Bijlage 1 - Jaarstukken 2021.pdf
Tekst van het document
DEFINITIEVE JAARSTUKKEN 2021 ERFGOEDCENTRUM ACHTERHOEK EN LIEMERS TE DOETINCHEM
INHOUDSOPGAVE Pagina INLEIDING
JAARREKENING 2021
1
Balans (inclusief toelichting)
6
2
Niet uit de balans blijkende verplichtingen
15
3
Gebeurtenissen na balansdatum
15
4
Staat van geactiveerde kapitaaluitgaven
16
5
Overzicht van Baten en lasten in de jaarrekening 2021
18
6
WNT
19
7
Controleverklaring van de onafhankelijke accountant
22
JAARVERSLAG
PROGRAMMAVERANTWOORDING
1
Inleiding
26
2
Bestuur
27
3
Resultaten
29
3.1
Programma Erfgoedcentrum
29
3.2
Bedrijfsvoering
42
4
Paragraaf financiën
46
4.1
Resultaten
46
4.2
Weerstandsvermogen
47
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
INLEIDING
Wij bieden u de programmaverantwoording 2021 aan van het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers.
In de paragrafen schetsen wij kort een beeld van de financiële positie en de risico's van het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers.
JAARRESULTAAT Het jaar is afgesloten met een negatief resultaat van € 6.461. Voor een nadere toelichting op voor- en nadelige saldi verwijzen wij graag naar de programma's.
BESTEMMING RESULTAAT 2021 Het resultaat na bestemming zal dan € 6.461 zijn. Voorgesteld wordt het negatieve jaarresultaat ad € 6.461 te onttrekken aan de algemene reserve. CONTROLEVERKLARING Over 2021 is ten aanzien van de jaarrekening door Coöperatie ConFirm U.A. een controleverklaring verstrekt. De goedkeurende verklaring voor de jaarrekening 2021 is in het boekwerk opgenomen.
-3-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
BEHANDELPROCEDURE De behandelprocedure ziet er als volgt uit: 14 maart 21 april
Het Dagelijks Bestuur behandelt en stelt de jaarstukken vast. Het Algemeen Bestuur behandelt en stelt de definitieve jaarstukken vast.
Doetinchem, 8 maart 2022
-4-
JAARREKENING 2021 ERFGOEDCENTRUM ACHTERHOEK EN LIEMERS
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
BALANS PER 31 DECEMBER 2021 (voor resultaatbestemming)
31 december 2020
31 december 2021 €
€
€
€
ACTIVA
Vaste activa Materiële vaste activa Investeringen met een economisch nut
403.767
425.849
7.426
5.937
Vlottende activa Uiteenzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Overige vorderingen Liquide middelen Bank- en girosaldi
436.708
490.619
341
560
Kassaldi
437.049
491.179
Overlopende activa
6.381
44.669
TOTAAL GENERAAL
854.623
967.634
Overlopende activa
-6-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
31 december 2020
31 december 2021 €
€
€
€
PASSIVA
VASTE PASSIVA Algemene reserves
199.400
154.413
-6.461
44.987
Gerealiseerd resultaat
192.939
199.400
437.866
476.114
Vaste schulden met een rente typische looptijd van één jaar of langer Onderhandse leningen van binnenlandse banken en overige financiële instellingen VLOTTENDE PASSIVA Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Aflossingsverplichtingen langlopende schulden
27.218
26.303
Overige schulden
125.710
85.132 152.928
111.435
Overlopende passiva
70.890
180.685
TOTAAL GENERAAL
854.623
967.634
Overlopende passiva
-6-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
GRONDSLAGEN VOOR WAARDERING EN RESULTAATBEPALING Inleiding De jaarrekening is opgesteld op basis van het Besluit Begroting en Verantwoording. Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het desbetreffende balanshoofd anders is vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden.
De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden.
Personeelslasten worden in principe toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Als gevolg van het formele verbod op het opnemen van voorzieningen c.q. schulden uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbeidskostengerelateerde verplichtingen van vergelijkbare volume, worden sommige personele lasten echter toegerekend aan de periode waarin uitbetaling plaatsvindt; daarbij moet
worden
gedacht
aan
componenten
zoals
ziektekostenpremie
ten
behoeven
van
gepensioneerden, overlopende vakantiegeld- en verlofaanspraken en dergelijke. Vaste activa Materiële vaste activa met economisch nut Deze materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Specifieke investeringsbijdragen van derden worden op de desbetreffende investering in mindering gebracht; in die gevallen wordt op het saldo afgeschreven. De activa met relatief geringe betekenis worden in het jaar van aanschaf direct ten laste van de exploitatie gebracht.
Afschrijvingen van de activa (op annuïteiten basis) vindt plaats vanaf het moment dat het object voor gebruik beschikbaar is en met inachtneming van de verwachte gebruiks- en nuttigheidsduur.
-7-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
Van de meest voorkomende c.q. belangrijkste activa is in onderstaand overzicht de gehanteerde afschrijvingstermijnen aangegeven. Meubilair
20 jaar
Archiefstellingen
30 jaar
ICT basisvoorzieningen
20 jaar
Vlottende activa Vorderingen en overlopende activa De vorderingen worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Voor verwachte oninbaarheid is een voorziening in mindering gebracht. De voorziening wordt statisch bepaald op basis van de geschatte inningskansen. Liquide middelen Deze activa worden tegen nominale waarde opgenomen. Vlottende passiva De vlottende passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Vaste schulden Vaste schulden worden gewaardeerd tegen de nominale waarde, verminderd met gedane aflossingen. De vaste schulden hebben een rentetypische looptijd van één jaar of langer.
-8-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
TOELICHTING OP DE BALANS PER 31 DECEMBER 2021
ACTIVA VASTE ACTIVA Materiële vaste activa
Investeringen met een economisch nut € Boekwaarde per 1 januari 2021 Aanschaffingswaarde
605.240
Cumulatieve afschrijvingen en waardeverminderingen
-179.391 425.849
Mutaties Investeringen
2.760
Afschrijvingen
-24.842 -22.082
Boekwaarde per 31 december 2021 Aanschaffingswaarde
608.000
Cumulatieve afschrijvingen en waardeverminderingen
-204.233
Boekwaarde per 31 december 2021
403.767
-9-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
VLOTTENDE ACTIVA Uiteenzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar
31-12-2021
31-12-2020
€
€
Overige vorderingen Nominale vordering Erfgoedcentrum
7.426
5.937
7.297
8.189
Ministerie van Financiën
250.521
340.067
N.V. Bank Nederlandse Gemeenten
142.280
142.283
Gelden onderweg
36.610
80
436.708
490.619
341
560
-
4.916
492
485
-
37.940
160
160
1.289
896
500
239
3.940
-
-
33
6.381
44.669
Liquide middelen Bank- en girosaldi ABN AMRO Bank N.V.
Kassaldi Kas
OVERLOPENDE ACTIVA Voorschotten personeel Te ontvangen loonkostensubsidies Nog te ontvangen subsidies Streekeigen Borgsom tags parkeerplaats Vooruitbetalingen Administratiekosten - Unit4 licentie januari 2022/2021 Cursusmappen Overige
-10-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
VASTE PASSIVA
31-12-2021
31-12-2020
€
€
Eigen vermogen Algemene reserves
199.400
154.413
-6.461
44.987
192.939
199.400
Stand per 1 januari
154.413
46.419
Resultaatbestemming voorgaand boekjaar
44.987
107.994
Stand per 31 december
199.400
154.413
Gerealiseerd resultaat
Algemene reserves
2021 €
2020 €
Gerealiseerd resultaat Stand per 1 januari
44.987
107.994
Gerealiseerd resultaat boekjaar
-6.461
44.987
Gerealiseerd resultaat voorgaand boekjaar
-44.987
-107.994
Stand per 31 december
-6.461
44.987
-11-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
VASTE SCHULDEN MET EEN RENTE TYPISCHE LOOPTIJD VAN ÉÉN JAAR OF LANGER
31-12-2021
31-12-2020
€
€
Lening o/g N.V. Bank Nederlandse Gemeenten Lening o/g N.V. Bank Nederlandse Gemeenten
308.939
336.185
2020
2021 €
€
Lening o/g N.V. Bank Nederlandse Gemeenten Stand per 1 januari
362.488
387.961
Aflossing
-26.331
-25.473
Stand per 31 december
336.157
362.488
Aflossingsverplichting komend boekjaar
-27.218
-26.303
Langlopend deel per 31 december
308.939
336.185
Deze lening ad € 555.000 is verstrekt ter financiering van investering huisvesting en inrichting in Brewinc.
Aflossing vindt plaats over een periode van 19 jaar en 353 dagen vanaf 13 juli 2012. Het rentepercentage bedraagt 3,34% vast tot en met 2032. De halfjaarlijks betaalde termijn op basis van annuïteiten bedraagt € 19.110. Het aantal resterende halfjaarlijkse annuïteittermijnen bedraagt 21. Van het restant van de lening per 31 december 2021 heeft een bedrag van € 190.587 een looptijd langer dan vijf jaar.
31-12-2021
31-12-2020
€
€
Vooruit ontvangen archiefvergoeding Vooruit ontvangen archiefvergoeding
128.927
-12-
139.929
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
2021 €
2020 €
Vooruit ontvangen archiefvergoeding Stand per 1 januari
139.929
150.931
Vrijval Laborijn
-231
-231
Vrijval Hameland
-3.953
-3.953
Vrijval Recreatieschap A&L
-6.818
-6.818
128.927
139.929
Langlopend deel per 31 december
Betreft een vooruit ontvangen vergoeding voor archiefwerkzaamheden van Recreatieschap Achterhoek & Liemers ad € 119.025, van Hameland ad € 69.000 en van Laborijn ad € 4.611. Op 31 december 2021 is de stand van Recreatieschap Achterhoek & Liemers € 74.766, van Hameland € 50.242 en van Laborijn € 3.919. De vooruit ontvangen bedragen vallen in jaarlijkse termijnen vrij ten gunste van de exploitatie, voor het Recreatieschap Achterhoek & Liemers voor het eerst in 2015, voor Hameland het eerst in 2017 en voor Laborijn het eerst in 2019. De vrijval wordt gebaseerd op het aantal strekkende meters archief vermenigvuldigd met het voor dat jaar vastgestelde tarief per meter. Geen rentevergoeding en zekerheden van toepassing.
NETTO-VLOTTENDE SCHULDEN MET EEN RENTETYPISCHE LOOPTIJD KORTER DAN ÉÉN JAAR
31-12-2021
31-12-2020
€
€
Aflossingsverplichtingen langlopende schulden Leningen
27.218
26.303
125.710
85.132
Overige schulden Overige schulden
-13-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
31-12-2021
31-12-2020
€
€
Overige schulden Rekening-courant Mr. H.J. Steenbergenstichting
974
1.068
Nominale schuld Erfgoedcentrum
70.993
30.918
Loonheffing
52.607
52.580
Reservering sociale lasten
1.136
566
125.710
85.132
Accountantskosten - Confirm
7.260
7.018
Accountantskosten - Kab accountants & belastingadviseurs
2.662
3.025
31
-
Subsidie Stichting Digitaal Achterhoek
-
2.000
Vooruitontvangen kwartaalbijdrage Gemeente Oost-Gelre
-
38.773
36.158
36.158
-
64.363
500
-
21.602
-
750
29.145
1.000
-
927
203
70.890
180.685
OVERLOPENDE PASSIVA
Nettoloon
Vooruitontvangen kwartaalbijdrage Gemeente Aalten Vooruitontvangen kwartaalbijdrage Gemeente Bronckhorst Vooruitontvangen subsidie Aalten Vooruitontvangen subsidie Provincie Nedersaksisch Bijdrage Cultuurpact Nog te betalen bijdrage Nedersaksisch Overige overlopende passiva
-14-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
NIET UIT DE BALANS BLIJKENDE VERPLICHTINGEN Meerjarige financiële verplichtingen Huur Het huurcontract voor het pand IJsselkade 13 te Doetinchem is aangegaan voor een periode van 20 jaar. De huur- en serviceverplichtingen lopen tot het jaar 2031. Het jaarlijks bedrag van met derden aangegane huurverplichtingen van onroerende zaken bedroeg in 2021 totaal € 208.305. De bijdrage in de servicelasten bedroeg in 2021 totaal € 102.347. Afgegeven bankgarantie Per 31 december 2021 is er een bankgarantie afgegeven door N.V. Bank Nederlandse Gemeenten voor een bedrag van € 268.920 ten behoeve van Brewinc B.V.
GEBEURTENISSEN NA BALANSDATUM Er zijn geen gebeurtenissen na balansdatum te melden, die relevant zijn voor de jaarrekening 2021.
-15-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
STAAT VAN INVESTERINGEN MET ECONOMISCH NUT
Investeringen met een economisch nut
Aanschafwaarde €
Balanswaarde 01-01-2021
Investeringen
Afschrijvingen
Balanswaarde 31-12-2021
€
€
€
€
Streekarchivariaat Virupa muurdeco
1.490
945
-
72
873
Purple bleu stellingen
160
127
-
4
123
Purple bleu stellingen
14.642
11.869
-
365
11.504
Bruynzeel archiefstellingen
68.272
55.354
-
1.700
53.654
Bruynzeel archiefstellingen
127.658
103.495
-
3.180
100.315
Bruynzeel archiefstellingen
48.983
39.713
-
1.220
38.493
Koopmans meerwerk
30.808
19.526
-
1.489
18.037
Interieur studiezaal
6.785
1.719
-
667
1.052
Architect Noort
2.674
1.683
-
130
1.553
Architect Noort
4.928
3.111
-
239
2.872
Koopmans studiezaal
200.293
126.565
-
9.703
116.862
Koopmans meerwerk
17.605
11.131
-
852
10.279
All Round Bouw
4.025
2.642
-
190
2.452
Valdorpels bij de toegangsdeuren
1.681
1.142
-
78
1.064
Legbord depot
1.284
952
-
56
896
Bomefa wandrek
1.911
1.614
-
74
1.540
533.199
381.588
-
20.019
361.569
-16-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
Aanschafwaarde €
Balanswaarde 01-01-2021
Investeringen
Afschrijvingen
Balanswaarde 31-12-2021
€
€
€
€
Streekeigentaken Schilderijen
950
601
-
46
555
Conferentietafel
788
492
-
39
453
Tafelwagen 2x
550
353
-
26
327
Ahrend kuipstoel
214
144
-
10
134
Inventaris archief
25.722
16.769
-
1.222
15.547
Fatima scherm hal
1.141
717
-
56
661
Switch laptops
1.832
-
-
-
-
Itee Solutions
338
219
-
16
203
Riad tafels
987
624
-
48
576
Multi Ratio garderobe
101
60
-
5
55
Schermen educatieruimte
2.942
1.861
-
142
1.719
Ahrend inrichting kantoren
25.449
16.132
-
1.230
14.902
Voorhuis educatieruimte
923
587
-
45
542
Ahrend diversen 2011
1.485
962
-
71
891
Biblionet boekenwagen
713
555
-
30
525
Beamer
633
27
-
27
-
Uni binder
599
97
-
97
-
Bureaustoel
1.130
265
-
245
20
Slagpers
847
305
-
179
126
Grafimates Droogrek
762
353
-
158
195
Prowise PC Module
520
304
-
104
200
CCV pinautomaat
554
372
-
109
263
Laptop
1.653
1.378
-
315
1.063
Bureaustoel
604
503
-
115
388
Bureaustoel
604
581
-
112
469
Fototoestel
2.161
-
2.161
275
1.886
599
-
599
101
498
74.801
44.261
2.760
4.823
42.198
608.000
425.849
2.760
24.842
403.767
PC Videobewaking
Totaal
-17-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN IN DE JAARREKENING 2021
Erfgoedcentrum
Werkelijke baten 2021
Werkelijke lasten 2021
Werkelijk saldo 2021
Begrote baten Begrote 2021 lasten 2021
Begroot saldo 2021
€
€
€
€
€
1.720.665
-1.727.126
-6.461
€ 1.639.204
-1.660.103
-20.899
Projecten zijn gesaldeerd opgenomen in de werkelijke lasten. Voor 2021 betrof dit project CEPA, Cultuur- en Erfgoedpact Achterhoek (€ 58.708 baten en € 58.708 lasten, per saldo nihil) en project OER (€ 22.603 baten en € 23.029 lasten, per saldo € 426 lasten).
Resultaat voor bestemming € 6.461 negatief, voorstel te onttrekken aan de algemene reserves.
-18-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
WNT-VERANTWOORDING 2021 De WNT is van toepassing op Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers. Het voor Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers toepasselijke bezoldigingsmaximum is in 2021 € 209.000 (Algemeen bezoldigingsmaximum).
Het bestuur van het Erfgoedcentrum is als volgt opgebouwd: -
Dagelijks bestuur, bestaande uit 2 AB-leden plus 1 DB-lid voorgedragen door de Staring Stichting;
-
Algemeen bestuur, bestaande uit de 8 portefeuillehouders van de bij de Wgr aangesloten
gemeenten, plus 1 lid afkomstig uit DB voorgedragen door de Staring Stichting; -
Bestuurscommissie, bestaande uit de voornoemde DB-leden, plus 2 leden afkomstig uit het AB en
2 leden voorgedragen door de Staring Stichting.
-19-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
1. Bezoldiging topfunctionarissen
1a. Leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking en leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking vanaf de 13e maand van de functievervulling
-20-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
1b. Topfunctionarissen met een bezoldiging van € 1.700 of minder
Het bestuur is onbezoldigd.
2. Uitkeringen wegens beëindiging dienstverband aan topfunctionarissen Niet van toepassing. 3. Overige rapportageverplichtingen op grond van de WNT
Naast de hierboven vermelde topfunctionarissen zijn er geen overige functionarissen met een dienstbetrekking die in 2021 een bezoldiging boven het individueel toepasselijke drempelbedrag hebben ontvangen.
-21-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT
-22-
CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT Aan het bestuur van: Erfgoedcentrum Achterhoek Liemers
A. Verklaring over de in het rapport opgenomen jaarrekening 2021 Ons oordeel Wij hebben de jaarrekening 2021 van Erfgoedcentrum Achterhoek Liemers te Doetinchem gecontroleerd. Naar ons oordeel geeft de in dit rapport opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van het vermogen van Erfgoedcentrum Achterhoek Liemers per 31 december 2021 en van het resultaat over 2021 in overeenstemming met Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Tevens is de jaarrekening in overeenstemming met de bepalingen van en krachtens de WNT. De jaarrekening bestaat uit:
de balans per 31 december 2021; de staat van baten en lasten over 2021; en de toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen.
De basis voor ons oordeel Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens het Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden vallen, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden en het controleprotocol WNT vallen. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie 'Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening'. Wij zijn onafhankelijk van Erfgoedcentrum Achterhoek Liemers zoals vereist in de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta), de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. B. Verklaring over de in het jaarverslag opgenomen andere informatie Naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij, omvat het jaarverslag andere informatie, die bestaat uit:
de programmaverantwoording.
Op grond van onderstaande werkzaamheden zijn wij van mening dat de andere informatie:
met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat.
Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat.
Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten in de Nederlandse Standaard 720 en artikel 213, lid 3 onder d Gemeentewet. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Het bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de programmaverantwoording overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.
in
C. Beschrijving van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening Verantwoordelijkheid van het bestuur voor de jaarrekening Het bestuur is verantwoordelijk voor het opmaken en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en de bepalingen van en krachtens de WNT. Deze verantwoordelijkheid houdt onder meer in dat de jaarrekening zowel de baten en lasten als de activa en passiva getrouw dient weer te geven en dat de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Rechtmatige totstandkoming betekent in overeenstemming met de begroting en met de relevant wet- en regelgeving, waaronder verordeningen van de gemeenschappelijke regeling. In dit kader is het bestuur verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die het bestuur noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten of fraude. Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel.
Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken. Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel. Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, het Controleprotocol WNT, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Onze controle bestond onder andere uit:
2/3
het identificeren en inschatten van de risico’s dat de jaarrekening afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude, het in reactie op deze risico’s bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing; het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden. Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de entiteit; het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en het evalueren van de redelijkheid van schattingen door het bestuur en de toelichtingen die daarover in de jaarrekening staan; het vaststellen dat de door het bestuur gehanteerde continuïteitsveronderstelling aanvaardbaar is.
Tevens het op basis van de verkregen controle-informatie vaststellen of er gebeurtenissen en omstandigheden zijn waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de onderneming haar bedrijfsactiviteiten in continuïteit kan voortzetten. Als wij concluderen dat er een onzekerheid van materieel belang bestaat, zijn wij verplicht om aandacht in onze controleverklaring te vestigen op de
relevante gerelateerde toelichtingen in de jaarrekening. Als de toelichtingen inadequaat zijn, moeten wij onze verklaring aanpassen. Onze conclusies zijn gebaseerd op de controle-informatie die verkregen is tot de datum van onze controleverklaring. Toekomstige gebeurtenissen of omstandigheden kunnen er echter toe leiden dat een onderneming haar continuïteit niet langer kan handhaven; het evalueren van de presentatie, structuur en inhoud van de jaarrekening en de daarin opgenomen toelichtingen; het evalueren of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de onderliggende transacties en gebeurtenissen.
Wij communiceren met het bestuur onder andere over de geplande reikwijdte en timing van de controle en over de significante bevindingen die uit onze controle naar voren zijn gekomen, waaronder eventuele significante tekortkomingen in de interne beheersing.
Doetinchem, 8 maart 2022
Coöperatie ConFirm U.A.
w.g. drs. J. Westdijk RA
3/3
PROGRAMMAVERANTWOORDING
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
PROGRAMMAVERANTWOORDING OVER 2021 1
Inleiding
Voor u ligt een jaarverslag over een bijzonder jaar, een jaar waarin iedereen nog steeds gevolgen ondervond van een pandemie. Ook in 2021 heeft COVID-19 ook invloed gehad op het werk van het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers (ECAL).
Het Erfgoedcentrum heeft na half maart 2020 zijn werkwijzen moeten aanpassen. Enerzijds met betrekking tot de medewerkers en anderzijds inzake dienstverlening. Er zijn in 2021 afwisselend perioden geweest waarin de studiezaal dicht moest, op afspraak open kon zijn of zonder afspraak open was. Hoewel de organisatie flexibel genoeg is om daar mee om te gaan, is dat voor medewerkers en klanten toch lastig. De medewerkers werken nog veel thuis. Voor sommigen is dat vanwege de aard van de werkzaamheden niet altijd mogelijk. Gelukkig zijn er ruime werkplekken en houdt iedereen zich op de werkvloer aan de maatregelen. Voor de vrijwilligers die al ruim een jaar niet konden komen leek er in november een lichtpuntje; er werd aangekondigd dat zij hun werkzaamheden konden hervatten. De terugkomst was voorbereid: werkroosters gemaakt, materiaal klaargezet en een startbijeenkomst georganiseerd. Drie werkdagen na de 'hervatting' moest dit helaas weer worden stopgezet. Tot grote telleurstelling van de vrijwilligers. Er is voor gezorgd dat de dienstverlening altijd zo goed mogelijk door kon gaan. Veel informatieverzoeken kunnen digitaal afgehandeld worden en daar werd in 2021 weer vaker een beroep op gedaan dan het jaar daarvoor. Dit betekende wel een grote druk op de medewerkers die de informatieverzoeken verwerkten.
De mogelijkheden van digitaal vergaderen en overleggen maakte het wel mogelijk te blijven samenwerken, zowel intern in de eigen organisatie als met externen, maar het heeft het gemis van persoonlijke face-to-face contacten niet weggenomen.
Zoals uit deze programmaverantwoording blijkt, hebben een aantal geplande werkzaamheden en projecten geen doorgang kunnen vinden. Maar gelukkig zijn er ook projecten die ondanks de Coronamaatregelen wel uitgevoerd. Het mag duidelijk zijn dat alle geplande werkzaamheden/projecten van vrijwilligers niet zijn uitgevoerd. Zeker de eerste helft van 2021 zijn veel groepsactiviteiten, zoals cursussen en lezingen komen te vervallen. In de tweede helft van het jaar kon gelukkig weer wat meer en konden bijvoorbeeld het streektaalsymposium en het Achterhoek(s) College doorgang vinden.
-26-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
2
Bestuur
Het bestuur van het Erfgoedcentrum is als volgt opgebouwd: -
Algemeen Bestuur, bestaande uit de acht portefeuillehouders van de bij de Wgr aangesloten
gemeenten; -
Dagelijks Bestuur, bestaande uit twee AB-leden plus één DB-lid voorgedragen door de Staring
Stichting; -
Bestuurscommissie, bestaande uit de voornoemde DB-leden, plus twee leden afkomstig uit het AB
en twee leden voorgedragen door de Staring Stichting.
In de AB vergadering van 17 juni 2021 nam voorzitter M. Sluiter afscheid. In de AB vergadering van 21 oktober is haar plaatsvervanger H. Dales aangetreden. Als vertegenwoordiger in het bestuur namens de gemeente Montferland is P. de Baat (tijdelijk) vervangen door H. de Vries.
-27-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
-28-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
3
Resultaten
3.1
Programma Erfgoedcentrum
In deze programmaverantwoording is sprake van één programma: Programma Erfgoedtaken. Het gehele programma heeft voor het grootste deel betrekking op de uitvoering van wettelijke taken op het gebied van zorg en beheer van archieven.
De archieftaken worden, voor de acht gemeenten die deelnemer zijn in de Wgr Erfgoed-centrum, uitgevoerd op basis van de Archiefwet 1995, de plaatselijke archiefverordeningen en Besluit informatiebeheer. Op basis van een dienstverleningsovereenkomst worden ook de archieftaken ten behoeve van het Waterschap Rijn en IJssel en Kasteel Huis Bergh uitgevoerd. De Archiefwet bepaalt dat de archieven in "goede, geordende en toegankelijke staat" moeten worden gebracht, beheerd en behouden en dat er toezicht wordt gehouden op de niet-overgedragen archieven.
De niet wettelijke taken die het Erfgoedcentrum uitvoert, hebben betrekking op taken c.q. activiteiten met betrekking tot het onder de aandacht brengen en houden van de cultuur historie van de regio, ofwel de regionale identiteit. Deze taken worden uitgevoerd voor de gehele regio Achterhoek en Liemers. Financiële bijdragen voor de uitvoering van deze taken komen van de 8 aan de Wgr deelnemende gemeenten, de gemeenten Doesburg, Lochem en Zevenaar, de Provincie Gelderland, de donateurs van het Erfgoedcentrum, de Mr. H.J. Steenbergen-Stichting en de Stichting Vrienden erfgoed Staring.
-29-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
3.1.1 Archieven en collecties in 'goede staat' brengen, beheren en behouden: Zorgen voor zo optimaal mogelijke omstandigheden voor opslag van de bestanden conform wet- en regelgeving en uitvoeren van werkzaamheden op het gebied van restauratie en conservering om (autonoom) verval van archieven tegen te gaan en schade te voorkomen. *
Digitaal archief kan worden opgeslagen en beheerd in het e-depot. Na de afsluiting van eerdere e-
depot projecten beschikt het Erfgoedcentrum inmiddels over kennis en inzicht alsmede de benodigde e-depot hard- en software. In navolging van deze eerdere succesvolle e-depot projecten heeft het Erfgoedcentrum in 2021 ook weer een aantal deelprojecten uitgevoerd. Het jaar 2021 stond vooral in het teken van het opdoen van nog meer praktijkervaring, mede door het e-depot verder te vullen. Er zijn verschillende deel- en aansluittrajecten uitgevoerd met individuele zorgdragers: - Waterschap Rijn en IJssel heeft Corsa uitgefaseerd en de informatie hieruit uitgeplaatst naar het e-depot. WRIJ is hiermee aangesloten op het e-depot. In 2021 is de voorbereiding gestart om ook Sharepoint uit te gaan plaatsen naar het e-depot. -
De Gemeente Berkelland heeft Green Valley/Alfresco uitgefaseerd en de informatie hieruit
uitgeplaatst naar het e-depot. De gemeente is hiermee aangesloten op het e-depot; - De Gemeenten Aalten, Oude IJsselstreek en Winterswijk zijn samen met het Erfgoedcentrum gestart met een onderzoek naar het uitplaatsen van videotulen naar het e-depot; -
De Gemeente Oost Gelre verkent zowel de mogelijkheid om ruimtelijke plannen als de
projectdossiers van de netwerkschijven duurzaam te kunnen opslaan in het e-depot; - Het Erfgoedcentrum is bezig de beschikbaarstelling van overgebrachte informatie uit het e-depot aan de burger te realiseren. In 2021 zijn er met betrekking tot het e-depot diverse advies overleggen geweest met zorgdragers uit de regio. Ook hebben er verschillende gesprekken en/of demonstraties plaatsgevonden met geïnteresseerden van buiten onze regio. *
Archiefbewaarplaats en quarantaineruimte zijn conform wet- en regelgeving ingericht en in stand
gehouden. *
Archieven zijn materieel verzorgd: verpakt in zuurvrije dozen en -omslagen,
schadelijke materialen verwijderd, omslagen en dozen genummerd en gestickerd. Er is in totaal 140 m archief materieel verzorgd waarbij ca. 10.376 stickers zijn geplakt. Materiële verzorging houdt in: archieven verpakken in zuurvrije dozen en -omslagen, schadelijke materialen verwijderen, omslagen en dozen nummeren en stickeren. *
Op basis van het restauratieplan, een overzicht van schade van archiefstukken, met beoordeling
van de ernst/mate van schade (zgn. schadecijfer) worden ieder jaar archiefstukken gerestaureerd. In totaal is 1,62 m gerestaureerd.
-30-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
3.1.2 Archieven en collecties in 'geordende staat' brengen, beheren en behouden: Zorgen voor ordening in beheerde bestanden zodat de archieven doorzoekbaar en vindbaar worden en blijven. Dit heeft zowel betrekking op analoog ('papieren') archief als digitaal archief. *
In totaal is ruim 172,375 m archief formeel overgebracht en daarmee in beheer genomen. De
archieven zijn in het archiefbeheersysteem geregistreerd en toe-gankelijk gemaakt.
*
Er zijn 17 particuliere archieven/collecties (w.o. ook documentatie-collecties en aanvullingen)
opgenomen met een totale een omvang van ruim 14m. Deze collecties zijn opgenomen op basis van in het acquisitiebeleid omschreven redenen. Deze bestanden zijn opgeschoond, verpakt en (deels) geïnventariseerd De toegangen zijn op de website gepubliceerd.
-31-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
*
Vervaardigen en publiceren van toegangen (inventarissen): inventarisatieplan opgesteld en 13
inventarissen (toegangen) vervaardigd.
*
Als gevolg van afwezigheid van vrijwilligers zijn er dit jaar geen archieven of collecties nader
toegankelijk gemaakt en geen transcripties gemaakt.
-32-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
3.1.3 Archieven en collecties in 'toegankelijke staat' brengen, beheren en behouden: Beschikbaar stellen van in beheer zijnde archieven en collecties; fysiek via de studiezaal en digitaal via de website ('virtuele studiezaal') en gebruik van in beheer zijnde archieven en collecties stimuleren. *
In 2021 was de studiezaal gesloten voor bezoekers van 1 januari t/m 28 april en van 16 december
t/m 31 december. De tussenliggende tijd was de studiezaal 24 uur per week geopend; op dinsdag t/m vrijdag, 6 uur per dag. Bezoek was alleen mogelijk door het reserveren van een tijdslot via de website. De gevolgen van de (beperkte) sluiting is terug te zien in de bezoekersstatistieken.
De sluiting van de studiezaal heeft tot gevolg gehad dat er minder bezoekers zijn geweest. Opvallend is dat er ondanks dat er minder bezoekers zijn geweest het aantal aangevraagde stukken hoger ligt dan in het jaar ervoor. De studiezaal is het drukst bezocht in oktober en november (resp. 119 en 115 bezoekers), de meeste aanvragen zijn gedaan in de maanden mei en juni (resp. 881 en 853 aanvragen).
*
Er wordt vanaf eind 2018 bijgehouden hoeveel scanverzoeken het Erfgoedcentrum ontvangt. Een
groot deel hiervan bestaat uit scanverzoeken voor bouwdossiers. De laatste jaren nemen deze aanvragen enorm toe. Dit is te verklaren door meerdere factoren. Ten eerste werden steeds meer blokken van bouwvergunnin-gen overgedragen aan het Erfgoedcentrum. Daarnaast heeft beperkte opening van de studiezaal wegens de coronacrisis ervoor gezorgd dat digitale afhandeling vaak de uitkomst bood. Sowieso was er al een trend gezet dat informatieverzoeken steeds vaker via de digitale weg kwamen, in plaats van door een fysiek studiezaal-bezoek. Ook in 2021 is het aantal geleverde scans weer enorm toegenomen tot bijna 6.000 aanvragen.
-33-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
*
Ook dit jaar zijn er nieuwe hulppagina's toegevoegd aan de website, waaronder bijvoorbeeld een
pagina over notariële en rechterlijke archieven en een overzicht van kranten. Daarnaast is er gewerkt aan het inrichten van de website op een ander platform. De lancering van de vernieuwde website staat gepland voor 2e kwartaal 2022. Op de nieuwe website wordt rekening gehouden met de laatste wensen en eisen rondom toegankelijkheid en informatieveiligheid. Tevens wordt de vindbaarheid en doorzoekbaarheid van informatie verbeterd als ook de online ondersteuning bij onderzoek. Het aantal unieke bezoekers van de website is in 2021 weer gestegen. Waarschijnlijk is dit het gevolg van de beperkte mogelijkheden om de studiezaal te bezoeken en men dus vaker zelf vanuit huis onderzoek doet. Ook zal het feit dat mensen meer/vaker thuis doorgebracht hebben als gevolg van de corona-maatregelen hierbij vermoedelijk een rol spelen.
*
Statistieken met betrekking tot raadpleging van archieftoegangen (inventarissen) via de website:
Het is opvallend dat in 2020 de meest geraadpleegde archieftoegang (Poparchief Achterhoek en Liemers) 18.806 keer was geraadpleegd. In 2021 ligt het aantal raadplegingen bij de 5 meest geraadpleegde archieftoegangen veel hoger. Wellicht is dit ook een gevolg van het feit dat bezoekers minder in de gelegenheid waren om de studiezaal te bezoeken en daarom vaker zelf de website hebben geraadpleegd. *
Eind 2020 waren er 4.831.322 doorzoekbare beschrijvingen beschikbaar op de website, eind 2020
waren dat er 4.752.153. Daarnaast zijn eind 2021 86.626 afbeeldingen via de beeldbank en 166 films op de website te vinden. Met name met betrekking hiertoe is de afwezigheid van vrijwilligers terug te zien in de cijfers. Het aantal toegevoegde beschrijvingen en afbeeldingen is in 2021 (en 2020) veel minder toegenomen dan in de jaren daarvoor.
-34-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
*
Het aantal uitleningen aan de gemeente Doetinchem betreft ook uitleningen aan de ODA (93
dossiers uitgeleend). Het totaal aantal uitleningen is gestegen t.o.v. 2020. De gemeenten Bronckhorst en Oude IJsselstreek laten een relatief grote stijging zien in de uitgeleende dossiers. De gemeente Winterswijk heeft een project in 2020 afgerond waardoor het aantal uitleningen in 2021 weer een 'regulier' aantal uitlening betrof.
*
Van verschillende zijden werd een beroep gedaan op beeldmateriaal uit de film- en fotocollectie
van het Erfgoedcentrum. In totaal zijn er 432 beeldbestanden geleverd voor diverse doeleinden. Het aantal aanvragen voor reproducties van beeldmate-riaal lag met 148 ruim 35% boven het aantal aanvragen van 2020. Omroep Gelderland/Regio 8 maakt veel gebruik van beeldmateriaal; 43 reproducties aangevraagd in 2021. Verder is het grootste deel van aangevraagd beeldmate-riaal gebruikt voor diverse publicaties.
3.1.4 Uitvoeren van de archiefwettelijke inspectietaak De archiefinspecteur houdt toezicht op niet-overgedragen archieven; daarbij wordt inspectie uitgevoerd op bestanden die op het punt staan overgedragen te worden (moet conform geldende normen en eisen), worden vernietigingslijsten beoordeeld en wordt gevraagd en ongevraagd advies gegeven met betrekking tot informatie- en archiefbeheer van de gemeenten én gemeenschappelijke regelingen. *
Met alle gemeenten, het Waterschap en de gemeenschappelijke regelingen is regulier overleg
gevoerd. Daarnaast zijn voor iedere organisatie de volgende specifieke zaken uitgevoerd:
-35-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
-36-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
-37-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
-38-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
-39-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
*
Ten behoeve van uitvoering van de archiefinspectietaak en deskundigheidsbevordering zijn
onderstaande algemene werkzaamheden uitgevoerd en is aan onderstaande activiteiten/ overleggen deelgenomen.
3.1.5 Stimuleren van onderzoek, studie en activiteiten op het gebied van en interesse in de streekcultuur en -historie Achterhoek en Liemers. *
Ten behoeve van het stimuleren van gebruik van in beheer zijnde archieven en collecties zijn
rondleidingen,
lezingen
en
cursussen
gegeven,
leerlingen
ontvangen
en
andere
activiteiten
georganiseerd. In onderstaand overzicht zijn niet alleen het aantal bezoekers vermeld die het Erfgoedcentrum/de locatie fysiek hebben bezocht maar ook volgers van de live-stream van het Streektaalsymposium Bi-jpraoten (130) en de presentatie van het Jaarboek (250).
*
Cultuurhistorisch magazine Oer verscheen in 2021 weer 4 keer. Dit tijdschrift heeft een oplage
van 950 exemplaren en wordt uitgegeven samen met het Regionaal Archief Zutphen en het Waterschap Rijn en IJssel. *
De social media kanalen van het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers worden structureel
ingezet om activiteiten, nieuwtjes en interessant archiefmateriaal te belichten. Ook in 2021 jaar zijn er weer flink wat volgers bijgekomen op Facebook, Twitter en Instagram.
-40-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
Daarnaast zijn er een aantal filmpjes toegevoegd op het Youtube-kanaal van het Erfgoedcentrum. Zo is er een filmpje over het restauratieproces van een protocollenboek te zien, en zijn er veel filmpjes te bekijken met betrekking tot de streektaal: over de Waeke van het Achterhookse en Liemerse Book, aftrap Wiesneus, dialect in de Liedjesstraot en het nummer "Waorhen" van Sandra Vanreys. *
Het Erfgoedcentrum is het taalinstituut voor Nedersaksisch in de provincie Gelderland. - De subsidie van de Provincie Gelderland heeft het onder meer mogelijk gemaakt een
streektaalconsulent aan te stellen, een Stimuleringsfonds Nedersaksisch Gelderland in te stellen, de website www.nedersaksisch.com te onderhouden, een streektaalsymposium te organiseren en in te zetten om het opbouwen van een netwerk in de regio noord oost Veluwe. - In gezamenlijkheid met de Nedersaksische taalinstituten in Nederland (Friensland, Groningen, Drenthe en Overijssel) is er in 2021 een plan ontwikkeld voor een Leerlijn Nedersaksisch voor het basisonderwijs. In 2022 zal dit verder worden uitgewerkt. Het doel is te komen tot gedegen streektaal onderwijs als vast (verplicht) onderdeel in het basisonderwijs op alle scholen in het Nedersaksiche taalgebied. - Het project Wiesneus; kindertijdschrift met daaraan gekoppelde streektaal les voor groep 6/7 in het basisonderwijs is verder uitgebreid. Wederom hebben meer scholen dan in 2020 met dit project meegedaan. Als afsluiting van 4 jaar Wiesneus is een concert georganiseerd in theater Amphion (m.m.v. onder andere Warboel en Hans Keuper). Bijna 650 mensen, waaronder voornamelijk kinderen onder de 12 jaar hebben het concert bezocht. - In oktober is het nieuwe WALD deel uitgekomen; woordenboek Achterhoekse en Liemerse dialecten.
Dit woordenboek is uitgegeven als een e-book en is te bekijken op de website van het Erfgoedcentrum en gratis te downloaden via www.achterhoekseboeken.nl - In samenwerking met de Dialectkring Achterhook en Liemers en de Stichting Vrienden van de Streektaal Lochem is de Waeke van het Achterhookse en Liemerse Book georganiseerd. Daarvoor is een bundel nieuwe verhalen en gedichten in de streektaal samengesteld en uitgebracht onder de titel Flonkergood. Dit boekje heeft iedereen die in die week een boek uit of over de regio kocht (bij het Erfgoedcentrum of bij de boekhandel in de regio) kado gekregen. Omdat een fysieke bijeenkomst vanwege corona maatregelen niet mogelijk was het event online (website, social media) en via de reguliere media onder de aandacht gebracht.
-41-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
3.1.6 Verzamelen, beheren en beschikbaar stellen van literatuur en documentatie met betrekking tot streekcultuur en -historie Achterhoek en Liemers. *
Bibliotheekcollectie is actueel en beschikbaar gehouden door aanschaf van relevante publicaties,
verwerkingen van aanwinsten en wegwerken van werkvoorraden. Aantal aanwinsten in de bibliotheek: 198 publicaties waarvan 123 aangekocht. De overige 75 publicaties zijn aan het Erfgoedcentrum geschonken. Bovendien werden 209 publicaties toegevoegd aan de bibliotheekcollectie uit de werkvoorraad in 2021. *
Bibliotheekcatalogus is aangevuld met de aanwinsten, beschrijvingen van periodieken en er is
gewerkt aan het wegwerken van de werkvoorraad (herordening en registratie). *
De documentatiecollecties van Dinxperlo, Hengelo (gedeeltelijk), Vorden en Gendringen
(gedeeltelijk) zijn opgeschoond. *
Het scannen van kaften van aanwinsten werd voortgezet, zodat die in de bibliotheekcatalogus
opgenomen kunnen worden bij de beschrijvingen van de desbetreffende boeken.
3.2
Bedrijfsvoering
3.2.1 Personeel en organisatie VASTE MEDEWERKERS *
Als gevolg van de coronamaatregelen werkten de medewerkers zo mogelijk thuis. Niet alle
werkzaamheden leende zich daarvoor waardoor een aantal medewerkers wel op kantoor bleven werken of deels op kantoor/deels thuis. *
Per 1 april is een stagiaire gestart. Deze stage loopt af 1e kwartaal 2022.
*
In juli is na een lang ziekbed een medewerkster van de studiezaal overleden.
*
Ter ontwikkeling van de medewerkers is er een teamtraining georganiseerd, zijn periodieke
personeelsgesprekken gevoerd en hebben een aantal medewerkers deelgenomen aan specifieke studiedagen/-bijeenkomsten. *
Er zijn door een aantal medewerkers cursussen/trainingen gevolgd: trainingen Mais Flexis
(archiefbeheersysteem) en Zaaksysteem.
VRIJWILLIGERS *
Het aantal vrijwilligers lag eind 2021 op 34.
*
In november is een vrijwilligersbijeenkomst/-vergadering bedoeld als 'startbijeen-komst' omdat
de vrijwilligers lange tijd niet konden komen werken vanwege de coronamaatregelen. Helaas moest de inzet van de vrijwilligers een paar dagen na de startbijeenkomst weer worden stopgezet. *
De Kerstbijeenkomst voor medewerkers en vrijwilligers kon geen doorgang vinden.
-42-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
INHUUR DERDEN *
Via Laborijn (voorheen Wedeo) is één medewerkster bij het Erfgoedcentrum werkzaam. Zij
verricht ondersteunende administratieve werkzaamheden. *
Op projectbasis is een medewerker in dienst als 'projectmedewerker regionale identiteit'. De
werkzaamheden die zij uitvoert, vallen deels onder de projecten van het Cultuur- en Erfgoedpact Achterhoek en deels zijn het projecten van het Erfgoedcentrum zelf, gebaseerd op het activiteitenplan op basis waarvan de Provincie Gelderland subsidie verleent. *
Subsidie van de Provincie Gelderland heeft het mogelijk gemaakt om een streektaalconsulente in
te zetten.
OVERIG *
Inzet P&O (HR en salarisadministratie) ICT vanuit gemeente Doetinchem op basis van Service
Level Agreement is gecontinueerd.
3.2.2 Huisvesting *
Ten behoeve van de huisvesting wordt depot-, kantoor- en studiezaalruimte gehuurd (op basis
van een langlopend huurcontract) van Brewinc B.V. *
Het Erfgoedcentrum is vertegenwoordigd in de Stichting Brewinc Beheer; een beheerstichting ten
behoeve van de gebruikers (bewoners) van het gebouw het Brewinc. Het Erfgoedcentrum vervult hier de rol van secretaris. Via de Stichting Brewinc Beheer is een gebouwenbeheerder werkzaam. Deze regelt facilitaire zaken met betrekking tot het gebouw als geheel en gezamenlijke ruimtes (niet voor de ruimtes van de afzonderlijke gebruikers). *
Voor gebruik van een up-to-date netwerk, benodigde hard- en software en voor ondersteuning
ICT-diensten wordt gebruik gemaakt van inzet van de gemeente Doetinchem op basis van een Service Level Agreement.
-43-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
3.2.3 Samenwerking *
Het Erfgoedcentrum heeft nauwe contacten met het Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg
(SALD). Er is regelmatig overleg en er wordt gebruik gemaakt van wederzijdse kennis, ervaring en diensten. *
Het Erfgoedcentrum, Regionaal Archief Zutphen en Waterschap Rijn en IJssel geven gezamenlijk
het cultuur historisch magazine Oer uit. *
Er is nauwe samenwerking met de medegebruikers van 't Brewinc en met name de Bibliotheek
West Achterhoek, wat heeft geleid tot uitwisseling van kennis en ervaringen maar ook tot concrete gezamenlijke activiteiten. *
Vanaf 2017 is het Erfgoedcentrum coalitiepartner van het Cultuur- en Erfgoedpact Achterhoek
(CEPA). Samen met vijf andere coalitiepartners wordt gezamenlijk invulling gegeven aan dit pact. Binnen het CEPA zijn een aantal direct aan het Erfgoedcentrum gerelateerde projecten gerealiseerd: -
Wiesneus: door goede samenwerking met de bibliotheken West- én Oost-Achterhoek,
Achterhoekse Poort en Montferland is het project Wiesneus - magazine en lessen m.b.t. de streektaal - een groot succes. - Plat Gespöld: streektaalmuziekfestival met toekenning van de prijs 'De Gelderse Kleiroze' voor het 'haevigste liedje' van het afgelopen jaar. Vanwege de corona ging het live festival niet door maar de genomineerden en de winnaar kregen in een bijeenkomst in kleine kring de bijbehorende prijzen uitgereikt. Dit was via een live stream op internet te volgen. - Uitwerken van de verhaallijn 1572: er is onderzoek gedaan naar de geschiedenis in 1572 in de eigen regio. De onderzoeksresultaten worden begin 2022 gepubliceerd en op basis daarvan is begonnen met het maken van een reeks korte filmpjes om het verhaal op een laagdrempelige manier onder de aandacht te brengen. Er is samen gewerkt met het landelijke project 'geboorte van Nederland', verschillende gemeenten, musea en historische verenigingen.
-44-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
*
Sinds de ondertekening in 2018 van het convenant Nedersaksisch door de provincies waar
Nedersaksisch de streektaal is, heeft de provincie Gelderland het Erfgoedcentrum aangewezen als hét taalinstituut Nedersaksisch voor deze provincie. Het Erfgoedcentrum heeft het in stand houden en onder de aandacht bren Vanaf 2019 is daardoor een steeds hechtere samenwerking en band ontstaan met de andere Nedersaksische taalinstituten in Nederland: Overijsselacademie, Huus van de Taol (Drenthe), CGTC (Groningen) en de Schrieversronte in Stellingwerven (Friesland). De directeuren hebben inmiddels een stuurgroep gevormd om activiteiten op elkaar af te stemmen en zo mogelijk gezamenlijk te ontwikkelen. *
Met betrekking tot diverse activiteiten is dit jaar actief samengewerkt met allerlei verenigingen en
organisaties: - Archiefdiensten in de provincie Gelderland, waaronder Gelders Archief, Regionaal Archief Zutphen en Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg - Audio Visueel Archief Gelderland (AVAG) - Bibliotheek West-Achterhoek, Oost-Achterhoek, Achterhoekse Poort, Montferland - Coalitiepartners in het Cultuur- en Erfgoedpact Achterhoek (De Gruitpoort, DRU Industriepark, St. Cultuurzomer Achterhoek, Boogie Woogie, Culturije, Cultuur Oost) - Commissie Open Monumentendag - Coöperatie Erfgoed Gelderland, Mijn Gelderland - Dialectkring Achterhook en Liemers - Drie Koningen Treffen (Liemers) - De Gelderlander - Het Gelders Genootschap - Historische en oudheidkundige Verenigingen in de regio - Huis Bergh - Taalinstituten in het Nedersaksisch taalgebied: Huus van de Taol, Overijsselacademie, Centrum Groninger Taal en Cultuur, Scrieversronte Stellingwerve - Museum STAAL Almen - Nationaal Onderduikmuseum Aalten - Nederlandse Genealogische Vereniging, afd. Achterhoek en Liemers - Omroep Gelderland - SONT - Stadsmuseum Doetinchem - Staring Stichting - Mr. H.J. Steenbergen-Stichting - Stichting Vrienden erfgoed Staring - Vereniging Vrienden van de Streektaal veur Lochem e.u. - Waterschap Rijn en IJssel
-45-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
4
Paragraaf financiën
4.1
Resultaten
Het Erfgoedcentrum heeft het jaar 2021 afgesloten met een negatief resultaat van € 6.461 tegenover een begroot negatief resultaat van € 20.899. 4.1.1 BATEN De totaal ontvangen baten bedragen € 1.720.665 tegen een begroot bedrag van € 1.639.204.
Bijdragen gemeenten Ontvangen bijdragen van gemeenten € 1.510.529; begroot € 1.506.022, waarvan ontvangen bijdragen van niet WGR-gemeenten € 16.507; begroot € 12.000. De niet-WGR-gemeenten zijn Doesburg, Lochem en Zevenaar. Bijdrage Provincie Gelderland Ontvangen subsidie € 110.000; begroot € 35.000. Door omstandigheden konden we het bedrag niet volledig benutten. Hierdoor is een bedrag van € 21.602 gereserveerd voor 2022. Baten uit acties van derden Ontvangen bijdrage van de Mr. H.J. Steenbergen-stichting. Overige baten De overige baten bestaan uit een aantal posten. -
De bijdrage archiefbijdragen gemeenschappelijk regelingen, Regio Achterhoek, Recreatieschap
Achterhoek en Liemers, Hameland, Laborijn en ISWI. Ontvangen € 29.005; begroot € 26.861. -
Baten uit DVO: Stichting Huis Bergh en Waterschap Rijn en IJssel.
-
Vergoeding dienstverlening: € 19.242; begroot 3.750. Al een paar jaar stijgt de vraag naar scans
van bouwtekeningen. Daarnaast heeft de corona en een gesloten studiezaal een grote invloed gehad op de groter wordende vraag naar scans.
De overige baten zijn ongeveer gelijk aan de begroting.
4.1.2 LASTEN De totale lasten bedragen € 1.727.126 tegenover een begroot bedrag van € 1.660.103.
Toelichting lagere kosten Personeel De kosten voor het personeel zijn € 974.208; begroot € 991.850. De kosten voor het personeel zijn circa € 17.600 lager. We ontvangen voor 1 medewerker loonsubsidie van Laborijn. Daarnaast hebben we een medewerker voor een groot deel in kunnen zetten voor werkzaamheden voor Nedersaksische projecten uit gelden van de Provincie.
-46-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
Toelichting lagere Apparaatskosten *
Er is in 2021 minder besteed aan restauratie en conservering (€ 7.500 lager dan begroot). Dit
heeft te maken met de corona maatregelen, waardoor werknemers meer thuis moesten werken. *
Er is in 2021 minder besteed aan websites en licenties (€ 15.000 lager dan begroot). Het
realiseren van een nieuwe website en een nieuw digitaal zaaksysteem is mede door corona uitgesteld naar 2022. *
De post onvoorzien (€ 5.000 begroot) is niet gebruikt.
*
De post P&R (€ 5.000 begroot) heeft dit jaar niet gebruikt, doordat alle activiteiten vallen onder
de provinciegelden van het Nedersaksisch. *
Kosten voor de ontwikkeling van het E-depot zijn dit jaar € 10.000 hoger uitgevallen dan begroot.
*
Door een vernieuwingsslag zijn de kosten voor kopieermachines en printer hoger dan begroot
(€ 7.500).
Algemene reserve De algemene reserve komt na verrekening van het tekort in 2021 per 31 december 2021 uit op een bedrag van € 192.939.
Voor het overige verwijzen wij u naar de opgestelde cijfers 2021.
4.2
Weerstandsvermogen
4.2.1 WEERSTANDSCAPACITEIT Het weerstandsvermogen van het Erfgoedcentrum is het vermogen om (incidentele) financiële tegenvallers te kunnen opvangen om taken te kunnen voortzetten. Het weerstandsvermogen is de relatie tussen de weerstandscapaciteit (de beschikbare middelen om niet begrote kosten te dekken) en de risico's (waarvoor geen voorzieningen zijn getroffen of verzekeringen voor zijn afgesloten). Het weerstandsvermogen is van belang voor het bepalen van de gezondheid van de financiële positie van het Erfgoedcentrum.
Voor berekening van het weerstandsvermogen wordt als uitgangspunt 10% van de begrote omzet gehanteerd. De relevante risico's voor het weerstandvermogen zijn binnen het Erfgoedcentrum gering. Ter dekking van dergelijke risico's is een weerstandsvermogen van € 20.000 voldoende. De algemene reserve per 31 december 2021 bedraagt € 192.939. Het weerstandsvermogen is voldoende gezien ook het feit, dat de deelnemende gemeenten aansprakelijk zijn voor de tekorten.
-47-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
4.2.2 RISICO'S Van 3 gemeenten in ons werkgebied en de Provincie Gelderland ontvangt het Erfgoedcentrum subsidie ten behoeve van de uitvoering van de niet-archieftaken. Vaststelling van de definitieve subsidies die worden verstrekt, volgt in het lopende jaar. Aan de vaststelling en toekenning van deze subsidies ligt geen wettelijke verplichting ten grondslag, waardoor mogelijk minder subsidies worden toegekend dan gevraagd.
Het risico van ontvangst lagere subsidies wordt geschat op 20% van de totale subsidiebijdrage van Provincie en gemeenten.
Wanneer CAO-onderhandelingen of het algemene prijspeil hogere (of lagere) ontwikkelingen geeft, kan dit doorwerken in lopende contracten en subsidierelaties.
Op grond van het cafetariamodel kan het personeel verlofdagen kopen of verkopen. Dit heeft financiële consequenties danwel gevolgen voor het aantal beschikbare uren. De financiële gevolgen komen jaarlijks ten laste van het jaarresultaat, omdat vooraf nauwelijks een inschatting gemaakt kan worden van deze financiële gevolgen. Deze kunnen jaarlijks fluctueren. De afgelopen jaren is hier nauwelijks gebruik van gemaakt. Op basis daarvan wordt dit risico ingeschat op nihil.
Het Erfgoedcentrum heeft geen lopende risicodossiers zoals bijvoorbeeld claims.
-48-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
4.2.3 FINANCIËLE KENGETALLEN Op grond van het wijzigingsbesluit vernieuwing Besluit Begroting en Verantwoording (BBV), moet een set van vijf verplichte kengetallen opgenomen worden voorzien van een toelichting.
De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. Een positieve schuldquote geeft aan dat er geen overschot aan middelen is.
De solvabiliteitsratio geeft inzicht in de mate waarin het Erfgoedcentrum in staat is aan haar financiële verplichting te voldoen. Onder de solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. Hoe hoger de solvabiliteit, hoe gezonder het bedrijf. De solvabiliteitsratio schommelt tussen de 8 en 23. Het Erfgoedcentrum zal geen hoge solvabiliteitsratio opbouwen. Bij een hoger positief resultaat zal dit uitgekeerd worden aan de gemeenten. Tenzij er afspraken gemaakt worden over de algemene reserve.
De structurele exploitatieruimte geeft aan hoe groot de structurele vrije ruimte binnen de vastgestelde begroting is. Dit kengetal geeft aan dat er binnen het Erfgoedcentrum geen vrije ruimte aanwezig is.
In de meerjarenbegroting (2019 t/m 2022) van het Erfgoedcentrum is in de eerste 2 jaren rekening gehouden met een positief resultaat, de jaren daarna met een negatief resultaat. In het overzicht van de kengetallen is dit terug te zien in de solvabiliteitsratio en de exploitatieruimte.
-49-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
Doetinchem, 8 maart 2022
H. Dales
E.T.G. Siero
Voorzitter
Secretaris/Directeur
-50-