Raadsbesluit 22 december 2022 Verlenging overeenkomst accountant Baker Tilly met één jaar tot 15 juli 2024 (2022-101).pdf

Aan de raad

AGENDAPUNT NR. 4.6 Doetinchem, 14 december 2022

ALDUS VASTGESTELD 22 DECEMBER 2022 Verlenging overeenkomst accountant Baker Tilly met één jaar tot 15 juli 2024 Te besluiten om: 1. De overeenkomst met de accountant Baker Tilly met één jaar te verlengen tot 15 juli 2024. 2. De accountant hierover schriftelijk te informeren. Inleiding Op 30 september 2021 heeft uw raad besloten (raadsbesluit 2021-84) om Baker Tilly te benoemen tot accountant voor minimaal twee jaar (jaarrekening 2021 en 2022) met een optie voor verlenging van vier keer twaalf maanden. De huidige overeenkomst voor de levering van accountantsdiensten loopt tot 15 juli 2023. Voor de selectie van een accountant heeft destijds een Europese aanbesteding plaatsgevonden. De optiejaren bieden de mogelijkheid om de overeenkomst te verlengen zonder opnieuw aan te besteden. Op grond van de overeenkomst moet de gemeente uiterlijk zes maanden voor het einde van de dan geldende looptijd schriftelijk mededeling doen aan de accountant of de overeenkomst wordt verlengd dan wel beëindigd. Met dit raadsvoorstel besluit uw raad om de overeenkomst te verlengen. Argumenten 1.1. De accountantsdienstverlening voldoet aan de aanbestedingsleidraad. Bij de wisseling van accountant en in het geval van Baker Tilly een wisseling van het controleteam moeten beide partijen aan elkaar wennen. Naast een andere werkwijze en controle-aanpak spelen ook nieuwe ontwikkelingen een rol.

Neem bijvoorbeeld de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording voor het verslagjaar 2023. Dit vraagt veel inzet van de organisatie. Ook de eisen aan de accountantscontrole worden strakker evenals het toezicht daarop. Het duurt even voordat die nieuwe relatie optimaal functioneert. Baker Tilly heeft zich daarbij een betrouwbare partner getoond. De investering die we in de afgelopen twee jaren in de opbouw van de onderlinge relatie hebben gedaan, verdient verlenging van de overeenkomst met één jaar. 1.2. Baker Tilly is een deskundig partner. Baker Tilly is goed ingevoerd in de specifieke eisen en wetgeving waaraan de gemeentelijke verslaglegging moet voldoen. Zij is kritisch en houdt de gemeentelijke organisatie scherp op de juiste toepassing van verslaggevingsrichtlijnen. De communicatie met de ambtelijke organisatie is open en verloopt over het algemeen goed. 1.3. De auditcommissie moet nog een start maken met zijn inhoudelijke werkzaamheden. Welke dat zijn, is echter op dit moment nog niet duidelijk. Het beoordelen en benoemen van de accountant zal daar ongetwijfeld onderdeel van zijn. Door nu te verlengen met een jaar, kan de auditcommissie over een jaar vanuit haar rol een zorgvuldige afweging maken tot verlenging of beëindiging. 1.4 Uw raad heeft na deze verlenging een volledige controlecyclus meegemaakt met Baker Tilly.

Het volledig meemaken van een controlecyclus met deze accountant draagt bij aan een zorgvuldige afweging bij een mogelijk volgende verlenging van de overeenkomst. Daarnaast is deze accountant door de verlenging betrokken bij het eerste jaar van de rechtmatigheidsverantwoording. Deze wordt ingevoerd per verslagjaar 2023. De jaarrekening voor het verslagjaar 2023 wordt in het kalenderjaar 2024 vastgesteld.

2 Doetinchem, 14 december 2022 Financiën Bij een verlenging van de overeenkomst zijn de prijzen zoals geoffreerd door opdrachtnemer in zijn inschrijving "Prijsinvulformulier ingevuld.pdf" van toepassing. De geoffreerde prijzen liggen vast tot 31 december 2022. Ten hoogste eenmaal, voor het eerst op datum 1 januari 2023 en vaststaand voor het daaropvolgende jaar, kunnen de door de accountant geoffreerde tarieven worden geïndexeerd. Indexatie vindt plaats op basis van CBS-indexcijfer CAO lonen per maand inclusief bijzonder beloningen. Dat ligt in lijn met onze eigen BBP-index. De jaarlijkse lasten van de accountantsdiensten inclusief indexatie passen binnen onze begroting. Kanttekeningen 1.1. Uw raad kan ook besluiten om de overeenkomst niet te verlengen en een nieuwe aanbesteding te doen. Als u van oordeel bent dat de accountant onvoldoende haar werk doet, kunt u besluiten om de overeenkomst niet te verlengen. Dit betekent concreet dat er na dit besluit een nieuwe aanbesteding moet gaan plaatsvinden. De huidige marktomstandigheden, waarbij veel accountantskantoren kampen met personeelstekorten, kunnen ertoe leiden dat er weinig of geen accountantskantoren inschrijven. Daarnaast kan dit leiden tot een hogere inschrijfprijs. Bovendien is een nieuwe aanbesteding een intensief traject, zowel ambtelijk als bestuurlijk. 1.2.

Uw raad kan ook besluiten om de overeenkomst met twee, drie of vier jaar te verlengen. Conform artikel 2, lid 2.2 van de overeenkomst kan deze met maximaal 4 keer 12 maanden schriftelijk worden verlengd. Door nu te verlengen met een jaar, kan de auditcommissie over een jaar vanuit haar rol een zorgvuldige afweging maken tot verlenging of beëindiging. Vervolg Als uw raad besluit om de overeenkomst met één jaar te verlengen, dan zal Baker Tilly hierover schriftelijk worden geïnformeerd dat de overeenkomst wordt verlengd. Bijlagen Geen. Burgemeester en wethouders van Doetinchem, De secretaris, De burgemeester, mr. G.A. Karssenberg

mr. M. Boumans MBA MPM

De raad van de gemeente Doetinchem; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders over Verlenging overeenkomst accountant Baker Tilly met één jaar tot 15 juli 2024; gelet op artikel 213, lid 2 van de Gemeentewet; besluit: 1. De overeenkomst met de accountant Baker Tilly met één jaar te verlengen tot 15 juli 2024. 2. De accountant hierover schriftelijk te informeren. Aldus besloten in zijn vergadering van 22 december 2022,

, griffier

, voorzitter