Bijlage 3 Nota van bevindingen Rekenkameronderzoek toegankelijkheid p. en c.-cyclus.pdf

Aspect Rol van de raad

Norm Het P&C-proces stelt de raad in staat om zijn kaderstellende en controlerende rol in te vullen.

Aan de gestelde norm wordt gedeeltelijk voldaan. Al met al geven raadsleden de cyclus een cijfer van 7.1 op een schaal van 1-10. Raadsleden zijn relatief tevreden over hun mogelijkheden om de kaderstellende en controlerende rol te vervullen, al wordt dit bemoeilijkt door de beperkte koppeling van doelen aan financiën. Raadsleden stellen dat in principe alle informatie wordt aangeleverd die zij nodig hebben. Raadsleden zijn minder overtuigd van hun mogelijkheden om gedurende het jaar bij te sturen. Zo weten ze niet altijd wat de ruimte is, of wat er precies met hun inbreng wordt gedaan. Bij amendementen is dit wel duidelijk. Vooral over de monitors zijn raadsleden minder tevreden. De monitors bevatten soms keuzes maar ook zaken die al gebeurd zijn. Hier zit dan weinig ruimte op om te sturen. De monitors worden dan ook door een aantal raadsleden als onduidelijk bestempeld. De kanttekening hierbij is dat de raad zelf beperkt stuurt op de opzet van de P&C-producten om deze beter dienstbaar te laten zijn voor de kaderstellende en controlerende rol. De auditcommissie kan hierin een belangrijke rol gaan vervullen.

28 / 48

5. Conclusies en aanbevelingen 5.1.

Conclusies

5.1.1.

Hoofdconclusie

In de hoofdconclusie wordt de hoofdvraag van het onderzoek beantwoord. Deze luidt als volgt: “In hoeverre stelt de huidige P&C-cyclus de gemeenteraad van Doetinchem in staat doelmatig en doeltreffend te sturen en controleren?” De P&C-cyclus heeft de laatste jaren een positieve ontwikkeling doorgemaakt. Het is zichtbaar dat de cyclus inzichtelijker en leesbaarder wordt. Zo biedt de cyclus meer en meer de informatie die raadsleden nodig hebben om doelmatig en doeltreffend te sturen en te controleren. De gemeente is dan ook al ver als het gaat om het optimaliseren van de cyclus, ook in vergelijking met andere gemeenten in de provincie. Wel zijn er nog een paar kanttekeningen te maken, die hieronder uiteen worden gezet. Daarbij wordt het onderscheid gemaakt tussen het proces en de inhoud. Het proces van de P&C-cyclus is op orde en alle benodigde informatie is aanwezig. Er wordt samengewerkt tussen de domeinen om de stukken op te stellen en er wordt gewerkt met een inzichtelijke planning. Wel is het proces kwetsbaar, omdat de kennis en kunde nog vooral bij individuele personen ligt die de stukken opstellen. De kennis en kunde is daarmee beperkt geborgd in de organisatie zelf. Daarmee zijn de consistentie in en kwaliteit van de cyclus kwetsbaar. De inhoud van de cyclus is nog niet voldoende op orde. Zo is de relatie tussen doelen, resultaten en financiën niet goed inzichtelijk.

Ook zorgt de wijze waarop de financiële informatie op basis van taakvelden wordt verstrekt ervoor dat raadsleden moeilijk op hoofdlijnen inzicht kunnen krijgen in wat er financieel gebeurt, bijvoorbeeld in het sociaal domein. Verder wordt beperkt inzicht geboden in meerjarige ontwikkelingen, wordt beperkt teruggegrepen op eerdere P&C stukken en is de informatie ten aanzien van verbonden partijen beperkt inhoudelijk van aard. De stukken bevatten veel tekst en de informatie wordt beperkt visueel gemaakt. Hierdoor kunnen de stukken door raadsleden worden ervaren als een ‘muur’ die lastig te doorgronden is. Hoewel het proces dus op orde is, biedt de cyclus op inhoud nog onvoldoende sturingsinformatie. Financiën is een middel, maar in de kern gaat de P&C-cyclus over het stellen van doelen en het controleren van de realisatie daarvan. Door trends en ontwikkelingen inzichtelijker te maken en een heldere koppeling te maken tussen doelen, activiteiten en financiën kan de cyclus gebruikt worden om daadwerkelijk op hoofdlijnen te sturen op doelen, realisatie en geld. Een aantal van deze verbeteringen zijn een rol van het college, maar de raad heeft ook een eigen verantwoordelijkheid. Zo moet de raad meer dan nu sturen op de opzet en inhoud van de cyclus. Hierbij kan de auditcommissie een belangrijke rol vervullen.

5.1.2.

Deelconclusies

In hoeverre is het P&C-proces doeltreffend en doelmatig vanuit het perspectief van de raad? Deelconclusie 1: het proces is nu voldoende doeltreffend en doelmatig opgezet, maar het proces is kwetsbaar

29 / 48

Er zijn voor het P&C-proces heldere kaders gesteld met het BBV en de financiële verordening. De doelen van de stukken en de planning van de stukken worden toegelicht in een jaarlijks memo. Dit biedt heldere kaders voor het proces. Het proces vindt plaats aan de hand van de kaders: de inrichting voldoet aan het BBV en de financiële verordening en de planning wordt gehaald. De provincie heeft de afgelopen jaren dan ook positieve besluiten genomen over de cyclus. Het proces is echter kwetsbaar. Het proces is in grote mate afhankelijk van individuele medewerkers, doordat niet wordt gewerkt met een handboek of ander document. De kennis en kunde om de cyclus goed op te zetten en te laten functioneren ligt hiermee bij individuele medewerkers en niet in de organisatie. Wanneer zij weggaan, gaat hun kennis ook verloren. Dit maakt de kwaliteit van de cyclus, en de doelmatigheid en doeltreffendheid daarvan, kwetsbaar. In hoeverre voldoen de huidige P&C-instrumenten aan de informatiebehoefte van de raad? Deelconclusie 2: de koppeling tussen doelen en financiën is niet op orde, waardoor de P&C-instrumenten niet voldoen aan de informatiebehoefte van de raad. De relatie tussen doelen, activiteiten en financiën is het kernelement van de cyclus. Deze relatie is essentieel voor de raad om financiële kaders te stellen en controleren, maar wordt in de instrumenten niet voldoende helder gemaakt.

Zo wordt niet voldoende inzichtelijk hoe activiteiten bijdragen aan de doelstellingen en in welke mate deze bijdragen worden gerealiseerd. Ook worden financiën niet direct gekoppeld aan doelstellingen en activiteiten. Daardoor kan de derde W-vraag – ‘wat mag het kosten/wat heeft het gekost’ – door de raad niet voldoende worden beantwoord. De verantwoording over de financiën gebeurt nu aan de hand van de taakvelden, maar deze zijn gedetailleerd en technisch van aard. Voor raadsleden is het hierdoor moeilijk om goed inzicht te krijgen in de financiële gevolgen van (keuzes ten aanzien van) doelen en activiteiten. Ook kunnen raadsleden beperkt zien hoe verbonden partijen bijdragen aan de doelen, omdat deze verantwoording vooral financieel van aard is. Raadsleden hebben tot slot met de instrumenten beperkt zicht op (meerjarige) trends en ontwikkelingen om financiën te kunnen duiden. De informatie hierover is beschikbaar in het dashboard en bij verbonden partijen, maar wordt beperkt tot niet benut in de P&Cinstrumenten. In hoeverre kan de gemeenteraad aan de hand van dit proces en deze instrumenten/documenten haar kaderstellende en controlerende rol vervullen? Deelconclusie 3: de gemeenteraad kan aan de hand van het proces en de instrumenten haar kaderstellende en controlerende raad niet optimaal vervullen.

De basis van de cyclus is op orde, en de cyclus is door de jaren heen verbeterd. De stukken zijn opgesteld volgens opzet en zijn herkenbaar en leesbaar voor raadsleden. Raadsleden waarderen ook dat zij goed worden meegenomen door het college en de ambtelijke organisatie. Echter, de raad kan aan de hand van de huidige inrichting van het proces nog niet optimaal haar kaderstellende en controlerende rol vervullen. De informatie is beschikbaar, maar wordt nu niet op zo’n manier gebracht dat de raad er optimaal mee uit de voeten kan. De technische aard van de taakvelden, de beperkte relatie tussen doelstellingen, activiteiten en financiën, de beperkte visuele trends en ontwikkelingen en de beperkte inhoudelijke informatie vanuit de verbonden partijen maken dat de raad nu niet optimaal kan sturen. De raad heeft hierin ook beperkt zelf gestuurd op het proces en de instrumenten. Nu er een auditcommissie is ingesteld heeft de raad nu wel de mogelijkheid om deze rol verder in te gaan vullen. Zo kan de auditcommissie met het college in gesprek over haar informatiebehoefte. Ook kan de auditcommissie een adviesfunctie gaan vervullen richting de raad: waar zit ruimte voor de raad om te sturen op doelen en financiën? Deze rol moet wel verder uitgekristalliseerd worden.

30 / 48

5.2.

Aanbevelingen

5.2.1.

Aanbevelingen aan het college

Aanbeveling 1 Zorg als college dat de basis op orde wordt behouden en zorg dat deze wordt geborgd in de organisatie met een beknopt handboek De basis van de P&C-cyclus is op orde, en behoeft geen sterke veranderingen. Wel dient deze goede basis vast te worden gelegd in een beknopt ambtelijk handboek. De kennis en kunde liggen namelijk nog te veel bij individuele personen wat de consistentie in en kwaliteit van de cyclus kwetsbaar maakt. Zorg als college dat in het handboek de planning van de cyclus en de momenten waarop de raad wordt meegenomen worden vastgelegd. Zorg als college ook dat wordt geborgd hoe de informatie vanuit verbonden partijen wordt meegenomen. Aanbeveling 2 Leg als college een directere relatie tussen doelstellingen, activiteiten en financiën De P&C-cyclus vormt een essentieel instrument voor de raad om haar kaderstellende en controlerende rol in te vullen. Onderdeel hiervan is dat de W-vragen in logische samenhang worden beantwoord. Daarbij is het noodzakelijk dat raadsleden een heldere relatie zien tussen doelstellingen, activiteiten en financiën. Dit is de kern van financiële kaderstelling en controlering door de raad. In de huidige opzet van de cyclus is deze relatie niet voldoende helder en inzichtelijk, waardoor de raad beperkt wordt in haar invulling van haar kaderstellende en controlerende rol.

Zorg als college dat deze relatie inzichtelijker wordt, door vanuit de doelstellingen en activiteiten naar financiën te kijken: wat vergen (bijstellingen van) doelstellingen en activiteiten aan middelen en wat betekenen de financiële ontwikkelingen voor onze doelstellingen en ambities? Zorg als college dat de beschikbare budgetten en taakvelden worden gekoppeld aan de doelstellingen. Zorg hiernaast voor een clustering van taakvelden aan de hand van verschillende onderdelen van het sociaal domein. Een voorbeeld hiervan is opgenomen in figuur 1. Een clustering van taakvelden maakt dat raadsleden makkelijk per jaar kunnen zien wat er wordt uitgegeven aan de verschillende onderdelen, zonder hierbij inhoudelijke kennis te hoeven hebbe van de taakvelden. Geef als college opdracht voor deze clustering, en verplaats hierbij de overzichten met de taakvelden naar de bijlage. Dit maakt de P&C-stukken transparanter en makkelijker te lezen. Aanbeveling 3 Geef als college opdracht tot het visueel maken van financiële trends en ontwikkelingen In de P&C-stukken wordt beperkt gebruik gemaakt van visualisatie van trends en ontwikkelingen. Daardoor is het voor raadsleden erg lastig om inzichtelijk te maken hoe een domein is veranderd en gaat veranderen. Een visualisatie van (meerjarige) financiële trends en ontwikkelingen maakt de stukken inzichtelijker.

Geef dan ook als college opdracht tot het visualiseren van financiële trends en ontwikkelingen op de verschillende domeinen. Cluster hiervoor de taakvelden (zie ook bovenstaande aanbeveling). Hieronder is een voorbeeld opgenomen van de wijze waarop in het sociaal domein financiële ontwikkelingen in de tijd kunnen worden gepresenteerd. Dit is een voorbeeld van een mogelijke visualisatie, maar niet het enige dat visueel dient te worden gemaakt. Een dergelijke exercitie is ook nodig voor het fysiek domein en het bestuurlijk domein. Hiervoor is gekeken naar de begrote (initiële begroting) en gerealiseerde kosten (jaarrekening; lasten minus baten) voor de jaren 2018 tot en met 2023.

31 / 48

Figuur 1. Financiële ontwikkeling sociaal domein 2018-2023 aan de hand van taakvelden 16

Door ontwikkelingen op deze manier weer te geven, wordt informatie op hoofdlijnen in een oogopslag duidelijker en kunnen raadsleden gemakkelijker trends ontwaren. Met bovenstaande grafiek zien raadsleden in één oogopslag dat de gerealiseerde kosten voor jeugdzorg en WMO (bijna) elk jaar hoger zijn dan begroot. Ook zien raadsleden dat de kosten voor het Buurtplein en de sociale basis relatief consistent blijven, de kosten voor participatie en jeugd stijgen, en dat de kosten voor WMO na een eerdere stijging nu afnemen. Dergelijke informatie is met de huidige opzet (bijna) niet te ontwaren. Deze informatie biedt raadsleden meer context wanneer zij kijken naar financiën: zijn deze begrote of gerealiseerde kosten in lijn met trends, of wijken ze juist af? Neem dergelijke grafieken voor de domeinen op, en onderzoek of de trends ook kunnen worden vergeleken met soortgelijke gemeenten qua omvang, inwonertal of centrumfunctie. Aanbeveling 4 Gebruik als college de informatie vanuit de verbonden partijen om trends en ontwikkelingen inzichtelijk te maken. Verbonden partijen hebben een schat aan tactische en operationele informatie. Vooral inhoudelijk gezien hebben verbonden partijen veel zicht op trends en ontwikkelingen op hun domein. Deze informatie wordt wel gebruikt in het

16

Voor de koppeling van taakvelden aan de onderdelen van het sociaal domein hebben we ons gebaseerd op het Iv3-informatievoorschrift gemeenten en

gemeenschappelijke regelingen van BZK uit juni 2022. De pijlers bestaan uit de volgende taakvelden: Sociale basis: taakveld 6.1 (samenkracht en burgerparticipatie), Buurtplein: taakveld 6.2 (toegang eerstelijnsvoorzieningen), Participatie: taakveld 6.3 (inkomensregelingen), taakveld 6.4 (WSW en beschut werk) en taakveld 6.5 (arbeidsparticipatie), WMO: taakveld 6.6 (maatwerkvoorzieningen), taakveld 6.71 (maatwerkdienstverlening 18+) en taakveld 6.81 (geëscaleerde zorg 18+), Jeugd: taakveld 6.72 (maatwerkdienstverlening 18-) en taakveld 6.82 (geëscaleerde zorg 18-).

32 / 48

dashboard, maar komt beperkt tot niet terug in de P&C-stukken. Door middel van deze informatie kan bijvoorbeeld wel worden gekeken hoe de gemeente ervoor staat, bijvoorbeeld in het sociaal domein, in vergelijking met andere gemeenten. Voor dit onderzoek is getracht om de trends vanuit het dashboard visueel te maken, maar dit was technisch niet mogelijk doordat het dashboard niet kon worden ingezien. Wel is het mogelijk om informatie visueel te maken vanuit de gemeentelijke monitor. In de gemeentelijke monitor sociaal domein van de VNG is het mogelijk om trends in een gemeente te vergelijken met andere gemeenten met een vergelijkbaar inwoneraantal. Neem bijvoorbeeld de volgende informatie op, waarbij de gemeente wordt vergeleken met gemeenten met 50.000 tot 100.000 inwoners: Figuur 3. Inwoners met individuele Wmo-voorzieningen, 2021

Figuur 4. Inwoners zonder en met zorg en ondersteuning, 2021

Figuur 5. Jongeren met jeugdzorg-trajecten, 2021

Maak ook inzichtelijk hoeveel personen er worden geholpen vanuit bijvoorbeeld het Buurtplein: hoeveel mensen kunnen alleen verder nadat ze zijn geholpen met informatie of met bijvoorbeeld de hulp van algemene voorzieningen, en bij hoeveel mensen start een zorgtraject? Lariks, de toegang van de gemeente Leusden, maakt dit (als voorbeeld) als volgt inzichtelijk (afkomstig uit het openbaar jaarverslag):

33 / 48

Figuur 6. Voorbeeld overzicht verwijzingen Lariks (gemeente Leusden), jaarverslag 2021

Geef als college opdracht om een dergelijk overzicht ook te maken voor Buurtplein. Maak op deze manier inzichtelijk hoeveel personen ondersteuning nodig hebben of een traject gaan volgen, en hoe zich heeft ontwikkelt in de tijd. Neem voor het inzichtelijk maken van trends en ontwikkelingen vanuit verbonden partijen geen tientallen extra pagina’s op. Focus op drie elementen: Hoe ontwikkelt het domein zich inhoudelijk en financieel, nu en de komende jaren? Wat betekent dit voor onze doelen en inspanningen, nu en de komende jaren? Wat betekent dit voor onze financiën, nu en de komende jaren? Zo krijgt de inhoudelijke informatie vanuit de verbonden partijen meer een directe plek in de programma’s, dus gekoppeld aan de gemeentelijke doelstellingen. Ga met de verbonden in partijen in gesprek over welke trends en ontwikkelingen van belang zijn voor de toekomst, en welke van belang zijn voor de raad. Bepaal op basis hiervan welke inhoudelijke informatie wordt opgenomen in de cyclus. Veel van de informatie is al beschikbaar, dus dit hoeft weinig extra werk op te leveren voor het opstellen van de cyclus.

5.2.2.

Aanbeveling aan college en raad

Aanbeveling 4 Maak als college de beschikbare financiële ruimte inzichtelijk; Voer als college en raad het gesprek over het invullen hiervan Raadsleden hebben behoefte aan het inzichtelijk maken van de financiële positie. Hiermee krijgen zij meer inzicht in de ruimte die er binnen de begroting bestaat. Dit inzicht komt nog beperkt naar voren in de huidige stukken. Maak als college de weerstandscapaciteit en de financiële ruimte inzichtelijk. Welk deel van de algemene reserve is nodig om de risico’s te dekken, en waar is nog (incidentele) ruimte? Onderstaande grafiek is een voorbeeld van het (verwachte) weerstandsvermogen in de periode 2018 tot en met 2026. Hiervoor is gekeken naar de beschikbare

34 / 48

weerstandscapaciteit ten opzichte van de gekwantificeerde risico’s. Ook is inzichtelijk gemaakt hoe de ratio van het weerstandsvermogen zich heeft ontwikkeld, in relatie tot de gestelde boven- en ondergrens.

Figuur 2. Weerstandsvermogen 2018-2026

Met een dergelijke grafiek wordt bijvoorbeeld zichtbaar dat de gemeente Doetinchem een stevigere financiële positie heeft gerealiseerd. Tussen 2019 en 2021 was de weerstandscapaciteit onvoldoende om de risico’s volledig te dekken. In 2020 lag de ratio beneden de ondergrens, en in 2021 net hoger. Uit de grafiek komt naar voren dat de huidige weerstandscapaciteit echter ruim voldoende is. Zo ligt de (verwachte) ratio vanaf 2022 zelfs hoger dan de bovengrens. Dit sluit goed aan op de wens van de gemeente uit de begroting van 2023 om een ruimere algemene reserve aan te houden, vanwege de effecten die de Rijksmaatregelen de afgelopen jaren hebben gehad op de financiën. Deze Rijksmaatregelen maakten dat het financiële meerjarenperspectief van de gemeente de afgelopen jaren grillig verliep. Hierom wil de gemeente meer ‘vlees op de botten’ hebben in de vorm van de algemene reserve. 17 Voer als college en raad het gesprek over de financiële ruimte. Is er ruimte voor incidentele investeringen of dient de buffer verder te groeien? Breng daarnaast de structurele ruimte binnen programma’s in beeld. Zijn er posten waarop meerdere jaren achter elkaar sprake is geweest van onderbesteding? Voer als raad en college ook hierover het gesprek: welke keuzes kunnen we maken om structurele ruimte te creëren of in te zetten?

5.2.3.

Aanbeveling aan de raad

Aanbeveling 6 Neem als raad een actieve, sturende rol in bij de opzet en het vormgeven van de cyclus. Benut hiervoor de auditcommissie 17

Begroting 2023, 10 november 2022

35 / 48

De P&C-cyclus staat ten dienste van de raad. De opzet en vormgeving hiervan dienen dan ook aan te sluiten op de behoeften van de raad. Nu stuurt de raad hier beperkt op. Neem als raad een actievere rol, en ga met het college in gesprek over de vormgeving: welke informatie is voor ons belangrijk en hoe kan die informatie overzichtelijk, en zo nodig visueel, worden opgenomen in de P&C-cyclus? Welke informatie willen we ophalen bij verbonden partijen? De auditcommissie kan hierbij een belangrijke rol vervullen door hierover het gesprek te voeren met college en organisatie. Daarnaast kan de auditcommissie ook een adviesrol gaan spelen voor de rest van de raad: waar moet de raad zich vooral op focussen bij het bespreken van het document? Waar zit ruimte voor de raad om keuzes te maken? Hoe kan de raad de informatie het beste tot zich nemen? Zorg er als raad voor dat de rol en positie van de auditcommissie verder wordt uitgekristalliseerd en neem als raad een actieve en sturende rol bij het laten aansluiten van de cyclus op de informatiebehoefte.

36 / 48

Bijlage 1. Overzicht geïnterviewde personen Ambtelijke organisatie Marieke Salemink Ria Ruiterkamp Priska Blij Reindert Rouwenhorst Bram Gerritsen Ralf Hugo Rob Janssens Marta Schennink Gerben Karssenberg

Manager maatschappij Manager interne organisatie Concerncontroller Financieel adviseur Financieel adviseur Adviseur interne controle Griffier Commissiegriffier Gemeentesecretaris

College van burgemeester en wethouders Jorik Huizinga Wethouder (portefeuillehouder volksgezondheid) Patrick Moors Wethouder (portefeuillehouder Wmo en participatie) Hans Dales Wethouder (portefeuillehouder jeugd en jeugdzorg) Henk Bulten Wethouder (portefeuillehouder financiën) Provincie Gelderland Michiel Bodde Gert Mellendijk

Adviseur interbestuurlijk toezicht financiën Adviseur gemeentefinanciën

Laborijn Jeroen Spruit Erik Jochems

Algemeen directeur Concerncontroller

Buurtplein Marleen Leurs Clementine Onstenk

Directeur-bestuurder Manager bedrijfsvoering

Vertegenwoordiging van de gemeenteraad Denny Lieberwerth GroenLinks Jasper Knipping SP (lid auditcommissie) José Teunissen PvdA Ernst Kasteleijn Gemeentebelangen Doetinchem Jeroen Hendriksen Lokaal Belang Doetinchem Eugenie Ketting D66 Ruud Veldkamp CDA Marius Wijers VVD (voorzitter auditcommissie)

37 / 48

Bijlage 2. Resultaten enquête Gebruik informatie In welke mate kent u de P&C-cyclus van de gemeente Doetinchem en maakt u gebruik van de informatie? Ik ken de P&C-cyclus goed en maak regelmatig gebruik van de verstrekte informatie Ik ken de P&C-cyclus goed, maar maak weinig gebruik van de verstrekte informatie Ik ken de P&C-cyclus niet goed

Op welke momenten maakt u vooral gebruik van de informatie die u ontvangt via de P&C-cyclus? Bij de voorbereiding van bijna alle commissie- en raadsvergaderingen Bij de bespreking van de kadernota

16 14 12

Bij de bespreking van het Meerjarenperspectief Ontwikkellocaties Bij de bespreking van de begroting

10 8

Bij de bespreking van de bestuurlijke monitors

6

Bij de bespreking van de jaarstukken

4

Op andere momenten

2 0

38 / 48

Inzicht Biedt de P&C-cyclus in zijn geheel u de informatie die u als raadslid nodig heeft?

Voldoende Matig Onvoldoende Weet ik niet/geen mening

Biedt de kadernota u het inzicht dat u als raadslid nodig heeft?

Voldoende Matig Onvoldoende Weet ik niet/geen mening

Biedt het Meerjarenperspectief Ontwikkellocaties u het inzicht dat u als raadslid nodig heeft?

Voldoende Matig Onvoldoende Weet ik niet/geen mening

39 / 48

Biedt de begroting u het inzicht dat u als raadslid nodig heeft?

Voldoende Matig Onvoldoende Weet ik niet/geen mening

Bieden de bestuurlijke monitors u het inzicht dat u als raadslid nodig heeft?

Voldoende Matig Onvoldoende Weet ik niet/geen mening

Bieden de jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening) u het inzicht dat u als raadslid nodig heeft?

Voldoende Matig Onvoldoende Weet ik niet/geen mening

40 / 48

Heeft u voldoende zicht op de financiën van de gemeente (zoals inkomsten, uitgaven, reserves en voorzieningen, risico’s, meerjarenperspectief, financiële ratio's)?

Voldoende Matig Onvoldoende Weet ik niet/geen mening

Heeft u voldoende zicht op de risico’s en de beheersing hiervan?

Voldoende Matig Onvoldoende Weet ik niet/geen mening

Worden naar uw mening onderbestedingen of overbestedingen voldoende verantwoord?

Voldoende Matig Onvoldoende Weet ik niet/geen mening

41 / 48

Biedt de huidige P&C-cyclus u voldoende zicht op het functioneren van verbonden partijen?

Voldoende Matig Onvoldoende Weet ik niet/geen mening

Zijn er onderwerpen die u mist in de informatie die u ontvangt via de P&C-cyclus?

Ja Nee

Welke onderwerpen mist u nog in de informatie? Aansluitend overzicht bij staatjes van verschillende jaren, grafiekjes Tussen overzicht van de grote begrotingstabellen

Zijn er onderwerpen (bijvoorbeeld doelen, beleidsvragen, indicatoren, monitoring van resultaten of evaluaties) in de bestaande P&C-cyclus die onvoldoende duidelijk voor u als raadslid zijn?

Ja Nee

42 / 48

Welke onderwerpen zijn nog onvoldoende duidelijk? Vertaling coalitie programma naar de begroting en de daarbij gemaakte keuzes. Dat verschilt, ik heb best veel vragen bij de informatieve avond. Ben nieuw.

Beantwoording w-vragen Worden vragen over ‘wat willen we bereiken’, ‘wat mag het kosten’, ‘wat hebben we gedaan’, ‘wat heeft het opgeleverd’ en ‘wat heeft het gekost’ voldoende beantwoord in de P&C-documenten?

Voldoende Matig Onvoldoende Weet ik niet/geen mening

Is naar uw oordeel de relatie tussen ‘wat willen we bereiken’ en ‘wat mag het kosten’ voldoende inzichtelijk in de begroting?

Voldoende Matig Onvoldoende Weet ik niet/geen mening

Is naar uw oordeel de relatie tussen ‘wat willen we bereiken’ en ‘wat mag het kosten’ voldoende inzichtelijk in de bestuurlijke monitors?

Voldoende Matig Onvoldoende Weet ik niet/geen mening

43 / 48

Is naar uw oordeel de relatie tussen ‘wat hebben we gedaan’, ‘wat heeft het opgeleverd’ en ‘wat heeft het gekost’ voldoende inzichtelijk in de jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening)?

Voldoende Matig Onvoldoende Weet ik niet/geen mening

Kaderstellende en controlerende rol Stelt de P&C-cyclus u als raadslid in staat om kaders te stellen aan het begin van de jaarlijkse P&C-cyclus?

Voldoende Matig Onvoldoende Weet ik niet/geen mening

Stelt de P&C-cyclus u als raadslid in staat om de uitvoering van de vastgestelde kaders te controleren?

Voldoende Matig Onvoldoende Weet ik niet/geen mening

44 / 48

Stelt de P&C-cyclus u als raadslid in staat om gedurende het jaar bij te sturen?

Voldoende Matig Onvoldoende Weet ik niet/geen mening

Leesbaarheid en begrijpelijkheid Hoe beoordeelt u de leesbaarheid en begrijpelijkheid van de P&C-documenten?

Voldoende Matig Onvoldoende Weet ik niet/geen mening

Welke ideeën heeft u om de leesbaarheid en begrijpelijkheid te verbeteren? Dergelijke overzichten als bij de MPO waren erg prettig met een kleurcodering/teken of iets op schema lag of niet e.d. Als dit ook in de andere stukken zou worden meegenomen zou dat erg prettig zijn. Meer verbanden en trends ( op hoofdlijnen ) laten zien en niet op elk onderwerp zover in de details gaan. Als HBOer ligt de vraagstelling als leesbaarheid en begrijpelijkheid iets anders. Vraagstelling ook bij laag geletterde. Ander referentie kader Taalgebruik, en papieren versie leest voor mij makkelijker Als beginnend raadslid is het wellicht lastig om te doorgronden, maar na een paar jaar is de systematiek duidelijk Begrijpelijke taal, minder woorden Meer werken met referenties naar andere documenten Misschien iets meer gebruik maken van plaatjes/diagrammen/grafieken Eenvoudige taal en minder afkortingen gebruiken

45 / 48

Zijn de P&C-documenten nog voldoende actueel wanneer deze worden besproken in de raad?

Voldoende Matig Onvoldoende Weet ik niet/geen mening

Heeft de gemeenteraad voldoende tijd om die informatie die via de P&C-cyclus wordt aangeboden, te behandelen?

Voldoende Matig Onvoldoende Weet ik niet/geen mening

Is naar uw oordeel de kwaliteit van de bespreking van de P&C-documenten door de raad voldoende?

Voldoende Matig Onvoldoende Weet ik niet/geen mening

46 / 48

Worden de P&C-documenten in de raad vooral op hoofdlijnen of op detailniveau besproken?

Vooral op hoofdlijnen Vooral op detailniveau Zowel op hoofdlijnen als detailniveau Weet ik niet/geen mening

Algemeen Welk cijfer geeft u de P&C-cyclus van de gemeente Doetinchem? Gemiddeld cijfer: 7.06 Wat zou u willen behouden aan de P&C-cyclus van de gemeente Doetinchem? De uitstekende uitleg die we kregen bij de uitleg en de overzichtelijkheid die sommige documenten al sterker hadden dan anderen Overzicht in 1 oogopslag De structuur en de cyclus. Overzichtelijkheid en taalgebruik De verdeling van de stukken over het jaar heen Zoals het is Wat zou u willen veranderen aan de P&C-cyclus van de gemeente Doetinchem? Zoals eerder vermeld zouden sommige documenten nog iets overzichtelijker mogen en/of een kopje met voor ons relevante analyses van de gegevens uit het document Een meer concrete weergave van de uitvoering van het coalitie akkoord vertaald naar doelen , budget , uitgaven en mate van realisatie Meer informatie over de relatie van de verschillende stukken en beschikbare informatie Meer tijd om in te lezen Ik zou de stukken wel wat eerder aangeboden willen zien worden. Om het echt goed te kunnen lezen, heb nu eenmaal wat tijd nodig en als de stukken samen met andere grote onderwerpen komen, dan wordt de P&C cyclus onterecht wat ondergesneeuwd naar mijn mening.

Ook zou ik van de wethouder financiën wel een overzicht willen zien, tijdens de kadernota op, welke vlakken de raad nog ruimte heeft om nog eventueel extra te investeren Iets meer verduidelijking erin Wilt u verder nog iets meegeven over de P&C-cyclus van de gemeente Doetinchem? Naar mijn mening heeft de gemeente Doetinchem de P&C-cyclus redelijk goed op orde Makkelijkere taal gebruiken

47 / 48

TwynstraGudde adviseert overheid en bedrijfsleven op veel van de grote en urgente thema’s van deze tijd. Denk aan veiligheid, diversiteit, digitalisering, mobiliteit, duurzaamheid, energie, financiën en gezondheid. We bieden onze opdrachtgevers unieke, werkbare oplossingen en brengen complexe projecten en programma’s tot een goed einde. Iets creëren van blijvende waarde, daar gaan we voor. Daardoor hebben we een directe impact op (toekomstige) maatschappelijke en economische ontwikkelingen. En dus een grote impact op morgen.

48 / 48