Raadsbesluit 28 maart 2024 Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2024 (2024-30).pdf

Aan de raad

AGENDAPUNT NR. 7.10 Doetinchem, 20 maart 2024

ALDUS VASTGESTELD 28 MAART 2024 Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2024 Te besluiten om: 1. Het geactualiseerde Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2024 vast te stellen. Inleiding Voor u ligt het geactualiseerde Inkoop- & aanbestedingsbeleid van gemeente Doetinchem. De vorige versie dateert uit 2017. Deze nieuwe versie betreft een actualisatie, die in samenwerking met onze regiogemeenten is opgesteld. De nieuwe versie (2024) vervangt na vaststelling de vorige versie uit 2017. Argumenten 1.1 De nieuwe versie sluit aan bij de prioriteiten vanuit het coalitieprogramma. In de nieuwe versie van het Inkoop- & aanbestedingsbeleid is zoveel mogelijk en logischerwijs de aansluiting gezocht met het coalitieprogramma. De belangrijkste punten hierbij zijn: duurzaamheid, regionale samenwerking, innovatie en verbinding met lokale ondernemers. Zie hiertoe ook hoofdstuk 2 en 4 van het beleidsdocument. 1.2 De nieuwe versie kent een geactualiseerde werkwijze met betrekking tot het (interne) inkoopproces. In het nieuwe Inkoop- & aanbestedingsbeleid wordt de doorvertaling van beleid naar het interne inkoopproces beschreven. In ieder hoofdstuk van het beleidsdocument is dit, waar noodzakelijk, beschreven. Met name in hoofdstukken 5 en 6 is dit duidelijk zichtbaar. De stap van theorie naar praktijk wordt hiermee zoveel mogelijk geborgd.

1.3 De nieuwe versie is geactualiseerd wat betreft aansluiting op de mandaatregeling van gemeente Doetinchem. In hoofdstuk 3.11 van het beleidsstuk staat de koppeling met de mandaatregeling benoemd. De formulering is als volgt: “Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de gemeente Doetinchem waarbij altijd de versie leidend is die het laatst is gepubliceerd. De gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en Civielrechtelijke vertegenwoordiging. Het mandaatbesluit van de gemeente is in te zien op de website (www.overheid.nl).“ Het vaststellen van dit beleidsdocument borgt derhalve de aansluiting met de mandaatregeling. 1.4 De nieuwe versie is geactualiseerd wat betreft aansluiting op wet- & regelgeving. De aansluiting op geldende wet-& regelgeving staat beschreven in hoofdstuk 3 van het nieuwe beleidsdocument.

1696093 / 1852743

Pagina 1 van 4

2 Doetinchem, 20 maart 2024 Belangrijke en meer algemene onderdelen daaruit zijn: Aanbestedingswet 2012 (Aw 2012)

Europese wet- en regelgeving

Verbintenissenrecht Gemeentewet

Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen Wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijn’ vormt momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijn kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie Burgerlijk Wetboek, Boek 6 Het wettelijke kader voor gemeenten

Voor verdere verdieping: zie hoofdstuk 3, waarin bijvoorbeeld ook de link met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) beschreven staat. Met de vaststelling van het nieuwe Inkoop- & aanbestedingsbeleid is ook borging van de aansluiting op geldende wet- en regelgeving (opnieuw) gerealiseerd. 1.5 De nieuwe versie is geactualiseerd wat betreft aansluiting op (andere) beleidsstukken binnen gemeente Doetinchem. Onder 1.3 is de aansluiting met de mandaatregeling van gemeente Doetinchem al beschreven. Enkele andere beleidsstukken van gemeente Doetinchem die in dit kader belangrijk zijn, zijn de volgende: • Gedragscode gemeente Doetinchem • Klachtenregeling gemeente Doetinchem • Beleidsdocumenten Sociaal Domein Met de vaststelling van dit nieuwe beleidsdocument wordt dus ook de aansluiting op lokale beleidsstukken geborgd. Zie hiertoe ook hoofdstuk 2 uit het beleidsdocument. 1.6 De nieuwe versie sluit aan op visiedocumenten van gemeente Doetinchem. Het nieuwe Inkoop- & aanbestedingsbeleid is qua aansluiting getoetst aan (interne) visie documenten en waar relevant zijn onderdelen hieruit opgenomen in het nieuwe beleidsdocument of wordt hier naar verwezen. 1.7 De nieuwe versie levert een bijdrage aan eenzelfde manier van werken binnen de regio. De nieuwe versie van het Inkoop- & aanbestedingsbeleid is nadrukkelijk in goede samenwerking met de regiogemeenten opgesteld.

Daarmee is een mooie bijdrage geleverd aan eenzelfde manier van werken tussen de diverse regiogemeenten, met ruimte voor lokale inkleuring. Ook levert dit een positieve bijdrage aan het gezamenlijk inkopen binnen de regio. Gemeenten gaan meer eenduidig te werk, wat ook duidelijker is voor de (lokale) potentiële contractpartijen. Financiën Geen directe financiële gevolgen. Uitvoering past binnen het jaarplan van team administratie en inkoop.

1696093 / 1852743

Pagina 2 van 4

3 Doetinchem, 20 maart 2024 Kanttekeningen 1.1 Uitvoering van dit beleid vergt op onderdelen omgaan met wijzigingen binnen gemeente Doetinchem. Onderdeel van het nieuwe Inkoop- & aanbestedingsbeleid zijn enkele proceswijzigingen. Ervaring leert dat het in de praktijk brengen hiervan tijd kost, uitgelegd dient te worden en (soms) aanpassing in gedrag en werkwijze vereist. Vanuit team administratie en inkoop zal dit gemonitord worden, ook als onderdeel van de interne controle. 1.2 Gedurende de beleidsperiode kunnen er ontwikkelingen ontstaan die van invloed zijn op dit beleidsdocument Te denken valt in deze aan ontwikkelingen met betrekking tot wet- en regelgeving of ontwikkelingen vanuit de regionale actualiteit waar vanuit gemeente Doetinchem op geanticipeerd dient te worden. Team administratie en inkoop zal de impact hiervan op dat moment analyseren en indien nodig in een aanvullend besluitvormingstraject brengen. 1.3 Het nieuwe Inkoop- & aanbestedingsbeleid kan mogelijk reacties van derden oproepen Een dergelijk beleidsdocument biedt ruimte aan derden om er op onderdelen een afwijkende mening of zienswijze over te hebben. Indien nodig zal er vanuit team administratie en inkoop extra uitleg gegeven worden over dit nieuwe beleidsdocument en haar achtergrond.

Vervolg Na vaststelling van het geactualiseerde Inkoop- & aanbestedingsbeleid: • wordt dit beleidsdocument intern gecommuniceerd; • wordt dit beleidsdocument extern gecommuniceerd conform beleid hiertoe; • wordt dit beleidsdocument als basis gebruikt voor interne training voor en uitleg aan budgethouders; • worden, ook in regionaal verband, de inkoopvoorwaarden van gemeente Doetinchem geactualiseerd. Bijlagen 1. Inkoop- & aanbestedingsbeleid 2024 2. Samenvattende oplegger Burgemeester en wethouders van Doetinchem, De secretaris, De burgemeester, mr. G.A. Karssenberg

1696093 / 1852743

mr. M. Boumans MBA MPM

Pagina 3 van 4

De raad van de gemeente Doetinchem; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders over Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2024; gelet op artikel 108, lid 1, juncto artikel 147, lid 2 van de Gemeentewet; gelet op de Aanbestedingswet 2012 (Aw2012); gelet op Europese wet- en regelgeving, Richtlijn 2014/23,24,25; gelet op het Verbintenissenrecht, Burgerlijk Wetboek, Boek 6; gelet op de Financiële Verordening gemeente Doetinchem, overheid.nl (laatste versie); gelet op het Mandaatbesluit gemeente Doetinchem, overheid.nl (laatste versie); besluit: het geactualiseerde Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2024 vast te stellen Aldus besloten in zijn vergadering van 28 maart 2024,

, griffier

, voorzitter

1696093 / 1852743

Pagina 4 van 4