Bijlage 1 - Plan van aanpak aanbesteding accountant 2021.pdf

Plan van aanpak aanbesteding accountantsdiensten 2021 en verder

datum: registratienummer:

2 maart 2021 1404950 / 1618590

Plan van aanpak aanbesteding accountantsdiensten registratienummer 1404950 / 1618590

Pagina 1 van 7

Inhoudsopgave 1 2 3

Inleiding ............................................................................................................................ 3 Vaststellen controleprotocol ........................................................................................... 3 Procedure aanbesteding accountantsdiensten .............................................................. 4 3.1Uitvoeren rol raad ........................................................................................................... 4 3.1.1 Instellen en taken werkgroep ............................................................................. 4 3.1.2 Samenstelling werkgroep .................................................................................... 4 3.1.3 Introductie werkgroep......................................................................................... 5 3.1.4 Stemverhouding werkgroep ............................................................................... 5 3.2 Openbare Europese aanbesteding ............................................................................... 5 4 Aanbestedingsleidraad .................................................................................................... 6 4.1 Gunningcriteria ..............................................................................................................

6 5 Planning ............................................................................................................................ 7

Plan van aanpak aanbesteding accountantsdiensten registratienummer 1404950 / 1618590

Pagina 2 van 7

1 Inleiding Op basis van artikel 213 van de Gemeentewet heeft de raad van de gemeente Doetinchem op 3 januari 2005 de “Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie gemeente Doetinchem 2005” vastgesteld, later gewijzigd op 17 november 2005. Deze verordening regelt onder meer de opdrachtverlening en de inrichting van de accountantscontrole. Aangezien met de controle van de jaarrekening 2020 de huidige overeenkomst voor accountantsdiensten afloopt, moeten we in overeenstemming met de verordening- een aanbestedingsprocedure opstarten. Deze procedure moet ertoe leiden dat de raad een accountant benoemt voor een door de raad te bepalen periode. De raming van de opdrachtwaarde (gedurende de gehele looptijd van de overeenkomst) is samen met de criteria uit de gids proportionaliteit bepalend voor de te volgen aanbestedingsprocedure. De opdrachtwaarde wordt gebaseerd op de looptijd van de nieuw te sluiten overeenkomst voor 4 jaar (bij contracten met een horizon van meer dan 1 jaar, moet er worden gerekend met een looptijd van 4 jaar). De opdrachtwaarde zal hierdoor hoger zijn dan het drempelbedrag voor leveringen en diensten voor decentrale overheid ad € 214.000,-. Dit leidt ertoe dat de procedure van Europees aanbesteden moet worden gevolgd.

Dit is gebaseerd op de op 1 juli 2016 in werking getreden herziene Aanbestedingswet 2012 en het inkoopbeleid van de gemeente Doetinchem. De volgende onderwerpen zullen in dit plan van aanpak worden uitgewerkt Wat moet er gebeuren: a. Vaststellen Controleprotocol 2021; b. Procedure aanbesteding accountantsdiensten 2021 en verder ; c. Aanbestedingsleidraad. d. Planning aanbesteding

2 Vaststellen controleprotocol Het controleprotocol beschrijft de reikwijdte voor de controle van de jaarrekening. Verder gelden voor het oordelen van het “getrouwe beeld” en de “rechtmatigheidtoets” goedkeuring – en rapporteringtoleranties. In het controleprotocol zijn daarvoor de grenzen voor fouten en onzekerheden vermeld. Deze gegevens zijn van belang om op te nemen in het aanbestedingsdocument. Het bij het raadsvoorstel “aanbesteding accountantsdiensten 2021” en verder voorliggende controleprotocol is nog gebaseerd op de huidige wetgeving. In afwachting van besluitvorming door de Eerste Kamer is de kans groot dat naar aanleiding van de voorstellen van de Commissie Depla, in het rapport ‘Vernieuwing van de begroting en verantwoording van gemeenten’ met ingang van het verslagjaar 2021 het College van Burgemeester en Wethouders in de jaarrekening verantwoording af moet gaan leggen over de rechtmatigheid. Deze verantwoording gaat na een wetswijziging deel uitmaken van de jaarrekening, zodat de aandacht voor en de controle op rechtmatigheid op het huidig kwaliteitsniveau gehandhaafd blijft. De accountant geeft een getrouwheidsoordeel af over de jaarrekening, waarvan de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel uitmaakt. Het huidige afzonderlijke rechtmatigheidsoordeel in de controleverklaring van de accountant komt daarmee te vervallen

Plan van aanpak aanbesteding accountantsdiensten registratienummer 1404950 / 1618590

Pagina 3 van 7

Wij stellen u voor om het bij het raadsvoorstel “aanbesteding accountantsdiensten 2021” en verder voorliggende controleprotocol 2021 op basis van de huidige wetgeving vast te stellen, waarin net als in voorgaande jaren de goedkeuringstoleranties volgens de minimumeis van het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) zijn opgenomen . Deze luiden als volgt: Goedkeuringstolerantie

Goedkeurend

Beperking

Afkeurend

>1%<3%

Oordeelonthouding -

Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)

<1% <3%

>3%<10%

>10%

-

>3%

3 Procedure aanbesteding accountantsdiensten 3.1Uitvoeren rol raad 3.1.1 Instellen en taken werkgroep Voor de controlerende bevoegdheid van de raad beschikt de raad over meerdere instrumenten. De raad voert de regie bij het gebruik van deze instrumenten. Voorgesteld wordt om net als bij de vorige aanbesteding een raadswerkgroep “Aanbesteding accountantsdiensten ” in te stellen. waarin deze regierol tot uiting komt. Deze raadswerkgroep moet de volgende taken krijgen: 1. het uitvoeren van het aanbestedingsproces, met name het vaststellen van de aanbestedingstrategie 2. het opstellen en vaststellen van het programma van eisen voor de aanbesteding 3. het opstellen en vaststellen beoordelingscriteria en wegingsfactoren 4. het beoordelen binnengekomen offertes 5. beoordelen van de presentatie van de inschrijvers 6. selecteren accountant op basis van gunningcriteria van het aanbestedingsdocument De inkoop, juridische en inhoudelijke vragen zullen worden beantwoord door de ambtelijke vertegenwoordigers in de werkgroep (Inkoopadviseur, Louis Pothof en Concerncontroller Priska Blij) De raad moet het Plan van Aanpak, het controleprotocol en de planning vaststellen. Daarnaast moet de raad de werkgroep-leden vaststellen en uiteindelijk de accountant benoemen.

3.1.2 Samenstelling werkgroep Om de regierol maximaal tot zijn recht te laten komen bestaat de werkgroep uitvertegenwoordigers uit de raad. Hiertoe worden minimaal 4 raadsleden uit verschillende fracties benoemd. Daarnaast zijn de Wethouder Financiën, de Concerncontroller en een beleidsmedewerker control en advies van de afdeling Plan van aanpak aanbesteding accountantsdiensten registratienummer 1404950 / 1618590

Pagina 4 van 7

Concerncontrol en de Inkoopadviseur van de afdeling Services lid van de werkgroep. De Assistent-raadsgriffier verzorgt de reguliere rol in de communicatie tussen werkgroep, ambtelijke organisatie en raad.

3.1.3 Introductie werkgroep Ambtelijk wordt op dit moment het aanbestedingsdocument voorbereid. Direct na besluitvorming in de raad over het plan van aanpak, het controleprotocol en het instellen en benoemen van de werkgroep, wordt er voor de raadswerkgroep een bijeenkomst georganiseerd. In deze bijeenkomst wordt aan de leden van de werkgroep het concept aanbestedingsdocument (programma van eisen, de wijze van de beoordeling van de ontvangen offertes door middel van de gunningscriteria en wegingsfactoren) voorgelegd. Tevens is dit de gelegenheid om uit de vertegenwoordigers van de raad een voorzitter te benoemen. 3.1.4 Stemverhouding werkgroep Aangezien de benoeming en de inrichting van de accountant(scontrole) een opdracht is van de raad moet ook daar de zwaarste stem liggen. Hierdoor zal elke stem van een raadslid een weging kennen van 1 (4 raadsleden = totaal 4 stemmen), de Wethouder Financiën heeft 1 stem en de ambtelijk inbreng (exclusief de inkoopadviseur) hebben 1 stem (totaal 3 stemmen). De rol van de inkoopadviseur is die van procesbegeleider en hij heeft daarom geen stemrecht. 3.2 Openbare Europese aanbesteding De raming van de opdrachtwaarde ligt hoger dan het drempelbedrag voor aanbesteden voor leveringen en diensten voor decentrale overheid ad € 214.000,-. Dit leidt ertoe dat de procedure van Europees aanbesteden moet worden gevolgd.

Voorgesteld wordt om een openbare procedure te volgen. De openbare procedure is een aanbestedingsprocedure in één ronde omdat de verwachting is dat een zeer gering aantal inschrijvers belangstelling heeft om in te schrijven en de doorlooptijd van deze procedure relatief beperkt is. Voorgesteld wordt om het nieuwe contract af te sluiten voor een minimale periode van twee jaren, aangevuld met vier keer 12 maanden of net als de vorige keer te kiezen voor een looptijd van vier jaren, aangevuld met twee keer 12 maanden. De eerste optie past mooi in het stramien van de gemeenteraadsverkiezingen, waarbij een nieuwe raad de mogelijkheid heeft tot het kiezen van een andere accountant na haar aantreden. Een (nieuwe) accountant heeft wel enige inwerktijd nodig en uit de ervaringen die we afgelopen jaren met Baker Tilly hebben opgedaan hebben wij geleerd dat er tijd overheen gaat voordat wederzijdse verwachtingen ten aanzien van aan te leveren stukken, controleaanpak en terugkoppeling duidelijk zijn. De optiejaren bieden de mogelijkheid om, mochten omstandigheden daartoe aanleiding geven, het contract te verlengen zonder opnieuw te hoeven aanbesteden. Nadat het aanbestedingsdocument is vastgesteld door de werkgroep wordt de opdracht op de voorgeschreven wijze geplaatst.

Na sluiting van de offertetermijn zal de werkgroep op basis van de gunningscriteria uit het Plan van aanpak aanbesteding accountantsdiensten registratienummer 1404950 / 1618590

Pagina 5 van 7

aanbestedingsdocument de offertes beoordelen, een keuze maken en een benoemingsvoorstel voorbereiden. De werkgroep doet ook de gunning van de opdracht. Daarna benoemt de raad de accountant.

4 Aanbestedingsleidraad In het aanbestedingsdocument worden de volgende onderwerpen onderscheiden:  Opdrachtomschrijving;  Aanbestedingsprocedure; beschrijving inschrijvingsprocedure, beoordelingsprocedure  Uitsluitingsgronden  Lijst van eisen;  Gunningscriteria en beoordeling. In het Programma van Eisen worden de onderwerpen als accountantsfunctie en de op te leveren rapportages uitgewerkt. Hierbij wordt rekening gehouden met artikel 2, lid 3 van de controleverordening1. 4.1 Gunningcriteria Voorgeteld wordt om de volgende gunningscriteria te hanteren:  Kwaliteit van de dienstverlening: - Implementatieplan - Jaarlijkse accountantscontrole - Rapportage  Ervaring  Samenstelling Controle-team Presentatie/Interview  Vaste totaalprijs  Integraal uurtarief deelcontroles De criteria “totaalprijs en uurtarief”, “ervaring” en “kwaliteit van de dienstverlening op basis van de offerte” zijn objectief en kwantificeerbaar. Deze criteria zijn daarom middels een matrix inzichtelijk te maken voor de leden van de werkgroep. Deze matrix wordt ambtelijk voorbereid. Elk accountantsbureau verzorgt vervolgens een presentatie en besteedt daarbij aandacht aan de volgende onderwerpen:  controlefilosofie Artikel 2, lid 3 Controleverordening De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het Programma van eisen vast.

In het Programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen: a.de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringtoleranties) bij de controle van de jaarrekening; b.de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen; c.de eventueel aanvullend uit te voeren tussentijdse controles; d.de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapporteringen voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar: e.de posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringtoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden; f.de gemeentelijke taken en organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringtoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden. 1

Plan van aanpak aanbesteding accountantsdiensten registratienummer 1404950 / 1618590

Pagina 6 van 7

   

samenstelling team nieuwe ontwikkelingen voor de gemeente organisatie van de adviesfunctie de inzet van de organisatie.

Na de presentatie door de accountantsbureaus beoordeelt de werkgroep deze. Hierna stelt de werkgroep aan de hand van het opgestelde overzicht betreffende de criteria prijs, ervaring, kwaliteit van de dienstverlening en presentatie een eindoordeel op. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een “scorelijst”.

5 Planning De voorgestelde procedure van aanbesteding accountantsdiensten volgens de “openbare Europese aanbesteding” start met het vaststellen van dit Plan van Aanpak door de raad en eindigt met de benoeming van de nieuwe huisaccountant in de raad. De nieuwe accountant kan daarna meteen starten met de nulmeting en de interim controle. Onderstaand treft u de voorgestelde planning aan: Datum Tijd (Cet) 11-mrt 25-mrt 25-mrt 30-mrt 06-apr 13-apr 14-15-apr 16-apr 05-mei 14-mei 21-mei 28-mei 11-jun 6 -7 jul 30-jul 31-aug 01-sep

Wat beeldvormende raad

Activiteit Bespreken raadsvoorstel beeldvormend Inrichten projectorganisatie besluitvormende raad Besluiten over raadsvoorstel raadswerkgroep 1e bijeenkomst raadswerkgroep, bespreken bestek 2e bijeenkomst raadswerkgroep, vaststellen bestek en bespreken raadswerkgroep beoordelingsdocument raadswerkgroep vaststellen beoordelingsdocument inkoop Publicatietekst aankondiging van de opdracht opstellen inkoop Publiceren aankondiging op Negometrix 9:00 inkoop Uiterste mogelijkheid voor het stellen van vragen, 1e ronde inkoop Publiceren Nota van inlichtingen, 1e ronde 16:00 inkoop Uiterste mogelijkheid voor het stellen van vragen, 2e ronde inkoop Publiceren Nota van inlichtingen, 2e ronde 9:00 inkoop Uiterste datum/ tijdstip voor het indienen van een Inschrijving raadswerkgroep Presentaties/ Interviews inkoop Mededeling Gunningsbeslissing, start bezwaartermijn inkoop Verificatiebespreking besluitvormende raad Definitieve gunning en Ingangsdatum contract

Plan van aanpak aanbesteding accountantsdiensten registratienummer 1404950 / 1618590

Pagina 7 van 7