Raadsvoorstel Controleprotocol 2023 en dienstverleningsplan 2023.pdf

Aan de raad

AGENDAPUNT NR. 7.6 Doetinchem, 20 maart 2024

Controleprotocol 2023 en dienstverleningsplan 2023 Te besluiten om: 1. Het controleprotocol 2023 en dienstverleningsplan 2023 vast te stellen. Inleiding Vanuit zijn controlerende taak heeft uw raad een accountant benoemd. Jaarlijks stelt uw raad een controleprotocol vast op grond waarvan de accountant de jaarrekening moet controleren. Daarnaast biedt onze accountant ieder jaar een dienstverleningsplan (controleaanpak) aan. Beide documenten stelt uw raad vast en vormen de kaders voor de accountant voor het uitvoeren van de jaarrekeningcontrole 2023. Deze stukken worden ook aan de auditcommissie voorgelegd. Argumenten 1.1 In het controleprotocol staan goedkeurings- en rapporteringstoleranties. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming: de strekking van de af te geven accountantsverklaring. Constateert de accountant fouten en/of onzekerheden die gezamenlijk de tolerantiegrens overschrijden, dan krijgt de gemeente geen goedkeurende verklaring, maar een afkeurende of beperkende verklaring. Naast goedkeuringstoleranties zijn er ook rapporteringtolerantie. Fouten of onzekerheden ter grootte van deze tolerantiegrens moet de accountant in alle gevallen rapporteren. Wij adviseren uw raad de goedkeuringstolerantie net als voorgaande jaren vast te stellen volgens de minimumeis van het Besluit accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO).

Deze luiden als volgt: Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)

Goedkeurend

Beperking

Oordeelonthouding

Afkeurend

<1%

>1%<3%

-

>3%

<3%

>3%<10%

>10%

-

Op basis van de begroting 2023 ná wijziging betekenen de genoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van afgerond € 3.352.000 (1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves) een totaal van onzekerheden van afgerond € 10.057.000 (3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves) de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet aantasten. Voor de rapporteringstolerantie geldt als maatstaf dat de accountant in zijn accountantsverslag geconstateerde fouten en onzekerheden boven de 5% van de goedkeuringstolerantie fouten (€ 3.352.000) rapporteert. Deze materialiteit (de rapporteringstolerantie) bedraagt ongeveer € 168.000 op basis van de begroting 2023 ná wijziging (begrotingswijziging 22e 2023). De tolerantiecijfers worden jaarlijks op basis van de gerealiseerde cijfers inclusief toevoegingen aan reserves van het controlejaar bepaald.

1691692 / 1820410

2 Doetinchem, 20 maart 2024 1.2 In het dienstverleningsplan doet onze accountant een voorstel voor de aanpak en invulling van de accountantscontrole 2023. Op pagina 5 van het dienstverleningsplan stelt de accountant de volgende significante aandachtsgebieden voor: - Doorbreking van AO/IB door het management; - Schattingsposten en veronderstellingen van het management; - Waardering van de grondexploitaties A18 Bedrijventerrein en Iseldoks; - Getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording; - Handmatige betalingen; - Prestatielevering inkopen. Daarnaast is ‘voorbereidingen rechtmatigheidsverantwoording’ opgenomen onder ‘attentie- en aandachtspunten 2023’. 1.3 Uw raad kan haar eigen aandachtspunten meegeven aan de accountant. Door uw raad is een auditcommissie ingesteld. De accountant bespreekt de resultaten van de interimcontrole 2023 in de vorm van de boardletter 2023 en het (mede daarop gebaseerde) dienstverleningsplan 2023 met de auditcommissie. De auditcommissie brengt hierover verslag uit aan uw raad. Als dit aanleiding geeft tot aanpassingen in het dienstverleningsplan, dan kan dit in de besluitvorming worden meegenomen. Financiën In de afgelopen jaren was er druk op het beschikbare budget voor de accountantscontrole. Dit werd onder andere veroorzaakt door het forse aantal SiSa-regelingen.

Ook dit jaar zijn er ontwikkelingen die druk leggen op het beschikbare budget, zoals een verdere uitbreiding van het aantal SiSa-regelingen en het wijzigen van wet- en regelgeving (BBV en invoering rechtmatigheidsverklaring). Met de accountant is de afspraak gemaakt dat de kosten van het meerwerk alleen in rekening worden gebracht na afstemming vooraf. Kanttekeningen 1.1 Kunnen we de toleranties krapper zetten dan nu voorgesteld? Als we de toleranties krapper zetten, dan zullen we bij eventuele fouten of onzekerheden eerder een afkeurende of beperkende verklaring krijgen. We maken het onszelf daarmee moeilijker. Ook zal de accountant dan een uitvoeriger controle doen (wat tot meer kosten zal leiden). Nu voldoen we aan de minimumeis van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO). Bovendien komen met deze toleranties de belangrijke afwijkingen of fouten – als die er zijn – naar boven in de controle. Overigens kennen wij geen enkele gemeente die de toleranties krapper stelt. 1.2 Mogelijk veranderen met ingang van boekjaar 2024 de goedkeuringstoleranties voor de jaarrekeningcontrole. Op dit moment wordt voor fouten uitgegaan van 1% van de totale lasten inclusief dotaties aan de reserves en voor onzekerheden 3%.

Vanaf boekjaar 2024 worden mogelijk fouten en onzekerheden samengevoegd en wordt de goedkeuringsgrens gesteld op 2% van de totale lasten (dus zonder toevoeging reserves).

1691692 / 1820410

3 Doetinchem, 20 maart 2024 Materialiteit

Goedkeurende verklaring

Verklaring met beperking

Fouten in de jaarrekening en onzekerheden in de controle

<2%

>2% - <4%

Verklaring van oordeelonthouding / afkeurende verklaring >4%

Deze wijziging kan voor de toekomstige controles een belangrijke impact hebben (zie boardletter 2023, pagina 13). 1.3 Moeten we ieder jaar een controleprotocol vaststellen? Het controleprotocol moet worden vastgesteld door uw raad. Dit hoeft echter niet ieder jaar. Veel gemeenten doen dit meerjarig, bijvoorbeeld bij een nieuwe raadsperiode of bij de benoeming van een nieuwe accountant. We zullen bezien of we bij de volgende aanbestedingsprocedure het controleprotocol meerjarig vast laten stellen gelijk in overeenstemming met de termijn van de overeenkomst met de accountant. Vervolg De accountant controleert in maart/april/mei 2023 de jaarrekening 2023. Over de resultaten brengt de accountant verslag uit in het accountantsverslag 2023. Dit verslag ontvangt uw raad naar verwachting in juni 2023. Bijlagen 1. Controleprotocol 2023 gemeente Doetinchem. 2. Dienstverleningsplan 2023 Baker Tilly. Burgemeester en wethouders van Doetinchem, De secretaris, De burgemeester, mr. G.A. Karssenberg

1691692 / 1820410

mr. M. Boumans MBA MPM

De raad van de gemeente Doetinchem; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders over Controleprotocol 2023 en dienstverleningsplan 2023; gelet op artikel 213 van de Gemeentewet; besluit: het controleprotocol 2023 en dienstverleningsplan 2023 vast te stellen. Aldus besloten in zijn vergadering van 28 maart 2024,

, griffier

, voorzitter

1691692 / 1820410