Raadsbesluit 25 maart 2021 Aanbesteding accountantsdiensten (2021-22).pdf

Aan de raad

AGENDAPUNT NR. 6.2 Doetinchem, 17 maart 2021

ALDUS VASTGESTELD 25 MAART 2021 Aanbesteding accountantsdiensten Te besluiten om: 1. Het plan van aanpak Aanbesteding accountantsdiensten inclusief planning vast te stellen. 2. Het controleprotocol 2021 vast te stellen. 3. Een raadswerkgroep Aanbesteding accountantsdiensten in te stellen en deze mandaat te verlenen om een huisaccountant te selecteren om de volgende werkzaamheden uit te voeren: a. Het uitvoeren van het aanbestedingsproces, met name het vaststellen van de aanbestedingsstrategie. b. Het opstellen en vaststellen van het programma van eisen voor de aanbesteding. c. Het opstellen van de beoordelingscriteria en wegingsfactoren. d. Het beoordelen van de binnengekomen offertes. e. Het beoordelen van de presentatie van de inschrijvers. f. Het selecteren van de accountant op basis van gunningscriteria van het aanbestedingsdocument. 4. Als leden van de raadswerkgroep te benoemen: B.H.M. Ernst, P.J.A.O.M. Moors, R. Ooms en M.J.G. Wijers. Inleiding De huidige overeenkomst voor accountantsdiensten met Baker Tilly BV loopt tot en met boekjaar 2020. Op grond van de Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie gemeente Doetinchem 2005 d.d. 17 november 2005 moet in overeenstemming met deze verordening een aanbestedingsprocedure worden opgestart voor een nieuwe overeenkomst voor de accountantsdiensten.

Deze procedure moet ertoe leiden dat u een accountant benoemt voor minimaal de controlejaren 2021 en 2022 en een eventueel door u verder te bepalen periode. Hiertoe hebben wij een plan van aanpak inclusief planning opgesteld, die nu ter besluitvorming aan u voor ligt. Argumenten 1.1. Uw raad moet een accountant benoemen voor minimaal de controle jaren 2021 en 2022 en een eventueel door u verder te bepalen periode. In het plan van aanpak Aanbesteding accountantsdiensten 2021 en verder doen wij u een voorstel voor een aanpak van de aanbesteding van accountantsdiensten, zodat u een accountant kunt benoemen voor het uitvoeren van de gewenste accountantsdiensten voor minimaal 2021 en 2022 en een door u verder te bepalen periode. Contractduur De huidige overeenkomst met Baker Tilly BV is afgesloten voor de jaren 2015 tot en met 2019 aangevuld met twee optiejaren. Wij stellen voor dat u het nieuwe contract ofwel afsluit voor een minimale periode van twee jaren, aangevuld met vier optiejaren of net als de vorige keer te kiezen voor een looptijd van vier jaren, aangevuld met twee optiejaren. De eerste optie past mooi in het stramien van de gemeenteraadsverkiezingen, waarbij een nieuwe raad de mogelijkheid heeft tot het kiezen van een andere accountant na zijn aantreden. Een (nieuwe) accountant heeft wel enige inwerktijd nodig.

Uit de ervaringen die we afgelopen jaren met Baker Tilly hebben opgedaan, hebben wij geleerd dat er tijd overheen gaat voordat wederzijdse verwachtingen ten aanzien van aan te leveren stukken, controleaanpak en terugkoppeling duidelijk zijn. De optiejaren bieden de mogelijkheid om, mochten omstandigheden daartoe aanleiding geven, het contract te verlengen zonder opnieuw te hoeven aanbesteden.

2 Doetinchem, 17 maart 2021 Europese aanbesteding De raming van de opdrachtwaarde (gedurende de gehele looptijd van de overeenkomst) is samen met de criteria uit de gids proportionaliteit bepalend voor de te volgen aanbestedingsprocedure. De waarde wordt gebaseerd op de looptijd van de nieuw te sluiten overeenkomst voor 4 jaar (bij contracten met een horizon van meer dan 1 jaar moet er worden gerekend met een looptijd van 4 jaar). De waarde zal hierdoor hoger zijn dan het drempelbedrag voor leveringen en diensten voor decentrale overheid ad € 214.000,-. Dit leidt ertoe dat de procedure Europees aanbesteed moet worden. Dit is gebaseerd op de op 1 juli 2016 in werking getreden herziene Aanbestedingswet 2012 en het inkoopbeleid gemeente Doetinchem. Aanbestedingsdocument Om een aanbesteding te kunnen starten, moet een aanbestedingsdocument opgesteld worden. Hierin wordt onder meer vastgelegd wat u verwacht van de (nieuwe) accountant en hoe hij zijn functie dient in te vullen, welke stukken hij geacht wordt op te leveren en welke criteria u hanteert bij het maken van de keuze voor een accountant. Onderdeel van het aanbestedingsdocument is het programma van eisen met de hieronder beschreven controleprotocol. 2.1 Het controleprotocol beschrijft de reikwijdte voor de controle van de jaarrekening en is relevant voor de eisen in het aanbestedingsdocument.

In het controleprotocol staan de goedkeurings- en rapporteringstoleranties die de accountant moet hanteren om tot zijn oordeel te komen. De hoogte van die toleranties bepalen voor een belangrijk deel de hoeveelheid controlewerk die hij moet verzetten. Constateert de accountant fouten en/of onzekerheden die gezamenlijk de tolerantie overschrijden, dan krijgt de gemeente geen goedkeurende (rechtmatigheids)verklaring, maar een afkeurende of beperkende verklaring. Naast de goedkeuringstoleranties kennen we ook de rapporteringtolerantie. Fouten of onzekerheden ter grootte van deze tolerantie moet de accountant in alle gevallen rapporteren. Wij stellen u voor om het controleprotocol 2021 vast te stellen, waarin net als in voorgaande jaren de goedkeuringstoleranties volgens de minimumeis van het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) zijn opgenomen. Deze luiden als volgt: Goedkeuringstolerantie

Goedkeurend

Beperking

Afkeurend

>1%<3%

Oordeelonthouding -

Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)

<1% <3%

>3%<10%

>10%

-

>3%

3.1Uw raad kan uw controlerende bevoegdheid door middel van een regierol tot uiting brengen. Wij stellen voor dat u, net als bij de vorige aanbesteding, een raadswerkgroep Aanbesteding accountantsdiensten instelt die bestaat uit minimaal vier raadsleden (uit verschillende fracties), de wethouder financiën, de inkoopadviseur en twee ambtenaren van de afdeling concerncontrol. Deze raadswerkgroep kan door middel van een regierol de controlerende bevoegdheid van uw raad uitvoeren. Wij vragen u om deze raadswerkgroep mandaat te verlenen om de onderstaande werkzaamheden uit te voeren.

3 Doetinchem, 17 maart 2021 Deze moeten leiden tot het door de raad kunnen benoemen van een accountant voor het uitvoeren van de gewenste accountantsdiensten: a. het uitvoeren van het aanbestedingsproces, met name het vaststellen van de aanbestedingsstrategie; b. het opstellen en vaststellen van het programma van eisen voor de aanbesteding; c. het opstellen en vaststellen beoordelingscriteria en wegingsfactoren; d. het beoordelen van de binnengekomen offertes; e. beoordelen van de presentatie van de inschrijvers; f. selecteren accountant op basis van gunningscriteria van het aanbestedingsdocument. Financiën In de begroting is meerjarig een budget opgenomen voor de accountantskosten voor de interimen jaarrekeningcontrole. Op het moment dat de aanbesteding heeft plaatsgevonden, zal blijken of het begrootte budget voldoende is om de accountantskosten de komende jaren te dekken. Mocht uit de aanbesteding blijken dat het budget onvoldoende is, dan komen wij bij het eerstvolgende document van de p&c-cyclus met een voorstel voor de dekking. Kanttekeningen 2.1 Kunnen de controletoleranties in het controleprotocol krapper dan voorgesteld? Als de toleranties krapper worden gezet, dan zal de gemeente Doetinchem bij eventuele fouten of onzekerheden eerder een afkeurende of beperkende verklaring krijgen.

Er wordt voldaan aan de minimumeis van het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO). Bovendien komen met deze toleranties de belangrijke afwijkingen of fouten - als die er zijn - boven water in de controle. Overigens kennen wij geen enkele gemeente die de toleranties krapper stelt. 2.2. Zijn er aanpassingen op komst ten opzichte van het aan uw raad voorgelegde controleprotocol?. In afwachting van besluitvorming door de Eerste Kamer is de kans groot dat wij, naar aanleiding van de voorstellen van de commissie Depla in het rapport Vernieuwing van de begroting en verantwoording van gemeenten, met ingang van het verslagjaar 2021 in de jaarrekening verantwoording af moeten gaan leggen over de rechtmatigheid. Deze verantwoording gaat na een wetswijziging deel uitmaken van de jaarrekening zodat de aandacht voor en de controle op rechtmatigheid op het huidig kwaliteitsniveau gehandhaafd blijft. De accountant geeft een getrouwheidsoordeel af over de jaarrekening, waarvan de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel uitmaakt. Het huidige afzonderlijke rechtmatigheidsoordeel in de controleverklaring van de accountant komt daarmee te vervallen.

Vervolg Na uw vaststelling van het plan van aanpak Aanbesteding accountantsdiensten inclusief planning, het instellen van een raadswerkgroep en het verlenen van mandaat aan de werkgroep, kunnen de onder argument 3.1 genoemde werkzaamheden worden uitgevoerd. In uw vergadering van september 2021 kunt u dan de accountant benoemen. Bijlagen 1. Plan van aanpak aanbesteding accountantsdiensten 2. Controleprotocol 2021 Burgemeester en wethouders van Doetinchem, De secretaris, De burgemeester, mr. G.A. Karssenberg

mr. M. Boumans MBA MPM

De raad van de gemeente Doetinchem; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders over Aanbesteding accountantsdiensten; gelet op artikel 213 van de Gemeentewet; besluit: 1. 2. 3.

4.

Het plan van aanpak Aanbesteding accountantsdiensten inclusief planning vast te stellen. Het controleprotocol 2021 vast te stellen. Een raadswerkgroep Aanbesteding accountantsdiensten in te stellen en deze mandaat te verlenen om een huisaccountant te selecteren om de volgende werkzaamheden uit te voeren: a. Het uitvoeren van het aanbestedingsproces, met name het vaststellen van de aanbestedingsstrategie. b. Het opstellen en vaststellen van het programma van eisen voor de aanbesteding. c. Het opstellen van de beoordelingscriteria en wegingsfactoren. d. Het beoordelen van de binnengekomen offertes. e. Het beoordelen van de presentatie van de inschrijvers. f. Het selecteren van de accountant op basis van gunningscriteria van het aanbestedingsdocument. Als leden van de raadswerkgroep te benoemen: B.H.M. Ernst, P.J.A.O.M. Moors, R. Ooms en M.J.G. Wijers.

Aldus besloten in zijn vergadering van 25 maart 2021,

, griffier

, voorzitter