Bijlage 2 - Controleprotocol 2021.pdf

CONTROLEPROTOCOL VOOR DE ACCOUNTANTSCONTROLE OP DE JAARREKENING 2021 VAN DE GEMEENTE DOETINCHEM

1. Inleiding Aan ……….is opdracht verstrekt de accountantscontrole als bedoeld in art 213 GW voor de gemeente Doetinchem uit te voeren. Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole moet de gemeenteraad echter nog een aantal zaken nader regelen, hetgeen op hoofdlijnen in dit controleprotocol plaatsvindt. Object van controle is de jaarrekening 2021 en daarmee tevens het financieel beheer over het jaar 2021 zoals uitgeoefend door of namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Doetinchem. 1.1

Doelstelling

Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties voor de controle van de jaarrekening 2021 van de gemeente Doetinchem. 1.2

Wettelijk kader

De gemeenteraad heeft op 3 januari 2005 de verordening ex art 213 Gemeentewet voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Doetinchem vastgesteld. Deze verordening is gewijzigd bij raadsbesluit van 17 november 2005. Met dit controleprotocol stelt de gemeenteraad nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn voor het controlejaar 2021. 2

Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid én rechtmatigheid)

Zoals in art 213 GW is voorgeschreven zal de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant gericht zijn op het afgeven van een oordeel over:  de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva;  het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen;  de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;  het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten);  de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening. Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet (Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden. Controleprotocol 2021 J:\Griffie\1 Vergaderingen etc\Beeldvormende raden\21-03-11\1 Aanbesteding accountantsdiensten\202103020 Controleprotocol 2021_def.docx

Pagina 1 van 4

Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen”. 3

Te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties

In het Besluit accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven controleverklaring. Naast de goedkeuringstoleranties wordt onderkend de rapporteringtolerantie. In het hierna opgenomen schema zijn de goedkeuringstolerantie en de rapporteringtolerantie(s) opgenomen zoals door de gemeenteraad vastgesteld voor het controlejaar 2021. De raad houdt zich hiermee aan de minimumeisen zoals deze zijn opgenomen in het BADO.

Goedkeuringstoleranti e Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)

Goedkeuren d <1%

Beperking

<3%

>3%<10 %

>1%<3%

Oordeelonthoudin g -

Afkeuren d >3%

>10%

-

Op basis van de geamendeerde begroting 2021 van de gemeente betekenen genoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van circa € 2.347.000 en een totaal van onzekerheden van circa € 7.041.000 de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet zullen aantasten. Voor de rapporteringstolerantie geldt als maatstaf dat de Accountant in zijn rapport van bevindingen geconstateerde fouten en onzekerheden boven de 0.05% van de materialiteit zal worden gerapporteerd; dat is ongeveer € 117.300 op basis van de geamendeerde begroting 2021. De tolerantiecijfers zullen jaarlijks op basis van de definitieve cijfers van het controlejaar worden geëvalueerd en mogelijk worden bijgesteld. Het staat de Accountant daarnaast vrij om naar eigen inzicht "belangrijke" bevindingen in zijn rapport op te nemen. 4

Begrip rechtmatigheid en de aanvullend te controleren rechtmatigheidcriteria

In het kader van de rechtmatigheidcontrole worden 9 rechtmatigheidcriteria onderkend. De meeste hiervan gelden ook voor het getrouwheidsonderzoek. Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer zal door de accountant extra aandacht besteed moeten worden aan de volgende rechtmatigheidcriteria: 1. Het begrotingscriterium; 2. Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium); 3. Het voorwaardencriterium.

Controleprotocol 2021 J:\Griffie\1 Vergaderingen etc\Beeldvormende raden\21-03-11\1 Aanbesteding accountantsdiensten\202103020 Controleprotocol 2021_def.docx

Pagina 2 van 4

Controleprotocol 2021 J:\Griffie\1 Vergaderingen etc\Beeldvormende raden\21-03-11\1 Aanbesteding accountantsdiensten\202103020 Controleprotocol 2021_def.docx

Pagina 3 van 4

Ad 1 Conform artikel 3 van de Financiële verordening gemeente Doetinchem 2017 draagt het College ten aanzien van de begroting en de jaarstukken zorg dat: 1. Bij de begroting onder elk van de programma’s de baten en lasten per taakveld worden weergegeven. 2. Bij de jaarstukken de gerealiseerde baten en lasten per programma worden weergegeven. Als ontwikkelingen in de begrotingsuitvoering of beleidswijzigingen aanleiding geven tot wijziging van door de raad geautoriseerde begrotingsbedragen, legt het college daartoe tijdig een voorstel voor. Volgens artikel 7 van de financiële verordening informeert het college de gemeenteraad door middel van een tussentijdse rapportage over afwijkingen op taakvelden, programma’s en investeringen uit begroting van de gemeente in het lopende boekjaar. De raad toetst het begrotingscriterium op programmaniveau. Ad 2 Door de raad is in verschillende verordeningen en besluiten een M&O beleid vastgesteld. Voor bestaande procedures wordt getoetst in hoeverre deugdelijke maatregelen ter voorkoming van misbruik- en oneigenlijk gebruik worden genomen. Ad 3 Door de raad zijn in verschillende verordeningen en besluiten voorwaarden opgenomen. Met het vaststellen van de reikwijdte van de rechtmatigheidstoets door de accountant in dit controleprotocol wordt het voorwaardencriterium nader uitgewerkt.

Uitgangspunt daarbij is dat vooralsnog het huidige informele beleid wordt bekrachtigd en er met name jegens derden niet met terugwerkende kracht strengere normen zullen worden toegepast. 5

Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidtoetsing

De accountantscontrole op rechtmatigheid voor het kalenderjaar 2021 is limitatief gericht op: 5.1

de naleving van wettelijke kaders. Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen;

5.2

de naleving van de volgende kaders: o o o

5.3

de begroting financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet, de controleverordening ex artikel 213 Gemeentewet;

de naleving van de overige verordeningen, raads- en collegebesluiten welke zijn opgenomen in het Normenkader 2021, voor zover van toepassing en uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. Het Normenkader wordt vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders en ter kennisname aan de raad aangeboden. Het college

Controleprotocol 2021 J:\Griffie\1 Vergaderingen etc\Beeldvormende raden\21-03-11\1 Aanbesteding accountantsdiensten\202103020 Controleprotocol 2021_def.docx

Pagina 4 van 4

operationaliseert het normenkader tot een Toetsingskader. 

6

Ten aanzien van het voorwaardencriterium vindt voor de interne regelgeving uitsluitend een toets plaats naar de hoogte, duur en doelgroep/object van financiële beheershandelingen, tenzij jegens derden (bijvoorbeeld in toekenningbeschikkingen) aanvullende voorwaarden met directe financiële consequenties zijn opgenomen. Rapportering accountant

Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant hierna in het kort weergegeven als volgt: Interim-controles In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interimcontrole uitgevoerd. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een verslag uitgebracht. De boardletter wordt aan de raad uitgebracht. Accountantsverslag Overeenkomstig de Gemeentewet wordt omtrent de controle een accountantsverslag uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het college van burgemeester en wethouders. In het accountantsverslag wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen. Uitgangspunten voor de rapportagevorm Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.). Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in hoofdstuk 3 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het accountantsverslag. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging.

Controleverklaring In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid. Deze controleverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het college van burgemeester en wethouders opgestelde jaarrekening kan vaststellen.

Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Doetinchem op 25 maart 2021.

Controleprotocol 2021 J:\Griffie\1 Vergaderingen etc\Beeldvormende raden\21-03-11\1 Aanbesteding accountantsdiensten\202103020 Controleprotocol 2021_def.docx

Pagina 5 van 5