nog lastig te doorgronden zijn. Ook zijn raadsleden op zoek naar informatie over de mate van realisatie van bijvoorbeeld de taskforce, en een duidelijke vertaalslag van de kadernota naar de begroting (hoe zijn de aanpassingen verwerkt?) Raadsleden zijn ook op zoek naar een goed detailniveau: wil je ook kleine risico’s inzichtelijk maken, hoe gedetailleerd moet het taakveldenoverzicht zijn? De informatie over verbonden partijen wordt aangeleverd, maar raadsleden zien die wel als versnipperd. Ook rondom de rode draden: wat wilde je bereiken en hoeveel mocht het kosten? Raadsleden hoeven niet per se meer informatie, maar wel ándere informatie. Wat zijn de ontwikkelingen? Waar gaat het goed of juist niet? Deze informatie wordt wel deels gepresenteerd via informatieavonden, maar komt vervolgens niet per se terug in de P&C-stukken. De behoefte van raadsleden om meer inhoudelijke informatie te ontvangen, komt ook voort uit het eerdere rekenkameronderzoek naar verbonden partijen.

Aspect Rol van de raad

Norm Het P&C-proces stelt de raad in staat om zijn kaderstellende en controlerende rol in te vullen.

Aan de gestelde norm wordt gedeeltelijk voldaan. Al met al geven raadsleden de cyclus een cijfer van 7.1 op een schaal van 1-10. Raadsleden zijn relatief tevreden over hun mogelijkheden om de kaderstellende en controlerende rol te vervullen, al wordt dit bemoeilijkt door de beperkte koppeling van doelen aan financiën. Raadsleden stellen dat in principe alle informatie wordt aangeleverd die zij nodig hebben. Raadsleden zijn minder overtuigd van hun mogelijkheden om gedurende het jaar bij te sturen. Zo weten ze niet altijd wat de ruimte is, of wat er precies met hun inbreng wordt gedaan. Bij amendementen is dit wel duidelijk. Vooral over de monitors zijn raadsleden minder tevreden. De monitors bevatten soms keuzes maar ook zaken die al gebeurd zijn. Hier zit dan weinig ruimte op om te sturen. De monitors worden dan ook door een aantal raadsleden als onduidelijk bestempeld. De kanttekening hierbij is dat de raad zelf beperkt stuurt op de opzet van de P&C-producten om deze beter dienstbaar te laten zijn voor de kaderstellende en controlerende rol. De auditcommissie kan hierin een belangrijke rol gaan vervullen.

28 / 48

5. Conclusies en aanbevelingen 5.1.

Conclusies

5.1.1.

Hoofdconclusie

In de hoofdconclusie wordt de hoofdvraag van het onderzoek beantwoord. Deze luidt als volgt: “In hoeverre stelt de huidige P&C-cyclus de gemeenteraad van Doetinchem in staat doelmatig en doeltreffend te sturen en controleren?” De P&C-cyclus heeft de laatste jaren een positieve ontwikkeling doorgemaakt. Het is zichtbaar dat de cyclus inzichtelijker en leesbaarder wordt. Zo biedt de cyclus meer en meer de informatie die raadsleden nodig hebben om doelmatig en doeltreffend te sturen en te controleren. De gemeente is dan ook al ver als het gaat om het optimaliseren van de cyclus, ook in vergelijking met andere gemeenten in de provincie. Wel zijn er nog een paar kanttekeningen te maken, die hieronder uiteen worden gezet. Daarbij wordt het onderscheid gemaakt tussen het proces en de inhoud. Het proces van de P&C-cyclus is op orde en alle benodigde informatie is aanwezig. Er wordt samengewerkt tussen de domeinen om de stukken op te stellen en er wordt gewerkt met een inzichtelijke planning. Wel is het proces kwetsbaar, omdat de kennis en kunde nog vooral bij individuele personen ligt die de stukken opstellen. De kennis en kunde is daarmee beperkt geborgd in de organisatie zelf. Daarmee zijn de consistentie in en kwaliteit van de cyclus kwetsbaar. De inhoud van de cyclus is nog niet voldoende op orde. Zo is de relatie tussen doelen, resultaten en financiën niet goed inzichtelijk.

Ook zorgt de wijze waarop de financiële informatie op basis van taakvelden wordt verstrekt ervoor dat raadsleden moeilijk op hoofdlijnen inzicht kunnen krijgen in wat er financieel gebeurt, bijvoorbeeld in het sociaal domein. Verder wordt beperkt inzicht geboden in meerjarige ontwikkelingen, wordt beperkt teruggegrepen op eerdere P&C stukken en is de informatie ten aanzien van verbonden partijen beperkt inhoudelijk van aard. De stukken bevatten veel tekst en de informatie wordt beperkt visueel gemaakt. Hierdoor kunnen de stukken door raadsleden worden ervaren als een ‘muur’ die lastig te doorgronden is. Hoewel het proces dus op orde is, biedt de cyclus op inhoud nog onvoldoende sturingsinformatie. Financiën is een middel, maar in de kern gaat de P&C-cyclus over het stellen van doelen en het controleren van de realisatie daarvan. Door trends en ontwikkelingen inzichtelijker te maken en een heldere koppeling te maken tussen doelen, activiteiten en financiën kan de cyclus gebruikt worden om daadwerkelijk op hoofdlijnen te sturen op doelen, realisatie en geld. Een aantal van deze verbeteringen zijn een rol van het college, maar de raad heeft ook een eigen verantwoordelijkheid. Zo moet de raad meer dan nu sturen op de opzet en inhoud van de cyclus. Hierbij kan de auditcommissie een belangrijke rol vervullen.

5.1.2.

Deelconclusies

In hoeverre is het P&C-proces doeltreffend en doelmatig vanuit het perspectief van de raad? Deelconclusie 1: het proces is nu voldoende doeltreffend en doelmatig opgezet, maar het proces is kwetsbaar

29 / 48

Er zijn voor het P&C-proces heldere kaders gesteld met het BBV en de financiële verordening. De doelen van de stukken en de planning van de stukken worden toegelicht in een jaarlijks memo. Dit biedt heldere kaders voor het proces. Het proces vindt plaats aan de hand van de kaders: de inrichting voldoet aan het BBV en de financiële verordening en de planning wordt gehaald. De provincie heeft de afgelopen jaren dan ook positieve besluiten genomen over de cyclus. Het proces is echter kwetsbaar. Het proces is in grote mate afhankelijk van individuele medewerkers, doordat niet wordt gewerkt met een handboek of ander document. De kennis en kunde om de cyclus goed op te zetten en te laten functioneren ligt hiermee bij individuele medewerkers en niet in de organisatie. Wanneer zij weggaan, gaat hun kennis ook verloren. Dit maakt de kwaliteit van de cyclus, en de doelmatigheid en doeltreffendheid daarvan, kwetsbaar. In hoeverre voldoen de huidige P&C-instrumenten aan de informatiebehoefte van de raad? Deelconclusie 2: de koppeling tussen doelen en financiën is niet op orde, waardoor de P&C-instrumenten niet voldoen aan de informatiebehoefte van de raad. De relatie tussen doelen, activiteiten en financiën is het kernelement van de cyclus. Deze relatie is essentieel voor de raad om financiële kaders te stellen en controleren, maar wordt in de instrumenten niet voldoende helder gemaakt.

Zo wordt niet voldoende inzichtelijk hoe activiteiten bijdragen aan de doelstellingen en in welke mate deze bijdragen worden gerealiseerd. Ook worden financiën niet direct gekoppeld aan doelstellingen en activiteiten. Daardoor kan de derde W-vraag – ‘wat mag het kosten/wat heeft het gekost’ – door de raad niet voldoende worden beantwoord. De verantwoording over de financiën gebeurt nu aan de hand van de taakvelden, maar deze zijn gedetailleerd en technisch van aard. Voor raadsleden is het hierdoor moeilijk om goed inzicht te krijgen in de financiële gevolgen van (keuzes ten aanzien van) doelen en activiteiten. Ook kunnen raadsleden beperkt zien hoe verbonden partijen bijdragen aan de doelen, omdat deze verantwoording vooral financieel van aard is. Raadsleden hebben tot slot met de instrumenten beperkt zicht op (meerjarige) trends en ontwikkelingen om financiën te kunnen duiden. De informatie hierover is beschikbaar in het dashboard en bij verbonden partijen, maar wordt beperkt tot niet benut in de P&Cinstrumenten. In hoeverre kan de gemeenteraad aan de hand van dit proces en deze instrumenten/documenten haar kaderstellende en controlerende rol vervullen? Deelconclusie 3: de gemeenteraad kan aan de hand van het proces en de instrumenten haar kaderstellende en controlerende raad niet optimaal vervullen.

De basis van de cyclus is op orde, en de cyclus is door de jaren heen verbeterd. De stukken zijn opgesteld volgens opzet en zijn herkenbaar en leesbaar voor raadsleden. Raadsleden waarderen ook dat zij goed worden meegenomen door het college en de ambtelijke organisatie. Echter, de raad kan aan de hand van de huidige inrichting van het proces nog niet optimaal haar kaderstellende en controlerende rol vervullen. De informatie is beschikbaar, maar wordt nu niet op zo’n manier gebracht dat de raad er optimaal mee uit de voeten kan. De technische aard van de taakvelden, de beperkte relatie tussen doelstellingen, activiteiten en financiën, de beperkte visuele trends en ontwikkelingen en de beperkte inhoudelijke informatie vanuit de verbonden partijen maken dat de raad nu niet optimaal kan sturen. De raad heeft hierin ook beperkt zelf gestuurd op het proces en de instrumenten. Nu er een auditcommissie is ingesteld heeft de raad nu wel de mogelijkheid om deze rol verder in te gaan vullen. Zo kan de auditcommissie met het college in gesprek over haar informatiebehoefte. Ook kan de auditcommissie een adviesfunctie gaan vervullen richting de raad: waar zit ruimte voor de raad om te sturen op doelen en financiën? Deze rol moet wel verder uitgekristalliseerd worden.

30 / 48

5.2.

Aanbevelingen

5.2.1.

Aanbevelingen aan het college

Aanbeveling 1 Zorg als college dat de basis op orde wordt behouden en zorg dat deze wordt geborgd in de organisatie met een beknopt handboek De basis van de P&C-cyclus is op orde, en behoeft geen sterke veranderingen. Wel dient deze goede basis vast te worden gelegd in een beknopt ambtelijk handboek. De kennis en kunde liggen namelijk nog te veel bij individuele personen wat de consistentie in en kwaliteit van de cyclus kwetsbaar maakt. Zorg als college dat in het handboek de planning van de cyclus en de momenten waarop de raad wordt meegenomen worden vastgelegd. Zorg als college ook dat wordt geborgd hoe de informatie vanuit verbonden partijen wordt meegenomen. Aanbeveling 2 Leg als college een directere relatie tussen doelstellingen, activiteiten en financiën De P&C-cyclus vormt een essentieel instrument voor de raad om haar kaderstellende en controlerende rol in te vullen. Onderdeel hiervan is dat de W-vragen in logische samenhang worden beantwoord. Daarbij is het noodzakelijk dat raadsleden een heldere relatie zien tussen doelstellingen, activiteiten en financiën. Dit is de kern van financiële kaderstelling en controlering door de raad. In de huidige opzet van de cyclus is deze relatie niet voldoende helder en inzichtelijk, waardoor de raad beperkt wordt in haar invulling van haar kaderstellende en controlerende rol.

Zorg als college dat deze relatie inzichtelijker wordt, door vanuit de doelstellingen en activiteiten naar financiën te kijken: wat vergen (bijstellingen van) doelstellingen en activiteiten aan middelen en wat betekenen de financiële ontwikkelingen voor onze doelstellingen en ambities? Zorg als college dat de beschikbare budgetten en taakvelden worden gekoppeld aan de doelstellingen. Zorg hiernaast voor een clustering van taakvelden aan de hand van verschillende onderdelen van het sociaal domein. Een voorbeeld hiervan is opgenomen in figuur 1. Een clustering van taakvelden maakt dat raadsleden makkelijk per jaar kunnen zien wat er wordt uitgegeven aan de verschillende onderdelen, zonder hierbij inhoudelijke kennis te hoeven hebbe van de taakvelden. Geef als college opdracht voor deze clustering, en verplaats hierbij de overzichten met de taakvelden naar de bijlage. Dit maakt de P&C-stukken transparanter en makkelijker te lezen. Aanbeveling 3 Geef als college opdracht tot het visueel maken van financiële trends en ontwikkelingen In de P&C-stukken wordt beperkt gebruik gemaakt van visualisatie van trends en ontwikkelingen. Daardoor is het voor raadsleden erg lastig om inzichtelijk te maken hoe een domein is veranderd en gaat veranderen. Een visualisatie van (meerjarige) financiële trends en ontwikkelingen maakt de stukken inzichtelijker.

Geef dan ook als college opdracht tot het visualiseren van financiële trends en ontwikkelingen op de verschillende domeinen. Cluster hiervoor de taakvelden (zie ook bovenstaande aanbeveling). Hieronder is een voorbeeld opgenomen van de wijze waarop in het sociaal domein financiële ontwikkelingen in de tijd kunnen worden gepresenteerd. Dit is een voorbeeld van een mogelijke visualisatie, maar niet het enige dat visueel dient te worden gemaakt. Een dergelijke exercitie is ook nodig voor het fysiek domein en het bestuurlijk domein. Hiervoor is gekeken naar de begrote (initiële begroting) en gerealiseerde kosten (jaarrekening; lasten minus baten) voor de jaren 2018 tot en met 2023.

31 / 48

Figuur 1. Financiële ontwikkeling sociaal domein 2018-2023 aan de hand van taakvelden 16

Door ontwikkelingen op deze manier weer te geven, wordt informatie op hoofdlijnen in een oogopslag duidelijker en kunnen raadsleden gemakkelijker trends ontwaren. Met bovenstaande grafiek zien raadsleden in één oogopslag dat de gerealiseerde kosten voor jeugdzorg en WMO (bijna) elk jaar hoger zijn dan begroot. Ook zien raadsleden dat de kosten voor het Buurtplein en de sociale basis relatief consistent blijven, de kosten voor participatie en jeugd stijgen, en dat de kosten voor WMO na een eerdere stijging nu afnemen. Dergelijke informatie is met de huidige opzet (bijna) niet te ontwaren. Deze informatie biedt raadsleden meer context wanneer zij kijken naar financiën: zijn deze begrote of gerealiseerde kosten in lijn met trends, of wijken ze juist af? Neem dergelijke grafieken voor de domeinen op, en onderzoek of de trends ook kunnen worden vergeleken met soortgelijke gemeenten qua omvang, inwonertal of centrumfunctie. Aanbeveling 4 Gebruik als college de informatie vanuit de verbonden partijen om trends en ontwikkelingen inzichtelijk te maken. Verbonden partijen hebben een schat aan tactische en operationele informatie. Vooral inhoudelijk gezien hebben verbonden partijen veel zicht op trends en ontwikkelingen op hun domein. Deze informatie wordt wel gebruikt in het

16

Voor de koppeling van taakvelden aan de onderdelen van het sociaal domein hebben we ons gebaseerd op het Iv3-informatievoorschrift gemeenten en

gemeenschappelijke regelingen van BZK uit juni 2022. De pijlers bestaan uit de volgende taakvelden: Sociale basis: taakveld 6.1 (samenkracht en burgerparticipatie), Buurtplein: taakveld 6.2 (toegang eerstelijnsvoorzieningen), Participatie: taakveld 6.3 (inkomensregelingen), taakveld 6.4 (WSW en beschut werk) en taakveld 6.5 (arbeidsparticipatie), WMO: taakveld 6.6 (maatwerkvoorzieningen), taakveld 6.71 (maatwerkdienstverlening 18+) en taakveld 6.81 (geëscaleerde zorg 18+), Jeugd: taakveld 6.72 (maatwerkdienstverlening 18-) en taakveld 6.82 (geëscaleerde zorg 18-).

32 / 48

dashboard, maar komt beperkt tot niet terug in de P&C-stukken. Door middel van deze informatie kan bijvoorbeeld wel worden gekeken hoe de gemeente ervoor staat, bijvoorbeeld in het sociaal domein, in vergelijking met andere gemeenten. Voor dit onderzoek is getracht om de trends vanuit het dashboard visueel te maken, maar dit was technisch niet mogelijk doordat het dashboard niet kon worden ingezien. Wel is het mogelijk om informatie visueel te maken vanuit de gemeentelijke monitor. In de gemeentelijke monitor sociaal domein van de VNG is het mogelijk om trends in een gemeente te vergelijken met andere gemeenten met een vergelijkbaar inwoneraantal. Neem bijvoorbeeld de volgende informatie op, waarbij de gemeente wordt vergeleken met gemeenten met 50.000 tot 100.000 inwoners: Figuur 3. Inwoners met individuele Wmo-voorzieningen, 2021

Figuur 4. Inwoners zonder en met zorg en ondersteuning, 2021

Figuur 5. Jongeren met jeugdzorg-trajecten, 2021

Maak ook inzichtelijk hoeveel personen er worden geholpen vanuit bijvoorbeeld het Buurtplein: hoeveel mensen kunnen alleen verder nadat ze zijn geholpen met informatie of met bijvoorbeeld de hulp van algemene voorzieningen, en bij hoeveel mensen start een zorgtraject? Lariks, de toegang van de gemeente Leusden, maakt dit (als voorbeeld) als volgt inzichtelijk (afkomstig uit het openbaar jaarverslag):

33 / 48

Figuur 6. Voorbeeld overzicht verwijzingen Lariks (gemeente Leusden), jaarverslag 2021

Geef als college opdracht om een dergelijk overzicht ook te maken voor Buurtplein. Maak op deze manier inzichtelijk hoeveel personen ondersteuning nodig hebben of een traject gaan volgen, en hoe zich heeft ontwikkelt in de tijd. Neem voor het inzichtelijk maken van trends en ontwikkelingen vanuit verbonden partijen geen tientallen extra pagina’s op. Focus op drie elementen: Hoe ontwikkelt het domein zich inhoudelijk en financieel, nu en de komende jaren? Wat betekent dit voor onze doelen en inspanningen, nu en de komende jaren? Wat betekent dit voor onze financiën, nu en de komende jaren? Zo krijgt de inhoudelijke informatie vanuit de verbonden partijen meer een directe plek in de programma’s, dus gekoppeld aan de gemeentelijke doelstellingen. Ga met de verbonden in partijen in gesprek over welke trends en ontwikkelingen van belang zijn voor de toekomst, en welke van belang zijn voor de raad. Bepaal op basis hiervan welke inhoudelijke informatie wordt opgenomen in de cyclus. Veel van de informatie is al beschikbaar, dus dit hoeft weinig extra werk op te leveren voor het opstellen van de cyclus.

5.2.2.

Aanbeveling aan college en raad

Aanbeveling 4 Maak als college de beschikbare financiële ruimte inzichtelijk; Voer als college en raad het gesprek over het invullen hiervan Raadsleden hebben behoefte aan het inzichtelijk maken van de financiële positie. Hiermee krijgen zij meer inzicht in de ruimte die er binnen de begroting bestaat. Dit inzicht komt nog beperkt naar voren in de huidige stukken. Maak als college de weerstandscapaciteit en de financiële ruimte inzichtelijk. Welk deel van de algemene reserve is nodig om de risico’s te dekken, en waar is nog (incidentele) ruimte? Onderstaande grafiek is een voorbeeld van het (verwachte) weerstandsvermogen in de periode 2018 tot en met 2026. Hiervoor is gekeken naar de beschikbare

34 / 48

weerstandscapaciteit ten opzichte van de gekwantificeerde risico’s. Ook is inzichtelijk gemaakt hoe de ratio van het weerstandsvermogen zich heeft ontwikkeld, in relatie tot de gestelde boven- en ondergrens.

Figuur 2. Weerstandsvermogen 2018-2026

Met een dergelijke grafiek wordt bijvoorbeeld zichtbaar dat de gemeente Doetinchem een stevigere financiële positie heeft gerealiseerd. Tussen 2019 en 2021 was de weerstandscapaciteit onvoldoende om de risico’s volledig te dekken. In 2020 lag de ratio beneden de ondergrens, en in 2021 net hoger. Uit de grafiek komt naar voren dat de huidige weerstandscapaciteit echter ruim voldoende is. Zo ligt de (verwachte) ratio vanaf 2022 zelfs hoger dan de bovengrens. Dit sluit goed aan op de wens van de gemeente uit de begroting van 2023 om een ruimere algemene reserve aan te houden, vanwege de effecten die de Rijksmaatregelen de afgelopen jaren hebben gehad op de financiën. Deze Rijksmaatregelen maakten dat het financiële meerjarenperspectief van de gemeente de afgelopen jaren grillig verliep. Hierom wil de gemeente meer ‘vlees op de botten’ hebben in de vorm van de algemene reserve. 17 Voer als college en raad het gesprek over de financiële ruimte. Is er ruimte voor incidentele investeringen of dient de buffer verder te groeien? Breng daarnaast de structurele ruimte binnen programma’s in beeld. Zijn er posten waarop meerdere jaren achter elkaar sprake is geweest van onderbesteding? Voer als raad en college ook hierover het gesprek: welke keuzes kunnen we maken om structurele ruimte te creëren of in te zetten?

5.2.3.

Aanbeveling aan de raad

Aanbeveling 6 Neem als raad een actieve, sturende rol in bij de opzet en het vormgeven van de cyclus. Benut hiervoor de auditcommissie 17

Begroting 2023, 10 november 2022

35 / 48

De P&C-cyclus staat ten dienste van de raad. De opzet en vormgeving hiervan dienen dan ook aan te sluiten op de behoeften van de raad. Nu stuurt de raad hier beperkt op. Neem als raad een actievere rol, en ga met het college in gesprek over de vormgeving: welke informatie is voor ons belangrijk en hoe kan die informatie overzichtelijk, en zo nodig visueel, worden opgenomen in de P&C-cyclus? Welke informatie willen we ophalen bij verbonden partijen? De auditcommissie kan hierbij een belangrijke rol vervullen door hierover het gesprek te voeren met college en organisatie. Daarnaast kan de auditcommissie ook een adviesrol gaan spelen voor de rest van de raad: waar moet de raad zich vooral op focussen bij het bespreken van het document? Waar zit ruimte voor de raad om keuzes te maken? Hoe kan de raad de informatie het beste tot zich nemen? Zorg er als raad voor dat de rol en positie van de auditcommissie verder wordt uitgekristalliseerd en neem als raad een actieve en sturende rol bij het laten aansluiten van de cyclus op de informatiebehoefte.

36 / 48

Bijlage 1. Overzicht geïnterviewde personen Ambtelijke organisatie Marieke Salemink Ria Ruiterkamp Priska Blij Reindert Rouwenhorst Bram Gerritsen Ralf Hugo Rob Janssens Marta Schennink Gerben Karssenberg

Manager maatschappij Manager interne organisatie Concerncontroller Financieel adviseur Financieel adviseur Adviseur interne controle Griffier Commissiegriffier Gemeentesecretaris

College van burgemeester en wethouders Jorik Huizinga Wethouder (portefeuillehouder volksgezondheid) Patrick Moors Wethouder (portefeuillehouder Wmo en participatie) Hans Dales Wethouder (portefeuillehouder jeugd en jeugdzorg) Henk Bulten Wethouder (portefeuillehouder financiën) Provincie Gelderland Michiel Bodde Gert Mellendijk

Adviseur interbestuurlijk toezicht financiën Adviseur gemeentefinanciën

Laborijn Jeroen Spruit Erik Jochems

Algemeen directeur Concerncontroller

Buurtplein Marleen Leurs Clementine Onstenk

Directeur-bestuurder Manager bedrijfsvoering

Vertegenwoordiging van de gemeenteraad Denny Lieberwerth GroenLinks Jasper Knipping SP (lid auditcommissie) José Teunissen PvdA Ernst Kasteleijn Gemeentebelangen Doetinchem Jeroen Hendriksen Lokaal Belang Doetinchem Eugenie Ketting D66 Ruud Veldkamp CDA Marius Wijers VVD (voorzitter auditcommissie)

37 / 48

Bijlage 2. Resultaten enquête Gebruik informatie In welke mate kent u de P&C-cyclus van de gemeente Doetinchem en maakt u gebruik van de informatie? Ik ken de P&C-cyclus goed en maak regelmatig gebruik van de verstrekte informatie Ik ken de P&C-cyclus goed, maar maak weinig gebruik van de verstrekte informatie Ik ken de P&C-cyclus niet goed

Op welke momenten maakt u vooral gebruik van de informatie die u ontvangt via de P&C-cyclus? Bij de voorbereiding van bijna alle commissie- en raadsvergaderingen Bij de bespreking van de kadernota

16 14 12

Bij de bespreking van het Meerjarenperspectief Ontwikkellocaties Bij de bespreking van de begroting

10 8

Bij de bespreking van de bestuurlijke monitors

6

Bij de bespreking van de jaarstukken

4

Op andere momenten

2 0

38 / 48

Inzicht Biedt de P&C-cyclus in zijn geheel u de informatie die u als raadslid nodig heeft?

Voldoende Matig Onvoldoende Weet ik niet/geen mening

Biedt de kadernota u het inzicht dat u als raadslid nodig heeft?

Voldoende Matig Onvoldoende Weet ik niet/geen mening

Biedt het Meerjarenperspectief Ontwikkellocaties u het inzicht dat u als raadslid nodig heeft?

Voldoende Matig Onvoldoende Weet ik niet/geen mening

39 / 48

Biedt de begroting u het inzicht dat u als raadslid nodig heeft?

Voldoende Matig Onvoldoende Weet ik niet/geen mening

Bieden de bestuurlijke monitors u het inzicht dat u als raadslid nodig heeft?

Voldoende Matig Onvoldoende Weet ik niet/geen mening

Bieden de jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening) u het inzicht dat u als raadslid nodig heeft?

Voldoende Matig Onvoldoende Weet ik niet/geen mening

40 / 48

Heeft u voldoende zicht op de financiën van de gemeente (zoals inkomsten, uitgaven, reserves en voorzieningen, risico’s, meerjarenperspectief, financiële ratio's)?

Voldoende Matig Onvoldoende Weet ik niet/geen mening

Heeft u voldoende zicht op de risico’s en de beheersing hiervan?

Voldoende Matig Onvoldoende Weet ik niet/geen mening

Worden naar uw mening onderbestedingen of overbestedingen voldoende verantwoord?

Voldoende Matig Onvoldoende Weet ik niet/geen mening

41 / 48

Biedt de huidige P&C-cyclus u voldoende zicht op het functioneren van verbonden partijen?

Voldoende Matig Onvoldoende Weet ik niet/geen mening

Zijn er onderwerpen die u mist in de informatie die u ontvangt via de P&C-cyclus?

Ja Nee

Welke onderwerpen mist u nog in de informatie? Aansluitend overzicht bij staatjes van verschillende jaren, grafiekjes Tussen overzicht van de grote begrotingstabellen

Zijn er onderwerpen (bijvoorbeeld doelen, beleidsvragen, indicatoren, monitoring van resultaten of evaluaties) in de bestaande P&C-cyclus die onvoldoende duidelijk voor u als raadslid zijn?

Ja Nee

42 / 48

Welke onderwerpen zijn nog onvoldoende duidelijk? Vertaling coalitie programma naar de begroting en de daarbij gemaakte keuzes. Dat verschilt, ik heb best veel vragen bij de informatieve avond. Ben nieuw.

Beantwoording w-vragen Worden vragen over ‘wat willen we bereiken’, ‘wat mag het kosten’, ‘wat hebben we gedaan’, ‘wat heeft het opgeleverd’ en ‘wat heeft het gekost’ voldoende beantwoord in de P&C-documenten?

Voldoende Matig Onvoldoende Weet ik niet/geen mening

Is naar uw oordeel de relatie tussen ‘wat willen we bereiken’ en ‘wat mag het kosten’ voldoende inzichtelijk in de begroting?

Voldoende Matig Onvoldoende Weet ik niet/geen mening

Is naar uw oordeel de relatie tussen ‘wat willen we bereiken’ en ‘wat mag het kosten’ voldoende inzichtelijk in de bestuurlijke monitors?

Voldoende Matig Onvoldoende Weet ik niet/geen mening

43 / 48

Is naar uw oordeel de relatie tussen ‘wat hebben we gedaan’, ‘wat heeft het opgeleverd’ en ‘wat heeft het gekost’ voldoende inzichtelijk in de jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening)?

Voldoende Matig Onvoldoende Weet ik niet/geen mening

Kaderstellende en controlerende rol Stelt de P&C-cyclus u als raadslid in staat om kaders te stellen aan het begin van de jaarlijkse P&C-cyclus?

Voldoende Matig Onvoldoende Weet ik niet/geen mening

Stelt de P&C-cyclus u als raadslid in staat om de uitvoering van de vastgestelde kaders te controleren?

Voldoende Matig Onvoldoende Weet ik niet/geen mening

44 / 48

Stelt de P&C-cyclus u als raadslid in staat om gedurende het jaar bij te sturen?

Voldoende Matig Onvoldoende Weet ik niet/geen mening

Leesbaarheid en begrijpelijkheid Hoe beoordeelt u de leesbaarheid en begrijpelijkheid van de P&C-documenten?

Voldoende Matig Onvoldoende Weet ik niet/geen mening

Welke ideeën heeft u om de leesbaarheid en begrijpelijkheid te verbeteren? Dergelijke overzichten als bij de MPO waren erg prettig met een kleurcodering/teken of iets op schema lag of niet e.d. Als dit ook in de andere stukken zou worden meegenomen zou dat erg prettig zijn. Meer verbanden en trends ( op hoofdlijnen ) laten zien en niet op elk onderwerp zover in de details gaan. Als HBOer ligt de vraagstelling als leesbaarheid en begrijpelijkheid iets anders. Vraagstelling ook bij laag geletterde. Ander referentie kader Taalgebruik, en papieren versie leest voor mij makkelijker Als beginnend raadslid is het wellicht lastig om te doorgronden, maar na een paar jaar is de systematiek duidelijk Begrijpelijke taal, minder woorden Meer werken met referenties naar andere documenten Misschien iets meer gebruik maken van plaatjes/diagrammen/grafieken Eenvoudige taal en minder afkortingen gebruiken

45 / 48

Zijn de P&C-documenten nog voldoende actueel wanneer deze worden besproken in de raad?

Voldoende Matig Onvoldoende Weet ik niet/geen mening

Heeft de gemeenteraad voldoende tijd om die informatie die via de P&C-cyclus wordt aangeboden, te behandelen?

Voldoende Matig Onvoldoende Weet ik niet/geen mening

Is naar uw oordeel de kwaliteit van de bespreking van de P&C-documenten door de raad voldoende?

Voldoende Matig Onvoldoende Weet ik niet/geen mening

46 / 48

Worden de P&C-documenten in de raad vooral op hoofdlijnen of op detailniveau besproken?

Vooral op hoofdlijnen Vooral op detailniveau Zowel op hoofdlijnen als detailniveau Weet ik niet/geen mening

Algemeen Welk cijfer geeft u de P&C-cyclus van de gemeente Doetinchem? Gemiddeld cijfer: 7.06 Wat zou u willen behouden aan de P&C-cyclus van de gemeente Doetinchem? De uitstekende uitleg die we kregen bij de uitleg en de overzichtelijkheid die sommige documenten al sterker hadden dan anderen Overzicht in 1 oogopslag De structuur en de cyclus. Overzichtelijkheid en taalgebruik De verdeling van de stukken over het jaar heen Zoals het is Wat zou u willen veranderen aan de P&C-cyclus van de gemeente Doetinchem? Zoals eerder vermeld zouden sommige documenten nog iets overzichtelijker mogen en/of een kopje met voor ons relevante analyses van de gegevens uit het document Een meer concrete weergave van de uitvoering van het coalitie akkoord vertaald naar doelen , budget , uitgaven en mate van realisatie Meer informatie over de relatie van de verschillende stukken en beschikbare informatie Meer tijd om in te lezen Ik zou de stukken wel wat eerder aangeboden willen zien worden. Om het echt goed te kunnen lezen, heb nu eenmaal wat tijd nodig en als de stukken samen met andere grote onderwerpen komen, dan wordt de P&C cyclus onterecht wat ondergesneeuwd naar mijn mening.

Ook zou ik van de wethouder financiën wel een overzicht willen zien, tijdens de kadernota op, welke vlakken de raad nog ruimte heeft om nog eventueel extra te investeren Iets meer verduidelijking erin Wilt u verder nog iets meegeven over de P&C-cyclus van de gemeente Doetinchem? Naar mijn mening heeft de gemeente Doetinchem de P&C-cyclus redelijk goed op orde Makkelijkere taal gebruiken

47 / 48

TwynstraGudde adviseert overheid en bedrijfsleven op veel van de grote en urgente thema’s van deze tijd. Denk aan veiligheid, diversiteit, digitalisering, mobiliteit, duurzaamheid, energie, financiën en gezondheid. We bieden onze opdrachtgevers unieke, werkbare oplossingen en brengen complexe projecten en programma’s tot een goed einde. Iets creëren van blijvende waarde, daar gaan we voor. Daardoor hebben we een directe impact op (toekomstige) maatschappelijke en economische ontwikkelingen. En dus een grote impact op morgen.

48 / 48

Rekenkamer Doetinchem T.a.v. de heer S. Dijk Stadhuis

verzenddatum:

16 mei 2023

onderwerp:

ons kenmerk: inlichtingen bij: telefoonnummer:

1599365 / 1760038 de heer M. Huinink (0314) 399 640

uw kenmerk: uw brief van: bijlage

Onderzoek Rekenkamer Doetinchem ‘De toegankelijkheid van de P&C-cyclus in Doetinchem’ 1624960 / 1717865 28 maart 2023

--

Geachte heer Dijk, Met belangstelling hebben wij kennisgenomen van uw brief en het bijgaande rapport ‘De toegankelijkheid van de P&C-cyclus in Doetinchem’. U vroeg ons in uw brief om vooruitlopend op de aanpassing van de Verordening op de rekenkamercommissie een reactie te geven op de bestuurlijke nota. Dit doen we graag. We zijn tevreden met de conclusie van de Rekenkamer dat de P&C-cyclus de laatste jaren een positieve ontwikkeling heeft doorgemaakt. Geconstateerd is dat de cyclus inzichtelijker en leesbaarder is geworden. De cyclus biedt meer en meer de informatie die raadsleden nodig hebben om doelmatig en doeltreffend te sturen en te controleren. Het proces van de P&C-cyclus is op orde en alle benodigde informatie is aanwezig. Wij erkennen dat er altijd ruimte voor verbetering is en nemen daarom ook de door u gedane aanbevelingen ter harte. In het door u opgestelde rapport is gekeken naar het proces, de P&C-instrumenten en de positie van de gemeenteraad. Op deze onderdelen zijn de volgende deelconclusies getrokken: 1. Het proces is nu voldoende doeltreffend en doelmatig opgezet, maar het proces is kwetsbaar. 2. De koppeling tussen doelen en financiën is niet op orde, waardoor de P&Cinstrumenten niet voldoen aan de informatiebehoefte van de gemeenteraad. 3.

De gemeenteraad kan aan de hand van het proces en de instrumenten zijn kaderstellende en controlerende raad niet optimaal vervullen. Met name op deelconclusie 2, de punten waarvan u constateert dat deze nog niet op orde zijn, zou voor ons het benoemen van zogenaamde ‘best practices’ bij andere gemeenten behulpzaam zijn om verder te kunnen verbeteren. Het doel van het onderzoek is inzicht te bieden in de opzet en de werking van de P&Ccyclus en de efficiency en effectiviteit hiervan. U doet een zestal aanbevelingen, waarvan er vijf gericht zijn aan ons. Op de volgende pagina’s gaan wij in op deze vijf aanbevelingen.

16 mei 2023

2

1599365 / 1760038

Aanbeveling 1: Zorg als college dat de basis op orde wordt behouden en zorg dat deze wordt geborgd in de organisatie met een beknopt handboek. Wij zijn verheugd om te lezen dat de Rekenkamer constateert dat de basis van de P&Ccyclus op orde is. Dit sterkt ons in het vertrouwen dat de koers naar een nog betere monitoring en een goede informatievoorziening de juiste is. In de huidige opzet wordt er gewerkt met een raadsmededeling, waarin de data zijn opgenomen waarop de gemeenteraad wordt betrokken. In de ambtelijke organisatie wordt er gewerkt met een gedetailleerde planning. Hierin is specifiek opgenomen wat er moet gebeuren, wie daarvoor verantwoordelijk is en wanneer dit afgerond moet zijn. Deze planning kenmerkt zich als dynamisch, waardoor relatief eenvoudig geanticipeerd kan worden op actuele ontwikkelingen vanuit bijvoorbeeld de provincie of het Rijk. Bij de start van een cyclusdocument wordt deze planning gedeeld met de betrokkenen in een aftrapbijeenkomst en is er gelegenheid tot het stellen van vragen. Daarnaast kennen we organisatiebrede schrijfdagen voor de jaarstukken en begroting. Wij zijn daarom van mening dat de kennis en kunde niet alleen bij individuele personen ligt. Wel zijn wij benieuwd naar uw suggestie voor het opstellen van een beknopt handboek en welke gedachten er zijn over de vorm. Wij zijn dan ook graag bereid om met u hierover in gesprek te gaan.

Aanbeveling 2: Leg als college een directere relatie tussen doelstellingen, activiteiten en financiën. Wij streven continu naar het zo helder en inzichtelijk mogelijk maken van onze cyclusproducten, zodat de raad haar kaderstellende en controlerende rol goed kan invullen. In de begroting en jaarstukken wordt gerapporteerd op basis van de 3-W vragen. Wat willen we bereiken (doelstellingen), wat gaan we er voor doen (activiteiten) en wat mag het kosten (financiën). U constateert dat de doelstellingen en activiteiten helder zijn weergegeven maar beperkt SMART zijn geformuleerd. Dit maakt de monitoring moeilijker. Wij zullen in de volgende begroting kijken of we de doelstellingen meer SMART kunnen formuleren. Daarnaast geeft u aan dat in de cyclusdocumenten niet opgenomen is hoeveel kosten de specifieke doelen met zich meebrengen. In de praktijk blijkt het weerbarstig om aan alle doelstellingen middelen te koppelen. Administratief zijn voor de vastlegging, de taakvelden en programma’s leidend, niet de steeds veranderende doelstellingen. Het is ingewikkeld om aan te geven wat de relatie is tussen beleidsdoelen, concrete activiteiten en financiën. Bijvoorbeeld als je eenzaamheid wilt verminderen, zijn er vele maatregelen te treffen, zoals mensen de gelegenheid te geven elkaar te ontmoeten in het zwembad Rozengaarde. Er zijn er meerdere doelen waaraan Rozengaarde kan bijdragen.

Het is heel lastig om te bepalen, welk deel van de subsidie aan Rozengaarde toe te rekenen is aan welk beleidsdoel. Welk deel reken je bijvoorbeeld toe aan ‘eenzaamheid’, welk deel van de subsidie aan ‘sport’, welk deel aan ‘met de groei naar 70.000 behouden we onze voorzieningen’? Daarnaast worden in de begroting de belangrijkste ontwikkelingen en doelstellingen geschetst, de zogenaamde reguliere werkzaamheden worden niet geschetst. De koppeling tussen geld, doelen en prestaties is hierdoor niet volledig zichtbaar te maken. Tenslotte geeft u aan dat een raadslid niet eenvoudig kan zien wat bijvoorbeeld de kosten van het sociaal domein zijn op jeugd, zorg of participatie in relatie tot de doelstellingen en de activiteiten die daarmee samenhangen en dat ook de bijdrage van de verbonden partijen aan de doelstellingen beperkt inzichtelijk gemaakt zijn in de stukken. U geeft aan dat het wenselijk is om de taakvelden in het sociaal domein te clusteren. De gemeente geeft haar geld uit aan een breed scala aan (deel)terreinen, variërend van bijvoorbeeld jeugdzorg, onderwijshuisvesting of de kosten voor de brandweer. Om te zorgen dat deze uitgaven gegroepeerd en vergeleken kunnen worden tussen gemeenten heeft de BBV een uniforme set van 54 taakvelden voorgeschreven. Deze taakvelden kunnen weer geclusterd worden in 9 hoofdtaakvelden.

Voor de onderlinge vergelijkbaarheid hebben wij ervoor gekozen om juist op deze taakvelden te rapporteren.

16 mei 2023

3

1599365 / 1760038

Het is in de cyclusproducten een balans zoeken tussen de gewenste detailmatigheid en de omvang die behapbaar moet blijven. Op basis van uw bevindingen vinden wij het lastig te doorgronden wat u precies bedoelt. Wellicht is het mogelijk om een aantal ‘best practices’ te benoemen bij andere gemeenten om ons handvatten te kunnen geven om te verbeteren. Aanbeveling 3: Geef als college opdracht tot het visueel maken van financiële trends en ontwikkelingen. In het rapport geeft u aan, dat in de P&C-stukken beperkt gebruik wordt gemaakt van visualisatie van trends en ontwikkelingen. Daardoor is het voor raadsleden erg lastig om inzichtelijk te maken hoe een domein is veranderd en gaat veranderen. Een visualisatie van (meerjarige) financiële trends en ontwikkelingen maakt de stukken inzichtelijker. Ter duiding van dit punt schrijft u in uw rapport, dat betrokkenen verbetermogelijkheden zien rondom het betrekken van informatie uit data uit onderliggende stukken. Zo kan het dashboard sociaal domein ingezet worden om informatie op te halen - bij onder andere verbonden partijen - over eerdere en toekomstige ontwikkelingen. Van deze informatie wordt in de P&C-stukken nog beperkt gebruikgemaakt. Daarnaast schrijft u dat er beperkt wordt gewerkt met visuele stukken om bijvoorbeeld de ontwikkeling van financiën of het weerstandsvermogen inzichtelijk te maken.

Deze ontwikkelingen worden nu gevat in grote stukken tekst. Dit kan ertoe leiden dat de stukken ondoorzichtig worden voor raadsleden. Wij herkennen dat visuele weergaven vaak meer zeggen dan lappen tekst en ingewikkelde tabellen. De afgelopen jaren is er geïnvesteerd om de teksten minder lang te maken en deze helderder te schrijven. Qua visualisatie zijn de ontwikkelingen nog minder ver. Daar waar plaatjes het voor de lezer vaak eenvoudiger maken, betekent het aan de achterkant voor de organisatie veel extra werkzaamheden. Met de beperkte bezetting blijkt het lastig om in deze ontwikkeling te faciliteren. Aanbeveling 4: Gebruik als college de informatie vanuit de verbonden partijen om trends en ontwikkelingen inzichtelijk te maken. Zoals u terecht constateert hebben verbonden partijen een schat aan tactische en operationele informatie. Juist de verbonden partijen hebben direct zicht op trends en ontwikkelingen op hun domein. Daarom zijn wij trots op de nauwe samenwerking met alle verbonden partijen die zich iedere dag weer inzetten voor de Doetinchemse samenleving. In de paragraaf verbonden partijen rapporteren wij zowel in de begroting als jaarrekening uitgebreid over de ontwikkelingen die spelen.

U geeft aan hieruit onvoldoende hun bijdrage aan de doelstellingen te kunnen halen en dat in de programma’s van de begroting de verbonden partijen vooral kort benoemd worden als partner. Dit geldt ook voor de jaarstukken. In de volgende begroting zullen we expliciet de verbonden partijen benoemen in de uitwerkingen van de doelstellingen en activiteiten, wanneer zij daarin een bijdrage hebben. Daarnaast wordt in het rapport aangegeven dat raadsleden behoefte hebben aan informatie over de realisatie van de Taskforce Sociaal Domein. De Taskforce Sociaal Domein liep van 2019 tot en met 2021. De toen ingezette maatregelen maken inmiddels onderdeel uit van de reguliere begroting. Wanneer het wenselijk is om uitgebreider in te zoomen op een specifiek beleidsterrein is het uiteraard mogelijk om hiervoor een informatieve raadsvergadering te plannen. Aanbeveling 5: Maak als college de beschikbare financiële ruimte inzichtelijk. Voer als college en raad het gesprek over het invullen hiervan. In uw rapport geeft u aan dat raadsleden behoefte hebben aan het inzichtelijk maken van de financiële positie. Hiermee krijgen zij meer inzicht in de ruimte die er binnen de begroting bestaat. Dit inzicht komt nog beperkt naar voren in de huidige stukken. Geadviseerd wordt om als college de weerstandscapaciteit en de financiële ruimte inzichtelijk te maken.

Welk deel van de algemene reserve is nodig om de risico’s te dekken, en waar is nog (incidentele) ruimte? In de paragraaf weerstandsvermogen hebben

16 mei 2023

4

1599365 / 1760038

wij de afgelopen jaren gerapporteerd over de risico’s, de weerstandscapaciteit en de vijf kengetallen. Bij de jaarstukken 2022 zullen we ook specifiek ingaan op de financiële positie. De financiële positie is het vermogen in relatie tot de exploitatie en met in achtneming van de risico’s. De financiële positie is een breder begrip dan het vermogen, dat kan worden afgeleid van de balans, maar is ook een breder begrip dan het weerstandsvermogen. Het weerstandsvermogen richt zich op de mogelijkheden tot het opvangen van onverwachte tegenvallers, terwijl de financiële positie ook betrekking heeft op de reguliere exploitatie. De financiële positie van Doetinchem wordt met een vijftal financiële kengetallen (schuldquote, solvabiliteit, kengetal grondexploitatie, structurele exploitatieruimte en belastingcapaciteit: woonlasten als een percentage van het landelijke gemiddelde) in samenhang met het weerstandsvermogen in beeld gebracht en beoordeeld. Zoals in het begin van dit schrijven is aangegeven, nemen wij de door u gedane aanbevelingen ter harte. Wanneer de raad besluit deze over te nemen gaan we graag met de auditcommissie of gemeenteraad het gesprek aan over de verbeteringen in de opzet en vormgeving van de cyclusproducten. Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Doetinchem,

secretaris

burgemeester

Nawoord rekenkamercommissie Doetinchem op het rapport ‘De toegankelijkheid van de P&C-cyclus in Doetinchem’ De rekenkamercommissie Doetinchem heeft met genoegen kennisgenomen van de reactie van het college van b&w op het rapport ‘De toegankelijkheid van de P&C-cyclus in Doetinchem’. Dat positieve gevoel wordt enerzijds veroorzaakt doordat het college de gedane aanbevelingen ter harte neemt, maar vooral door de opmerking aan het eind dat het college met de auditcommissie of de gemeenteraad het gesprek wil aangaan over de verbeteringen in de opzet en vormgeving van de cyclusproducten. De rekenkamercommissie neemt ook de uitnodiging aan om ‘best practices’ aan te leveren om deelconclusie 2 De koppeling tussen doelen en financiën is niet op orde, waardoor de P&C-instrumenten niet voldoen aan de informatiebehoefte van de gemeenteraad verder te onderbouwen. Ook de uitnodiging om in gesprek te gaan om te komen tot een beknopt handboek nemen wij aan. Niet, omdat wij menen de wijsheid in pacht te hebben, wel om gezamenlijk te onderzoeken of de in ons onderzoek gesuggereerde verbeteringen daadwerkelijk te realiseren zijn. Steven Dijk, voorzitter