Bijlage 2 Dienstverleningsplan 2023 gemeente Doetinchem (Baker Tilly) - getekend.pdf

Dienstverleningsplan Gemeente Doetinchem Boekjaar 2023

Aan de gemeenteraad van de gemeente Doetinchem Postbus 9020 7000 AH DOETINCHEM ONDERWERP: Dienstverleningsplan 2023 KENMERK: 7 maart 2024

Geachte leden van de gemeenteraad, Het doet ons genoegen om u ons dienstverleningsplan met betrekking tot de controle van de jaarrekening van de gemeente Doetinchem voor het boekjaar eindigend op 31 december 2023 aan te bieden. De opdrachtvoorwaarden zijn in de afzonderlijke opdrachtbevestiging met u overeengekomen. In dit dienstverleningsplan vindt u een uiteenzetting over onze risicoanalyse, de voorgenomen controleaanpak, een planning met de geplande communicatiemomenten en een samenvatting van onze en uw verantwoordelijkheden in relatie tot de jaarrekening en de controleopdracht. Op basis van onze verwachtingen en de ontwikkelingen in de wet- en regelgeving hebben wij daarnaast een aantal aandachtsgebieden geïdentificeerd en opgenomen in dit audit plan. Het doel van onze controle is om te onderzoeken of de jaarrekening van de gemeente Doetinchem, het in artikel 213 lid 2 van de Gemeentewet, vereiste inzicht geeft. De jaarrekening wordt opgesteld in overeenstemming met Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Wij hebben het concept van dit plan met u besproken in de auditcommissie vergadering van 27 februari jl.. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Hoogachtend, Baker Tilly (Netherlands) N.V.

M.C.J.M. Bekker RA Eindverantwoordelijk accountant

2

Inhoudsopgave Management samenvatting

Inleiding

Controleaanpak

4

6

8

Planning

Randvoorwaarden

Speerpunten gemeenteraad

15

19

13

3

Management samenvatting

1. Management samenvatting In deze management samenvatting zijn de belangrijkste elementen van ons dienstverleningsplan voor u uiteengezet. Nadere informatie is opgenomen in de rest van deze rapportage. Audit tijdspad



Wij zullen onze interim-werkzaamheden uitvoeren in week 45 (de week van 6 november).



De management letter zal uiterlijk eind week 48 (uiterlijk 1 december) met de ambtelijke organisatie en het college gedeeld worden.



De boardletter zal uiterlijk week 51 (uiterlijk 22 december) gedeeld worden met de auditcommissie.



Start jaareindecontrole is in week 13 (de week van 25 maart 2024) met doorloop in week 14 en 20. Bijzondere aangelegenheden zullen wij zoveel mogelijk voortijds met u afstemmen.



Bevindingen stemmen wij doorlopend met de organisatie af tijdens de controle. De aanlevering van het concept accountantsverslag bij de ambtelijke organisatie en college vindt eind week 22 (uiterlijk 31 mei 2024) plaats.



Wij streven naar de rapportering van de controleverklaring en het definitief uitbrengen van het accountantsverslag in week 23 (de week van 3 juni 2024).



De presentatie van het accountantsverslag aan de auditcommissie vindt plaats op 6 juni 2024.

 Op basis van de begroting 2023 verwacht het college een totale last inclusief dotaties aan de reserves van EUR 254,3 miljoen, een saldo baten en lasten van EUR 0,2 miljoen (negatief) en een gerealiseerd resultaat van EUR 0,7 miljoen positief.  De materialiteit die wij hanteren voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Doetinchem bedraagt voor 2023 EUR 2.543.000. De materialiteit is gebaseerd op de begroting 2023 en zal op basis van de definitieve cijfers 2023 worden geëvalueerd en worden bijgesteld.  Het dienstverleningsplan is opgesteld op basis van de kennis die wij hebben opgedaan door middel van de controle van het boekjaar 2022, gevoerde besprekingen en recente ontwikkelingen in de sector.  Vanaf boekjaar 2023 geldt een belangrijke verandering in wet- en regelgeving die ook van invloed is op de gemeente Doetinchem. Dit betreft de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. De bevindingen ten aanzien van de interne beheersing worden opgenomen in de management letter en boardletter en met u besproken. Onze jaareinde bevindingen naar aanleiding van de balanscontrole zullen we aan u rapporteren in de vorm van een accountantsverslag.

Significante aandachtsgebieden  Doorbreking van AO/IB door het management;  Schattingsposten en veronderstellingen van het management;  Waardering van de grondexploitaties A18 Bedrijventerrein en Iseldoks;  Getrouwheid van rechtmatigheidsverantwoording;  Handmatige betalingen;  Prestatielevering inkopen.

Attentie- en aandachtspunten 2023  Voorbereidingen rechtmatigheidsverantwoording.

Op pagina 14 is de gedetailleerde planning van de jaarrekeningcontrole opgenomen.

5

Inleiding

2. Inleiding Graag stemmen wij met u, aan de hand van dit dienstverleningsplan, de voorgenomen reikwijdte van onze accountantscontrole, de controleaanpak van Baker Tilly, het tijdspad van de controle en de geplande momenten van communicatie af. Met dit plan willen wij aan de interne en externe verwachtingen voldoen ten aanzien van onze objectieve en onafhankelijke dienstverlening, gericht op de belangen van Doetinchem en onze samenwerking op de lange termijn.

Actuele ontwikkelingen Doetinchem Ook voor de jaarrekening 2023 zijn er actuele ontwikkelingen waar wij in onze controle rekening mee houden, zoals:  De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Vanaf 2023 dient het college zelfstandig verantwoording af te leggen aangaande de rechtmatigheid. Wij controleren de getrouwheid van deze verantwoording.  Opvang Oekraïense vluchtelingen, wat zijn de gemeentelijke kosten en De wijze de gemeente een juiste declaratie van deze kosten bij het Rijk borgt.  Ontwikkelingen binnen de woningmarkt, enerzijds is er sprake van een woningentekort anderzijds is er nog steeds sprake van Inflatie en grondprijzen die onder druk staan. Aanvullend heeft het stikstofdossier ook effect op het wel of niet doorgaan van projecten. Deze factoren hebben effect op de waardering van de grondexploitaties. We besteden hier aanvullend aandacht aan.  De laatste financiële afwikkeling van de corona gerelateerde rijksregelingen. Ten aanzien van wet- en regelgeving zijn er zowel binnen de gemeentelijkeals de accountantsregelgeving ontwikkelingen:  Met ingang van 2023 dient het college zelfstandig een verklaring aangaande de rechtmatigheid af te geven bij de jaarrekening. Wij stellen tijdens de controle 2023 vast in hoeverre deze verantwoording een getrouw beeld geeft.

 Als gevolg van de eerder genoemde actuele ontwikkelingen is de verwachting dat een aantal rijksvergoedingen verantwoord zullen moeten worden via de SiSa-bijlage bij de jaarrekening. Wij merken overigens op dat de accountant ten aanzien van deze bijlage ook een oordeel met betrekking tot de rechtmatigheid van de besteding verstrekt

Wet- en regelgeving:

Actuele ontwikkelingen: -

-

Rechtmatigheid Opvang Oekraïense vluchtelingen Woningmarkt

Wijzigingen in Markt: accountantsKrapte arbeidsmarkt regelgeving: en lange levertijden - NBA-handreiking 1152 op materialen.

- Rechtmatigheidsverantwoording vanaf 2023 - SiSa

Automatisering: -

Aankomende Europese Cyberwetgeving (NIS II)

Rechtmatigheidstoelichting

7

Controleaanpak

3. Controleaanpak 3.1 Algemene uiteenzetting en materialiteit Een efficiënte en effectieve jaarrekeningcontrole is belangrijk voor zowel de gemeente Doetinchem als Baker Tilly. Wij werken voortdurend aan de ontwikkeling van een efficiënter controleproces en aan de verhoging van het kwaliteitsniveau door een toename van de effectiviteit van onze werkzaamheden bijvoorbeeld als gevolg van de inzet van specialisten op onder meer het gebied van grondexploitaties, belastingen of IT. In dit kader is een helder controleplan een essentieel onderdeel. In de schematische weergave komt het controleplan tot uitdrukking met daarbij de stappen die voor de uitvoering van de controle noodzakelijk worden geacht.

Controle aanpak

 Verkrijgen van kennis van de gecontroleerde entiteit, waaronder de interne beheersing;

 Vaststellen materialiteit;  Risicoanalyse;  Systeemgerichte controlewerkzaamheden;

 Gegevensgerichte controlewerkzaamheden; en

 Evaluatie en afronding.

WNT en SiSa (Single Information, Single Audit) Voor de controle op de opgenomen gegevens in het kader van de WNT geldt de materialiteit zoals opgenomen in de Regeling Controleprotocol WNT 2023 op www.topinkomens.nl. De materialiteit varieert van 0% met betrekking tot de volledigheid van de vermelding topfunctionarissen op naam tot maximaal € 10.000 voor de juistheid en volledigheid van de werkelijke bezoldiging. Voor de controle van de SiSa hanteren we dezelfde materialiteit als bij de jaarrekeningcontrole, hier wijkt enkel de voorgeschreven rapporteringstolerantie af.

Materialiteit De voorlopige materialiteit die wij hanteren voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Doetinchem bedraagt voor 2023 EUR 1,6 miljoen. De materialiteit is gebaseerd op de wettelijk voorgeschreven 1% van de totale lasten inclusief dotaties aan reserves. De materialiteit zal op basis van de definitieve cijfers 2023 worden geëvalueerd en worden bijgesteld. We zullen niet-gecorrigeerde afwijkingen die door het management als niet-materieel werden aangemerkt rapporteren aan de gemeenteraad. Wij stemmen de aard, het tijdstip en de omvang van onze controlewerkzaamheden af op het risiconiveau dat is vastgesteld voor elke belangrijke jaarrekeningpost, soort transactie of toelichting en de relevante beweringen op het niveau van deze posten, transacties of toelichtingen.

Risicoanalyse Op basis van onze kennis van de gemeente Doetinchem worden de belangrijkste specifieke risico’s in kaart gebracht die mogelijk een afwijking van materieel belang veroorzaken in de jaarrekening van de gemeente Doetinchem. Onze controlewerkzaamheden focussen zich op die jaarrekeningposten, schattingen, processen of transacties waarvan wij van mening zijn dat het grootste risico bestaat op een afwijking van materieel belang in de financiële overzichten, hetzij als gevolg van fouten hetzij als gevolg van fraude. We houden hierbij rekening met de effecten van de huidige risicofactoren in de sector en leggen ook de nadruk op die gebieden die door het management subjectieve beslissingen vereisen. We zullen tijdens onze controle voortdurend aandacht houden voor wijzigingen van interne en externe factoren die onze initiële risico-inschatting kunnen beïnvloeden. Indien noodzakelijk zullen wij onze initiële risico-inschatting aanpassen en u hiervan op de hoogte stellen. In hoofdstuk 3.2 hebben wij o.a. een overzicht opgenomen van de door ons onderkende significante aandachtgebieden, alsmede de aanpak om de daarmee samenhangende risico’s te mitigeren. Continuïteit, afhankelijkheid en aansturing IT-systemen Onderdeel van onze controleaanpak is de zogenaamde geïntegreerde controleaanpak waarbij IT een belangrijk onderdeel is binnen de jaarrekeningcontrole.

Aandachtspunten zijn hierbij de continuïteit en betrouwbaarheid van de gegevensverwerkende processen, de mate van afhankelijkheid en de centrale aansturing en monitoring van IT Controls voor met name de systemen zoals Key2Financiën en Suites voor het Sociaal Domein. In het kader van de jaarrekeningcontrole zullen wij ook aandacht schenken aan de General IT Controls en Application Controls. Als onderdeel hiervan zullen continuïteit van de systemen, monitoring controls vanuit de centrale organisatie en de mate van afhankelijkheid worden gecontroleerd. 9

3. Controleaanpak 3.2 Significante aandachtsgebieden Aandachtsgebied

Toelichting

Geplande controle aanpak Baker Tilly

In exploitatie genomen bouwgronden

Onjuiste waardering grondexploitaties

Systeemgerichte werkzaamheden Verkrijgen van inzicht in en vaststellen van het bestaan van de interne beheersing omtrent het opstellen van de exploitatieopzetten.

Getrouwheid rechtmatigheidsverantwoording

In exploitatie genomen bouwgronden zijn niet op juiste wijze gewaardeerd doordat gehanteerde schattingsposten c.q. uitgangspunten in de kostprijsberekeningen ten aanzien van de verwachte kosten en de te realiseren opbrengsten onnauwkeurig zijn, waardoor er sprake is van een onjuiste tussentijdse winstneming, dan wel een onjuiste verliesvoorziening.

Getrouwheid rechtmatigheidsverantwoording De rechtmatigheidsverantwoording geeft geen getrouw beeld doordat het college rechtmatigheidsfouten niet volledig heeft opgenomen.

Gegevensgerichte werkzaamheden Met betrekking tot de controle op de waardering zullen de volgende werkzaamheden worden uitgevoerd:  Controle op de uitgangspunten van grondexploitaties (waaronder rente en indexering);  Controle op de prognoses (kosten en opbrengsten);  Controle op de grondaankopen, grondverkopen en de geactiveerde kosten (middels steekproef). Systeemgerichte werkzaamheden Verkrijgen van inzicht in en vaststellen van de opzet, het bestaan en eventueel de werking van de interne beheersing omtrent de totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording. Belangrijk hierin is de rol van de verbijzonderde interne controle (VIC). Gegevensgerichte werkzaamheden Afhankelijk van de uitkomsten van de systeemgerichte controle voeren we aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden uit, zoals het evalueren van de uitkomsten van de VIC en indien noodzakelijk zelfstandige controlewerkzaamheden.

Management doorbreekt bewust de interne beheersingsmaatregelen Management override

Onze beroepsregels schrijven voor dat wij als accountant in het bijzonder aandacht besteden aan dit risico. Wij zien dit risico met name op het gebied van schattingen ten aanzien van de waardering van de grondexploitaties en de voorzieningen met betrekking tot risico’s en verplichtingen. Daarnaast bestaat dit risico bij het proces aangaande de memoriaalboekingen.

Systeemgerichte werkzaamheden Verkrijgen van inzicht in en vaststellen van het bestaan van de interne beheersing omtrent schattingen en memoriaalboekingen. Gegevensgerichte werkzaamheden Met betrekking tot de controle zullen de volgende werkzaamheden worden uitgevoerd:  Toetsen (o.a. middels data-analyse) of de in het grootboek vastgelegde journaalposten en andere aanpassingen die tijdens het opstellen van de financiële overzichten zijn aangebracht aanvaardbaar zijn;  Controleren van schattingen op tendenties en controleren of er eventuele omstandigheden zijn die tot de tendentie hebben geleid en daarmee een risico vormen op een afwijking van materieel belang; 10  Identificeren en nader onderzoeken van grote ongebruikelijke transacties.

3. Controleaanpak 3.2 Significante aandachtsgebieden Post, transactie of toelichting

Toelichting

Geplande controle aanpak Baker Tilly

Kosten – nauwkeurigheid handmatige betalingen

Handmatige betalingen

Systeemgerichte werkzaamheden Verkrijgen van inzicht in en vaststellen van het bestaan van de interne beheersing omtrent het betaalproces.

Kosten en/of activa zijn ten onrechte verantwoord als gevolg van onrechtmatige/onnauwkeurige handmatige betalingen welke niet betaald zijn via de reguliere betaalbatches met inkoopfacturen.

Vaststellen van de effectieve en blijvende werking van de interne beheersingsmaatregelen:  Aanwezigheid van functiescheiding binnen betaalpakket;  Omtrent de zichtbare controle op de juistheid van de betaalvoorstellen;  Omtrent mutaties crediteurenstamgegevens; Gegevensgerichte werkzaamheden Met betrekking tot de controle op de juistheid van de betalingen zullen de volgende werkzaamheden worden uitgevoerd:  Controle van de significante transacties vanuit het bankboek direct op een andere rekening dan de crediteuren (afwijkingen van de gebruikelijke procedure via de crediteuren);  Controle op batch- en handmatige betalingen door middel van een gegevensgerichte steekproef.

Bedrijfskosten - prestatielevering

Prestatielevering kan niet worden vastgesteld Onterechte betalingen als gevolg van het ontbreken van functiescheiding tussen de budgethouder en een prestatie-akkoord-verklaarder, waardoor inkopen ten onrechte zijn verantwoord, doordat aan crediteuren betaald is die geen prestatie hebben geleverd voor de gemeente of de inkoopfactuur niet in overeenstemming is met gemaakte (prijs)afspraken.

Systeemgerichte werkzaamheden Verkrijgen van inzicht in en vaststellen van het bestaan van de interne beheersing omtrent het factuurautorisatieproces. Vaststellen van de effectieve en blijvende werking van de interne beheersingsmaatregelen:  Aanwezigheid van functiescheiding binnen de factuurstraat;  Omtrent de zichtbare controle op de juistheid van de factuur. Gegevensgerichte werkzaamheden Met betrekking tot de controle op nauwkeurigheid van de kosten zullen de volgende werkzaamheden worden uitgevoerd:  Controle door middel van een steekproef of prestatielevering bij inkopen afdoende is onderbouwd, e.e.a. conform de notitie BADO ‘Vastlegging en onderbouwing prestatielevering bij inkopen door decentrale overheden’. 11

3. Controleaanpak 3.3 Inzet van IT specialisten in de controle Gemeente Doetinchem is in significante mate afhankelijk van de automatiseringsomgeving met betrekking tot de goedkeuring van facturen, salarisverwerking, verkooptransacties en de algehele registratie van transacties in de financiële administratie. Wij zullen bij het vaststellen van de interne beheersing nagaan in hoeverre de General IT Controls (GITC’s) en application controls waarborgen dat risico’s worden ondervangen en zullen eventuele tekortkomingen in de interne beheersing rapporteren in onze management letter.

General IT Controls en Application Controls In onze jaarrekeningcontrole maken wij waar mogelijk gebruik van interne beheersingsmaatregelen bij de gemeente Doetinchem. Interne beheersingsmaatregelen (voor zover voor onze jaarrekeningcontrole relevant) zijn voor een groot deel ingericht in:    

De financiële administratie, zijnde Key2financiën; De digitale factuurflow, zijnde Invoice In; De uitkeringsadministratie zijnde Suites voor het Sociaal Domein; De HR/salarisadministratie zijnde MotionPro.

De inrichting van logische toegangsbeveiliging (o.a. wachtwoordbeleid, rollen en rechten) en wijzigingsbeheer (o.a. testen van updates) bepaalt in hoeverre we gebruik kunnen maken van deze beheersingsmaatregelen.

.

12

Planning

Controleplan boekjaar 2023 Planning Afstemming opdrachtbevestiging Bepaling selectie over 1e half jaar inkopen en aanbestedingen Aftrap controle, risico-analyse en planningsfase Interim-controle Automatiseringsomgeving Controle selectie januari t/m september sociaal domein Controle selectie over januari t/m september inkoop Aanleveren concept management letter Aanleveren LOTS Afstemming vragen n.a.v. LOTS Bespreken management letter ambtelijk Bespreking management letter gemeentesecretaris en wethouder Financiën Aanleveren boardletter Evaluatiegesprek interim en gevolgen controle-aanpak en budget Bespreken management letter en boardletter met auditcommissie Dump complete administratie (intern gecontroleerd) aanleveren door gemeente Doetinchem Aanleveren stukken voor controle WNT Aanleveren stukken voor controle SiSa Aanleveren stukken voor controle GREX Doorspreken en controle SiSa, voorzieningen, WNT en GREX Bepaling selecties voor inkoop en sociaal domein + overige baten en lasten Jaarrekening en LOTS gereed door gemeente Doetinchem Kwaliteitscheck aanlevering door Baker Tilly Selecties jaarrekeningposten Uitvoering jaarrekeningcontrole

Afgifte controleverklaring Bespreken accountantsverslag ambtelijk Doornemen accountantsverslag in college Aanleveren accountantsverslag bij griffie Bespreken accountantsverslag gemeenteraad (informatieve raadsvergadering)

September 2023 September 2023 Oktober 2023 Week 45 - november 2023 Week 45 - november 2023 Week 1 - januari 2024 Week 1 - januari 2024 Week 48 – uiterlijk 1 december 2023 Week 52 – december 2023 Week 3 – januari 2024 Week 3 – 18 januari 2024 Week 4 – 25 januari 2024 Week 4 – januari 2024 Week 6 – februari 2024 Week 9 – 27 februari 2024 Week 5 – 2 februari 2024 (mits administratie gesloten) Week 4 – 22 januari 2024 Week 7 – 15 februari 2024 Week 10 – 7 maart2024 Week 11 – 11 maart 2024 Week 7 – 15 februari 2024 Week 11 - 18 maart 2024 Week 11 – 14 maart 2024 Week 11 – 14 maart 2024 Week 13 - controle op de balansposten Week 14 - controle op rechtmatigheid inkopen en sociaal domein + overzicht van baten en lasten Week 20 - prestatielevering sociaal domein en laatste elementen uit voorgaande weken Week 23 Week 23 Week 23 Week 23 Week 23 14

Randvoorwaarden

5. Randvoorwaarden 5.1 Communicatie Een effectieve wederzijdse communicatie bij een controle van financiële overzichten is belangrijk voor een goed verloop van de opdracht.

Het doel van dit dienstverleningsplan is om details van de belangrijkste onderdelen van onze voorgestelde controleaanpak te verstrekken aan de met governance belaste personen, in het geval van een gemeente, de gemeenteraad. De Nadere voorschriften en overige standaarden (NV-COS), waaronder in het bijzonder Standaard 260, vereisen dat we formeel communiceren met "degenen belast met de governance" (zoals gedefinieerd in de NV-COS) over relevante aangelegenheden met betrekking tot onze controle. Onze formele schriftelijke communicatie omvat dit dienstverleningsplan, een management letter en een accountantsverslag, dat zal worden verstrekt na afronding van de controle. De bevindingen ten aanzien van de interne beheersing worden opgenomen in de management letter. Daarnaast zullen wij besprekingen met u houden, zoals opgenomen in de paragraaf 4. Hierin hebben wij ook de verwachte timing van de verschillende communicatiemomenten opgenomen. Als er zich zaken voordoen waarvan het belang van dien aard is dat ze eerder onder uw aandacht moeten worden gebracht, dan zullen wij dit doen op basis van onze verplichtingen uit de NV-COS. De doelstellingen van de afstemming met u zijn: • • • •

Ervoor zorgen dat er wederzijds begrip is van de reikwijdte en timing van de controle en de respectieve verantwoordelijkheden van onszelf als controlerend accountant en die van de gemeenteraad, als degenen belast met governance van de gemeente Doetinchem; Informatie te communiceren om zowel onszelf als controlerend accountant en de gemeenteraad te helpen bij het vervullen van hun respectieve verantwoordelijkheden; De gemeenteraad tijdige en constructieve observaties verstrekken die voortvloeien uit het controleproces; Tweerichtingscommunicatie tussen ons aan te moedigen over aangelegenheden die relevant zijn voor de controle (bijvoorbeeld over risicogebieden en materialiteit).

16

5. Randvoorwaarden 5.2 Verantwoordelijkheden Zowel u als wij hebben verantwoordelijkheden met betrekking tot de te controleren financiële overzichten. De belangrijkste verplichtingen lichten wij hier toe. In onze opdrachtbrief zijn deze verder toegelicht.

Wij verrichten onze controle in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het Controleprotocol WNT en het controleprotocol dat is vastgesteld door uw gemeenteraad. Verantwoordelijkheden van de accountant Onze verantwoordelijkheden, en hun beperkingen, zijn formeel uiteengezet in onze opdrachtbrief voor boekjaar 2023. Het is onze verantwoordelijkheid om aan de gemeenteraad van de gemeente Doetinchem te rapporteren of, naar onze mening, de jaarrekening van de gemeente Doetinchem het door de wet vereiste inzicht geeft, overeenkomstig met het bepaalde in artikel 213 lid 2 van de Gemeentewet. De uitslag van ons onderzoek geven wij weer in een controleverklaring over de getrouwheid van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. Hoewel de primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude bij het college van burgemeester en wethouders, onder toezicht van de gemeenteraad, ligt hebben wij, als accountant, de verantwoordelijkheid om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat de financiële overzichten als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevatten, ongeacht of deze veroorzaakt worden door fraude of fouten.

Daarbij zullen we de vereisten van Standaard 240 “De verantwoordelijkheden van de accountant met betrekking tot fraude in het kader van een controle van financiële overzichten” volgen. Onze controleaanpak met betrekking tot fraude wordt toegelicht in dit dienstverleningsplan. Verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders Wij lichten uw verantwoordelijkheden toe in onze opdrachtbrief voor boekjaar 2023. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening die de grootte en samenstelling van zowel de activa en passiva als de baten en lasten getrouw dient weer te geven, in overeenstemming met het in Nederland geldende Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten. Voorts is het college verantwoordelijk voor de financiële rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming dienen te zijn met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, waaronder gemeentelijke verordeningen, zoals opgenomen in het normenkader, dat tenminste ter kennisname is verzonden aan de raad.

Bij het opstellen van de jaarrekening dient u onder andere: • Geschikte grondslagen voor financiële verslaggeving te selecteren en deze vervolgens consequent toepassen; • Oordelen en schattingen te maken die redelijk en voorzichtig zijn; • Erop toe te zien dat de rechten en verplichtingen van de gemeente op toereikende wijze in de jaarrekening tot uitdrukking worden gebracht; en • Bekende en/of te verwachten gebeurtenissen en omstandigheden op adequate wijze in de jaarrekening tot uitdrukking te brengen. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als u noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of van fouten; en voor het opstellen van de andere informatie, waaronder het jaarverslag en de overige gegevens in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. 17

5. Randvoorwaarden 5.3 Onafhankelijkheid Wij dienen te voldoen aan relevante ethische voorschriften, inclusief die inzake onafhankelijkheid, met betrekking tot opdrachten voor de controle van financiële overzichten.

Het is van fundamenteel belang voor onze aanstelling als controlerend accountant dat onze onafhankelijkheid en objectiviteit te allen tijde behouden blijft. Hierom zijn wij verplicht om alle relaties tussen de gemeente Doetinchem, het college van burgemeester en wethouders haar ambtelijk management op sleutelposities en onszelf in overweging te nemen die van invloed kunnen zijn op de onafhankelijkheid van ons kantoor en de objectiviteit van de opdrachtpartner en het controleteam. Bedreigingen voor de onafhankelijkheid kunnen zijn: bedreigingen als gevolg van eigenbelang, bedreigingen als gevolg van zelftoetsing, bedreigingen als gevolg van belangenbehartiging, bedreigingen als gevolg van vertrouwdheid en bedreigingen als gevolg van intimidatie. In veel gevallen kunnen waarborgen worden getroffen om dergelijke bedreigingen tegen te gaan. Om ervoor te zorgen dat onze onafhankelijkheid behouden blijft, nemen we de volgende stappen: • • •

Het maken van een beoordeling van mogelijke bedreigingen voor onze onafhankelijkheid en van de waarborgen die in de gegeven omstandigheden vereist zijn om de onafhankelijkheid te beschermen; Het met u communiceren van de resultaten van deze beoordeling en van de passende waarborgen die moeten worden genomen; Het met u communiceren van alle andere relevante informatie over ons algemene beleid en onze procedures die zijn ingesteld om de objectiviteit en onafhankelijkheid te waarborgen.

Onze voorlopige beoordeling van mogelijke bedreigingen voor onze onafhankelijkheid heeft geen bedreigingen geïdentificeerd waarvan wij u op de hoogte moeten stellen.

18

Speerpunten gemeenteraad

6. Speerpunten auditcommissie/gemeenteraad Jaarlijks heeft de gemeenteraad de mogelijkheid om speerpunten in te brengen, die wij in onze controle zullen betrekken.

Aandachtpunten De gemeenteraad c.q. auditcommissie heeft de mogelijkheid de accountant aandachtspunten mee te geven. Dat is tot op heden voor de controlecyclus 2023 nog niet gebeurd. Social return Voor de invulling van onze verplichting voor social return worden door Baker Tilly de jaarstukken opgesteld voor Stichting Doetinchems Fonds Gemeente Spaarbank.

Deskundigheidsbevordering raad

Ten aanzien van de deskundigheidsbevordering van de raad heeft u de volgende onderwerpen aangedragen: Prestatielevering en nieuwe contracten in het sociaal domein. Hiervoor zal in september 2024 een workshop worden belegd.

Overige controles Controles van separate subsidieverantwoordingen of overige opdrachten worden op basis van de werkelijke urenbesteding in rekening gebracht. Op het moment dat er meer duidelijkheid over de diepgang van het de controle c.q. het onderzoek is, geven we u een indicatie van de verwachte urenbesteding. U heeft aangegeven dat de volgende onderdelen/projecten gecontroleerd moeten worden: Juni 2024: • Rapport van bevindingen bewindvoering Maart 2024: - 2 provinciale subsidies

20

Kantoorgegevens: Baker Tilly (Netherlands) N.V. Burgemeester Roelenweg 14-18 8021 EV Zwolle T +31 (038) 425 86 00