Bijlage 1 Plan van aanpak aanbesteding accountantsdiensten.pdf

Plan van aanpak Aanbesteding accountantsdiensten

Pagina 1 van 8

Plan van aanpak aanbesteding accountantsdiensten Registratienummer: 2006180/1844918

Inhoudsopgave Inleiding ........................................................................................................................................ 3 1. Vaststellen controleprotocol ............................................................................................... 4 2. Procedure aanbesteding accountantsdiensten .................................................................. 5 2.1. Uitvoeren rol raad ........................................................................................................ 5 2.1.1. Instellen en taken werkgroep ............................................................................. 5 2.1.2. Samenstelling werkgroep .................................................................................... 5 2.1.3. Introductie werkgroep......................................................................................... 5 2.1.4. Stemverhouding werkgroep ............................................................................... 5 2.1.5. Europese aanbesteding ....................................................................................... 6 3. Aanbestedingsleidraad ........................................................................................................ 7 4. Planning ................................................................................................................................ 8

Pagina 2 van 8

Plan van aanpak aanbesteding accountantsdiensten Registratienummer: 2006180/1844918

Inleiding Op grond van artikel 13 van de Gemeentewet heeft de raad van de gemeente Doetinchem op 28 september 2023 de ‘Controleverordening gemeente Doetinchem 2023’ vastgesteld. Deze verordening regelt onder meer de opdrachtverlening en de inrichting van de accountantscontrole. Aangezien met de controle van de jaarrekening 2026 de huidige overeenkomst voor accountantsdiensten afloopt, moeten we in overeenstemming met de verordening een aanbestedingsprocedure opstarten. Deze procedure moet ertoe leiden dat de raad een accountant benoemt voor een door de raad te bepalen periode. De raming van de opdrachtwaarde (gedurende de gehele looptijd van de overeenkomst) is samen met de criteria uit de gids proportionaliteit bepalend voor de te volgen aanbestedingsprocedure. De opdrachtwaarde wordt gebaseerd op de looptijd van de nieuw te sluiten overeenkomst voor 4 jaar (bij contracten met een horizon van meer dan 1 jaar, moet er worden gerekend met een looptijd van 4 jaar). De opdrachtwaarde zal hierdoor hoger zijn dan het drempelbedrag voor leveringen en diensten voor decentrale overheid van € 216.000. Dit leidt ertoe dat de procedure van Europees aanbesteden moet worden gevolgd. De volgende onderwerpen zullen in dit plan van aanpak worden uitgewerkt: 1. Vaststellen controleprotocol; 2. Procedure aanbesteding accountantsdiensten; 3. Aanbestedingsleidraad; 4. Planning aanbesteding.

Pagina 3 van 8

Plan van aanpak aanbesteding accountantsdiensten Registratienummer: 2006180/1844918

1. Vaststellen controleprotocol Het controleprotocol beschrijft de reikwijdte voor de controle van de jaarrekening. Verder gelden voor het oordelen van het ‘getrouwe beeld’ en de ‘rechtmatigheidtoets’ goedkeuring – en rapporteringtoleranties. In het controleprotocol zijn daarvoor de grenzen voor fouten en onzekerheden vermeld. Deze gegevens zijn van belang om op te nemen in het aanbestedingsdocument. De werkgroep stelt het controleprotocol op. Het controleprotocol zal bij de definitieve gunning door de raad worden vastgesteld, waarbij de voorkeur uitgaat naar een meerjarig controleprotocol.

Pagina 4 van 8

Plan van aanpak aanbesteding accountantsdiensten Registratienummer: 2006180/1844918

2. Procedure aanbesteding accountantsdiensten 2.1. 2.1.1.

Uitvoeren rol raad Instellen en taken werkgroep

Voor de controlerende bevoegdheid van de raad beschikt de raad over meerdere instrumenten. De raad voert de regie bij het gebruik van deze instrumenten. Voorgesteld wordt om net als bij de vorige aanbesteding een raadswerkgroep ‘aanbesteding accountantsdiensten’ in te stellen, waarin deze regierol tot uiting komt. Deze raadswerkgroep moet de volgende taken krijgen: a. Het uitvoeren van het aanbestedingsproces, met name het vaststellen van de aanbestedingsstrategie. b. Het opstellen en vaststellen van het programma van eisen voor de aanbesteding. c. Het opstellen van de beoordelingscriteria en wegingsfactoren. d. Het beoordelen van binnengekomen offertes. e. Het beoordelen van de presentatie van de inschrijvers. f. Het selecteren van de accountant op basis van gunningscriteria van het aanbestedingsdocument. Inkoop-, juridisch en inhoudelijk-gerelateerde vragen zullen worden beantwoord door de ambtelijke vertegenwoordigers in de werkgroep (inkoopadviseur en concerncontroller). De raad moet het plan van aanpak, het controleprotocol en de planning vaststellen. Daarnaast moet de raad de werkgroep-leden vaststellen en uiteindelijk de accountant benoemen. 2.1.2.

Samenstelling werkgroep

Om de regierol maximaal tot zijn recht te laten komen bestaat de werkgroep uitvertegenwoordigers uit de raad. Voorgesteld wordt om hiertoe minimaal 4 raadsleden uit verschillende fracties te benoemen. Daarnaast zijn de wethouder financiën, de concerncontroller en een beleidsmedewerker control en advies van Team Concerncontrol en de inkoopadviseur van Team Administratie en Inkoop lid van de werkgroep. De locogriffier verzorgt de reguliere rol in de communicatie tussen werkgroep, ambtelijke organisatie en raad. 2.1.3.

Introductie werkgroep

Ambtelijk wordt op dit moment het aanbestedingsdocument voorbereid. Direct na besluitvorming in de raad over het plan van aanpak en het instellen en benoemen van de werkgroep, wordt er voor de raadswerkgroep een bijeenkomst georganiseerd. In deze bijeenkomst wordt aan de leden van de werkgroep het concept aanbestedingsdocument (programma van eisen, de wijze van de beoordeling van de ontvangen offertes door middel van de gunningscriteria en wegingsfactoren) voorgelegd. Ook is dit de gelegenheid om uit de vertegenwoordigers van de raad een voorzitter te benoemen. 2.1.4.

Stemverhouding werkgroep

Aangezien de benoeming en de inrichting van de accountant(scontrole) een opdracht is van de raad moet ook daar de zwaarste stem liggen. Hierdoor zal elke stem van een raadslid een weging kennen van 1 (4 raadsleden = totaal 4 stemmen), de wethouder Pagina 5 van 8

Plan van aanpak aanbesteding accountantsdiensten Registratienummer: 2006180/1844918

financiën heeft 1 stem en de ambtelijk inbreng (exclusief de inkoopadviseur) hebben 1 stem (totaal 3 stemmen). De rol van de inkoopadviseur is die van procesbegeleider en hij heeft daarom geen stemrecht. 2.1.5.

Europese aanbesteding

De raming van de opdrachtwaarde ligt naar verwachting hoger dan het drempelbedrag voor aanbesteden voor leveringen en diensten voor decentrale overheid van € 216.000. Dit leidt ertoe dat de procedure van Europees aanbesteden moet worden gevolgd. De te volgen inhoudelijke procedure wordt verder bepaald in de tenderstrategie. Voorgesteld wordt om meerjarige contractduur af te sluiten. Deze optie past mooi in het stramien van de gemeenteraadsverkiezingen, waarbij een nieuwe raad de mogelijkheid heeft tot het kiezen van een andere accountant na haar aantreden. Een (nieuwe) accountant heeft wel enige inwerktijd nodig en uit de ervaringen die we afgelopen jaren met Baker Tilly hebben opgedaan hebben wij geleerd dat er tijd overheen gaat voordat wederzijdse verwachtingen ten aanzien van aan te leveren stukken, controleaanpak en terugkoppeling duidelijk zijn. Nadat de tenderstrategie en de aanbestedingsleidraad is vastgesteld door de werkgroep wordt de opdracht op de voorgeschreven wijze geplaatst. Na sluiting van de offertetermijn zal de werkgroep op basis van de gunningscriteria uit het aanbestedingsdocument de offertes beoordelen, een keuze maken en een benoemingsvoorstel voorbereiden. De werkgroep doet ook de gunning van de opdracht. Daarna benoemt de raad de accountant.

Pagina 6 van 8

Plan van aanpak aanbesteding accountantsdiensten Registratienummer: 2006180/1844918

3. Aanbestedingsleidraad In de aanbestedingsleidraad worden de volgende onderwerpen onderscheiden: • Opdrachtomschrijving; • Aanbestedingsprocedure; beschrijving inschrijvingsprocedure, beoordelingsprocedure; • Uitsluitingsgronden; • Selectiecriteria; • Programma van eisen en wensen; • Gunningscriteria en beoordeling. In het programma van eisen en wensen worden de onderwerpen als accountantsfunctie en de op te leveren rapportages uitgewerkt. Hierbij wordt rekening gehouden met artikel 2, lid 3 van de controleverordening gemeente Doetinchem 2023 1.

1

Artikel 2, lid 3 Controleverordening gemeente Doetinchem 2023 De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen bevat voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval: a. de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens door het college en afwijkende rapportagegrenzen; b. de apart te controleren deelverantwoordingen; c. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen; d. de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles; e. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering, zoals de management- en boardletter; f. De posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden; g. de gemeentelijke producten of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden; Pagina 7 van 8

Plan van aanpak aanbesteding accountantsdiensten Registratienummer: 2006180/1844918

4. Planning De voorgestelde procedure van aanbesteding accountantsdiensten volgens de ‘openbare Europese aanbesteding’ start met het vaststellen van dit plan van aanpak door de raad en eindigt met de benoeming van de nieuwe accountant in de raad. De nieuwe accountant kan daarna meteen starten met de nulmeting en de interimcontrole. Onderstaand treft u de voorgestelde planning (bij benadering) aan: Activiteit Gemeenteraadsverkiezingen Installatie nieuwe raad Benoemen auditcommissie Te volgen stappen tot aan vaststelling plan van aanpak (pva) door raad Beeldvormende raad (pva en instellen raadswerkgroep) Besluitvormende raad (pva en instellen raadswerkgroep) Te volgen stappen tot aan aanbesteding Bijeenkomsten raadswerkgroep Te volgen stappen aanbesteding Publiceren aanbesteding Uiterste datum indienen inschrijving Beoordelingstermijn inschrijvingen Definitieve gunning Te volgen stappen na definitieve gunning Beeldvormende raad (benoeming accountant) Besluitvormende raad (benoeming accountant)

Datum/Periode 18 maart 2026 1 april 2026 Ná 1 april 2026 13 mei 2026 28 mei 2026 1 juni t/m 17 juli 2026 31 augustus 2026 23 oktober 2026 26 oktober t/m 13 november 2026 7 december 2026 14 januari 2027 28 januari 2027

Pagina 8 van 8

Plan van aanpak aanbesteding accountantsdiensten Registratienummer: 2006180/1844918