Raadsvoorstel Instellen auditcommissie.pdf

Instellen auditcommissie

voor beeldvormende raad naam opsteller: M. Schennink telefoonnummer: 399 541 e-mailadres: m.schennink@doetinchem.nl

Te besluiten om: 1. Een auditcommissie in te stellen, als een commissie conform artikel 84 van de Gemeentewet. 2. Bij de samenstelling van de auditcommissie te kiezen voor het fractiemodel. 3. De vergaderingen van de auditcommissie in beslotenheid te houden, waarbij de adviezen van de commissie aan de gemeenteraad openbaar zijn. 4. Na de gemeenteraadsverkiezingen de leden van de auditcommissie te benoemen. 5. De auditcommissie voor haar werkzaamheden een huishoudelijk reglement op te laten stellen en hiervan de raad op de hoogte te stellen. 6. Over vier jaar de werkwijze van de auditcommissie te evalueren. Inleiding Bij de benoeming van de accountant op 30 september 2021 hebt u de griffie gevraagd om een raadsvoorstel voor te bereiden voor het instellen van een auditcommissie. De griffie heeft de keuzes die u hierbij kunt maken besproken met leden van de raadswerkgroep Aanbesteding accountantsdiensten. Er is gekeken naar de wettelijke basis, het doel van een auditcommissie, de samenstelling, de planning van de planning & controlcyclus en planning van de accountantscontrole. Met dit voorstel kunt u besluiten om een auditcommissie van de raad in stellen. De nieuwe gemeenteraad kan in april 2022 de leden van de auditcommissie benoemen waarna de nieuwe auditcommissie van start gaat. Argumenten 1.1.

De auditcommissie adviseert de gemeenteraad over de planning & control documenten en draagt zo bij aan een sterkere rol van de gemeenteraad bij zijn controlerende rol. De auditcommissie adviseert u over: - op welke onderdelen de accountant extra of strenger moet controleren (wordt verwerkt in het controleplan van de accountant); - het controleprotocol en normenkader van de gemeente; - de inhoud van de boardletter; - hoe om te gaan met de bevindingen en aanbevelingen in het accountantsverslag; - de stand van zaken van de interim controle; - de managementletter. Naar behoefte kan deze lijst worden uitgebreid met andere onderwerpen. De wethouder financiën, concerncontroller en medewerkers van afdeling planning & control zijn belangrijke adviseurs voor de gemeenteraad. Afstemming met zowel de accountant als de ambtelijke organisatie aan het begin van het controlejaar is wenselijk. Zij zijn op uitnodiging aanwezig bij overleggen van de auditcommissie. 1.2. De auditcommissie bereidt de overleggen met en workshops door de accountant voor. De accountant heeft jaarlijks vier bijeenkomsten met de gemeenteraad en geeft één workshop. Daarnaast dient hij 5% van de opdrachtwaarde jaarlijks te besteden aan social return. Beide partijen kunnen hiervoor relevante onderwerpen aandragen.

Voor de workshops kan de accountant collega’s betrekken die in het advieswerk zitten, bijvoorbeeld over duurzaamheidsopgave van de gemeente en vastgoed. Ideeën voor de invulling van social return kan de auditcommissie met de accountant bespreken. Met de auditcommissie als gesprekspartner kan de accountant zijn natuurlijke adviesfunctie richting gemeenteraad beter vormgeven.

1.3. De auditcommissie begeleidt de procedure bij de aanbesteding van de accountantsdiensten. Vorig jaar is de aanbesteding van de accountantsdiensten begeleid door de raadswerkgroep Aanbesteding accountantsdiensten. Deze taak kan de auditcommissie op zich nemen. De benoeming van de accountant blijft liggen bij de gemeenteraad. 2. Het is belangrijk dat alle raadsleden dezelfde informatiepositie hebben. Wij adviseren u te kiezen voor het fractiemodel waarbij elke fractie vertegenwoordigd is in de auditcommissie. De terugkoppeling naar alle fracties in de gemeenteraad is hiermee geregeld. Daarnaast leert de ervaring dat dit model minder politiek is; er is geen tegenstelling tussen oppositie en coalitie, iedereen voelt zich vertegenwoordigd. 3. De gemeenteraad kan zelf de openbaarheid regelen van een artikel 84-commissie. Conform het bepaalde in artikel 84 van de Gemeentewet regelt de gemeenteraad de openbaarheid van de vergaderingen van deze commissie. Een technische commissie zoals de auditcommissie hoeft niet in de openbaar te vergaderen. De auditcommissie vergadert in beslotenheid en haar adviezen aan u zijn openbaar. 4. Na een besluit van de nieuwe gemeenteraad over de leden, kan de auditcommissie voor de zomer 2022 aan het werk. Wanneer de nieuwe raad in april de leden van de auditcommissie benoemt, kan de commissie zich voor de zomer orienteren op haar werkzaamheden.

In september begint ze met de procedure voor de voorbereiding op het controlejaar in overleg met de accountant en de ambtelijke organisatie zoals: o Wanneer worden de producten opgeleverd. o Wanneer overlegt de raad/auditcommissie met de accountant. o Wanneer en hoe informeert/adviseert de auditcommissie de gemeenteraad. 5. De auditcommissie kan het huishoudelijk reglement vaststellen en waar nodig aanpassen. De auditcommissie legt haar werkwijze vast in een huishoudelijk reglement. Dit is flexibeler aan te passen dan uitwerking in een verordening, die immers altijd door u vastgesteld moet worden. De auditcommissie informeert u nadat zij het huishoudelijk reglement heeft vastgesteld. 6. De gemeenteraad beoordeelt of de auditcommissie de gewenste meerwaarde biedt. De werkwijze van de auditcommissie wordt over vier jaar geëvalueerd. De auditcommissie kijkt dan in elk geval naar haar taken (alleen financieel of verbreding) en functioneren van fractiemodel. Na de evaluatie neemt u een besluit over eventuele aanpassingen. Financiën Er zijn geen financiële gevolgen. Kanttekeningen 1. Neemt de auditcommissie taken over van de gemeenteraad? Bevoegdheden van de gemeenteraad blijven bij de gemeenteraad. De auditcommissie geeft een advies aan de raad over de jaarstukken, kadernota, begroting (p&c documenten).

Bijvoorbeeld: de boardletter wordt eerst besproken in de auditcommissie en voorzien van een advies aan de gemeenteraad. Dit advies komt dan samen met de boardletter en de raadsmededeling van het college op de agenda van de beeldvormende raad. Op deze manier kan het gesprek in de beeldvormende raad meer diepgang krijgen. De accountant heeft zijn overleggen met de auditcommissie. Het gesprek in de beeldvormende en informatieve raad kan daarom weer gaan tussen raad en college. Uiteindelijk kunt u efficiënter en effectiever invulling geven aan uw controlerende rol.

1.2 Heeft de gemeenteraad invloed op het stukje social return en invulling van workshops? Omdat alle fracties vertegenwoordigd zijn in de auditcommissie, is een breed gedragen invulling van social return en de workshops door de accountant mogelijk. 1.3 Blijft de gemeenteraad bevoegd tot het benoemen van de accountant? Conform artikel 213 van de Gemeentewet wijst u de accountant aan voor het controleren van de jaarrekening en dat blijft zo. De auditcommissie kan de aanbestedingsprocedure begeleiden en u adviseren over de te benoemen accountant. 2. Is een auditcommissie van 4 à 5 leden niet efficiënter? Een vertegenwoordigersmodel, waarbij een aantal leden de gehele raad vertegenwoordigt, is ook mogelijk maar dit is minder effectief. Wanneer je de (technische) gesprekken met de accountant kunt voeren in een brede auditcommissie, kan het politieke gesprek in de beeldvormende en meningvormende raad meer diepgang krijgen. U kunt meer afgewogen besluiten nemen en daarmee bent u meer ‘in control’. De auditcommissie moet een sterke voorzitter hebben. Deze voorzitter is lid van de gemeenteraad en is in de eerste plaats voorzitter van de auditcommissie. De fractie die een voorzitter levert, kan een ander raadslid uit de fractie benoemen die wel deelneemt aan de inhoudelijke beraadslagingen in de auditcommissie. 3.

De behandeling van de p&c documenten en het advies van de auditcommissie zijn openbaar. Door het besloten karakter van de vergaderingen kan de auditcommissie ‘met de benen op tafel’ zonder politieke bijbedoelingen het gesprek voeren en tot adviezen komen. De adviezen van de auditcommissie zijn openbaar. 4. Op 30 maart 2022 is de installatie van de nieuwe gemeenteraad. Wij adviseren dat u de benoeming van de leden van de auditcommissie uitstelt tot na de gemeenteraadsverkiezingen in maart 2022. Na de benoeming (medio april 2022) kan de auditcommissie direct aan de slag. Tot die tijd kunnen de huidige raadsleden van de raadswerkgroep Aanbesteding accountantsdiensten de raadsbijeenkomsten over de p&cdocumenten en gesprekken met de accountant voorbereiden. Daarnaast maakt de huidige raadswerkgroep een start met de invulling van de eerste workshop voor de nieuwe gemeenteraad over de p&c documenten, de rol van de accountant, auditcommissie et cetera. 5. Het huishoudelijk reglement groeit mee met de auditcommissie. De auditcommissie zal als nieuwe commissie moeten groeien in haar rol. Jaarlijks in september, bij de procedurele voorbereiding op het controlejaar, zal de commissie het proces van het afgelopen jaar samen met de accountant en afdeling control&advies evalueren. Waar nodig worden nieuwe afspraken gemaakt en verwerkt in het huishoudelijk reglement. 6.

Kan de gemeenteraad niet sneller beoordelen wat de meerwaarde is van de auditcommissie? Het is belangrijk dat u bepaalt wat u nodig hebt om uw controlerende taak goed uit te oefenen. In de loop van de tijd wordt duidelijk of auditcommissie de verwachtingen waarmaakt. Zij kan na vier jaar de evaluatie voorbereiden en voorstellen doen voor verbetering. Jaarlijks kijkt de commissie in september terug op het voorgaande controlejaar en maakt waar nodig tussentijds afspraken voor verbeteringen. Vervolg De nieuwe gemeenteraad benoemt na 30 maart 2022 de leden van de auditcommissie.

Bijlagen Geen. De locogriffier,

de voorzitter van de raadswerkgroep Aanbesteding accountantsdiensten,

M.A. Schennink-Braaksma

B.H.M. Ernst

De raad van de gemeente Doetinchem; gezien het voorstel van de voorzitter en raadsgriffier over instellen auditcommissie; gelet op artikel 84 van de Gemeentewet; besluit: 1. Een auditcommissie in te stellen, als een commissie conform artikel 84 van de Gemeentewet. 2. Bij de samenstelling van de auditcommissie te kiezen voor het fractiemodel. 3. De vergaderingen van de auditcommissie in beslotenheid te houden, waarbij de adviezen van de commissie aan de gemeenteraad openbaar zijn. 4. Na de gemeenteraadsverkiezingen de leden van de auditcommissie te benoemen. 5. De auditcommissie voor haar werkzaamheden een huishoudelijk reglement op te laten stellen en hiervan de raad op de hoogte te stellen. 6. Over vier jaar de werkwijze van de auditcommissie te evalueren. Aldus besloten in zijn vergadering van 24 februari 2022,

, griffier

, voorzitter