Raadsbesluit 29 februari 2024 Voortzetting raadscommunicatie (2024-14).pdf

Aan de raad

AGENDAPUNT NR. 6.4 Doetinchem, 21 februari 2024

ALDUS VASTGESTELD 29 FEBRUARI 2024 Voortzetting raadscommunicatie Te besluiten om: 1. In te stemmen met de conclusies uit de Eerste evaluatie raadscommunicatie. 2. Voor het vervolg van raadscommunicatie de formatie van de griffie uit te breiden met een 0,5 fte medewerker raadscommunicatie en extra budget van jaarlijks € 15.000 toe te voegen aan de begroting van de griffie c.q. de gemeenteraad. 3. Het college te verzoeken bij de Eerste financiële monitor 2024 de begroting 2024 hiertoe te wijzigen en het besluit te verwerken in de Begroting 2025-2028. Inleiding Vanaf voorjaar 2023 geeft de griffie meer invulling aan raadscommunicatie. Zoals afgesproken met het presidium is een eerste (tussen)evaluatie gedaan over de effecten hiervan. Deze evaluatie is in het presidium besproken. Dat heeft geleid tot instemming met de gevolgde insteek bij raadscommunicatie door de griffie en een positieve houding jegens het voorgestelde vervolg. Omdat voor dat vervolg extra middelen (uren en geld) nodig zijn, heeft het presidium de griffie verzocht een raadsvoorstel hiervoor op te stellen. Bijgaand treft u dit voorstel aan. Argumenten 1.1 De eerste evaluatie van raadscommunicatie laat een positief effect zien, maar ook dat voor het behalen van het doel ervan een verdergaand vervolg nodig is.

Doel van het meer invulling geven aan raadscommunicatie is de betrokkenheid van de inwoners met de gemeenteraad te vergroten, onder andere om de opkomst bij de volgende verkiezingen te verhogen. De griffie heeft hier meer invulling aan gegeven door (a) het maken van een Facebookaccount Gemeenteraad Doetinchem, (b) het plaatsen van berichten op dat account, (c) het (laten) maken van filmpjes Raad in Actie en die op de Facebookaccount te plaatsen en (d) het aanschaffen van een ‘inwonerportaal’ voor ons bis. Na het eerste half jaar zijn de volgende inhoudelijke conclusies te trekken: - Met de communicatie-activiteiten heeft de griffie zich vooral gericht op het krijgen van aandacht en het wekken van interesse voor de gemeenteraad. Met zo’n 1.300 volgers en tussen 500 en 1.300 lezers van de berichten na een half jaar, kan tot tevredenheid geconcludeerd worden over het effect van die berichten en filmpjes. Om te kunnen spreken van een succesvol effect, zou doorgegroeid moeten worden naar minimaal 2.500 volgers en kijkers per bericht. - De griffie is nog niet toegekomen aan het actiever krijgen van inwoners richting de gemeenteraad. Dat past binnen de ontwikkeling van raadscommunicatie, omdat dat het vervolg is op het wekken van interesse voor de gemeenteraad. Vanaf 2024 wil de griffie hiermee aan de slag gaan.

- De griffie vraagt zich af of het inwonerportaal voor het bis bijdraagt aan dat wat beoogd wordt met raadscommunicatie. Vooralsnog is het inwonersportaal niet meer dan een wat ‘leuker’ ogende homepage van het bis. De griffie heeft niet de tijd gevonden om meer inhoud te geven aan het inwonerportaal. Naast deze inhoudelijke conclusies zijn nog de volgende conclusies te trekken die gaan over de benodigde middelen voor de nieuwe invulling van raadscommunicatie: - het goed vormgeven van raadscommunicatie vraagt meer capaciteit dan dat de griffie op dit moment heeft (dit uit zich in het maar beperkt realiseren van een Facebookbericht per week en in het geen tijd hebben voor het verder ontwikkelen van het inwonersportaal);

2 Doetinchem, 21 februari 2024 -

de financiële kosten voor raadscommunicatie zijn in 2023 gedekt uit het beschikbare raadsbudget, maar met name Raad in Actie gaat ten koste van budget voor andere raadsactiviteiten (zoals specifieke bijeenkomsten en trainingen).

De eerste algemene conclusie uit het voorgaande is dat (a) het zinvol is met raadscommunicatie op de ingeslagen weg door te gaan, (b) om daarmee inwoners niet alleen te interesseren voor het raadswerk, maar ook te activeren om contact te zoeken met de raad en raadsfracties en te gaan stemmen bij de volgende gemeenteraadsverkiezingen. De tweede algemene conclusie is dat de griffie dat alleen kan met voldoende personele capaciteit en voldoende financiële middelen. 1.2

Voor het gewenste vervolg is uitbreiding op de griffie nodig met 0,5 fte medewerker raadscommunicatie. Met de huidige inzet op raadscommunicatie ‘schuurt’ het op dit moment al met de personele capaciteit op de griffie. In sommige weken lukt het niet of nauwelijks om rondom de raadsvergaderingen en andere raadsbijeenkomsten een Facebookbericht te plaatsen. Voor het verder ontwikkelen van raadscommunicatie (om inwoners actiever te krijgen richting de gemeenteraad), ontbreekt daarom de personele capaciteit. De griffie denkt voor een goede verdere ontwikkeling van raadscommunicatie de dagelijkse aanwezigheid (circa 4 uur per dag) van een medewerker raadscommunicatie nodig te hebben. Deze medewerker kan zich dan richten op alle aspecten van raadscommunicatie (Facebook, Raad in Actie, Politiek Actief, het inwonerportaal, enzovoort). Gelet op het gewenste profiel van de betreffende medewerker zou die persoon de functie ‘medewerker communicatie’ (0,5 fte, met schaal 10) moeten hebben. Hiermee correspondeert een bedrag van € 60.100 per jaar (€ 48.050 loonsom + € 12.050 overhead). 1.3 Voor het gewenste vervolg is (ook) extra budget nodig van € 15.000. In 2023 zijn de kosten voor raadscommunicatie betaald uit het beschikbare raadsbudget. Dat conflicteert met andere activiteiten die de griffie hieruit te betalen heeft (zoals specifieke bijeenkomsten en trainingen).

Om naast raadscommunicatie voldoende financiële ruimte over te houden voor die andere activiteiten, is daarom extra budget voor raadscommunicatie nodig. Omdat de extra kosten voor raadscommuncitie in belangrijke mate opgaan aan de video’s voor Raad in Actie, is het verzoek voor extra budget gebaseerd op de jaarlijkse kosten hiervoor: € 15.000. Financiën Voor de gewenste uitbreiding van de formatie en het gewenste budget moet de begroting van de griffie/gemeenteraad opgehoogd worden met jaarlijks een bedrag van € 75.100 (€ 60.100 + € 15.000). De Eerste financiële monitor 2024 is het document om de begroting 2024 hierop aan te passen voor de kosten 2024. De (meerjaren)begroting 2025-2028 is het document om vervolgens de kosten vanaf 2025 structureel in de begroting te verwerken. Kanttekeningen 1.1 Waarom raadscommunicatie niet beperken tot de huidige inzet? Raadscommunicatie beperken tot de huidige inzet betekent dat de griffie vooral insteekt op wekelijks een bericht op Facebook om zo inwoners te interesseren voor de gemeenteraad. De stap naar het activeren van inwoners om actief te worden richting de raad (contact opnemen met fracties, inspreken tijdens de beeldvormende raad, gaan stemmen bij de gemeenteraadsverkiezingen, enzovoort) wordt dan niet gezet.

3 Doetinchem, 21 februari 2024 Daarmee zou het doel van raadscommunicatie losgelaten worden en is het de vraag of ook de huidige inzet wel doorgezet moet worden. Kortom, als de raad het doel van meer inzetten op raadscommunicatie nog steeds een na te streven doel vindt, dan hoort daar verdere ontwikkeling van raadscommunicatie bij. 1.2 Kan het team communicatie de benodigde capaciteit voor raadscommunicatie leveren? Team communicatie heeft capaciteit voor communicatie vanuit de gemeente. Zij zouden daarbinnen meer aandacht aan raadscommunicatie kunnen geven. Om de volgende redenen is dat echter niet wenselijk (ook volgens het team communicatie): - Een eerste reden is dat team communicatie binnen de huidige formatie ook geen 0.5 fte capaciteit over heeft om raadscommunicatie erbij te gaan doen. Raadscommunicatie erbij doen zou dan ten koste gaan van de huidige communicatie ter ondersteuning van de gemeente (project-, bestuurs-, pers-, crisiscommunicatie, social media en participatieadvies). - Een tweede reden waarom onderbrenging bij het team communicatie niet wenselijk is, is dat daarmee de directe relatie tussen griffie en medewerker raadscommunicatie verbroken wordt. Dat is onhandig voor het ‘raadsgevoel’ dat een medewerker raadscommunicatie moet hebben én onhandig voor het ‘communicatiegevoel’ dat bij de griffie zou moeten leven.

- Een derde reden is dat door de Wet dualisering gemeentebestuur (2002) een scheiding in rollen kwam tussen college en raad. De communicatiedoelstellingen en boodschappen vanuit de raad zijn (soms) anders dan die vanuit bestuur. Door de functie te positioneren bij de griffie, kan vrijer vanuit de raadsrol worden gewerkt. 1.3 Kunnen de kosten voor raadscommunicatie betaald blijven uit het huidige raadsbudget? De kosten voor raadscommunicatie kunnen natuurlijk betaald worden uit het huidige raadsbudget. Gevolg daarvan is echter wel dat er minder geld besteed kan worden aan ondersteuning van de raad. De afgelopen jaren is het budget voor die ondersteuning steeds (zinvol) benut. Het budget openstellen voor uitgaven voor raadscommunicatie en het budget daartoe niet ophogen, zou verschraling van de ondersteuning van de raad tot gevolg hebben. Vervolg Als u akkoord gaat met het voorgestelde vervolg van raadscommunicatie en de daarvoor benodigde middelen, dan gaat de griffie over tot het aantrekken van een medewerker raadscommunicatie en tot het verlengen van het contract met de maker van de filmpjes voor Raad in Actie. Op het moment dat de medewerker raadscommunicatie geworven is, kan de griffie aan de slag met het vervolg van raadscommunicatie. Bijlage 1. Eerste evaluatie raadscommunicatie De griffier,

De voorzitter,

drs. B.P.M. Janssens

mr. M. Boumans MBA MPM

De raad van de gemeente Doetinchem; gelezen het voorstel over voortzetting raadscommunicatie; gelet op de artikelen 108, lid 1 en 147, lid 2 van de Gemeentewet; besluit: 1. In te stemmen met de conclusies uit de Eerste evaluatie raadscommunicatie. 2. Voor het vervolg van raadscommunicatie de formatie van de griffie uit te breiden met een 0,5 fte medewerker raadscommunicatie en extra budget van jaarlijks € 15.000 toe te voegen aan de begroting van de griffie c.q. de gemeenteraad. 3. Het college te verzoeken bij de Eerste financiële monitor 2024 de begroting 2024 hiertoe te wijzigen en het besluit te verwerken in de Begroting 2025-2028. Aldus besloten in zijn vergadering van 29 februari 2024,

, griffier

, voorzitter