Raadsvoorstel Aanbesteding acountantsdiensten gemeente Doetinchem.pdf

Aan de raad

AGENDAPUNT NR. 5.3 Doetinchem, 22 mei 2026

Aanbesteding accountantsdiensten gemeente Doetinchem Te besluiten om: 1. Het plan van aanpak ‘aanbesteding accountantsdiensten’, inclusief planning vast te stellen. 2. Een raadswerkgroep ‘aanbesteding accountantsdiensten’ in te stellen en deze mandaat te verlenen om een accountant te selecteren, zoals onder argument 2.1 is beschreven. Inleiding De huidige overeenkomst met Baker Tilly voor de accountantsdiensten loopt tot en met 15 juli 2027. Op 27 november 2025 hebt u hierover besloten (raadsbesluit: 2025-68). Op grond van de ‘Controleverordening gemeente Doetinchem 2023’ d.d. 28 september 2023 moeten we in overeenstemming met deze verordening een aanbestedingsprocedure opstarten voor een nieuwe overeenkomst voor de accountantsdiensten. Deze procedure moet ertoe leiden dat u een accountant benoemt voor de door uw raad te bepalen periode. Hiertoe is voor u een plan van aanpak inclusief planning opgesteld, dat nu ter besluitvorming voor ligt. Argumenten 1.1 U moet een accountant benoemen voor een door uw raad nader te bepalen periode. In het plan van aanpak ‘aanbesteding accountantsdiensten 2026’ wordt een voorstel gedaan aan uw raad voor een aanpak van de aanbesteding van de accountantsdiensten, zodat uw raad een accountant kan benoemen voor het uitvoeren van de gewenste accountantsdiensten voor een door uw raad nader te bepalen periode.

Contractduur De huidige overeenkomst met Baker Tilly BV. is afgesloten voor minimaal twee jaar (jaarrekening 2021 en 2022) met een optie voor verlenging van vier x 12 maanden. De overeenkomst is op 27 november 2025 door u voor de laatste keer verlengd. Wij stellen u voor om meerjarige contractduur af te sluiten. Deze optie past mooi in het stramien van de gemeenteraadsverkiezingen, waarbij een nieuwe raad de mogelijkheid heeft tot het kiezen van een andere accountant na zijn aantreden. Een (nieuwe) accountant heeft wel enige inwerktijd nodig en uit de ervaringen die we afgelopen jaren met Baker Tilly hebben opgedaan, hebben wij geleerd dat er tijd overheen gaat voordat wederzijdse verwachtingen ten aanzien van aan te leveren stukken, controleaanpak en terugkoppeling duidelijk zijn. Nadat de tenderstrategie en de aanbestedingsleidraad is vastgesteld door de werkgroep wordt de opdracht op de voorgeschreven wijze geplaatst. Na sluiting van de offertetermijn zal de werkgroep op basis van de gunningscriteria uit het aanbestedingsdocument de offertes beoordelen, een keuze maken en een benoemingsvoorstel voorbereiden. De werkgroep doet ook de gunning van de opdracht. Daarna benoemt uw raad de accountant.

Europese aanbesteding De raming van de opdrachtwaarde ligt naar verwachting hoger dan het drempelbedrag voor aanbesteden voor leveringen en diensten voor decentrale overheid van € 216.000. Dit leidt ertoe dat de procedure van Europees aanbesteden moet worden gevolgd. De te volgen inhoudelijke procedure wordt verder bepaald in de tenderstrategie.

1844906 / 2006180

Pagina 1 van 4

2 Doetinchem, 22 mei 2026 Aanbestedingsdocument Om een aanbesteding te kunnen starten, moet een aanbestedingsdocument opgesteld worden. Hierin wordt onder meer vastgelegd wat u verwacht van de (nieuwe) accountant en hoe hij zijn functie dient in te vullen, welke stukken wordt hij geacht op te leveren en welke criteria worden door u gehanteerd bij het maken van de keuze voor een accountant. Onderdeel van het aanbestedingsdocument is het programma van eisen en een controleprotocol. De werkgroep stelt het programma van eisen en het controleprotocol op. Het controleprotocol zal bij de definitieve gunning door u worden vastgesteld, waarbij de voorkeur uitgaat naar een meerjarig controleprotocol. Dit, zoals de afgelopen periode ook vermeld bij de vaststelling van de normenkaders en de controleprotocollen (o.a. raadsbesluit: 2026-13). 2.1 U kunt uw controlerende bevoegdheid via een regierol tot uiting brengen. Wij stellen voor om net als bij de vorige aanbesteding een raadswerkgroep ‘aanbesteding accountantsdiensten’ in te stellen, bestaande uit minimaal 4 raadsleden (uit verschillende fracties), de wethouder financiën, de inkoopadviseur en twee ambtenaren van team Concerncontrol. Deze raadswerkgroep kan via een regierol de controlerende bevoegdheid van uw raad uitvoeren.

U wordt gevraagd om deze raadswerkgroep mandaat te verlenen om de onderstaande werkzaamheden uit te voeren, die moeten leiden tot het door uw raad kunnen benoemen van een accountant voor het uitvoeren van de gewenste accountantsdiensten: a. Het uitvoeren van het aanbestedingsproces, met name het vaststellen van de aanbestedingsstrategie. b. Het opstellen en vaststellen van het programma van eisen voor de aanbesteding. c. Het opstellen van de beoordelingscriteria en wegingsfactoren. d. Het beoordelen van binnengekomen offertes. e. Het beoordelen van de presentatie van de inschrijvers. f. Het selecteren van de accountant op basis van gunningscriteria van het aanbestedingsdocument. Financiën In de begroting is meerjarig een budget opgenomen voor de accountantskosten voor de interimen jaarrekeningcontrole. Op het moment dat de aanbesteding heeft plaatsgevonden, zal blijken of het begrootte budget voldoende is om de accountantskosten de komende jaren te dekken. Mocht uit de aanbesteding blijken dat het budget onvoldoende is, dan zal er bij het eerstvolgende cyclusdocument met een voorstel voor de dekking worden gekomen.

Kanttekeningen 1.1 Wat gebeurt er als uw raad niet instemt met het plan van aanpak en de planning? Wanneer uw raad niet instemt met het plan van aanpak en de planning, dan loopt u het risico op het niet tijdig kunnen vinden van een accountant, het overtreden van de aanbestedingsregels en de hiermee samenhangende rechtmatigheid. 1.2 De rol van de auditcommissie is mogelijk bepalend voor het verdere proces. In de afgelopen raadsperiode was er een auditcommissie en hebben deelnemers uit de auditcommissie zitting genomen in de raadswerkgroep voor de aanbesteding van de accountantsdiensten. Wanneer het weer de bedoeling is dat leden van de auditcommissie of een afvaardiging daarvan, zitting nemen in deze raadswerkgroep, dan heeft het moment van installeren van de auditcommissie mogelijk invloed op het proces van de aanbesteding. Specifiek gaat het dan om het moment waarop de aanbesteding kan worden gepubliceerd. Het is wenselijk dat de aanbesteding medio september kan worden gepubliceerd, om voor het einde van het jaar een accountant te kunnen benoemen.

1844906 / 2006180

Pagina 2 van 4

3 Doetinchem, 22 mei 2026 Vervolg Na vaststelling van het plan van aanpak, het instellen van een raadswerkgroep en het verlenen van mandaat aan de werkgroep kunnen de onder argument 2.1 genoemde werkzaamheden worden uitgevoerd. In de raadsvergadering van januari 2027 kunt u dan de accountant benoemen. Bijlage 1. Plan van aanpak aanbesteding accountantsdiensten Burgemeester en wethouders van Doetinchem, De secretaris, De burgemeester, ir. J.A. Wannink

1844906 / 2006180

mr. M. Boumans MBA MPM

Pagina 3 van 4

De raad van de gemeente Doetinchem; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders over Aanbesteding accountantsdiensten gemeente Doetinchem; gelet op artikel 213 van de Gemeentewet; besluit: 1. Het plan van aanpak ‘aanbesteding accountantsdiensten’, inclusief planning vast te stellen. 2. Een raadswerkgroep ‘aanbesteding accountantsdiensten’ in te stellen en deze mandaat te verlenen om een accountant te selecteren, zoals onder argument 2.1 is beschreven. Aldus besloten in zijn vergadering van 28 mei 2026,

, griffier

, voorzitter

1844906 / 2006180

Pagina 4 van 4