Raadsvoorstel Controleprotocol 2022 en Dienstverleningsplan 2022.pdf

Controleprotocol 2022 en Dienstverleningsplan 2022

voor beeldvormende raad naam opsteller: R. Bergevoet telefoonnummer: 377 204 e-mailadres: r.bergevoet@doetinchem.nl

Te besluiten om: 1. Het Controleprotocol en Dienstverleningsplan voor de accountantscontrole 2022 vast te stellen. Inleiding Vanuit uw controlerende taak hebt u een accountant benoemd. Jaarlijks stelt u een controleprotocol voor de accountant vast op grond waarvan hij de gemeentelijke jaarrekening moet controleren. Daarnaast biedt onze accountant, Baker Tilly, ieder jaar een controleaanpak aan, het zogenaamde dienstverleningsplan. Beide documenten stelt u vast. Ze vormen het kader voor de controles van de accountant. Met dit besluit geeft u de kaders aan de accountant voor het uitvoeren van zijn controle over 2022. Het Controleprotocol en Dienstverleningsplan voor de accountantscontrole 2022 worden aan de auditcommissie voorgelegd. Argumenten 1.1 In het controleprotocol staan goedkeurings- en rapporteringstoleranties. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming: de strekking van de af te geven accountantsverklaring. Constateert de accountant fouten en/of onzekerheden die gezamenlijk de tolerantie overschrijden, dan krijgt de gemeente geen goedkeurende (rechtmatigheids)verklaring, maar een afkeurende of beperkende verklaring. Naast de goedkeuringstoleranties kennen we ook de rapporteringtolerantie. Fouten of onzekerheden ter grootte van deze tolerantie moet de accountant in alle gevallen rapporteren.

Wij adviseren u de goedkeuringstolerantie net als voorgaande jaren vast te stellen volgens de minimumeis van het Besluit accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO). Deze luiden als volgt: Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)

Goedkeurend

Beperking

Oordeelonthouding

Afkeurend

<1%

>1%<3%

-

>3%

<3%

>3%<10%

>10%

-

Op basis van de geamendeerde begroting 2022 van de gemeente betekenen genoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van afgerond € 2.460.000 en een totaal van onzekerheden van afgerond € 7.380.000 de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet aantasten. Voor de rapporteringstolerantie geldt als maatstaf dat de accountant in zijn rapport van bevindingen geconstateerde fouten en onzekerheden boven de 0,05% van de materialiteit rapporteert; dat is ongeveer € 123.000 op basis van de geamendeerde begroting 2022. De tolerantiecijfers worden jaarlijks op basis van de definitieve cijfers van het controlejaar bijgesteld.

1.2 In het dienstverleningsplan doet onze accountant een voorstel voor de aanpak en invulling van de accountantscontrole 2022. Op pagina 5 van dit dienstverleningsplan stelt hij de volgende significatie aandachtsgebieden voor: - Waardering van de grondexploitaties A18 Bedrijventerrein en Iseldoks - Naleving van Europese aanbestedingsregelgeving - Doorbreking van AO/IB door het management - Schattingsposten en veronderstelling van het management - Handmatige betalingen - Prestatielevering inkopen Daarnaast is personele voorzieningen opgenomen onder het kopje Attentie- en aandachtspunten 2022. 1.3 De raad kan zijn eigen aandachtspunten meegeven aan de accountant. Door de raad is een auditcommissie gevormd. De accountant heeft de resultaten van de interim controle in de vorm van de boardletter en het (mede daarop gebaseerde) dienstverleningsplan boekjaar 2022 met de auditcommissie besproken. De auditcommissie brengt hierover verslag uit aan de raad. Als dit aanleiding geeft tot aanpassingen in het dienstverleningsplan boekjaar 2022 van de accountant, dan wordt dit daarin meegenomen. Financiën In de afgelopen jaren was er druk op het beschikbare budget voor de controle. Dit werd onder meer veroorzaakt door incidentele aspecten als Corona en het grote aantal SISA-verklaringen dat afgegeven diende te worden.

Op pagina 7 van het Dienstverleningsplan schetst de accountant de actuele ontwikkelingen. We hebben met de accountant de afspraak dat meerwerk alleen plaatsvindt na afstemming vooraf. Als onvermijdelijke extra kosten zijn gemaakt, verantwoorden we dit in de Bestuurlijke monitor. Kanttekeningen 1.1 Kunnen we de toleranties krapper zetten dan nu voorgesteld? Als we de toleranties krapper zetten, dan zullen we bij eventuele fouten of onzekerheden eerder een afkeurende of beperkende verklaring krijgen. We maken het onszelf daarmee dus moeilijker. Ook zal de accountant dan een uitvoeriger controle doen (wat tot meer kosten zal leiden). Nu voldoen we aan de minimumeis van het Besluit accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO). Bovendien komen met deze toleranties de belangrijke afwijkingen of fouten - als die er zijn - boven water in de controle. Overigens kennen wij geen enkele gemeente die de toleranties krapper stelt. 1.2 Moeten we ieder jaar een controleprotocol vaststellen? Op basis van de huidige controleverordening (ex. Artikel 213 Gemeentewet), stelt de raad jaarlijks een controleprotocol vast voor de accountant. Op dit moment wordt gewerkt aan een noodzakelijke wijziging van de controleverordening. Daarin gaat voorgesteld worden alleen een controleprotocol vast te stellen laten stellen als dat noodzakelijk is.

Als er geen nieuw protocol wordt vastgesteld, blijft het vorige gelden. 1.3 Moet het college geen rechtmatigheidsverklaring afgeven? Met ingang van het boekjaar 2023 wordt de rechtmatigheidsverklaring door het college afgegeven. Dit betekent dat de accountant dit niet meer doet. Hij zal een verklaring over de getrouwheid afleggen van de jaarstukken inclusief de rechtmatigheidsverklaring. Voor het boekjaar 2022 geldt dit nog niet.

1.4 Moet het normenkader door de raad worden vastgesteld? Op basis van de Kadernota Rechtmatigheid dient met ingang van 2023 het normenkader door de raad vastgesteld te worden. Voorheen werd dit normenkader door het college vastgesteld en via een mededeling ter kennisname aan uw raad voorgelegd. Voor de jaarstukken 2022 is dit nog niet het geval. Vervolg De interim controle heeft november 2022 plaatsgevonden. Vervolgens controleert de accountant in april/mei 2023 de jaarrekening 2022. Over de resultaten brengt hij verslag uit in het accountantsverslag 2022. Dit verslag bespreekt u in juni 2023, gelijktijdig met de behandeling van de jaarstukken 2022. Bijlagen 1. Controleprotocol 2022 - gD. 2. Dienstverleningsplan boekjaar 2022 – Baker Tilly. Burgemeester en wethouders van Doetinchem, De secretaris, De burgemeester, mr. G.A. Karssenberg

mr. M. Boumans MBA MPM