Raadsvoorstel Aanpassing Verordening financiële vergoeding gemeentelijke Ombudsman.pdf

Aanpassing Verordening financiële vergoeding gemeentelijke Ombudsman

voor beeldvormende raad naam opsteller: D. Schuilenburg telefoonnummer: 377 209 e-mailadres: d.schuilenburg@doetinchem.nl

Te besluiten om: 1. De Verordening financiële vergoeding gemeentelijke ombudsman als volgt aan te passen: a. Artikel 2, eerste lid, van de Verordening financiële vergoeding gemeentelijke ombudsman komt als volgt te luiden: “De gemeentelijke Ombudsman en zijn vervanger ontvangen een vaste vergoeding voor hun werkzaamheden ad € 2000,00 ex btw per persoon per kalenderjaar. b. Artikel 2, derde lid, van de Verordening financiële vergoeding gemeentelijke ombudsman te laten vervallen. 2. Deze aanpassing van de verordening in werking te laten treden de dag na bekendmaking met terugwerkende kracht tot 1 januari 2022. 3. De totale kosten van de aanpassing ad € 4000,- te verdelen onder de gemeente (€ 2000,-), Buha (€ 666,67), Laborijn (€ 666,67) en het Buurtplein (€ 666,67). Inleiding De gemeentelijke Ombudsman en zijn vervanger hebben verzocht om de huidige verordening financiële vergoeding gemeentelijke Ombudsman aan te passen en hen een vast bedrag per jaar te vergoeden. Dat heeft de volgende voordelen: De Ombudsman en zijn vervanger declareren maar één keer per jaar. De vier organisaties (gemeente, Laborijn, Buha en het Buurtplein) krijgen niet elk kwartaal kleine declaraties. De Ombudsman en zijn vervanger voelen minder de druk om zich alleen met ‘declarabele aangelegenheden’ bezig te houden.

De Ombudsman geeft aan dat hij en zijn vervanger merken dat er steeds meer een beroep op hen wordt gedaan waar zij wellicht formeel als Ombudsman nog niet direct aan de beurt zijn, maar waar zij wel misschien van dienst kunnen zijn om bijvoorbeeld een contact of relatie te herstellen. Ook willen zij voorkomen dat ze te snel moeten overgaan tot een officieel rapport, omdat dit voor hun declaratie meer recht zou doen aan de bestede uren. Argumenten 1.1 Een jaarlijkse vergoeding doet meer recht aan de taken van de Ombudsman Het college stelt de raad voor de vergoedingswijze te veranderen, maar benadrukt ook dat de positie van de Ombudsman hierdoor niet wijzigt. De Ombudsman begint zijn werkzaamheden als een inwoner niet tevreden is over hoe hij door de gemeente, Laborijn, Buurtplein of Buha is behandeld en de inwoner de daarvoor openstaande klachtenprocedure heeft doorlopen. Wij hebben bij de aanstelling van de gemeentelijke Ombudsman overwogen dat een lokale ombudsman vooral goed benaderbaar moet zijn voor de burger en dat dit laagdrempelig behoort te zijn. De gemeentelijke Ombudsman dient snel te handelen en in te spelen op de omstandigheden van het lokale geval. Hij kan de partijen dan ook snel bij elkaar brengen en kan een bemiddelende rol spelen.

Eén van de competenties die werd gevraagd bij het werven van een gemeentelijke Ombudsman was dat de ombudsman een houding heeft en uitstraalt dat hij primair via de interventiemethode (informeel en laagdrempelig) op zoek is naar het oplossen van de klachten.

Van de Ombudsman wordt per definitie dus geen formele opstelling gevraagd. Door de huidige manier van declareren en elk besteed uur moeten verantwoorden, wordt de Ombudsman eigenlijk wel gedwongen tot een formele houding. Wanneer men veel uren besteedt aan een klacht, die wellicht door een vorm van mediation onderling zou kunnen worden opgelost, voelt men zich gedwongen een officieel rapport aan het college op te stellen, omdat dit qua vergoeding meer recht doet aan de bestede uren. Wanneer de Ombudsman niet zijn uren bij hoeft te houden die hij besteedt aan verschillende zaken, voelt hij zich vrijer om zaken op te pakken die niet leiden tot een officiële klachtbehandeling maar wellicht informeel kunnen worden opgelost. Het is hierbij overigens niet de bedoeling dat de rolopvatting van de ombudsman ruimer wordt dan dat deze nu is. De aanpassing van de vergoeding is met name vanwege het verminderen van het administratieve werk. De voorgestelde wijze van vergoeding past derhalve goed bij bovenstaande overwegingen bij de aanstelling van de Ombudsman. Overigens Artikel 2 van de huidige verordening luidt; 1. De gemeentelijke Ombudsman ontvangt een vaste vergoeding voor zijn werkzaamheden inzake: a. Een vereenvoudigde terug- of doorverwijzing; € 50,00 b. De behandeling van een verzoekschrift 1.

een bedrag van € 100,00 bij vereenvoudigde behandeling van een verzoekschrift (behandeling bedraagt minder dan vijf uur); 2. een bedrag van € 370,00 voor een standaard behandeling van een verzoekschrift (behandeling bedraagt meer dan vijf uur, maar minder dan 20 uur). c. Het opstellen en verzenden van een jaarverslag; € 370,00. d. Het verrichten van additionele activiteiten op verzoek van de gemeenteraad en/of het college van burgemeester en wethouders; € 100,00 per activiteit. Financiën De kosten van de gemeentelijke Ombudsman worden verantwoord op het budget ‘Juridische advisering bezwaarschriftencommissie’. Er is voldoende budget om de lasten van de Ombudsman te dekken. Omdat de Ombudsman ook klachten in behandeling neemt met betrekking tot Buha, Laborijn en Buurtplein, dienen de kosten met deze organisatieonderdelen te worden gedeeld. Wij stellen u voor dat de gemeente Doetinchem de helft van de kosten (€ 2000,-) voor haar rekening neemt en € 2000,- wordt verdeeld over de drie andere organisatieonderdelen ad € 666,67 per onderdeel. De directies van Buha, Laborijn en Buurtplein zijn schriftelijk akkoord met dit voorstel. Kanttekeningen 1.1.

Kost deze manier van vergoeden de gemeente meer geld? Sinds de aanstelling van gemeentelijke Ombudsman zijn de volgende bedragen gefactureerd door de Ombudsman en zijn vervanger tezamen aan de gemeente (aan de andere organisatieonderdelen wordt rechtstreeks gefactureerd door de Ombudsman); 2017 € 3776,40 ex btw € 4569,44 incl. btw 2018 € 3868,90 ex btw € 4541,06 incl. btw 2019 € 2680,64 ex btw € 3210,74 incl. btw 2020 € 1818,24 ex btw € 2180,78 incl. btw 2021 € 1460,36 ex btw € 1767,04 incl. btw (eerste kwartaal) Er wordt veel belang gehecht aan een Ombudsman die van dienst kan zijn in het meer informele traject (om bijvoorbeeld een contact of relatie te herstellen) en het voorkomen dat te snel wordt overgegaan tot het officieel rapporteren of dubbel declareren terwijl dat niet altijd recht doet aan de situatie, dan aan exact vergoeden van de taken waarvoor de Ombudsman is aangesteld.

Na één jaar dient er een evaluatie plaats te vinden. Bij deze evaluatie dient (ook) te worden bekeken hoe de jaarlijkse vergoeding zich verhoudt tot het één op één declareren van de werkzaamheden van de Ombudsman en zijn vervanger. Mochten hier erg grote verschillen in optreden die niet opwegen tegen de voordelen van het op deze wijze vergoeden van de kosten van de Ombudsman, dan kan eventueel de oude situatie weer in het leven worden geroepen. Vervolg De nieuwe verordening zal worden gepubliceerd op www.officiëlebekendmakingen.nl en www.overheid.nl Burgemeester en wethouders van Doetinchem, De secretaris, De burgemeester, mr. G.A. Karssenberg

mr. M. Boumans MBA MPM