Bijlage 1 - Jaarstukken 2022.pdf
Tekst van het document
DEFINITIEVE JAARSTUKKEN 2022 ERFGOEDCENTRUM ACHTERHOEK EN LIEMERS TE DOETINCHEM
INHOUDSOPGAVE
Pagina
INLEIDING JAARREKENING 2022 1
Balans (inclusief toelichting)
6
2
Niet uit de balans blijkende verplichtingen
15
3
Gebeurtenissen na balansdatum
15
4
Staat van geactiveerde kapitaaluitgaven
16
5
Overzicht van Baten en lasten in de jaarrekening 2022
19
6
WNT
20
7
Controleverklaring van de onafhankelijke accountant
24
JAARVERSLAG PROGRAMMAVERANTWOORDING 1
Inleiding
28
2
Bestuur
29
3
Resultaten
31
3.1
Programma Erfgoedcentrum
31
3.2
Bedrijfsvoering
44
4
Paragraaf financiën
48
4.1
Resultaten
48
4.2
Weerstandsvermogen
50
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
INLEIDING Wij bieden u de programmaverantwoording 2022 aan van het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers. In de paragrafen schetsen wij kort een beeld van de financiële positie en de risico's van het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers.
JAARRESULTAAT Het jaar is afgesloten met een negatief resultaat van € 86.575. Voor een nadere toelichting op voor- en nadelige saldi verwijzen wij graag naar de programma's.
BESTEMMING RESULTAAT 2022 Het resultaat na bestemming zal dan € 86.575 zijn. Voorgesteld wordt het negatieve jaarresultaat ad € 86.575 te onttrekken aan de algemene reserve. CONTROLEVERKLARING Over 2022 is ten aanzien van de jaarrekening door Coöperatie ConFirm U.A. een controleverklaring verstrekt. De goedkeurende verklaring voor de jaarrekening 2022 is in het boekwerk opgenomen.
-3-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
BEHANDELPROCEDURE De behandelprocedure ziet er als volgt uit: 16 maart 6 april
Het Dagelijks Bestuur behandelt en stelt de jaarstukken vast. Het Algemeen Bestuur behandelt en stelt de definitieve jaarstukken vast.
Doetinchem, .....................2023
-4-
JAARREKENING 2022 ERFGOEDCENTRUM ACHTERHOEK EN LIEMERS
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
BALANS PER 31 DECEMBER 2022 (voor resultaatbestemming)
31 december 2022 €
€
31 december 2021 €
€
ACTIVA
Vaste activa Materiële vaste activa Investeringen met een economisch nut
379.796
403.767
7.978
7.426
Vlottende activa Uiteenzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Overige vorderingen Liquide middelen Bank- en girosaldi
315.064
436.708
994
341
Kassaldi
316.058
437.049
Overlopende activa
2.128
6.381
TOTAAL GENERAAL
705.960
854.623
Overlopende activa
-6-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
31 december 2022 €
€
31 december 2021 €
€
PASSIVA
VASTE PASSIVA Algemene reserves
192.939
199.400
Gerealiseerd resultaat
-86.575
-6.461 106.364
192.939
402.891
437.866
Vaste schulden met een rente typische looptijd van één jaar of langer Onderhandse leningen van binnenlandse banken en overige financiële instellingen VLOTTENDE PASSIVA Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Aflossingsverplichtingen langlopende schulden
41.857
27.218
Overige schulden
96.864
125.710 138.721
152.928
Overlopende passiva
57.984
70.890
TOTAAL GENERAAL
705.960
854.623
Overlopende passiva
-6-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
GRONDSLAGEN VOOR WAARDERING EN RESULTAATBEPALING Inleiding De jaarrekening is opgesteld op basis van het Besluit Begroting en Verantwoording. Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het desbetreffende balanshoofd anders is vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Personeelslasten worden in principe toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Als gevolg van het formele verbod op het opnemen van voorzieningen c.q. schulden uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbeidskostengerelateerde verplichtingen van vergelijkbare volume, worden sommige personele lasten echter toegerekend aan de periode waarin uitbetaling plaatsvindt; daarbij moet
worden
gedacht
aan
componenten
zoals
ziektekostenpremie
ten
behoeven
van
gepensioneerden, overlopende vakantiegeld- en verlofaanspraken en dergelijke. Vaste activa Materiële vaste activa met economisch nut Deze materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Specifieke investeringsbijdragen van derden worden op de desbetreffende investering in mindering gebracht; in die gevallen wordt op het saldo afgeschreven. De activa met relatief geringe betekenis worden in het jaar van aanschaf direct ten laste van de exploitatie gebracht. Afschrijvingen van de activa (op annuïteiten basis) vindt plaats vanaf het moment dat het object voor gebruik beschikbaar is en met inachtneming van de verwachte gebruiks- en nuttigheidsduur.
-7-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
Van de meest voorkomende c.q. belangrijkste activa is in onderstaand overzicht de gehanteerde afschrijvingstermijnen aangegeven. Meubilair
20 jaar
Archiefstellingen
30 jaar
ICT basisvoorzieningen
20 jaar
Vlottende activa Vorderingen en overlopende activa De vorderingen worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Voor verwachte oninbaarheid is een voorziening in mindering gebracht. De voorziening wordt statisch bepaald op basis van de geschatte inningskansen. Liquide middelen Deze activa worden tegen nominale waarde opgenomen. Vlottende passiva De vlottende passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Vaste schulden Vaste schulden worden gewaardeerd tegen de nominale waarde, verminderd met gedane aflossingen. De vaste schulden hebben een rentetypische looptijd van één jaar of langer.
-8-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
TOELICHTING OP DE BALANS PER 31 DECEMBER 2022
ACTIVA VASTE ACTIVA Materiële vaste activa
Investeringen met een economisch nut € Boekwaarde per 1 januari 2022 Aanschaffingswaarde
608.000
Cumulatieve afschrijvingen en waardeverminderingen
-204.233 403.767
Mutaties Investeringen
2.016
Afschrijvingen
-25.987 -23.971
Boekwaarde per 31 december 2022 Aanschaffingswaarde
610.016
Cumulatieve afschrijvingen en waardeverminderingen
-230.220
Boekwaarde per 31 december 2022
379.796
-9-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
VLOTTENDE ACTIVA Uiteenzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar
31-12-2022
31-12-2021
€
€
Overige vorderingen Nominale vordering Erfgoedcentrum
7.978
7.426
6.205
7.297
Ministerie van Financiën
166.114
250.521
N.V. Bank Nederlandse Gemeenten
142.695
142.280
50
36.610
315.064
436.708
994
341
-
492
160
160
1.417
1.289
551
500
-
3.940
2.128
6.381
Liquide middelen Bank- en girosaldi ABN AMRO Bank N.V.
Gelden onderweg
Kassaldi Kas
OVERLOPENDE ACTIVA Te ontvangen loonkostensubsidies Borgsom tags parkeerplaats Vooruitbetalingen Administratiekosten - Unit4 licentie Cursusmappen
-10-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
VASTE PASSIVA
31-12-2022
31-12-2021
€
€
Eigen vermogen Algemene reserves
192.939
199.400
Gerealiseerd resultaat
-86.575
-6.461
106.364
192.939
199.400
154.413
-6.461
44.987
192.939
199.400
Algemene reserves Stand per 1 januari Resultaatbestemming voorgaand boekjaar Stand per 31 december
2022 €
2021 €
Gerealiseerd resultaat Stand per 1 januari
-6.461
44.987
Gerealiseerd resultaat boekjaar
-86.575
-6.461
6.461
-44.987
-86.575
-6.461
Gerealiseerd resultaat voorgaand boekjaar Stand per 31 december
-11-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
VASTE SCHULDEN MET EEN RENTE TYPISCHE LOOPTIJD VAN ÉÉN JAAR OF LANGER
31-12-2022
31-12-2021
€
€
Lening o/g N.V. Bank Nederlandse Gemeenten Lening o/g N.V. Bank Nederlandse Gemeenten
280.804
308.939
2022 €
2021 €
Lening o/g N.V. Bank Nederlandse Gemeenten Stand per 1 januari
336.157
362.488
Aflossing
-13.496
-26.331
Stand per 31 december
322.661
336.157
Aflossingsverplichting komend boekjaar
-41.857
-27.218
Langlopend deel per 31 december
280.804
308.939
Deze lening ad € 555.000 is verstrekt ter financiering van investering huisvesting en inrichting in Brewinc. Aflossing vindt plaats over een periode van 19 jaar en 353 dagen vanaf 13 juli 2012. Het rentepercentage bedraagt 3,34% vast tot en met 2032. De halfjaarlijks betaalde termijn op basis van annuïteiten bedraagt € 19.110. Het aantal resterende halfjaarlijkse annuïteittermijnen bedraagt 19. Van het restant van de lening per 31 december 2022 heeft een bedrag van € 158.467 een looptijd langer dan vijf jaar.
31-12-2022
31-12-2021
€
€
Vooruit ontvangen archiefvergoeding Vooruit ontvangen archiefvergoeding
122.087
-12-
128.927
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
2022 €
2021 €
Vooruit ontvangen archiefvergoeding Stand per 1 januari
128.927
139.929
Ontvangen Werkbaan Oost
4.310
-
Vrijval Laborijn
-231
-231
Vrijval Hameland
-3.953
-3.953
-148
-
-6.818
-6.818
122.087
128.927
Vrijval Werkbaan Oost Vrijval Recreatieschap A&L Langlopend deel per 31 december
Betreft een vooruit ontvangen vergoeding voor archiefwerkzaamheden van Recreatieschap Achterhoek & Liemers ad € 119.025, van Hameland ad € 69.000, van Laborijn ad € 4.611 en van Werkbaan Oost ad € 4.310. Op 31 december 2022 is de stand van Recreatieschap Achterhoek & Liemers € 67.947, van Hameland € 46.290, van Laborijn € 3.689 en van Werkbaan Oost € 4.161. De vooruit ontvangen bedragen vallen in jaarlijkse termijnen vrij ten gunste van de exploitatie, voor het Recreatieschap Achterhoek & Liemers voor het eerst in 2015, voor Hameland het eerst in 2017, voor Laborijn het eerst in 2019 en voor Werkbaan Oost het eerst in 2022. De vrijval wordt gebaseerd op het aantal strekkende meters archief vermenigvuldigd met het voor dat jaar vastgestelde tarief per meter. Geen rentevergoeding en zekerheden van toepassing.
NETTO-VLOTTENDE SCHULDEN MET EEN RENTETYPISCHE LOOPTIJD KORTER DAN ÉÉN JAAR
31-12-2022
31-12-2021
€
€
Aflossingsverplichtingen langlopende schulden Leningen
41.857
27.218
96.864
125.710
Overige schulden Overige schulden
-13-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
31-12-2022
31-12-2021
€
€
Overige schulden Rekening-courant Mr. H.J. Steenbergenstichting
334
974
Nominale schuld Erfgoedcentrum
42.486
70.993
Loonheffing
52.329
52.607
Reservering sociale lasten
1.715
1.136
96.864
125.710
Accountantskosten - Confirm
13.000
7.260
Accountantskosten - Kab accountants & belastingadviseurs
2.662
2.662
-
31
21.843
-
Vooruitontvangen kwartaalbijdrage Gemeente Aalten
-
36.158
Vooruitontvangen subsidie Aalten
-
500
7.737
21.602
-
750
Nog te betalen bijdrage Nedersaksisch
7.138
1.000
Te betalen rente lening BNG
5.388
-
Overige overlopende passiva
216
927
57.984
70.890
OVERLOPENDE PASSIVA
Nettoloon Vooruitontvangen subsidie projecten CEPA (Cultuurpact)
Vooruitontvangen subsidie Provincie Nedersaksisch Bijdrage Cultuurpact
-14-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
NIET UIT DE BALANS BLIJKENDE VERPLICHTINGEN Meerjarige financiële verplichtingen Huur Het huurcontract voor het pand IJsselkade 13 te Doetinchem is aangegaan voor een periode van 20 jaar. De huur- en serviceverplichtingen lopen tot het jaar 2031. Het jaarlijks bedrag van met derden aangegane huurverplichtingen van onroerende zaken bedroeg in 2022 totaal € 213.930. De bijdrage in de servicelasten bedroeg in 2022 totaal € 139.781. Afgegeven bankgarantie Per 31 december 2022 is er een bankgarantie afgegeven door N.V. Bank Nederlandse Gemeenten voor een bedrag van € 268.920 ten behoeve van Brewinc B.V.
GEBEURTENISSEN NA BALANSDATUM Er zijn geen gebeurtenissen na balansdatum te melden, die relevant zijn voor de jaarrekening 2022.
-15-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
STAAT VAN INVESTERINGEN MET ECONOMISCH NUT
Investeringen met een economisch nut
Aanschafwaarde €
Balanswaarde 01-01-2022
Investeringen
Afschrijvingen
Balanswaarde 31-12-2022
€
€
€
€
Gebouwen Erfgoedcentrum Virupa muurdeco
1.490
873
-
76
797
Purple bleu stellingen
160
123
-
4
119
Purple bleu stellingen
14.642
11.504
-
381
11.123
Bruynzeel archiefstellingen
68.272
53.654
-
1.777
51.877
Bruynzeel archiefstellingen
127.658
100.315
-
3.323
96.992
Bruynzeel archiefstellingen
48.983
38.493
-
1.275
37.218
Koopmans meerwerk
30.808
18.037
-
1.556
16.481
Interieur studiezaal
6.785
1.052
-
697
355
Architect Noort
2.674
1.553
-
136
1.417
Architect Noort
4.928
2.872
-
250
2.622
Koopmans studiezaal
200.293
116.862
-
10.139
106.723
Koopmans meerwerk
17.605
10.279
-
890
9.389
All Round Bouw
4.025
2.452
-
199
2.253
Valdorpels bij de toegangsdeuren
1.681
1.064
-
81
983
Legbord depot
1.284
896
-
59
837
Bomefa wandrek
1.911
1.540
-
78
1.462
533.199
361.569
-
20.921
340.648
-16-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
Aanschafwaarde €
Balanswaarde 01-01-2022
Investeringen
Afschrijvingen
Balanswaarde 31-12-2022
€
€
€
€
Kantoorinventaris Erfgoedcentrum Schilderijen
950
555
-
48
507
Conferentietafel
788
453
-
41
412
Tafelwagen 2x
550
327
-
27
300
Ahrend kuipstoel
214
134
-
10
124
Inventaris archief
25.722
15.547
-
1.277
14.270
Fatima scherm hal
1.141
661
-
58
603
Switch laptops
1.832
-
-
-
-
Itee Solutions
338
203
-
17
186
Riad tafels
987
576
-
50
526
Multi Ratio garderobe
101
55
-
6
49
Schermen educatieruimte
2.942
1.719
-
149
1.570
Ahrend inrichting kantoren
25.449
14.902
-
1.285
13.617
Voorhuis educatieruimte
923
542
-
47
495
Ahrend diversen 2011
1.485
891
-
74
817
Biblionet boekenwagen
713
525
-
31
494
Beamer
633
-
-
-
-
Uni binder
599
-
-
-
-
Bureaustoel
1.130
20
-
20
-
Slagpers
847
126
-
126
-
Grafimates Droogrek
762
195
-
165
30
Prowise PC Module
520
200
-
109
91
CCV pinautomaat
554
263
-
114
149
1.653
1.063
-
329
734
Bureaustoel
604
388
-
121
267
Bureaustoel
604
469
-
117
352
Fototoestel
2.161
1.886
-
407
1.479
Laptop
PC Videobewaking Laptop Bureaustoel
599
498
-
114
384
1.418
-
1.418
230
1.188
598
-
598
94
504
76.817
42.198
2.016
5.066
39.148
-17-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
Aanschafwaarde € Totaal
610.016
Balanswaarde 01-01-2022
Investeringen
Afschrijvingen
Balanswaarde 31-12-2022
€
€
€
€
403.767
-18-
2.016
25.987
379.796
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN IN DE JAARREKENING 2022
Erfgoedcentrum
Werkelijke baten 2022
Werkelijke lasten 2022
Werkelijk saldo 2022
Begrote baten Begrote 2022 lasten 2022
Begroot saldo 2022
€
€
€
€
€
1.830.264
-1.916.839
Resultaat voor bestemming € 86.575 negatief, voorstel te onttrekken aan de algemene reserves.
-19-
-86.575
€ 1.665.790
-1.721.009
-55.219
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
WNT-VERANTWOORDING 2022 De WNT is van toepassing op Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers. Het voor Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers toepasselijke bezoldigingsmaximum is in 2022 € 216.000 (Algemeen bezoldigingsmaximum). Het bestuur van het Erfgoedcentrum is als volgt opgebouwd: -
Dagelijks bestuur, bestaande uit 2 AB-leden plus 1 DB-lid voorgedragen door de Staring Stichting;
-
Algemeen bestuur, bestaande uit de 8 portefeuillehouders van de bij de Wgr aangesloten
gemeenten, plus 1 lid afkomstig uit DB voorgedragen door de Staring Stichting; -
Bestuurscommissie, bestaande uit de voornoemde DB-leden, plus 2 leden afkomstig uit het AB en
2 leden voorgedragen door de Staring Stichting.
-20-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
1. Bezoldiging topfunctionarissen 1a. Leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking en leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking vanaf de 13e maand van de functievervulling
-21-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
1b. Topfunctionarissen met een bezoldiging van € 1.800 of minder Het bestuur is onbezoldigd.
2. Uitkeringen wegens beëindiging dienstverband aan topfunctionarissen Niet van toepassing.
-22-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
3. Overige rapportageverplichtingen op grond van de WNT Naast de hierboven vermelde topfunctionarissen zijn er geen overige functionarissen met een dienstbetrekking die in 2022 een bezoldiging boven het individueel toepasselijke drempelbedrag hebben ontvangen.
-23-
CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT Aan het bestuur van: Erfgoedcentrum Achterhoek Liemers
A. Verklaring over de in het rapport opgenomen jaarrekening 2022 Ons oordeel Wij hebben de jaarrekening 2022 van Erfgoedcentrum Achterhoek Liemers te Doetinchem gecontroleerd. Naar ons oordeel geeft de in dit rapport opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van het vermogen van Erfgoedcentrum Achterhoek Liemers per 31 december 2021 en van het resultaat over 2022 in overeenstemming met Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Tevens is de jaarrekening in overeenstemming met de bepalingen van en krachtens de WNT. De jaarrekening bestaat uit: • • •
de balans per 31 december 2022; de staat van baten en lasten over 2022; en de toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen.
De basis voor ons oordeel Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens het Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden vallen, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden en het controleprotocol WNT vallen. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie 'Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening'. Wij zijn onafhankelijk van Erfgoedcentrum Achterhoek Liemers zoals vereist in de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta), de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. B. Verklaring over de in het jaarverslag opgenomen andere informatie Naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij, omvat het jaarverslag andere informatie, die bestaat uit: •
de programmaverantwoording.
Op grond van onderstaande werkzaamheden zijn wij van mening dat de andere informatie: •
met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat;
Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat.
Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten in de Nederlandse Standaard 720 en artikel 213, lid 3 onder d Gemeentewet. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Het bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de programmaverantwoording in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. C. Beschrijving van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening Verantwoordelijkheid van het bestuur voor de jaarrekening Het bestuur is verantwoordelijk voor het opmaken en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en de bepalingen van en krachtens de WNT. Deze verantwoordelijkheid houdt onder meer in dat de jaarrekening zowel de baten en lasten als de activa en passiva getrouw dient weer te geven en dat de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Rechtmatige totstandkoming betekent in overeenstemming met de begroting en met de relevant wet- en regelgeving, waaronder verordeningen van de gemeenschappelijke regeling.
In dit kader is het bestuur verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die het bestuur noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten of fraude. Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel. Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken. Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel.
Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, het Controleprotocol WNT, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Onze controle bestond onder andere uit: •
•
• •
2/3
het identificeren en inschatten van de risico’s dat de jaarrekening afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude, het in reactie op deze risico’s bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing; het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden. Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de entiteit; het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en het evalueren van de redelijkheid van schattingen door het bestuur en de toelichtingen die daarover in de jaarrekening staan; het vaststellen dat de door het bestuur gehanteerde continuïteitsveronderstelling aanvaardbaar is.
Tevens het op basis van de verkregen controle-informatie vaststellen of er gebeurtenissen en omstandigheden zijn waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de onderneming haar bedrijfsactiviteiten in continuïteit kan voortzetten. Als wij concluderen dat er een onzekerheid van materieel belang bestaat, zijn wij verplicht om aandacht in onze controleverklaring te vestigen op de
• •
relevante gerelateerde toelichtingen in de jaarrekening. Als de toelichtingen inadequaat zijn, moeten wij onze verklaring aanpassen. Onze conclusies zijn gebaseerd op de controle-informatie die verkregen is tot de datum van onze controleverklaring. Toekomstige gebeurtenissen of omstandigheden kunnen er echter toe leiden dat een onderneming haar continuïteit niet langer kan handhaven; het evalueren van de presentatie, structuur en inhoud van de jaarrekening en de daarin opgenomen toelichtingen; het evalueren of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de onderliggende transacties en gebeurtenissen.
Wij communiceren met het bestuur onder andere over de geplande reikwijdte en timing van de controle en over de significante bevindingen die uit onze controle naar voren zijn gekomen, waaronder eventuele significante tekortkomingen in de interne beheersing.
Doetinchem, 16 februari 2023
Coöperatie ConFirm U.A.
w.g. drs. J. Westdijk RA
3/3
PROGRAMMAVERANTWOORDING
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
1
Inleiding
Voor u ligt het jaarverslag over 2022 van het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers (ECAL). De studiezaal van het Erfgoedcentrum was begin 2022 nog een aantal weken gesloten als gevolg van de COVID pandemie maar vanaf begin februari was het de hele organisatie weer 'business als usual'. Bezoekers waren weer welkom op de studiezaal zonder afspraak te hoeven maken en we konden ook weer activiteiten organiseren waarbij we in kleine en grote getalen geïnteresseerden konden ontvangen. Gemeenten hebben archieven overgedragen, overheids- en particulieren archieven zijn in beheer genomen en beschikbaar gesteld aan onze klanten. In de loop van het jaar is een meerjarige missie en visie vastgelegd in het Beleidsplan 2023-2026 dat als titel 'actief archief: attractief -proactief - interactief' meekreeg. Na de 'corona-jaren' waarin het Erfgoedcentrum net als vele andere organisaties enigszins gedwongen was zich meer op interne zaken te focussen, was het tijd en ook mogelijk om het vizier weer wagenwijd open te zetten. Al is de looptijd van het beleidsplan 2023-2026, daarop vooruitlopend is het Erfgoedcentrum in 2022 al begonnen met het verbeteren (herstellen) van de verbinding met onze klanten. Niet alleen door ruime opening van de studiezaal konden onze klanten weer bij ons komen, maar ook door het organiseren van meerdere activiteiten als lezingen, cursussen en rondleidingen.
Ook is er geïnvesteerd in het (hernieuwd) kennismaken met onze gemeentelijke 'klanten'. Zo zijn er gesprekken gevoerd met gemeentesecretarissen en is er een rondleiding gegeven aan de bestuurders. Daarnaast zijn er kleinschalige bijeenkomsten georganiseerd waarbij medewerkers van het Erfgoedcentrum 'live' hebben gesproken met de contactpersonen bij de gemeenten en is er voor medewerkers van de gemeenten een open dag georganiseerd. Na het 'normaal' van digitaal vergaderen is het elkaar informeel bijpraten, na eigenlijk best een lange periode, door alle betrokkenen als heel prettig en waardevol ervaren. Door verschillende omstandigheden zijn er - voor de schaal van het Erfgoedcentrum - grote verschuivingen geweest in het personeelsbestand; er werd afscheid genomen van vier collega's. Vacatures konden gelukkig wel weer relatief snel en goed worden ingevuld. De personeelswisselingen zorgden echter wel voor enige stagnatie in voortgang of uitstel van afronding van een aantal projecten. Daarentegen zorgde de veranderingen voor nieuw elan, enthousiasme en daarmee voor een goede sfeer.
-28-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
2
Bestuur
Het bestuur van het Erfgoedcentrum is als volgt opgebouwd: -
Algemeen Bestuur, bestaande uit de acht portefeuillehouders van de bij de Wgr aangesloten
gemeenten; -
Dagelijks Bestuur, bestaande uit twee AB-leden plus één DB-lid voorgedragen door de Staring
Stichting; -
Bestuurscommissie, bestaande uit de voornoemde DB-leden, plus twee leden afkomstig uit het AB
en twee leden voorgedragen door de Staring Stichting. Als gevolg van de gemeenteraadsverkiezingen in maart 2022 zijn er een aantal bestuurswisselingen geweest.
-29-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
-30-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
3
Resultaten
3.1
Programma Erfgoedcentrum
In deze programmaverantwoording is sprake van één programma: Programma Erfgoedtaken. Het gehele programma heeft voor het grootste deel betrekking op de uitvoering van wettelijke taken op het gebied van zorg en beheer van archieven. De archieftaken worden, voor de acht gemeenten die deelnemer zijn in de Wgr Erfgoed-centrum, uitgevoerd op basis van de Archiefwet 1995, de plaatselijke archiefverordeningen en Besluit informatiebeheer. Op basis van een dienstverleningsovereenkomst worden ook de archieftaken ten behoeve van het Waterschap Rijn en IJssel en Kasteel Huis Bergh uitgevoerd. De Archiefwet bepaalt dat de archieven in "goede, geordende en toegankelijke staat" moeten worden gebracht, beheerd en behouden en dat er toezicht wordt gehouden op de niet-overgedragen archieven. De niet wettelijke taken die het Erfgoedcentrum uitvoert, hebben betrekking op taken c.q. activiteiten met betrekking tot het onder de aandacht brengen en houden van de cultuur historie van de regio, ofwel de regionale identiteit. Deze taken worden uitgevoerd voor de gehele regio Achterhoek en Liemers. Financiële bijdragen voor de uitvoering van deze taken komen van de 8 aan de Wgr deelnemende gemeenten, de gemeenten Doesburg, Lochem en Zevenaar, de Provincie Gelderland, de donateurs van het Erfgoedcentrum, de Mr. H.J. Steenbergen-Stichting en de Stichting Vrienden erfgoed Staring.
-31-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
3.1.1 Archieven en collecties in 'goede staat' brengen, beheren en behouden Zorgen voor zo optimaal mogelijke omstandigheden voor opslag van de bestanden conform wet- en regelgeving en uitvoeren van werkzaamheden op het gebied van restauratie en conservering om (autonoom) verval van archieven tegen te gaan en schade te voorkomen. *
Na de afsluiting van eerdere e-depot projecten beschikt het Erfgoedcentrum inmiddels over kennis
en inzicht alsmede de benodigde e-depot hard- en software. In navolging van eerdere succesvolle edepot projecten heeft het Erfgoedcentrum in 2022 een aantal deelprojecten uitgevoerd met betrekking tot gebruik en inrichting van het e-depot. Het jaar 2022 stond vooral in het teken van het opdoen van nog meer praktijkervaring, mede door het e-depot verder te vullen. Er zijn verschillende deel- en aansluittrajecten uitgevoerd met individuele zorgdragers: - Een aantal gemeenten zijn samen met het Erfgoedcentrum gestart met een onderzoek naar het uitplaatsen van videotulen naar het e-depot. Gedurende 2022 is er in de werkgroep bijgedragen door de
gemeenten
Aalten,
Montferland,
Oude
IJsselstreek
en
Winterswijk.
Vanwege
wisselende
beschikbare middelen bij de gemeenten is de samenstelling van de werkgroep in de loop van het project gewijzigd; - De Gemeente Oost Gelre verkende de mogelijkheid om projectdossiers van de netwerkschijven duurzaam te kunnen opslaan in het e-depot; - Het Erfgoedcentrum heeft gewerkt aan mogelijkheden voor beschikbaarstelling van overgebrachte informatie uit het e-depot aan de burger;
-32-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
- De gemeenten Doetinchem, Aalten en Berkelland zijn samen met het Erfgoedcentrum gestart met een onderzoek naar het MDTO (nieuwe versie van een metadata schema). *
In 2022 zijn er advies overleggen geweest met zorgdragers uit de regio op het gebied van het e-
depot. - Er hebben verschillende gesprekken en/of demonstraties plaatsgevonden voor geïnteresseerden van buiten onze regio; - Tijdens de DIV dag zijn alle zorgdragers op de hoogte gebracht van de e-depot lopende en afgeronde aansluitprojecten; - Er zijn adviesgesprekken gevoerd met het Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg en input geleverd t.b.v. hun e-depot project. *
Archiefbewaarplaats en quarantaineruimte zijn conform wet- en regelgeving ingericht en in stand
gehouden. *
Archieven zijn materieel verzorgd: verpakt in zuurvrije dozen en -omslagen,
schadelijke materialen verwijderd, omslagen en dozen genummerd en gestickerd. Er is in totaal bijna 80 m archief materieel verzorgd waarbij ca. 8.000 stickers zijn geplakt. Materiële verzorging houdt in: archieven verpakken in zuurvrije dozen en -omslagen, schadelijke materialen verwijderen, omslagen en dozen nummeren en stickeren. *
In 2022 is in totaal 1,32 m stukken gerestaureerd van de gemeenten Berkelland, Montferland,
Oost Gelre, Oude IJsselstreek en Winterwijk: - 0,70 m stukken uit gemeentelijke archieven na 1811; - 0,43 m stukken met schadescore 14 (op basis van het restauratieplan) uit gemeentelijke archieven van voor 1811; - 0,19 m stukken 'on demand' op verzoek van een onderzoeker stukken worden gerestaureerd. Na restauratie zijn stukken die tot die tijd vanwege de slechte staat vele jaren niet ter inzage waren, weer te raadplegen door bezoekers.
3.1.2 Archieven en collecties in 'geordende staat' brengen, beheren en behouden: Zorgen voor ordening in beheerde bestanden zodat de archieven doorzoekbaar en vindbaar worden en blijven. Dit heeft zowel betrekking op analoog ('papieren') archief als digitaal archief. * *
In 2022 zijn er geen gemeentelijke archieven overgebracht. Er zijn 20 particuliere archieven/collecties (w.o. ook documentatie-collecties en aanvullingen)
opgenomen met een totale een omvang van ruim 25m. Deze collecties zijn opgenomen op basis van in het acquisitiebeleid omschreven redenen. Deze bestanden zijn opgeschoond, verpakt en (deels) geïnventariseerd De toegangen zijn op de website gepubliceerd.
-33-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
*
Vervaardigen en publiceren van toegangen (inventarissen): er zijn 44 inventarissen (toegangen)
vervaardigd.
-34-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
*
Vrijwilligers hebben gewerkt aan: - scannen en beschrijven van foto- en filmmateriaal; - nader toegankelijk maken (indexeren) van notariële akten en militieregisters; - verkoop van tweedehands boeken.
Daarnaast hebben vrijwilligers ondersteunende werkzaamheden verricht bij bijeenkomsten en exposities.
3.1.3 Archieven en collecties in 'toegankelijke staat' brengen, beheren en behouden: Beschikbaar stellen van in beheer zijnde archieven en collecties; fysiek via de studiezaal en digitaal via de website ('virtuele studiezaal') en gebruik van in beheer zijnde archieven en collecties stimuleren. *
In 2022 was de studiezaal gesloten voor bezoekers van 1 januari t/m 25 januari in verband met
COVID maatregelen. Vanaf de heropening van de studiezaal op 26 januari zijn de standaard openingstijden aangepast: dinsdag t/m donderdag, 6 uur per dag (9u-12u en 13u-16u).
*
De studiezaal is het drukst bezocht in de maanden februari (126), maart (126) en november
(141). De meeste aanvragen zijn gedaan in de maanden maart (921) en november (993). *
Er wordt vanaf eind 2018 bijgehouden hoeveel scanverzoeken het Erfgoedcentrum ontvangt. Een
groot deel hiervan bestaat uit scanverzoeken voor bouwdossiers. Na een enorme toename van scanaanvragen de afgelopen jaren daalde dit in 2022. Dit heeft met name te maken met het feit dat na 2020-2021 de studiezaal weer veel open is geweest. Daardoor konden bezoekers zelf (kosteloos) scans/foto's maken van documenten waarbij afhandeling door de medewerkers van het Erfgoedcentrum niet meer nodig was. De scanaanvragen met betrekking tot bouwtekeningen bleef wel het overgrote deel van alle scanverzoeken uitmaken.
-35-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
*
Naast het toevoegen van inventarissen, beschrijvingen, indexen en beeldbestanden is er ook veel
contact toegevoegd met betrekking tot de streektaal. In 2022 zijn de voorbereidingen getroffen voor de lancering van een vernieuwde website in het 2e kwartaal 2023. Op de nieuwe website wordt rekening gehouden met de laatste wensen en eisen rondom toegankelijkheid en informatieveiligheid. Tevens wordt de vindbaarheid en doorzoekbaarheid van informatie verbeterd als ook de online ondersteuning bij onderzoek.
*
Statistieken met betrekking tot raadpleging van archieftoegangen (inventarissen) via de website:
*
Eind 2022 waren er 4.837.000 doorzoekbare beschrijvingen beschikbaar op de website. Het aantal
afbeeldingen die via de website te vinden zijn, is gestegen t.o.v. het jaar daarvoor, maar het aantal films is niet toegenomen. Dit laatste is het gevolg van de jaren dat vrijwilligers niet aan de films hebben kunnen werken. Afgelopen jaar is met betrekking daartoe ingezet op het afhandelen van binnengekomen filmmateriaal; het bekijken en registreren. De verwachting is dat er in 2023 wel weer nieuwe films aan de website kunnen worden toegevoegd.
-36-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
*
Bijna alle gemeenten komen regelmatig dossiers lenen uit de bestanden die bij het
Erfgoedcentrum in beheer zijn of zijn uitgeplaatst (in het archiefdepot geplaatst in afwachting van overbrenging). Het aantal uitleningen aan de gemeenten is met 2.697 ongeveer 100 minder t.o.v. 2021.
*
Van verschillende zijden werd een beroep gedaan op beeldmateriaal uit de film- en fotocollectie
van het Erfgoedcentrum. In totaal zijn er 382 beeldbestanden geleverd voor diverse doeleinden. Een groot aantal afbeeldingen (bijna 50) zijn gebruikt voor het magazine Oer. Door het Gelders Genootschap zijn bijna 50 afbeeldingen gebruikt ten behoeve van het project Wederopbouw en bijna 40 afbeeldingen zijn gebruikt voor een tentoonstelling bij Erve Kots in Lievelde. 3.1.4 Uitvoeren van de archiefwettelijke inspectietaak De archiefinspecteur houdt toezicht op niet-overgedragen archieven; daarbij wordt inspectie uitgevoerd op bestanden die op het punt staan overgedragen te worden (moet conform geldende normen en eisen). Worden vernietigingslijsten beoordeeld en wordt gevraagd en ongevraagd advies gegeven met betrekking tot informatie- en archief-beheer van de gemeenten én gemeenschappelijke regelingen. *
Met alle gemeenten, het Waterschap en de gemeenschappelijke regelingen is regulier overleg
gevoerd. Daarnaast zijn voor iedere organisatie de volgende specifieke zaken uitgevoerd:
-37-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
-38-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
-39-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
-40-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
*
Ten behoeve van uitvoering van de archiefinspectietaak en deskundigheidsbe-vordering zijn
onderstaande algemene werkzaamheden uitgevoerd en is aan onderstaande activiteiten/ overleggen deelgenomen.
3.1.5 Stimuleren van onderzoek, studie en activiteiten op het gebied van en interesse in de streekcultuur en -historie Achterhoek en Liemers. *
Ten behoeve van het stimuleren van gebruik van in beheer zijnde archieven en collecties zijn
rondleidingen,
lezingen
en
cursussen
gegeven,
leerlingen
ontvangen
en
andere
activiteiten
georganiseerd. In onderstaand overzicht zijn niet alleen het aantal bezoekers vermeld die het Erfgoedcentrum/de locatie fysiek hebben bezocht, maar ook volgers van de live-stream van het Streektaalsymposium Bi-jpraoten over streektaal in de zorg (90) en de presentatie van het Jaarboek (250).
-41-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
*
Cultuurhistorisch magazine Oer verscheen in 2022 weer 4 keer. Dit tijdschrift heeft een oplage
van 950 exemplaren en wordt uitgegeven samen met het Regionaal Archief Zutphen en het Waterschap Rijn en IJssel. Halverwege het jaar is het uitgeverschap van Oer over gegaan van het Erfgoedcentrum naar Achterhoek Uitgevers. Het Erfgoedcentrum blijft (net als de andere partijen) inhoudelijke input leveren (lid van de redactie) en Oer beschikbaar stellen voor donateurs. *
De social media kanalen van het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers worden structureel
ingezet om activiteiten, nieuwtjes en interessant archiefmateriaal te belichten. Ook in 2022 zijn er weer flink wat volgers bijgekomen op Facebook, Twitter en Instagram.
-42-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
Daarnaast zijn er een aantal filmpjes toegevoegd op het Youtube-kanaal van het Erfgoedcentrum. Via dit kanaal zijn filmpjes te zien over Wiesneus 2022, drie filmpjes van voorleesverhalen uut Flonkergood 2022, en promotiefilmpjes van de voor Beste boek genomineerde boeken. Als onderdeel van het project 1572 zijn 9 korte filmpjes gemaakt die ook op Youtube te zien zijn. *
Het Erfgoedcentrum is het taalinstituut voor Nedersaksisch in de provincie Gelderland. - De subsidie van de Provincie Gelderland heeft het onder meer mogelijk gemaakt een
streektaalconsulent aan te stellen, een Stimuleringsfonds Nedersaksisch Gelderland in te stellen, een streektaalsymposium te organiseren en te starten met het opbouwen van een netwerk in de regio noordoost Veluwe; - In gezamenlijkheid met de Nedersaksische taalinstituten in Nederland (Friensland, Groningen, Drenthe en Overijssel) zijn in 2022 zogenaamde 'beurtbalkjes' voor op de lopende band in supermarkten gemaakt en verspreid. De lancering in de Achterhoek kreeg landelijke media aandacht. - Ook veel media aandacht heeft het uitgeven van het 'zorgzakboekje' gekregen; een klein woordenboekje voor verzorgenden. Naar aanleiding daarvan is i.s.m. het taalinstituut in Overijssel lesmateriaal ontwikkeld, voor opleiding verzorgende MBO en voor training on the job bij verpleeghuizen en ziekenhuizen; - Het project Wiesneus; kindertijdschrift met daaraan gekoppelde streektaal les voor groep 6/7 in het basisonderwijs is verder uitgebreid. Wederom hebben meer scholen dan in 2021 met dit project meegedaan. Als afsluiting van Wiesneus 2022 zijn gratis concerten voor kinderen georganiseerd: een voorstelling Peter en de Wolf in het Achterhoeks waarbij het klassieke muziekstuk is uitgevoerd door een voltallig orkest.
De voorstellingen vonden plaats in theater 't Spieker in Eibergen (Berkelland) en Openluchttheater Engbergen in Gendringen (oude IJsselstreek; - In samenwerking met de Dialectkring Achterhook en Liemers en de Stichting Vrienden van de Streektaal Lochem is de Waeke van het Achterhookse en Liemerse Book georganiseerd. Daarvoor is een bundel nieuwe verhalen en gedichten in de streektaal samengesteld en uitgebracht onder de titel Flonkergood. Dit boekje heeft iedereen die in die week een boek uit of over de regio kocht (bij het Erfgoedcentrum of bij de boekhandel in de regio) kado gekregen. De bijeenkomst was georganiseerd in Vorden en trok veel publiek (ruim 150 bezoekers). Dit was niet alleen de aftrap van de boekenweek maar tevens werd hier de prijs uitgereikt voor 'Beste Boek Achterhoek en Liemers 2021'. De boekenweek en prijsuitreiking kreeg veel aandacht in de regionale media.
-43-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
3.1.6 Verzamelen, beheren en beschikbaar stellen van literatuur en documentatie met betrekking tot streekcultuur en -historie Achterhoek en Liemers. *
De bibliotheekcollectie is actueel en beschikbaar gehouden door aanschaf van relevante
publicaties, verwerkingen van aanwinsten en wegwerken van werkvoorraden. Aantal aanwinsten in de bibliotheek: 256 publicaties waarvan 118 aangekocht. De overige 138 publicaties zijn aan het Erfgoedcentrum
geschonken.
Bovendien
werden
122
publicaties
toegevoegd
aan
de
bibliotheekcollectie uit de werkvoorraad in 2022. *
Bibliotheekcatalogus is aangevuld met de aanwinsten, beschrijvingen van periodieken en er is
gewerkt aan het wegwerken van de werkvoorraad (herordening en registratie). *
De documentatiecollectie van het Achterhoeks Archief is opgeschoond.
*
Het scannen van kaften van aanwinsten werd voortgezet, zodat die in de bibliotheekcatalogus
opgenomen kunnen worden bij de beschrijvingen van de desbetreffende boeken. 3.2
Bedrijfsvoering
3.2.1 Personeel en organisatie VASTE MEDEWERKERS *
In de loop van het jaar zijn om verschillende redenen 4 medewerkers uit dienst gegaan (einde
contract, andere baan, pensioen). Het is gelukt om alle vacatures binnen redelijke termijn weer in te vullen ondanks de druk op de arbeidsmarkt. Voor het einde van het jaar zijn 2 van de nieuwe medewerkers gestart, een medewerker start per 1-1-2023 en de laatste per 1-3-2023. Voor het team, bestaande uit 16 personen betekent dat een grote verandering. *
Ter ontwikkeling van de medewerkers is er een teamtraining georganiseerd, zijn periodieke
personeelsgesprekken gevoerd en hebben een aantal medewerkers deelgenomen aan specifieke studiedagen/-bijeenkomsten. *
Er zijn door een aantal medewerkers cursussen/trainingen gevolgd: trainingen Mais Flexis
(archiefbeheersysteem) en Zaaksysteem. VRIJWILLIGERS * *
Het aantal vrijwilligers lag eind 2022 op 38. Omdat de Kerstbijeenkomst in 2021 niet door kon gaan, was een Nieuwjaarsontbijt in 2022
gepland maar helaas kon dat vanwege COVID ook niet plaatsvinden. Uiteindelijk is er een paasontbijt georganiseerd
wat
door
de
vrijwilligers
erg
werd
gewaardeerd.
In
december
is
er
een
Kerstbijeenkomst georganiseerd met een pubquiz en na afloop ontvingen de vrijwilligers een kerstpakket.
-44-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
INHUUR DERDEN *
Via Laborijn is één medewerkster bij het Erfgoedcentrum werkzaam. Zij verricht ondersteunende
administratieve werkzaamheden. *
Op projectbasis zijn twee medewerkers in dienst als 'streektaalfunctionaris'. De werkzaamheden
die zij uitvoeren, vallen deels onder de projecten van het Cultuur- en Erfgoedpact Achterhoek en deels zijn het projecten van het Erfgoedcentrum zelf, gebaseerd op het activiteitenplan op basis waarvan de Provincie Gelderland subsidie verleent. OVERIG *
Inzet P&O (HR en salarisadministratie) ICT vanuit gemeente Doetinchem op basis van Service
Level Agreement is gecontinueerd.
3.2.2 Huisvesting *
Ten behoeve van de huisvesting wordt depot-, kantoor- en studiezaalruimte gehuurd (op basis
van een langlopend huurcontract) van Brewinc B.V. *
Het Erfgoedcentrum is vertegenwoordigd in de Stichting Brewinc Beheer; een beheerstichting ten
behoeve van de gebruikers (bewoners) van het gebouw het Brewinc. Het Erfgoedcentrum vervult hier de rol van secretaris. Via de verhuurder wordt een gebouwenbeheerder ingezet ten behoeve van facilitaire zaken met betrekking tot het gebouw als geheel en gezamenlijke ruimtes (niet voor de ruimtes van de afzonderlijke gebruikers). *
Voor gebruik van een up-to-date netwerk, benodigde hard- en software en voor ondersteuning
ICT-diensten wordt gebruik gemaakt van inzet van de gemeente Doetinchem op basis van een Service Level Agreement.
-45-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
3.2.3 Samenwerking *
Het Erfgoedcentrum heeft goede contacten met het Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg
(SALD); er is regelmatig overleg en er wordt gebruik gemaakt van wederzijdse kennis, ervaring en diensten. *
Het Erfgoedcentrum, Regionaal Archief Zutphen en Waterschap Rijn en IJssel geven gezamenlijk
het cultuur historisch magazine Oer uit. *
Er is nauwe samenwerking met de medegebruikers van 't Brewinc en met name de Bibliotheek
West Achterhoek, wat heeft geleid tot uitwisseling van kennis en ervaringen maar ook tot concrete gezamenlijke activiteiten (zoals Wiesneus en organisatie van lezingen). *
Vanaf 2017 is het Erfgoedcentrum coalitiepartner van het Cultuur- en Erfgoedpact Achterhoek
(CEPA). Samen met vijf andere coalitiepartners wordt gezamenlijk invulling gegeven aan dit pact. Binnen het CEPA zijn een aantal direct aan het Erfgoedcentrum gerelateerde projecten gerealiseerd: - Wiesneus: door goede samenwerking met de bibliotheken West- én Oost-Achterhoek, Achterhoekse Poort en Montferland is het project Wiesneus - magazine en lessen m.b.t. de streektaal - een groot succes. - Plat Gespöld: jaarlijks streektaalmuziekfestival met toekenning van de prijs 'De Gelderse Kleiroze' voor het 'haevigste liedje' van het afgelopen jaar. - In 2021 is gestart met het uitwerken van de verhaallijn rond 1572 op basis waarvan in 2022 een boekje is verschenen een en reeks korte filmpjes is gemaakt. Er is samen gewerkt met het landelijke project 'geboorte van Nederland', verschillende gemeenten, musea en historische verenigingen.
-46-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
*
Sinds de ondertekening in 2018 van het convenant Nedersaksisch door de provincies waar
Nedersaksisch de streektaal is, heeft de provincie Gelderland het Erfgoedcentrum aangewezen als hét taalinstituut Nedersaksisch voor deze provincie. Vanaf 2019 is daardoor een steeds hechtere samenwerking en band ontstaan met de andere Nedersaksische taalinstituten in Nederland: Overijsselacademie, Huus van de Taol (Drenthe), CGTC (Groningen) en de Schrieversronte in Stellingwerven (Friesland). De directeuren hebben inmiddels een stuurgroep gevormd om activiteiten op elkaar af te stemmen en zo mogelijk gezamenlijk te ontwikkelen. *
Met betrekking tot diverse activiteiten is dit jaar actief samengewerkt met allerlei verenigingen en
organisaties: - Achterhoek Nieuws - Achterhoek Uitgevers - Archiefdiensten in de provincie Gelderland, waaronder Gelders Archief, Regionaal Archief Zutphen en Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg - Audio Visueel Archief Gelderland (AVAG) - Bibliotheek West-Achterhoek, Oost-Achterhoek, Achterhoekse Poort, Montferland en De Graafschap - Coalitiepartners in het Cultuur- en Erfgoedpact Achterhoek (Amphion, DRU Industriepark, St. Achterhoek Toerisme, Boogie Woogie, Culturije, Cultuur Oost) - Commissie Open Monumentendag - Coöperatie Erfgoed Gelderland - Dialectkring Achterhook en Liemers - Drie Koningen Treffen (Liemers) - De Gelderlander - Het Gelders Genootschap - Historische en oudheidkundige Verenigingen in de regio - Huis Bergh - Taalinstituten in het Nedersaksisch taalgebied: Huus van de Taol, Overijsselacademie, Centrum Groninger Taal en Cultuur, Scrieversronte Stellingwerve
-47-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
- Museum STAAL Almen - Nationaal Onderduikmuseum Aalten - Nederlandse Genealogische Vereniging, afd. Achterhoek en Liemers - Omroep Gelderland - Provincie Gelderland - SONT - Stadsmuseum Doetinchem - Staring Stichting - Mr. H.J. Steenbergen-Stichting - Stichting Vrienden erfgoed Staring - Vereniging Vrienden van de Streektaal veur Lochem e.u. - Waterschap Rijn en IJssel
4
Paragraaf financiën
4.1
Resultaten
Het Erfgoedcentrum heeft het jaar 2022 afgesloten met een negatief resultaat van € 86.575 tegenover een begroot negatief resultaat van € 55.221. 4.1.1 BATEN De totaal ontvangen baten bedragen € 1.830.264 tegen een begroot bedrag van € 1.640.438. Bijdragen gemeenten Ontvangen bijdragen van gemeenten € 1.539.772; begroot € 1.532.882, waarvan ontvangen bijdragen van niet WGR-gemeenten € 16.647; begroot € 12.000. De niet-WGR-gemeenten zijn Doesburg, Lochem en Zevenaar. Bijdrage Provincie Gelderland Ontvangen subsidie € 125.735; begroot € 35.000. Hiervan is € 111.870 ontvangen over het jaar 2022, een deel van de ontvangen subsidie is ontvangen in 2021, zijnde € 13.865. Er is nu nog een klein restant van de subsidie 2021/2022 dat doorgeschoven wordt naar 2023, saldo van € 7.737. Baten uit acties van derden Ontvangen bijdrage van de Mr. H.J. Steenbergen-stichting.
-48-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
Overige baten De overige baten bestaan uit een aantal posten. -
De bijdrage archiefbijdragen gemeenschappelijk regelingen, Regio Achterhoek, Recreatieschap
Achterhoek en Liemers, Hameland, Laborijn, ISWI en Werkbaan Oost. Ontvangen € 29.153; begroot € 26.861. -
Baten uit DVO: Stichting Huis Bergh en Waterschap Rijn en IJssel.
-
Vergoeding dienstverlening: € 15.624; begroot 3.750. Meer inkomsten uit vergoeding
dienstverlening dan begroot komt voornamelijk door de grote vraag naar scans van bouwtekeningen. De overige baten zijn ongeveer gelijk aan de begroting.
4.1.2 LASTEN De totale lasten bedragen € 1.916.839 tegenover een begroot bedrag van € 1.695.659. Toelichting lagere kosten Personeel De kosten voor het personeel zijn € 987.852; begroot € 1.012.025. De kosten voor het personeel zijn circa € 24.000 lager. We ontvangen voor 1 medewerker loonsubsidie van Laborijn. Daarnaast worden een aantal uren van medewerkers m.b.t. specifieke werkzaamheden gedekt uit subsidie van de Provincie Gelderland voor uitvoering van projecten op het gebied van de streektaal (Nedersaksisch). Toelichting hogere Apparaatskosten *
De energiekosten zijn in 2022 extreem gestegen, € 37.781 hoger dan begroot.
*
Er is in 2022 minder besteed aan restauratie en conservering (€ 7.000 lager dan begroot).
Vanwege andere werkzaamheden kon de betreffende medewerker minder aan met name restauratie doen. *
Er is in 2022 minder besteed aan websites en licenties (€ 17.000 lager dan begroot). De lancering
van de nieuwe website en afronding van implementatie van het zaaksysteem moesten worden uitgesteld naar 2023 als gevolg van meerder personele wisselingen. *
De ICT kosten SLA zijn dit jaar flink gestegen, € 15.000.
*
De post onvoorzien (€ 5.000 begroot) is niet gebruikt.
*
De post P&R (€ 5.000 begroot) heeft dit jaar nauwelijks gebruikt, doordat er weinig activiteiten
zijn georganiseerd die niet met de streektaal hadden te maken. (Kosten voor activiteiten die wel betrekking hebben op de streektaal worden gedekt uit subsidie van de Provincie Gelderland). *
Kosten voor het E-depot zijn dit jaar € 7.400 hoger uitgevallen dan begroot. Dit is het gevolg van
hoge indexering van opslagkosten i.v.m. verhoging van energiekosten.
-49-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
Algemene reserve De algemene reserve komt na verrekening van het tekort in 2022 per 31 december 2022 uit op een bedrag van € 106.355. Voor het overige verwijzen wij u naar de opgestelde cijfers 2022.
4.2
Weerstandsvermogen
4.2.1 WEERSTANDSCAPACITEIT Het weerstandsvermogen van het Erfgoedcentrum is het vermogen om (incidentele) financiële tegenvallers te kunnen opvangen om taken te kunnen voortzetten. Het weerstandsvermogen is de relatie tussen de weerstandscapaciteit (de beschikbare middelen om niet begrote kosten te dekken) en de risico's (waarvoor geen voorzieningen zijn getroffen of verzekeringen voor zijn afgesloten). Het weerstandsvermogen is van belang voor het bepalen van de gezondheid van de financiële positie van het Erfgoedcentrum. Voor berekening van het weerstandsvermogen wordt als uitgangspunt 10% van de begrote omzet gehanteerd. De relevante risico's voor het weerstandvermogen zijn binnen het Erfgoedcentrum gering. Ter dekking van dergelijke risico's is een weerstandsvermogen van € 20.000 voldoende. De algemene reserve per 31 december 2022 bedraagt € 106.364. Er is op dit moment voldoende reserve om tekorten op te vangen. Daarnaast zijn de deelnemende gemeenten aansprakelijk voor de tekorten.
-50-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
4.2.2 RISICO'S Van 3 gemeenten in ons werkgebied en de Provincie Gelderland ontvangt het Erfgoedcentrum subsidie ten behoeve van de uitvoering van de niet-archieftaken. Vaststelling van de definitieve subsidies die worden verstrekt, volgt in het lopende jaar. Aan de vaststelling en toekenning van deze subsidies ligt geen wettelijke verplichting ten grondslag, waardoor mogelijk minder subsidies worden toegekend dan gevraagd. Het risico van ontvangst lagere subsidies wordt geschat op 20% van de totale subsidiebijdrage van Provincie en gemeenten. Wanneer CAO-onderhandelingen of het algemene prijspeil hogere (of lagere) ontwikkelingen geeft, kan dit doorwerken in lopende contracten en subsidierelaties. Op grond van het cafetariamodel kan het personeel verlofdagen kopen of verkopen. Dit heeft financiële consequenties danwel gevolgen voor het aantal beschikbare uren. De financiële gevolgen komen jaarlijks ten laste van het jaarresultaat, omdat vooraf nauwelijks een inschatting gemaakt kan worden van deze financiële gevolgen. Deze kunnen jaarlijks fluctueren. De afgelopen jaren is hier nauwelijks gebruik van gemaakt. Op basis daarvan wordt dit risico ingeschat op nihil. Het Erfgoedcentrum heeft geen lopende risicodossiers zoals bijvoorbeeld claims.
-51-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
4.2.3 FINANCIËLE KENGETALLEN Op grond van het wijzigingsbesluit vernieuwing Besluit Begroting en Verantwoording (BBV), moet een set van vijf verplichte kengetallen opgenomen worden voorzien van een toelichting.
De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. Een positieve schuldquote geeft aan dat er geen overschot aan middelen is. De solvabiliteitsratio geeft inzicht in de mate waarin het Erfgoedcentrum in staat is aan haar financiële verplichting te voldoen. Onder de solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. Hoe hoger de solvabiliteit, hoe gezonder het bedrijf. De solvabiliteitsratio schommelt tussen de 15 en 23. Het Erfgoedcentrum zal geen hoge solvabiliteitsratio opbouwen. Bij een hoger positief resultaat zal dit uitgekeerd worden aan de gemeenten. Tenzij er afspraken gemaakt worden over de algemene reserve. De structurele exploitatieruimte geeft aan hoe groot de structurele vrije ruimte binnen de vastgestelde begroting is. Dit kengetal geeft aan dat er binnen het Erfgoedcentrum geen vrije ruimte aanwezig is. In de meerjarenbegroting (2019 t/m 2022) van het Erfgoedcentrum is in de eerste 2 jaren rekening gehouden met een positief resultaat, de jaren daarna met een negatief resultaat. In het overzicht van de kengetallen is dit terug te zien in de solvabiliteitsratio en de exploitatieruimte.
-52-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
Doetinchem, 16 maart 2023
S. Metaal-ten Dolle
E.T.G. Siero
Plaatsvervangend voorzitter
Secretaris/Directeur
-53-