Raadsvoorstel Normenkader 2025 en Controleprotocol 2025.pdf

Normenkader 2025 en Controleprotocol 2025

voor beeldvormende raad naam opsteller: A. Potman telefoonnummer: 377 244 e-mailadres: a.potman@doetinchem.nl

Te besluiten om: 1. Het normenkader 2025 vast te stellen. 2. Het controleprotocol 2025 vast te stellen. Inleiding Het normenkader 2025 betreft de inventarisatie van de relevante wet- en regelgeving, die wordt betrokken bij de controle van de financiële rechtmatigheid. De rechtmatigheidscontrole heeft als doel om vast te stellen dat de baten, lasten, balansmutaties en de financiële beheershandelingen tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de bepalingen in de geldende wet- en regelgeving. Het normenkader dient om de kaders vast te stellen, waarmee het college een rechtmatigheidsverantwoording over 2025 op kan stellen. Het college verklaart bij de jaarrekening onder andere aan de hand van deze kaders dat zij rechtmatig gehandeld heeft. Vanuit zijn controlerende taak heeft uw raad een accountant benoemd. Jaarlijks stelt uw raad een controleprotocol vast op grond waarvan de accountant de jaarrekening moet controleren. Beide documenten stelt uw raad vast en vormen de kaders voor de accountant voor het uitvoeren van de jaarrekeningcontrole 2025. Argumenten 1.1 Het vaststellen van het normenkader is een wettelijke verplichting. Op basis van artikel 213 van de Gemeentewet heeft elke gemeente de wettelijke verplichting om een normenkader vast te stellen. 1.2 Conform het controleprotocol stelt de raad het normenkader vast.

Het is noodzakelijk een actueel normenkader vast te stellen, als onderdeel van de opdracht aan het college (financiële rechtmatigheidsverantwoording 2025) en de accountant (getrouwheid van de jaarrekening 2025). 1.3 Het normenkader voor een rechtmatigheidscontrole betreft de inventarisatie van de voor de financiële rechtmatigheidscontrole relevante regelgeving van hogere overheden en van de gemeente zelf. Bij dit voorstel wordt het normenkader voor financiële rechtmatigheid gegeven voor de rechtmatigheidscontrole van de jaarrekening 2025. De inventarisatie bestaat uit de externe wetgeving en de eigen regelgeving, met name verordeningen. 1.4 Uw raad stelt sinds controlejaar 2023 het normenkader jaarlijks vast. Per 1 januari 2023 is de wetgeving in de BBV met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording en de controle daarop veranderd. Het college biedt uw raad jaarlijks ter vaststelling een actueel normenkader aan. 2.1 In het controleprotocol staan goedkeurings- en rapporteringstoleranties. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming: de strekking van de af te geven accountantsverklaring. Constateert de accountant fouten en/of onzekerheden die gezamenlijk de tolerantiegrens overschrijden, dan krijgt de gemeente geen goedkeurende verklaring, maar een afkeurende of beperkende verklaring. Naast goedkeuringstoleranties zijn er ook rapporteringtolerantie.

Fouten of onzekerheden ter grootte van deze tolerantiegrens moet de accountant in alle gevallen rapporteren.

1831792 / 1988136

Pagina 1 van 3

De aanpassing op 16 april 2025 van het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) en Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) leidt tot wijzigingen in onze beleidsdocumenten. De maximale goedkeuringstolerantie wijzigt van 1% voor fouten en 3% voor onzekerheden (dus samen 4%) met ingang van boekjaar 2025 in een maximale goedkeuringstolerantie van 2% voor afwijkingen. Met afwijkingen worden zowel fouten als onzekerheden bedoeld. Daarnaast wijzigt ook de grondslag voor de goedkeuringstolerantie van lasten inclusief toevoegingen aan de reserves naar lasten exclusief toevoegingen aan de reserves. Voor de rechtmatigheidsverantwoording geldt dat deze tolerantie met ingang van 2025 maximaal 2% van de lasten exclusief toevoegingen aan de reserves mag bedragen (in 2023 en 2024 nog maximaal 3% van de lasten inclusief toevoegingen aan de reserves). Om deze wijzigingen goed in de organisatie in te bedden, worden deze aanpassingen in de financiële verordening, de controleverordening en het controleprotocol verwerkt. Gemeente Doetinchem laat deze wijzigingen begin 2026 in de aangepaste beleidsdocumenten vaststellen. Wij adviseren uw raad de goedkeuringstolerantie net als voorgaande jaren vast te stellen volgens de minimumeis van het Besluit accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO).

Deze luiden voor 2025 als volgt: Oordeel Goedkeuringstolerantie Afwijkingen in de jaarrekening en onzekerheden in de uitvoering van de controle (% lasten)

Goedkeurende verklaring ≤ 2%

Verklaring met beperking >2% - ≤ 4%

Verklaring van oordeelonthouding/afkeurende verklaring > 4%

Bron: Besluit accountantscontrole decentrale overheden, bijlage Goedkeuringstoleranties en strekking accountantsverklaringen

Op basis van de begroting 2025 ná wijziging betekenen de genoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten en onzekerheden in de jaarrekening van afgerond € 7.121.000 (2% van de totale lasten exclusief toevoegingen aan reserves) de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet aantasten. Voor de rapporteringstolerantie geldt als maatstaf dat de accountant in zijn accountantsverslag geconstateerde fouten en onzekerheden boven de 4% van de goedkeuringstolerantie fouten (€ 14.242.000) rapporteert. Deze materialiteit (de rapporteringstolerantie) bedraagt ongeveer € 356.000 op basis van de begroting 2025 ná wijziging (13e begrotingswijziging 2025). De tolerantiecijfers worden vanaf 2025 op basis van de gerealiseerde cijfers exclusief toevoegingen aan reserves van het controlejaar bepaald. Financiën In de afgelopen jaren was er druk op het beschikbare budget voor de accountantscontrole. Dit werd onder andere veroorzaakt door het forse aantal SiSa-regelingen. Ook dit jaar zijn er ontwikkelingen die druk leggen op het beschikbare budget, zoals een verdere uitbreiding van het aantal SiSa-regelingen en het wijzigen van wet- en regelgeving (BBV). Met de accountant is contractueel vastgelegd dat de kosten van het meerwerk alleen in rekening worden gebracht na afstemming vooraf.

1831792 / 1988136

Pagina 2 van 3

Kanttekeningen 1.1 Gedurende het jaar vinden er wijzigingen in wet- en regelgeving plaats. De inventarisatie van zowel de externe wet- en regelgeving als de interne regelgeving is opgemaakt in het derde kwartaal van 2025. In de verdere loop van 2025 kunnen hierin nog wijzigingen optreden c.q. vastgesteld worden. Als dit consequenties heeft voor het normenkader dan wordt uw raad daarover geïnformeerd of indien nodig verzocht de wijziging van het normenkader vast te stellen. 1.2 Uw raad moet besluiten over het normenkader. Zonder een door uw raad vastgesteld normenkader kan de accountant niet een oordeel geven over de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening 2025. 2.1 Kunnen we de toleranties krapper zetten dan nu voorgesteld? Als we de toleranties krapper zetten, dan zullen we bij eventuele fouten of onzekerheden eerder een afkeurende of beperkende verklaring krijgen. We maken het onszelf daarmee moeilijker. Ook zal de accountant dan een uitvoeriger controle doen (wat tot meer kosten zal leiden). Nu voldoen we aan de minimumeis van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO). Wij kennen ook geen gemeente die de toleranties krapper stelt. 2.2 Moeten we ieder jaar een controleprotocol vaststellen? Het controleprotocol moet worden vastgesteld door uw raad. Dit hoeft echter niet ieder jaar.

Veel gemeenten doen dit meerjarig, bijvoorbeeld bij een nieuwe raadsperiode of bij de benoeming van een nieuwe accountant. We zullen bezien of we bij de volgende aanbestedingsprocedure het controleprotocol meerjarig vast laten stellen in overeenstemming met de termijn van de overeenkomst met de accountant. Vervolg Na het vaststellen van het Normenkader 2025 door uw raad zijn de noodzakelijke voorbereidingen voor de jaarrekening 2025 getroffen. De accountant controleert in maart/april/mei 2026 de jaarrekening 2025. Over de resultaten brengt de accountant verslag uit in het accountantsverslag 2025. Dit verslag ontvangt u in juni 2025. Bijlagen 1. Normenkader 2025. 2. Controleprotocol 2025. Burgemeester en wethouders van Doetinchem, De secretaris, De burgemeester, ir. J.A. Wannink

1831792 / 1988136

mr. M. Boumans MBA MPM

Pagina 3 van 3