Raadsvoorstel Begroting Koningsdag 2025.pdf

Begroting Koningsdag 2025

voor beeldvormende raad naam opsteller: I. van Burgsteden telefoonnummer: 06-20324483 e-mailadres: i.vanburgsteden@doetinchem.nl

Te besluiten om: 1. De begroting Koningsdag 2025 vast te stellen op € 3.000.000 exclusief btw. 2. Dit budget te dekken uit: a. bijdragen van andere overheden en een instelling ter grootte van € 1.262.500; b. posten uit de begroting 2025 ter grootte van € 987.500; c. een onttrekking van € 750.000 uit de algemene reserve. 3. De 4e begrotingswijziging 2025 (bijlage 1) van de gemeentebegroting 2025 vast te stellen. Inleiding We zijn er trots op dat Zijne Majesteit de Koning met zijn gezin Koningsdag in 2025 komt vieren op zaterdag 26 april in Doetinchem. De ontvangst van de Koninklijke familie is een prachtige gelegenheid het mooiste van Doetinchem en de Achterhoek te tonen aan de bezoekers en nationale en internationale tv-kijkers. We zijn ervan overtuigd dat het programma het beste laat zien van onze centrumstad waar onze kernwaarden van naoberschap, aanpakken en innovatie zichtbaar worden. We tonen onze tradities in relatie met de toekomst van onze stad, de levendige verenigingscultuur, de culinaire hoogstandjes en sport- en spelactiviteiten. We zijn er trots op dat we maar liefst 300 ideeën mochten verzamelen bij onze inwoners. Het Oranjehuis in de binnenstad mocht en mag zich verheugen in warme belangstelling waar inwoners spontaan binnenlopen om hun ideeën te brengen of hulp als vrijwilliger aan te bieden.

Ook de enthousiaste steun vanuit onze maatschappelijke instellingen als scholen, Amphion, Buurtplein en verenigingen laat zien dat Koningsdag leidt tot verbinding en betrokkenheid. Zo zien we dat Koningsdag de dag is van iedereen en een aparte bladzijde zal worden in de collectieve geschiedenis van onze gemeente. Argumenten 1.1 Koningsdag is een dag voor iedereen Mede op basis van alle ideeën kunnen we een aantrekkelijk programma aanbieden die de Koninklijke familie en onze inwoners een onvergetelijke dag bezorgen. Juist ook de betrokkenheid van de andere Achterhoekse gemeenten, de provincie Gelderland, de Achterhoek Ambassadeurs en de Euregio toont dat we het niet alleen doen, maar de Koning onderdompelen in het mooiste en beste van de stad en streek. 1.2 Koningsdag laat zien hoe bijzonder Doetinchem en regio zijn We verwachten dat er tienduizenden bezoekers naar onze gemeente zullen komen om het feest gratis live mee te maken. Deze bezoekers zullen ook rondlopen in de stad, genieten van de Oude IJssel, de middenstand en de horeca. Naar verwachting zullen er velen een heerlijk Achterhoeks weekendje van maken en de kans aangrijpen zondag 27 april de (reguliere) Koningsdagactiviteiten bij te wonen en de Achterhoek te verkennen. Naar verwachting zal de ongeveer 2 uur durende rechtstreekse tv-uitzending van de publieke omroep om en nabij de 2,5 miljoen kijkers trekken.

Ook de aandacht die de regionale en commerciële omroepen en andere (Internationale) media besteden aan Koningsdag zal tot veel zichtbaarheid van Doetinchem leiden. Ongeveer 150 journalisten uit binnen- en buitenland zullen op die dag live verslag doen van Koningsdag en in de weken ervoor aandacht besteden aan dit nationale evenement. Ook het Koningsdagconcert dat enige tijd voor Koningsdag wordt opgenomen in Amphion en wordt uitgezonden op tv zal Doetinchem belichten. Een nabeschouwing van de dag met betrokkenen bij Koningsdag vanuit Doetinchem is eveneens onderdeel van de programmering van de NOS.

1759572 / 1919962

Pagina 1 van 5

1.3 De begroting is opgebouwd met ramingen voor 4 deelprojecten en een post onvoorzien. Het organiseren van deze speciale Koningsdag vraagt budget voor het programma van zo’n twee uur met de Koninklijke familie en alle facilitaire kosten die daarbij horen. We hebben de begroting opgebouwd op basis van vier deelprojecten, namelijk (1) Programmering, (2) Veiligheid en mobiliteit, (3) Communicatie en (4) Organisatie. Hiermee dekken we de voor rekening van de gemeente komende kosten zoals de programmaonderdelen tijdens de route, het plaatsen van podia, dranghekken en beeldschermen, het feestelijk aankleden van de route en de stad, tot kosten voor de projectorganisatie die sinds augustus 2024 werkt, Oranjehuis, productiebedrijven en vrijwilligers. Kosten worden ook gemaakt voor een goede bereikbaarheid en toegankelijkheid, zoals parkeren, aanpassen van mobiliteitsstromen, expertise hierover en communicatie hiervan. We gaan het budget aan de volgende posten uitgeven: Koningsdag begroting Bedrag Programmering Veiligheid en mobiliteit Communicatie Algemeen Onvoorzien/reserve Totale begroting Koningsdag

€ 1.500.000 € 750.000 € 210.000 € 320.000 € 220.000 € 3.000.000

Ervaringen van andere gemeenten leert dat het goed calculeren voor het project voorkomt dat het een dag wordt die duurder uitvalt dan verwacht, maar ook dat er op het laatst toch onvoorziene kosten zijn. Iedere gemeente die de eer heeft Koningsdag te organiseren, doet dit voor de eerste en enige keer en moet daarmee (ondanks alle goede ondersteuning van gemeenten die Koningsdag in voorgaande jaren hebben georganiseerd) veel zelf ontdekken. Denk bij onvoorziene kosten onder andere aan extra inzet van (ingehuurde) medewerkers, waarvan we vervangingskosten net als direct te maken kosten zoveel als mogelijk proberen op te vangen binnen (overheveling van) de bestaande budgetten. De interne uren zijn niet opgenomen in de begroting van Koningsdag. Deze inzet wordt opgevangen binnen de personeelsbegroting. In het budget zitten ook kosten die we moeten maken voor vervanging van medewerkers. Daarbij geldt als uitgangspunt dat eerst wordt gekeken of een medewerker (voorbereidende) werkzaamheden voor en op Koningsdag binnen zijn contract kan doen, of reguliere werkzaamheden iets kunnen opschuiven of versoberd uitgevoerd kunnen worden, dan wel dat vervangende inhuur echt noodzakelijk is. Zo gaan we doelmatig om met de middelen.

1.4 Koningsdag geeft een positieve economische impuls Ons uitgangspunt is dat we zoveel mogelijk bedrijven uit Doetinchem en directe omgeving inschakelen bij de organisatie. Zo blijft het geld in de regio. Koningsdag biedt ook voor bedrijven in Doetinchem bij uitstek de kans zich te onderscheiden en te profiteren. We kunnen niet precies berekenen wat het economische effect is, maar we kunnen wel verwijzen naar de positieve gevoelens die zijn ontstaan door het faciliteren van The Passion in 2022. 1.5 Doelmatigheid en duurzaamheid zijn uitgangspunt Bij het maken van kosten en aanschaf van materialen wordt ook vanuit duurzaamheid en doelmatigheid de aanschaf beoordeeld. Zoals hergebruik na Koningsdag, of het gebruikmaken van kennis en ervaringen van gemeenten die eerder Koningsdag mochten organiseren. De organisatie is met zorg en de dag zal geen overdaad uitstralen.

1759572 / 1919962

Pagina 2 van 5

2.1 Voor Koningsdag is een budget nodig. Koningsdag is een uniek evenement dat met de inzet van vele vrijwilligers en medewerkers tot stand komt. We zijn heel blij met het enthousiasme van de provincie Gelderland, de zeven Achterhoekse gemeenten, de Achterhoek Ambassadeurs, de Euregio en het Waterschap Rijn en IJssel en het Naoberfonds om met significante bijdragen te ondersteunen en in een aantal gevallen ook medewerkers in te zetten. De meeste bijdragen zijn in de vorm van subsidies (zoals hieronder in de tabel meegenomen), sommige bijdragen zijn door zelf kosten te dragen. Zo is het een Koningsdag van ons allemaal.

Beschikbaar gesteld door andere overheden/instelling: Bedrag Dekking € 1.000.000 Provincie Gelderland (onder voorbehoud van vaststelling door provinciale Staten) € 105.000 Gemeenten Aalten, Berkelland, Bronckhorst, Montferland, Oost Gelre, Oude IJsselstreek en Winterswijk ieder € 15.000 € 150.000 Achterhoek Ambassadeurs € 7.500 Naoberfonds € 1.262.500 Totaal van andere overheden en een instelling Beschikbaar in begroting Doetinchem 2025: Bedrag Dekking € 759.000 De bij de Tweede bestuurlijke monitor 2024 beschikbaar gestelde € 759.000 uit de post evenementen waarvoor we een paar jaar gespaard hebben € 50.000 De bij de Eindwijziging beschikbaar gestelde naar 2025 overgehevelde € 50.000 uit de post budget Economische aangelegenheden € 45.000 De bij de Eindwijziging beschikbaar gestelde naar 2025 overgehevelde € 45.000 uit de post Advies/Organisatieontwikkeling € 50.000 De post evenementen 2025 € 44.500 De post Advies/Organisatieontwikkeling 2025 € 39.000 De post openbare orde/crisisbeheersing/internationale betrekkingen 2025 € 987.500 Totaal uit eigen begroting 3.1 Besluiten tot wijziging van de begroting mogen tijdens het desbetreffende begrotingsjaar worden genomen. Dit is wettelijk bepaald op grond van artikel 192, lid 1 van de Gemeentewet. In het kader van de financiële rechtmatigheid kan het nodig zijn om de begroting van het lopende jaar op onderdelen te wijzigen.

Als uw raad deze begroting voor Koningsdag niet vaststelt, dan leiden de uitgaven tot een onrechtmatigheid op de budgetten. Financiën We hebben het reeds door uw raad beschikbare gestelde budget en door andere overheden toegezegde bijdragen in beeld. We zijn de andere overheden dankbaar voor hun bijdragen. Onder argument 2.1 is toegelicht hoe de bijdrage van in totaal € 1.262.500 tot stand is gekomen en onder argument 1.3 is uiteengezet aan welke onderdelen we het budget besteden. Hiermee komen we nog € 750.000 tekort om het benodigde budget van € 3.000.000 te dekken. Daarom stellen voor hiervoor een onttrekking te doen uit de algemene reserve. Bij verschillende fondsen en bedrijven zijn gesprekken gaande om bijdragen te verkennen, zoals in natura.

1759572 / 1919962

Pagina 3 van 5

Kanttekeningen 1.1 Als deze begroting niet wordt vastgesteld, kan Koningsdag dan doorgaan? Als uw raad de begroting niet vaststelt, dan is het de vraag of we een passend programma kunnen aanbieden dat hoort bij de ontvangst van de Koning en zijn familie. We menen dat er een toereikend en bescheiden programma is opgesteld, mede met het oog op de programma’s en begrotingen van voorgaande organiserende gemeenten. 1.2 Is er een risico dat het budget wordt overschreden? We proberen zo precies mogelijk voorafgaand aan Koningsdag vast te stellen wat de kosten zijn. Ervaringen van gemeenten die voor ons Koningsdag hebben georganiseerd, is dat er op het laatste moment toch nog onverwachte (meer)kosten kunnen ontstaan. Met goed budget- en contractbeheer proberen we dat te voorkomen. Vervolg Na uw besluit kunnen wij de Koningsdag voorbereiden. Bijlage 1. 4e begrotingswijziging 2025 Burgemeester en wethouders van Doetinchem, De secretaris, De burgemeester, mr. G.A. Karssenberg

1759572 / 1919962

mr. M. Boumans MBA MPM

Pagina 4 van 5

De raad van de gemeente Doetinchem; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders over begroting Koningsdag 2025; gelet op artikel 192 van de Gemeentewet; besluit: 1. De begroting Koningsdag 2025 vast te stellen op € 3.000.000 exclusief btw. 2. Dit budget te dekken uit: a. bijdragen van andere overheden en een instelling ter grootte van € 1.262.500; b. posten uit de begroting 2025 ter grootte van € 987.500; c. een onttrekking van € 750.000 uit de algemene reserve. 3. De 4e begrotingswijziging 2025 (bijlage 1) van de gemeentebegroting 2025 vast te stellen. Aldus besloten in zijn vergadering van 13 februari 2025,

, griffier

, voorzitter

1759572 / 1919962

Pagina 5 van 5