Raadsbesluit 21 december 2023 Verlenging overeenkomst accountant Baker Tilly met één jaar tot 15 juli 2025 (2023-105).pdf

Aan de raad

AGENDAPUNT NR. 7.7 Doetinchem, 13 december 2023

ALDUS VASTGESTELD 21 DECEMBER 2023 Verlenging overeenkomst accountant Baker Tilly met één jaar tot 15 juli 2025 Te besluiten om: 1. De overeenkomst met de accountant Baker Tilly met één jaar te verlengen tot 15 juli 2025. 2. De accountant hierover schriftelijk te informeren. Inleiding Op 22 december 2022 heeft uw raad besloten (raadbesluit 2022-101) om de overeenkomst met accountant Baker Tilly te verlengen met één jaar (jaarrekening 2023) tot 15 juli 2024. In deze overeenkomst is ook vastgelegd dat de overeenkomst maximaal met 4 keer 12 maanden schriftelijk kan worden verlengd. Deze optiejaren bieden de mogelijkheid om de overeenkomst te verlengen zonder opnieuw aan te besteden. Op grond van de overeenkomst moet de gemeente uiterlijk zes maanden voor het einde van de dan geldende looptijd schriftelijk mededeling doen aan de accountant of de overeenkomst wordt verlengd dan wel beëindigd. Met dit raadsvoorstel besluit uw raad om de overeenkomst wederom met één jaar te verlengen. Daarmee maakt uw raad voor de tweede keer gebruik van deze optiejaren en resteren er nog twee. Argumenten 1.1. De accountantsdienstverlening voldoet aan de aanbestedingsleidraad. In de afgelopen drie jaren is door beide partijen geïnvesteerd in de onderlinge samenwerking. En nog steeds wordt er gekeken naar mogelijkheden om de jaarrekeningcontrole op onderdelen te verbeteren.

Ook nieuwe ontwikkelingen spelen daarbij een rol. Neem de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording voor het verslagjaar 2023. De werkzaamheden hiervoor zijn in volle gang. Dit vraagt veel inzet van de organisatie. Ook de eisen aan de accountantscontrole worden strakker evenals het toezicht daarop. Baker Tilly heeft zich daarbij een betrouwbare partner getoond. De investering die we in de afgelopen drie jaren in de opbouw van de onderlinge relatie hebben gedaan, verdient verlenging van de overeenkomst met één jaar. 1.2. Baker Tilly is een deskundig partner. Baker Tilly is goed ingevoerd in de specifieke eisen en wetgeving waaraan de gemeentelijke verslaglegging moet voldoen. Zij is kritisch en houdt de gemeentelijke organisatie scherp op de juiste toepassing van verslaggevingsrichtlijnen. De communicatie met de ambtelijke organisatie is open en verloopt over het algemeen goed. 1.3. Vanuit uw raad zijn er geen signalen van ontevredenheid. Dergelijke signalen kunnen aanleiding geven om hierover in gesprek te gaan of de overeenkomst te beëindigen. Wij hebben deze signalen niet vanuit uw raad ontvangen. De auditcommissie staat positief tegenover verlenging van de overeenkomst met één jaar. Financiën Bij een verlenging van de overeenkomst zijn de prijzen zoals geoffreerd door opdrachtnemer in zijn inschrijving "Prijsinvulformulier ingevuld.pdf" van toepassing.

De geoffreerde prijzen liggen vast tot 31 december 2022.

1662701 / 1828007

Pagina 1 van 3

2 Doetinchem, 13 december 2023 Ten hoogste eenmaal, voor het eerst op datum 1 januari 2023 en vaststaand voor de daaropvolgende twee jaar, kunnen de door de accountant geoffreerde tarieven worden geïndexeerd. Indexatie vindt plaats op basis van CBS-indexcijfer CAO lonen per maand inclusief bijzonder beloningen. Dat ligt in lijn met onze eigen BBP-index. De jaarlijkse lasten van de accountantsdiensten inclusief indexatie passen binnen onze begroting. Kanttekeningen 1.1. Uw raad kan ook besluiten om de overeenkomst niet te verlengen en een nieuwe aanbesteding te doen. Indien uw raad toch van oordeel is dat de accountant onvoldoende haar werk doet, kunt u besluiten om de overeenkomst niet te verlengen. Dit betekent concreet dat er na dit besluit een nieuwe aanbesteding moet gaan plaatsvinden. De huidige marktomstandigheden, waarbij veel accountantskantoren kampen met personeelstekorten, kunnen ertoe leiden dat er weinig of geen accountantskantoren inschrijven. Daarnaast kan dit leiden tot een hogere inschrijfprijs. Bovendien is een nieuwe aanbesteding een intensief traject, zowel ambtelijk als bestuurlijk. 1.2. Uw raad kan ook besluiten om de overeenkomst met twee of drie jaar te verlengen. Conform artikel 2, lid 2.2 van de overeenkomst kan deze met maximaal 4 keer 12 maanden schriftelijk worden verlengd. Uw raad maakt nu voor de tweede keer gebruik van deze optiejaren.

Door nu te verlengen met een jaar, kan de auditcommissie over een jaar vanuit haar rol een zorgvuldige afweging maken tot verlenging of beëindiging. Vervolg Als uw raad besluit om de overeenkomst met één jaar te verlengen, dan zal Baker Tilly hierover schriftelijk worden geïnformeerd dat de overeenkomst wordt verlengd. Bijlagen Geen Burgemeester en wethouders van Doetinchem, De secretaris, De burgemeester, mr. G.A. Karssenberg

1662701 / 1828007

mr. M. Boumans MBA MPM

Pagina 2 van 3

De raad van de gemeente Doetinchem; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders over verlenging overeenkomst accountant Baker Tilly met één jaar tot 15 juli 2025; gelet op artikel 213, lid 2 van de Gemeentewet; besluit: 1. De overeenkomst met de accountant Baker Tilly met één jaar te verlengen tot 15 juli 2025. 2. De accountant hierover schriftelijk te informeren. Aldus besloten in zijn vergadering van 21 december 2023,

, griffier

, voorzitter

1662701 / 1828007

Pagina 3 van 3