Controleplan gemeente Doetinchem 2021.pdf

Controleplan Gemeente Doetinchem Boekjaar 2021

1

Aan de gemeenteraad van de Gemeente Doetinchem Postbus 9020 7000 HA DOETINCHEM

ONDERWERP: Controleplan 2021 KENMERK: 28-01-2022

Geachte leden van de gemeenteraad, Hierbij bieden wij u ons controleplan aan voor de controle van de jaarrekening 2021 van gemeente Doetinchem. Als accountant van uw gemeente onderzoeken wij of de jaarrekening van de gemeente Doetinchem het door de wet vereiste inzicht geeft, overeenkomstig met het bepaalde in artikel 213 lid 2 van de Gemeentewet. De uitslag van ons onderzoek geven wij weer in een controleverklaring over de getrouwheid van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. De controle voeren wij uit met inachtneming van de professionele standaarden. In dit plan hebben wij de nadere details over de planning, uitvoering, afspraken en rapportages behorend bij de controle opgenomen. De uitwerking van dit plan is continu in ontwikkeling op basis van de gebeurtenissen en actuele situatie bij uw gemeente. Tijdens de bespreking op 9 november 2021 hebben wij de inhoud van dit plan afgestemd met een afvaardiging van de gemeenteraad en de ambtelijke organisatie.

Hoogachtend, Baker Tilly (Netherlands) N.V.

M.C.J.M. Bekker RA

2

Controleplan boekjaar 2021 Controle-aanpak

Significante risico’s Onze controle-aanpak in een combinatie van systeemgerichte werkzaamheden en gegevensgerichte werkzaamheden. Als onderdeel van onze (interim) controle zullen wij aandacht besteden aan het interne beheersingssysteem waarmee gemeente Doetinchem de risico’s die zij loopt wil beheersen. Elementen die hiervoor van belang zijn betreffen onder andere: strategie, monitoring, de verslaglegging en het voldoen aan wet- en regelgeving. In onze controle betrekken wij ook de IT-omgeving.

• De waardering van de grondexploitaties A18 en Iseldoks is onjuist door onaanvaardbare schattingen c.q. uitgangspunten bij de ingerekende opbrengsten, kosten en looptijd; • De Europese aanbestedingsregels worden niet gevolgd bij de inkopen, waardoor de inkopen niet rechtmatig plaatsvinden m.n. inhuur derden en grote inkopen; • De voorziening voor het rioolbeheer is onrealistisch geschat of voldoet niet aan de eisen van het BBV.

De maatregelen die de gemeente al dan niet heeft getroffen om de risico's te beheersen zullen wij met u bespreken en wij zullen hierover rapporteren in de management letter en boardletter. Onze bevindingen naar aanleiding van de controle van de jaarrekening zullen we aan u rapporteren in de vorm van het accountantsverslag.

• Onvoldoende functiescheiding tussen budgethouder en prestatieakkoordverklaarder; waardoor inkoopfacturen worden betaald waar geen prestatie tegenover staat; • Handmatige betalingen aan een onjuist bankrekeningnummer; • Sturen van budgetten door onrechtmatige overboekingen tussen budgetten door het management.

Materialiteit Materialiteit voor fouten (1% van de lasten):

€ 2.345.000

Materialiteit voor onzekerheden (3% van de lasten):

€ 7.035.000

Voor het bepalen van de materialiteit volgen wij het door u vastgestelde controleprotocol en de richtlijnen uit de BADO. De verwachte materialiteit (goedkeuringstolerantie) waarmee wij de controle insteken, is gebaseerd op de lasten inclusief mutaties van de reserves in de begroting 2021. Deze zal op basis van de definitieve cijfers 2021 worden geëvalueerd en mogelijk worden bijgesteld. Concreet betekent dit, dat wij onze controle zo insteken, dat wij bij een goedkeurend oordeel met 95% betrouwbaarheid kunnen stellen dat er geen fouten of onzekerheden groter dan de materialiteit in de jaarstukken zitten. Wij zullen afwijkingen boven 5% van de materialiteit rapporteren aan de gemeenteraad (dit betreft € 117.250 op basis van de geamendeerde begroting). Voor de WNT en SiSa-bijlage geldt een separate materialiteit.

Fraude risico’s

In onze controle-aanpak zitten werkzaamheden verwerkt die inspelen op bovenstaande risico's. Overige specifieke aandachtspunten • Ingezette acties t.a.v. het verbeteren van de AO/IB n.a.v. de fraudegevallen; • Opzet (verbijzonderde) interne controles en voorbereidingen op de rechtmatigheidsverantwoording; • Continuïteit en betrouwbaarheid van de IT-systemen; • Prestatielevering inkopen inclusief sociaal domein; • Naleving wet- en regelgeving (BBV, notities, WNT, SiSa, etc.).

3

Controleplan boekjaar 2021 Controle-object

SiSa-bijlage

Jaarrekening Als accountant van uw gemeente onderzoeken wij of de jaarrekening van de gemeente Doetinchem het door de wet vereiste inzicht geeft, overeenkomstig met het bepaalde in artikel 213 lid 2 van de Gemeentewet. De uitslag van ons onderzoek geven wij weer in een controleverklaring over de getrouwheid van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. Onderdeel van het controle-object en daarmee onze controle zijn eveneens:

De volgende SiSa-regelingen maken onderdeel uit van de controle: o B1, Regeling specifieke uitkering gemeentelijke hulp gedupeerden toeslagenproblematiek; o C1, Regeling specifieke uitkering Reductie Energiegebruik; o C31, Regeling vaststelling regels verstrekken eenmalige specifieke uitkering aan gemeenten huisvesting kwetsbare doelgroepen; o D1, Regionale meld- en coördinatiecentra voortijdig schoolverlaten; o D1A, Regionale maatregelen voortijdig schoolverlaten 2016-2021; o D8, Onderwijsachterstandenbeleid 2019-2022 (OAB); o D10, Volwasseneducatie; o D11, Regeling specifieke uitkering extra financiële middelen RMC-functie; o D12, Regeling regionale aanpak voortijdig schoolverlaten 2020–2024; o D12A, Regeling regionale aanpak voortijdig schoolverlaten 2020–2024; o E19, Regeling specifieke uitkering uitvoeringspilots Ruimtelijke Adaptatie tweede tranche; o E20, Regeling stimulering verkeersmaatregelen 2020- 2021; o E21, Regeling specifieke uitkering circulaire ambachtscentra 2020 – 2022; o F9, Regeling specifieke uitkering Extern Advies Warmtetransitie; o G2, Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet 2021; o G2A, Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 WWB_totaal 2020; o G3, Besluit bijstandsverlening zelfstandige 2004_gemeente 2021; o G3A, Besluit bijstandsverlening zelfstandigen 2004_totaal 2020; o G4, Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig

ondernemers (Tozo) _gemeentedeel 2021; o H4, Specifieke uitkering Sport; o H8, Regeling Sportakkoord.

• SiSa-bijlage; • Overzicht taakvelden; • WNT-verantwoording. Andere informatie Wij rapporteren in de controleverklaring ook over de andere informatie, waaronder het jaarverslag en eventueel aanvullende informatie. Daartoe lezen wij de andere informatie en overwegen daarbij, op basis van onze kennis en ons begrip, te verkrijgen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, of de andere informatie: • Met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat; • Alle informatie bevat die op grond van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten is vereist. Dit om met deze werkzaamheden te voldoen aan de vereisten in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten en de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening.

Bovenstaande SiSa-regelingen zijn opgenomen in het controlebudget en gebaseerd op de SiSa-bijlage 2020. Indien u in de SiSa-bijlage 2021 andere specifieke uitkeringen of provinciale uitkeringen dient te verantwoorden zullen wij deze eveneens controleren en het controlebudget nader overeenkomen. 4

Controleplan boekjaar 2021 Planning Afstemming opdrachtbevestiging Aftrap controle, risico-analyse en planningsfase Bepaling selectie over januari t/m september sociaal domein Interim-controle deel 1 Interim-controle deel 2 Controle selectie januari t/m september sociaal domein Bepaling selecties over januari t/m september inkoop Automatiseringsomgeving Aanleveren concept management letter Aanleveren LOTS Bespreken management letter ambtelijk Bespreking management letter gemeentesecretaris en wethouder Financiën Aanleveren boardletter Evaluatiegesprek interim en gevolgen controle-aanpak en budget Bespreken boardletter met gemeenteraad Controle selectie januari t/m september inkoop Dump complete administratie (intern gecontroleerd) aanleveren door gemeente Doetinchem Aanleveren stukken voor controle SiSa en voorzieningen Doorspreken en controle SiSa en voorzieningen Bepaling selecties voor inkoop en sociaal domein + overige baten en lasten Aanleveren stukken voor controle grondexploitaties Doorspreken en controle grondexploitaties Jaarrekening en LOTS gereed door gemeente Doetinchem Kwaliteitscheck aanlevering door Baker Tilly Selecties jaarrekeningposten Uitvoering jaarrekeningcontrole

Afgifte controleverklaring Bespreken accountantsverslag ambtelijk Doornemen accountantsverslag in college Aanleveren accountantsverslag bij griffie Bespreken accountantsverslag gemeenteraad (informatieve raadsvergadering)

Week 40 - oktober 2021 Week 42 - oktober 2021 Week 42 - oktober 2021 Week 46 - november 2021 Week 48 - november 2021 Week 48 - november 2021 Week 48 - november 2021 Week 49 - 6 december 2021 Week 50 - 16 december 2021 Week 51 - 20 december 2021 Week 2 - 14 januari 2022 Week 3 – 20 januari 2022 Week 4 - 26 januari 2022 Week 4 - 24 januari 2022 Week 7 - 17 februari 2022 Week 6 - 7 februari 2021 Week 8 - 21 februari 2022 Week 8 - 21 februari 2022 Week 8 - 24 maart 2021 Week 8 - 25 februari 2022 Week 9 - 3 maart 2022 Week 10 - 8 maart 2021 Week 11 - 18 maart 2022 Week 12 - maart 2022 Week 12 - maart 2022 Week 13 - controle op rechtmatigheid inkopen en sociaal domein + overzicht van baten en lasten Week 14 - controle op de balansposten en WNT Week 18 - prestatielevering sociaal domein en laatste elementen uit voorgaande weken n.t.b. n.t.b. Week 20 - 17 mei 2022 Week 20 - 19 mei 2022 Week 22 - 2 juni 2022

5

Controleplan boekjaar 2021 Multidisciplinair team

Afspraken

Ons team bevat diverse specialisten om u op maat te adviseren. In onderstaand overzicht hebben wij de telefoonnummers opgenomen, zodat u ons kunt bellen als er vragen zijn.

Middels de opdrachtbevestiging zijn wij de volgende afspraken overeengekomen:

Teamlid Marc Bekker Wout Wentink Martine Vree-Brink Merel Megens

Functie Eindverantwoordelijk Senior manager Manager Supervisor

Telefoonnummer +31 (0)6 15 30 36 59 +31 (0)6 15 38 17 56 +31 (0)6 52 76 55 24 +31 (0)6 46 00 13 80

Rogier Alarm Emil van Werven

IT manager Assistenten IT-audit

+31 (0)6 52 76 55 52 +31 (0)6 10 07 78 67

Advisory Bedrijfsvoering

+31 (0)6 11 68 98 95 +31 (0)6 53 96 59 86 +31 (0)6 15 02 39 12

Specialisten David Zijlmans Johan Wildeboer Jolijn van den Bosch

Fiscalist Arbeidsjurist

Budget Jaarrekening Budget controle jaarrekening (ex. btw)

€ 120.845

Dit is bedrag is exclusief de controle van nieuwe SiSa-regelingen en aanvullende werkzaamheden t.a.v. corona-effecten (o.a. Tozo en TONK).

• De in de processen opgenomen interne beheersingsmaatregelen zijn voor ons toetsbaar en verifieerbaar; • Er heeft een zichtbare 2e-lijns interne controle plaatsgevonden, waarbij zichtbaar is vastgesteld dat de interne beheersingsmaatregelen in de processen effectief hebben gewerkt en dit voor ons reproduceerbaar is; • Effectieve opzet, bestaan en werking van uw IT-omgeving (de zogenaamde IT general controls); • Voor aanvang van onze interim-controle op de processen en onze jaareinde controle op de jaarrekening ontvangt u van ons een lijst met op te leveren informatie. De gemeente levert de op te leveren stukken 1 week voorafgaand aan de controle op via de ons digitale platform; • Wij kunnen onze controlewerkzaamheden efficiënt uitvoeren. Dat betekent onder andere dat ambtenaren in dienst van college of de gemeenteraad tijdens onze werkzaamheden beschikbaar zijn voor het stellen van vragen; • Er is een gestructureerde vastlegging aanwezig van de onderliggende documentatie voor de uitvoering van de controle, zoals aansluitingen van sub-administraties op de financiële administratie, besluiten, beschikkingen en andere relevante documenten ter onderbouwing van de informatie in de jaarrekening; • Het rechtmatigheidsbegrip is nader uitgewerkt via een controle- en rapportageprotocol en een actueel normen- en toetsingskader.

Hierin is alle relevante wet- en regelgeving betrokken; • Een week voor aanvang van de jaareinde controle is een volledige versie van het jaarverslag en de jaarrekening beschikbaar; • Bij de jaarrekening heeft een zichtbare kwaliteitstoets plaatsgevonden op de naleving van wet- en regelgeving en de onderliggende documentatie; • Geen significante wijzigingen in processen en procedures; • Geen belangrijke wijzigingen in de verslaggevingsstandaarden; • Geen interne consultaties vanwege complexe issues; • De jaarrekening is vrij van controleverschillen boven de rapporteringstolerantie.

Indien tijdens de controle bevindingen worden gedaan die nader onderzoek vergen wordt dit met u afgestemd en zullen daarna de kosten hiervan separaat in rekening worden gebracht. 6

Controleplan boekjaar 2021 Overige controles

Rapportage

Controles van separate subsidieverantwoordingen of overige opdrachten worden op basis van de werkelijke urenbesteding in rekening gebracht. Op het moment dat er meer duidelijkheid over de diepgang van het de controle c.q. het onderzoek is, geven we u een indicatie van de verwachte urenbesteding. U heeft aangegeven dat de volgende onderdelen/projecten gecontroleerd moeten worden:

In de controle van boekjaar 2021 verstrekken wij de volgende rapportages:

Zomer 2022: • Rapport van bevindingen bewindvoering

• • • • •

Controleplan (dienstverleningsovereenkomst); Management letter voor het college; Board letter voor de gemeenteraad; Controleverklaring bij de jaarrekening; Accountantsverslag met de bevindingen van de jaarrekeningcontrole.

Najaar 2022: • Ruimte 2019 - Transformatie de Veentjes • Ruimte 2019 - Piet Oudolf Park of Dutch dreams • Ruimte 2020 - Digitaliseringsopgave mobiliteitsdata Achterhoek

Social return

Deskundigheidsbevordering raad

Wij vernemen graag welke ideeën u heeft voor het invullen van het aspect Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen.

Ten aanzien van de deskundigheidsbevordering van de raad heeft u de volgende onderwerpen aangedragen: • Workshop voor nieuwe raadsleden (na de verkiezingen)

7

Contactgegevens M.C.J.M. (Marc) Bekker RA Director Audit T +31 (0)6 15 30 36 59 m.bekker@bakertilly.nl drs. W.W.L.A. (Wout) Wentink RA Senior manager Audit T +31 (0)6 15 38 17 56 w.wentink@bakertilly.nl J.B. (Martine) Vree-Brink MSc RA Manager Audit T +31 (0)6 52 76 55 24 m.vree@bakertilly.nl

Kantoorgegevens: Baker Tilly (Netherlands) N.V. Burg. Roelenweg 14-18 Postbus 508 8000 AM Zwolle T +31 (0)38 425 86 00 8