Bijlage 1 Projectplan nieuwbouw Wilhelminaschool.pdf

Pagina 57 Versie: 1.0 Datum opgeslagen: 17 maart 2021

Projectplan Nieuwbouw Wilhelminaschool te Doetinchem

Vanuit Achterhoek VO zijn er 3 scenario’s die worden onderzocht waarbij alle drie de scenario’s een andere huisvestingsinvulling kennen. Afhankelijk van het definitieve scenario kan worden bepaald of en in welke mate de locatie Vondelstraat 5 geschikt is voor tijdelijke huisvesting van de Wilhelminaschool en Twinkel. Gemeente heeft hierop de regie vanuit haar verantwoordelijkheid voor zorgdragen voor tijdelijke huisvesting. Achterhoek VO en gemeente houden hierover met elkaar actief contact.

7.1.3

Conclusie

Van deze twee opties heeft Wilhelminaschool haar voorkeur uitgesproken voor de optie van het Ludger College. Geadviseerd wordt de optie Wolborgenmate 4 open te houden totdat er meer duidelijkheid is over de mogelijkheid van het Ludger College (naar verwachting Q2/Q3, 2021) Gemeente en Wilhelminaschool blijven intussen gezamenlijk naar mogelijkheden zoeken, zodat tijdig (uiterlijk eind Q1, 2022) voor de verwachte start van uitvoering van de nieuwbouw (zomer 2022) geschikte tijdelijke huisvesting is gerealiseerd.

Pagina 58 Versie: 1.0 Datum opgeslagen: 17 maart 2021

Projectplan Nieuwbouw Wilhelminaschool te Doetinchem

8 Organisatie 8.1 Inleiding In dit hoofdstuk worden de organisatorische aspecten belicht ten aanzien van de nieuwbouw Wilhelminaschool, namelijk bouwheerschap, projectorganisatie, overleg- en beslisstructuur, bouworganisatievorm en aanbestedingsmethodieken.

8.2 Rol van bouwheer Gemeente Doetinchem is verantwoordelijk voor de wettelijke berekening van de ruimtebehoefte (m2 BVO) en is leidend in de initiatief- en definitiefase. Het schoolbestuur van Wilhelminaschool is bij de initiatief- en definitiefase betrokken bij de te nemen stappen en heeft input geleverd vanuit hun bestuurlijke verantwoordelijkheid. Dit betreft onder andere de onderwijskundige visie en vertaling hiervan naar toekomstbestendige huisvesting (ruimtelijkfunctioneel en technisch Programma van Eisen). Opgemerkt wordt dat het schoolbestuur van de Wilhelminaschool geen bouwheer wordt zoals benoemd in artikel 103 van de Wet op het primair onderwijs (WPO). De gemeente draagt de rol van bouwheer over aan het schoolbestuur van de Wilhelminaschool alleen voor de totstandkoming van de voorziening (= gehele gebouw + terrein). Het schoolbestuur van de Wilhelminaschool is als bouwheer de opdrachtgever van ontwerpende, adviserende en uitvoerende partijen voor het doen realiseren van het bouwwerk (van de ontwerpfase t/m realisatiefase en de daarop volgende nazorgfase). De bouwheer regelt o.a. de aanbesteding, gunt het werk aan uitvoerende partij(en) en is eindverantwoordelijk voor de sturing van het project binnen de gestelde kaders van voorliggend Projectplan.

Na vaststelling van voorliggend Projectplan en positieve besluitvorming gemeenteraad, zal de rol van bouwheer worden ingevuld door het schoolbestuur van de Wilhelminaschool voor de totstandkoming van de voorziening. Dit brengt automatisch met zich mee, dat het schoolbestuur ook de bouw gaat begeleiden van de kinderopvang. De investeringskosten voor kinderopvang (alle kosten voor totstandkoming van de het gebouw), worden verdisconteerd in de huurprijs van de kinderopvang. 8.2.1

Bouwrealisatieovereenkomst

Aan de hand van het uitvoeringsprotocol, het vastgestelde kwaliteitsniveau, de bijbehorende financiële kaders en besluitvorming gemeenteraad, zal tussen gemeente en Wilhelminaschool een bouwrealisatieovereenkomst worden gesloten ten behoeve van formele overdracht van de rol van bouwheer voor de totstandkoming van de voorziening. Gemeente en schoolbestuur hebben gezamenlijk reeds een concept bouwrealisatieovereenkomst opgesteld. Het concept bouwrealisatieovereenkomst is toegevoegd als Bijlage C.

Pagina 59 Versie: 1.0 Datum opgeslagen: 17 maart 2021

Projectplan Nieuwbouw Wilhelminaschool te Doetinchem

Met het ondertekenen van de bouwrealisatieovereenkomst kan de fase Ontwerp starten zoals in onderstaande afbeelding van het bouwproces is aangegeven. Schoolbestuur vervult rol als bouwheer

Figuur 4 Bouwproces en overdracht rol van bouwheer

8.2.2

Startgesprek projectspecifieke invulling uitvoeringsprotocol

Onderdeel van de overdracht van de rol van bouwheer aan het schoolbestuur van de Wilhelminaschool is het startgesprek. Bij het startgesprek wordt de projectspecifieke invulling van dit uitvoeringsprotocol besproken, en wordt ook vastgesteld wie namens de gemeente betrokken wordt in het project. In welke mate de gemeente, naast de vastgestelde momenten, wordt betrokken in haar rollen als adviseur en coördinator is aan het schoolbestuur als bouwheer.

8.3 Betrokkenheid gemeente De gemeente is in het project betrokken vanuit drie verschillende rollen: A. Als toezichthouder op de naleving van de afspraken zoals die tussen gemeente en schoolbestuur zijn gemaakt in het IHP en verder zijn uitgewerkt in het uitvoeringsprotocol en Projectplan. Logischerwijs zal de focus van de gemeente hierbij met name liggen op het beperken van de risico's die voor haar rekening komen als gevolg van de (wettelijke) taken die zij heeft als: • economisch eigenaar (claimrecht) van onderwijshuisvesting; • specifiek voor de nieuwbouw Wilhelminaschool als juridisch eigenaar van het gehele gebouw en terrein en daarmee samenhangende verantwoordelijkheden; • verantwoordelijk voor goede (kwaliteit) en voldoende (kwantiteit) onderwijshuisvesting in Doetinchem; • verantwoordelijk voor vandalismeschade aan onderwijshuisvesting; • verantwoordelijk voor constructiefouten in onderwijshuisvesting; B. Als adviseur; C. Als coördinator van de taken die de gemeente heeft in een project. Naast de taken die, veelal vanuit het onderwijs- en vastgoedprogramma, in voorliggend document staan beschreven, zijn dit ook de taken vanuit bijvoorbeeld publiekrechtelijke taken voor wat betreft ruimtelijke ordening, verkeer en parkeren, bestemmingsplan, omgevingsvergunning, etc.

Pagina 60 Versie: 1.0 Datum opgeslagen: 17 maart 2021

Projectplan Nieuwbouw Wilhelminaschool te Doetinchem

Er is in ieder geval een vijftal mijlpalen waarop de gemeente vanuit haar rol als toezichthouder betrokken moet worden om al dan niet in te stemmen met de doorgang van het project: 1. Voor het initiëren van de opstart van een project (afgerond); 2. Voor het vaststellen van de projectdefinitie (voorliggende fase); 3. Voor het aanvragen van een omgevingsvergunning én voor het verzenden van aanbestedingsdocumenten; 4. Voor het verstrekken van opdracht aan uitvoerende partijen; 5. Voor de definitieve administratieve afhandeling van het project.

Figuur 5 Bouwproces en mijlpalen toezichthoudende rol gemeente

8.4 Projectorganisatie Hieronder wordt een overzicht weergegeven van de betrokken partijen bij de ontwikkeling van de nieuwbouw Wilhelminaschool en samenwerkingspartner kinderopvang Twinkel. Betrokkenen gemeente Doetinchem bij nieuwbouw Wilhelminaschool Rol: Functie: Naam: De bestuurlijk opdrachtgever Wethouder Onderwijshuisvesting Maureen Sluiter (BO) De ambtelijk opdrachtgever (AO) Afdelingshoofd Maatschappij Marieke Salemink De ambtelijk opdrachtnemer Beleidsmedewerker Annelies Gerritsen (ON) onderwijshuisvesting Projectleider n.t.b. onderwijshuisvesting Communicatie- en participatie Leefomgeving

Communicatieadviseur Wijkregisseur Beleidsmedewerker Verkeer

Maike Weenink Rody Poelhuis Mark Cornelissen

Betrokkenen schoolbestuur Wilhelminaschool bij nieuwbouw Wilhelminaschool Organisatie Functie: Naam: Wilhelminaschool Directeur-bestuurder Erik Lammers Wilhelminaschool Voorzitter toezichthoudend bestuur Dagmar Korevaar-Blom Wilhelminaschool Lid van toezichthoudend bestuur Ruben Hartmann Wilhelminaschool Adviseur schoolbestuur Gertjan van der Molen PentaRho Adviseur schoolbestuur n.t.b. Kinderopvang Twinkel Directeur Hans van Groningen De daadwerkelijke samenstelling van de projectorganisatie voor de nieuwbouw kan mogelijk nog wijzigen.

Pagina 61 Versie: 1.0 Datum opgeslagen: 17 maart 2021

Projectplan Nieuwbouw Wilhelminaschool te Doetinchem

8.5 Overleg- & beslisstructuur Hieronder is een opzet gemaakt voor een overleg-/beslisstructuur. De Wilhelminaschool kan in de rol van bouwheer afwijken op deze overleg- en beslisstructuur, mits het bijdraagt aan een besluitvormingsproces die overzichtelijk en praktisch hanteerbaar is en bevorderend werkt voor het creëren van draagvlak binnen de organisatie(s). Daarnaast dient de Wilhelminaschool in de rol van bouwheer de gemeente te betrekken in het bouwproces op de hiervoor gestelde mijlpalen. Overleg en besluitvorming binnen het project vindt op hoofdlijn plaats op een drietal niveaus, te weten: Strategisch

Stuurgroep Opdrachtgever

Wilhelminaschool <dhr/mevr….….> <dhr/mevr….….> <dhr/mevr….….>

Bouwprojectmanagement:

<dhr/mevr….….>

Tactisch / Operationeel

Operationeel

Hieronder is per niveau puntsgewijs aangegeven welke onderwerpen op hoofdlijn worden besproken: 1. Strategisch niveau – bestuurlijk overleg/stuurgroep • Primair processpecifieke zaken (geld, organisatie, tijd en informatie) • De ‘rode draad’/het ’overall-niveau’ wordt bewaakt (hoofdlijnen) • Nemen van ondernemings-/beleidsbeslissingen • Besluitvorming • Voortgangsbewaking • Financiële bewaking • Probleemoplossing • Risicoanalyse en -beheersing. • Uitvoeringsoverleg met gemeente

Pagina 62 Versie: 1.0 Datum opgeslagen: 17 maart 2021

Projectplan Nieuwbouw Wilhelminaschool te Doetinchem

2.

Tactisch/operationeel niveau - projectteam ontwerp/projectteam uitvoering • Processpecifieke (geld, organisatie, tijd en informatie) en objectspecifieke zaken (functioneel, technisch, beeldvorming en financieel) • Publiekrechtelijke procedures (vergunningen e.d.) • Informeren en voorbereiden besluitvorming stuurgroep • Voortgangsbewaking • Financiële bewaking • Probleemoplossing • Risicoanalyse en -beheersing.

3.

Operationeel niveau - specifieke werkgroep • Primair objectspecifieke zaken (functioneel, technisch, beeldvorming) • Informeren en voorbereiden besluitvorming projectgroep • Voortgangsbewaking met betrekking tot operationele, dagelijkse zaken (detailniveau) • Probleemoplossing • Risicoanalyse en -beheersing.

Deze opdeling is overzichtelijk, praktisch hanteerbaar en werkt bevorderend voor het creëren van draagvlak binnen de organisatie(s). Daarnaast worden door de samenstelling van de overleggroepen en een heldere eenduidige toedeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden in formele zin op de juiste wijze besluiten genomen.

8.6 Bouworganisatievorm & aanbestedingsmethodieken In deze paragraaf wordt de bouworganisatievorm en aanbestedingsmethodieken op hoofdlijnen beschreven. 8.6.1

Bouworganisatievorm

De keuze voor de gewenste bouworganisatievorm dient in de volgende fase door de Wilhelminaschool in de rol van bouwheer te worden vastgesteld. 8.6.2

Aanbestedingsplichtige dienst

Wilhelminaschool is in de rol van bouwheer en daartoe opdrachtgever aanbestedingsrechtelijk een aanbestedingsplichtige dienst, en is derhalve bij het inkopen (selecteren en contracteren) van opdrachten voor werken, diensten en leveringen gehouden aan een strikt wettelijk aanbestedingskader. Relevante wet- & regelgeving, hoofdlijnen2: a. Aanbestedingswet 2012 (Aw 2012); b. Gids Proportionaliteit (GP); c. ‘Werken’: Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016); d. Jurisprudentie op het gebied van aanbestedingsgeschillen; e. ‘Diensten’: Richtsnoeren Levering en Diensten (2013); f. Inkoopbeleid van gemeente Doetinchem.

Pagina 63 Versie: 1.0 Datum opgeslagen: 17 maart 2021

Projectplan Nieuwbouw Wilhelminaschool te Doetinchem

Binnen de wet- en regelgeving dient de Wilhelminaschool in de rol van bouwheer de aanbestedingsstrategie en bijbehorende procedure te bepalen in de volgende fase. 8.6.3

Selectie adviseurs

Binnen de wet- en regelgeving dient de Wilhelminaschool in de rol van bouwheer te bepalen op welke wijze de selectie van adviseurs plaats gaat vinden. Dit is gebaseerd op het juridisch kader en de ingeschatte kosten voor de verschillende adviesdiensten. 8.6.4

Selectie uitvoerende partijen

Binnen de wet- en regelgeving dient de Wilhelminaschool in de rol van bouwheer te bepalen op welke wijze de selectie van uitvoerende partners plaats gaat vinden. Dit is gebaseerd op het juridisch kader en de ingeschatte bouwkosten.

Pagina 64 Versie: 1.0 Datum opgeslagen: 17 maart 2021

Projectplan Nieuwbouw Wilhelminaschool te Doetinchem

9 Tijd 9.1 Overall-planning Resumé: Fase Fase 1 Het initiatief

Product Uitgewerkte scenario’s en advies locatiekeuze, aanvraag voorbereidingskrediet Vertalen voorkeurslocatie naar Projectplan, opstellen ruimtelijk-functioneel en technisch programma van eisen, investeringskostenraming, aanvraag uitvoeringskrediet Selectieprocedure ontwerp Schetsontwerp zowel gebouw als evt. infrastructurele zaken Uitwerking SO naar DO Uitwerking DO naar bestek Evt. ruimtelijke procedures Aanbesteding en selectie uitvoerende partijen. bouwvoorbereiding en inkoop

Wanneer Afgerond

Fase 5 De realisatiefase

Start uitvoering

Verwachting zomer 2022

Fase 6 De nazorg

Oplevering gebouw Ingebruikname school

Verwachting zomer 2023 (bouwheerschap bij schoolbestuur)

Fase 2 Definitiefase

Fase 3 Het ontwerp

Fase 4 aanbestedingsprocedure uitvoering + bouwvoorbereiding

April 2021

2021

2022

De Wilhelminaschool in de rol van bouwheer zal een gedetailleerde overall-planning opstellen in de vervolgfase en deze wordt gedeeld met de gemeente.

Pagina 65 Versie: 1.0 Datum opgeslagen: 17 maart 2021

Projectplan Nieuwbouw Wilhelminaschool te Doetinchem

10 Risicomanagement 10.1

Inleiding

Met behulp van een model risicoanalyse zijn door Wilhelminaschool en gemeente Doetinchem gezamenlijk de projectspecifieke risico’s geïnventariseerd. Dit om een inschatting te maken van de mate waarin de betreffende risico’s van toepassing zijn en hoe de risico’s te elimineren c.q. minimaliseren. Op basis van de bevindingen uit de risicoanalyse dient er zo nodig te worden bijgestuurd, dan wel te worden geanticipeerd. Dit geschiedt middels het vaststellen en toedelen van beheersmaatregelen (taakstellende specifieke3 actiepunten (‘SMART-geformuleerd’): waarom, wie, wat, wanneer, waarmee, welke wijze etc.).

10.2

Nog uit te werken zaken

Bij de totstandkoming van dit Projectplan zijn veel zaken de revue gepasseerd, echter bevindt het project zich nog in de Definitiefase. In de Ontwerpfase dienen tussen partijen in ieder geval nog de volgende onderdelen te worden uitgewerkt c.q. afgehandeld: ▪ Opstellen definitieve bouwrealisatieovereenkomst en ondertekenen ▪ Opstellen ingebruiknemingsovereenkomst tussen gemeente en Wilhelminaschool ▪ Opmaken huurovereenkomst tussen gemeente en kinderopvang Twinkel ▪ Opmaken exploitatieovereenkomst en onderliggende afspraken in kader van onderhoud en beheer tussen gemeente, Wilhelminaschool en Twinkel ▪ TCO-berekening voor bepalen inbreng MI-vergoeding ▪ Het tijdig vinden van geschikte tijdelijke huisvesting ▪ Uitwerken verkeer en parkeren

10.3

Resumé

Aan de hand van de geïnventariseerde risico’s zijn tevens al concrete beheersmaatregelen geformuleerd. Geconcludeerd wordt dat al een overgroot deel van de beheersmaatregelen in voorliggend Projectplan zijn opgenomen. De risicoanalyse en geformuleerde beheersmaatregelen wordt als sturingsmiddel meegegeven aan de Wilhelminaschool in de rol van bouwheer voor de ontwerpfase De ingevulde risicoanalyse voor de nieuwbouw Wilhelminaschool is toegevoegd als Bijlage H.

Pagina 66 Versie: 1.0 Datum opgeslagen: 17 maart 2021

Projectplan Nieuwbouw Wilhelminaschool te Doetinchem

Bijlagen Bijlage A: Kaders en uitgangspunten gemeente – Wilhelminaschool Bijlage B: Programma van Eisen Wilhelminaschool Bijlage C: Concept bouwrealisatieovereenkomst Bijlage D: Nota Parkeernormen Auto- en Fiets Gemeente Doetinchem Bijlage E: Moodboard beeldverwachting nieuwbouw Wilhelminaschool Bijlage F: Technische onderzoeken nieuwbouw Wilhelminaschool Bijlage G: Investeringskostenraming Bijlage H: Risicomatrix nieuwbouw Wilhelminaschool

Pagina 67 Versie: 1.0 Datum opgeslagen: 17 maart 2021