Raadsvoorstel Rekenkamerrapport De toegankelijkheid van de p. en c.-cyclus.pdf

Aan de raad

AGENDAPUNT NR. 7.4 Doetinchem, 18 oktober 2023

Rekenkamerrapport De toegankelijkheid van de p. en c.-cyclus Te besluiten om: 1. Het college te verzoeken: a. ervoor te zorgen dat de basis van de p. en c.-cyclus op orde wordt gehouden en ervoor te zorgen dat deze wordt geborgd in de organisatie met een beknopt handboek; b. een directere relatie te leggen tussen doelstellingen, activiteiten en financiën; c. opdracht te geven tot het visueel maken van financiële trends en ontwikkelingen. d. de informatie vanuit de verbonden partijen te gebruiken om trends en ontwikkelingen inzichtelijk te maken. 2. Het college te verzoeken de beschikbare financiële ruimte inzichtelijk te maken en een gesprek met de raad te voeren over het invullen hiervan. 3. Een actieve, sturende rol in te nemen bij de opzet en het vormgeven van de cyclus. Context De rekenkamercommissie Doetinchem (hierna ‘de rekenkamer’) heeft onderzoek gedaan naar de toegankelijkheid van de p&c-cyclus in Doetinchem. Bureau TwynstraGudde heeft de rekenkamer hierbij ondersteund. Met dit onderzoek biedt de rekenkamer inzicht in de opzet en de werking van de p&c-cyclus en de efficiency en de effectiviteit hiervan.

Het onderzoek De centrale onderzoeksvraag luidde: ‘In hoeverre stelt de huidige P&C-cyclus de gemeenteraad van Doetinchem in staat doelmatig en doeltreffend te sturen en te controleren?’ Conclusies rekenkamer Uit het onderzoek van de rekenkamer blijkt dat de P&C-cyclus de laatste jaren een positieve ontwikkeling heeft doorgemaakt. Het is zichtbaar dat de cyclus inzichtelijker en leesbaarder wordt. Zo biedt de cyclus meer en meer de informatie die raadsleden nodig hebben om doelmatig en doeltreffend te sturen en te controleren. Ook concludeert de rekenkamer dat het proces van de P&C-cyclus op orde is en dat alle benodigde informatie aanwezig is. Er wordt samengewerkt tussen de domeinen om de stukken op te stellen en er wordt gewerkt met een inzichtelijke planning. Wel is het proces kwetsbaar, omdat de kennis en kunde nog vooral bij individuele personen ligt die de stukken opstellen. Bovendien biedt de cyclus op inhoud nog onvoldoende sturingsinformatie. Door trends en ontwikkelingen inzichtelijker te maken en een heldere koppeling te maken tussen doelen, activiteiten en financiën, kan de cyclus gebruikt worden om daadwerkelijk op hoofdlijnen te sturen op inhoud en geld. Een aantal van deze verbeteringen is een rol van het college, maar de raad heeft ook een eigen verantwoordelijkheid. Zo moet de raad meer dan nu sturen op de opzet en inhoud van de cyclus.

Hierbij kan de auditcommissie een belangrijke rol vervullen.

2 Doetinchem, 18 oktober 2023 Aanbevelingen Bovenstaande conclusies leiden tot de volgende aanbevelingen aan raad en college: Aan het college: 1. Zorg als college dat de basis van de p. en c.-cyclus op orde wordt gehouden en zorg dat deze wordt geborgd in de organisatie met een beknopt handboek. 2. Leg als college een directere relatie tussen doelstellingen, activiteiten en financiën. 3. Geef als college opdracht tot het visueel maken van financiële trends en ontwikkelingen. 4. Gebruik als college de informatie vanuit de verbonden partijen om trends en ontwikkelingen inzichtelijk te maken. Aan raad en college 5. Maak als college de beschikbare financiële ruimte inzichtelijk. Voer als college en raad het gesprek over het invullen hiervan. Aan de raad 6. Neem als raad een actieve, sturende rol in bij de opzet en het vormgeven van de cyclus. Benut hiervoor de auditcommissie. Bestuurlijke reactie De laatste jaren heeft de beeldvormende raad verzocht om een reflectie van het college op aanbevelingen van de rekenkamer in onderzoeksrapporten, alvorens het rekenkamer-rapport in de menings- en besluitvormende raad te bespreken. Het presidium heeft daarom aan de griffie verzocht om, in samenspraak met de rekenkamer, de Verordening op de rekenkamer en het onderzoeksprotocol op dit punt aan te passen.

Vooruitlopend op deze wijziging heeft de rekenkamer het college om een bestuurlijke reactie op dit onderzoek gevraagd. In de bestuurlijke reactie geeft het college aan dat het de door de rekenkamer gedane aanbevelingen ter harte neemt. Als u deze overneemt, gaat het college graag met de auditcommissie of raad in gesprek over de verbeteringen in de opzet en vormgeving van de p&cdocumenten. Samengevat is de reactie van het college als volgt: Aanbeveling 1: zorg als college dat de basis op orde wordt behouden en zorg dat deze wordt geborgd in de organisatie met een beknopt handboek Het college is van mening dat door de huidige werkwijze de kennis en kunde niet alleen bij individuele personen ligt. Naar aanleiding van de bestuurlijke reactie zijn tijdens een gesprek tussen de rekenkamer, onderzoeker en ambtelijke organisatie suggesties wat betreft het opstellen van een handboek en de vorm hiervan besproken. Aanbeveling 2: leg als college een directere relatie tussen doelstellingen, activiteiten en financiën Uitgaven van gemeenten zijn verdeeld over verschillende terrein, zoals bijvoorbeeld jeugdzorg, onderwijshuisvesting en brandweer. Het Besluit begroting en verantwoording begroting gemeenten en provincie (BBV) schrijft voor dat de uitgaven worden gegroepeerd in 54 taakvelden, om vergelijking tussen gemeenten mogelijk te maken.

Deze taakvelden kunnen worden geclusterd in 9 hoofdtaakvelden. Voor de onderlinge vergelijkbaarheid kiest het college ervoor juist op deze taakvelden te rapporteren.

3 Doetinchem, 18 oktober 2023 Het is een balans zoeken tussen de gewenste detailmatigheid en omvang die behapbaat moet blijven. Het college vraagt aan de rekenkamer om een aantal ‘best practices’ te benoemen om zodoende handvatten voor verbetering te geven. De rekenkamer heeft de uitnodiging aangenomen om ‘best practices’ aan te leveren om deelconclusie 2 De koppeling tussen doelen en financiën is niet op orde, waardoor de P&Cinstrumenten niet voldoen aan de informatiebehoefte van de gemeenteraad verder te onderbouwen. Tijdens een gesprek tussen de rekenkamer, onderzoeker en de ambtelijke organisatie zijn deze ‘best practices’ besproken. Aanbeveling 3: geef als college opdracht tot het visueel maken van financiële trends en ontwikkelingen Het college erkent dat visualisatie meer zegt dan lappen tekst en ingewikkelde tabellen. De laatste jaren is geïnvesteerd in het minder lang maken van teksten en deze helderder te schrijven. Echter, gezien de beperkte bezetting is het lastig om de ontwikkeling van visualisatie te faciliteren. Aanbeveling 4: gebruik als college de informatie vanuit de verbonden partijen om trends en ontwikkelingen inzichtelijk te maken Het college onderschrijft de constatering dat verbonden partijen een schat aan tactische en operationele informatie hebben en direct zicht hebben op trends en ontwikkelingen op hun domein.

Uit de paragraaf verbonden partijen kan de rekenkamer onvoldoende de bijdragen van de verbonden partijen aan de doelstellingen halen. Daarom benoemt het college in de komende begroting de verbonden partijen expliciet in de uitwerkingen van de doelstellingen en activiteiten wanneer zij daarin een bijdrage hebben. Aanbeveling 5: maak als college de beschikbare financiële ruimte inzichtelijk. Voer als college en raad het gesprek over het invullen hiervan In de reactie op deze aanbeveling geeft het college uitleg over het weerstandsvermogen en de financiële positie. Het geeft echter niet aan hoe het omgaat met de aanbeveling van de rekenkamer. Argumenten Beslispunt 3 is een besluit dat de raad aangaat. Dit komt wellicht wat vreemd over. Echter, het is gebruikelijk om de aanbevelingen van de rekenkamer over te nemen in het raadsvoorstel. Tijdens de behandeling van dit raadsvoorstel kunt u uw mening geven over de aanbevelingen uit het rapport en de reactie van het college. U kunt via amendementen en moties de beslispunten wijzigen. In de bestuurlijke reactie geeft het college aan op welke wijze het invulling geeft aan de aanbevelingen van de rekenkamer. Financiën Dit voorstel heeft geen financiële consequenties.

4 Doetinchem, 18 oktober 2023 Bijlagen 1. Samenvatting 2. Bestuurlijke nota rekenkamerrapport De toegankelijkheid van de p. en c.-cyclus 3. Nota van bevindingen - Rekenkameronderzoek toegankelijkheid p. en c.-cyclus 4. Bestuurlijke reactie op rekenkamerrapport 5. Nawoord rekenkamercommissie Doetinchem De griffier,

De voorzitter,

drs. B.P.M. Janssens

mr. M. Boumans MBA MPM

De raad van de gemeente Doetinchem; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders over Rekenkamerrapport De toegankelijkheid van de p. en c.-cyclus; gelet op artikel 108, lid 1, juncto artikel 147, lid 2 van de Gemeentewet; besluit: 1. Het college te verzoeken: a. ervoor te zorgen dat de basis van de p. en c.-cyclus op orde wordt gehouden en ervoor te zorgen dat deze wordt geborgd in de organisatie met een beknopt handboek; b. een directere relatie te leggen tussen doelstellingen, activiteiten en financiën; c. opdracht te geven tot het visueel maken van financiële trends en ontwikkelingen. d. de informatie vanuit de verbonden partijen te gebruiken om trends en ontwikkelingen inzichtelijk te maken. 2. Het college te verzoeken de beschikbare financiële ruimte inzichtelijk te maken en een gesprek met de raad te voeren over het invullen hiervan. 3. Een actieve, sturende rol in te nemen bij de opzet en het vormgeven van de cyclus. Aldus besloten in zijn vergadering van 26 oktober 2023,

, griffier

, voorzitter