Document · PDF

Bijlage 1 Jaarstukken 2020.pdf

gemeenteraad 30 september 2021, gemeente DoetinchemBij agendapunt: 7.6: Jaarrekening 2020 en conceptprogrammabegroting 2022 Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers8.310 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

DEFINITIEVE JAARSTUKKEN 2020 ERFGOEDCENTRUM ACHTERHOEK EN LIEMERS TE DOETINCHEM

INHOUDSOPGAVE Pagina INLEIDING

JAARREKENING 2020

Balans (inclusief toelichting)

Niet uit de balans blijkende verplichtingen

Gebeurtenissen na balansdatum

Staat van geactiveerde kapitaaluitgaven

Overzicht van Baten en lasten in de jaarrekening 2020

WNT

Controleverklaring van de onafhankelijke accountant

JAARVERSLAG

PROGRAMMAVERANTWOORDING

Inleiding

Bestuur

Resultaten

3.1

Programma Erfgoedcentrum

3.2

Bedrijfsvoering

Paragraaf financiën

4.1

Resultaten

4.2

Weerstandsvermogen

Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem

INLEIDING

Wij bieden u de programmaverantwoording 2020 aan van het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers.

In de paragrafen schetsen wij kort een beeld van de financiële positie en de risico's van het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers.

JAARRESULTAAT Het jaar is afgesloten met een positief resultaat van € 44.987. Voor een nadere toelichting op voor- en nadelige saldi verwijzen wij graag naar de programma's. BESTEMMING RESULTAAT 2020 Het resultaat na bestemming zal dan € 44.987 zijn. Voorgesteld wordt het positieve jaarresultaat ad € 44.987 toe te voegen aan de algemene reserve. CONTROLEVERKLARING Over 2020 is ten aanzien van de jaarrekening door Coöperatie ConFirm U.A. een controleverklaring verstrekt. De goedkeurende verklaring voor de jaarrekening 2020 is in het boekwerk opgenomen.

-3-

Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem

BEHANDELPROCEDURE De behandelprocedure ziet er als volgt uit: 18 maart 8 april

Het Dagelijks Bestuur behandelt en stelt de jaarstukken vast. Het Algemeen Bestuur behandelt en stelt de definitieve jaarstukken vast.

Doetinchem, 23 februari 2021

-4-

JAARREKENING 2020 ERFGOEDCENTRUM ACHTERHOEK EN LIEMERS

Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem

BALANS PER 31 DECEMBER 2020 (voor resultaatbestemming)

31 december 2019

31 december 2020 €

€

ACTIVA

Vaste activa Materiële vaste activa Investeringen met een economisch nut

425.849

461.288

5.937

6.458

Vlottende activa Uiteenzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Overige vorderingen Liquide middelen Bank- en girosaldi

490.619

360.179

560

1.093

Kassaldi

491.179

361.272

Overlopende activa

44.669

6.208

TOTAAL GENERAAL

967.634

835.226

Overlopende activa

-6-

Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem

31 december 2019

31 december 2020 €

€

PASSIVA

VASTE PASSIVA Algemene reserves

154.413

46.419

Gerealiseerd resultaat

44.987

107.994 199.400

154.413

476.114

513.419

Vaste schulden met een rente typische looptijd van één jaar of langer Onderhandse leningen van binnenlandse banken en overige financiële instellingen VLOTTENDE PASSIVA Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Aflossingsverplichtingen langlopende schulden

26.303

25.473

Overige schulden

85.132

89.340 111.435

114.813

Overlopende passiva

180.685

52.581

TOTAAL GENERAAL

967.634

835.226

Overlopende passiva

-6-

Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem

GRONDSLAGEN VOOR WAARDERING EN RESULTAATBEPALING Inleiding De jaarrekening is opgesteld op basis van het Besluit Begroting en Verantwoording. Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het desbetreffende balanshoofd anders is vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden.

De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden.

Personeelslasten worden in principe toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Als gevolg van het formele verbod op het opnemen van voorzieningen c.q. schulden uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbeidskostengerelateerde verplichtingen van vergelijkbare volume, worden sommige personele lasten echter toegerekend aan de periode waarin uitbetaling plaatsvindt; daarbij moet

worden

gedacht

aan

componenten

zoals

ziektekostenpremie

ten

behoeven

van

gepensioneerden, overlopende vakantiegeld- en verlofaanspraken en dergelijke. Vaste activa Materiële vaste activa met economisch nut Deze materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Specifieke investeringsbijdragen van derden worden op de desbetreffende investering in mindering gebracht; in die gevallen wordt op het saldo afgeschreven. De activa met relatief geringe betekenis worden in het jaar van aanschaf direct ten laste van de exploitatie gebracht.

Afschrijvingen van de activa (op annuïteiten basis) vindt plaats vanaf het moment dat het object voor gebruik beschikbaar is en met inachtneming van de verwachte gebruiks- en nuttigheidsduur.

-7-

Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem

Van de meest voorkomende c.q. belangrijkste activa is in onderstaand overzicht de gehanteerde afschrijvingstermijnen aangegeven. Meubilair

20 jaar

Archiefstellingen

30 jaar

ICT basisvoorzieningen

20 jaar

Vlottende activa Vorderingen en overlopende activa De vorderingen worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Voor verwachte oninbaarheid is een voorziening in mindering gebracht. De voorziening wordt statisch bepaald op basis van de geschatte inningskansen. Liquide middelen Deze activa worden tegen nominale waarde opgenomen. Vlottende passiva De vlottende passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Vaste schulden Vaste schulden worden gewaardeerd tegen de nominale waarde, verminderd met gedane aflossingen. De vaste schulden hebben een rentetypische looptijd van één jaar of langer.

-8-

Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem

TOELICHTING OP DE BALANS PER 31 DECEMBER 2020

ACTIVA VASTE ACTIVA Materiële vaste activa

Investeringen met een economisch nut € Boekwaarde per 1 januari 2020 Aanschaffingswaarde

602.379

Cumulatieve afschrijvingen en waardeverminderingen

-141.091 461.288

Mutaties Investeringen

2.861

Afschrijvingen

-38.300 -35.439

Boekwaarde per 31 december 2020 Aanschaffingswaarde

605.240

Cumulatieve afschrijvingen en waardeverminderingen

-179.391

Boekwaarde per 31 december 2020

425.849

-9-

Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem

VLOTTENDE ACTIVA Uiteenzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar

31-12-2020

31-12-2019

€

Overige vorderingen Nominale vordering Erfgoedcentrum

5.937

6.458

8.189

6.102

Ministerie van Financiën

340.067

212.018

N.V. Bank Nederlandse Gemeenten

142.283

142.253

-194

490.619

360.179

560

1.093

4.916

4.919

485

37.940

Borgsom tags parkeerplaats

160

Vooruitbetalingen

896

895

Administratiekosten - Unit4 licentie januari 2021/2020

239

234

Overige

44.669

6.208

Liquide middelen Bank- en girosaldi ABN AMRO Bank N.V.

Gelden onderweg

Kassaldi Kas

OVERLOPENDE ACTIVA Voorschotten personeel Te ontvangen loonkostensubsidies Nog te ontvangen subsidies Streekeigen

-10-

Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem

VASTE PASSIVA

31-12-2020

31-12-2019

€

Eigen vermogen Algemene reserves

154.413

46.419

Gerealiseerd resultaat

44.987

107.994

199.400

154.413

Stand per 1 januari

46.419

54.894

Resultaatbestemming voorgaand boekjaar

107.994

-8.475

Stand per 31 december

154.413

46.419

Algemene reserves

2020 €

2019 €

Gerealiseerd resultaat Stand per 1 januari

107.994

-8.475

Gerealiseerd resultaat boekjaar

44.987

107.994

-107.994

8.475

44.987

107.994

Gerealiseerd resultaat voorgaand boekjaar Stand per 31 december

-11-

Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem

VASTE SCHULDEN MET EEN RENTE TYPISCHE LOOPTIJD VAN ÉÉN JAAR OF LANGER

2019

2020 €

€

Lening o/g N.V. Bank Nederlandse Gemeenten Stand per 1 januari

387.961

412.605

Aflossing

-25.473

-24.644

Stand per 31 december

362.488

387.961

Aflossingsverplichting komend boekjaar

-26.303

-25.473

Langlopend deel per 31 december

336.185

362.488

Deze lening ad € 555.000 is verstrekt ter financiering van investering huisvesting en inrichting in Brewinc.

Aflossing vindt plaats over een periode van 19 jaar en 353 dagen vanaf 13 juli 2012. Het rentepercentage bedraagt 3,34% vast tot en met 2032. De halfjaarlijks betaalde termijn op basis van annuïteiten bedraagt € 19.110. Het aantal resterende halfjaarlijkse annuïteittermijnen bedraagt 23. Van het restant van de lening per 31 december 2020 heeft een bedrag van € 226.250 een looptijd langer dan vijf jaar.

31-12-2020

31-12-2019

€

Vooruit ontvangen archiefvergoeding Vooruit ontvangen archiefvergoeding

139.929

-12-

150.931

Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem

2020 €

2019 €

Vooruit ontvangen archiefvergoeding Stand per 1 januari

150.931

161.932

Vrijval Laborijn

-231

-230

Vrijval Hameland

-3.953

Vrijval Recreatieschap A&L

-6.818

139.929

150.931

Langlopend deel per 31 december

Betreft een vooruit ontvangen vergoeding voor archiefwerkzaamheden van Recreatieschap Achterhoek & Liemers ad € 119.025, van Hameland ad € 69.000 en van Laborijn ad € 4.611. Op 31 december 2020 is de stand van Recreatieschap Achterhoek & Liemers € 81.584, van Hameland € 54.195 en van Laborijn € 4.150. De vooruit ontvangen bedragen vallen in jaarlijkse termijnen vrij ten gunste van de exploitatie, voor het Recreatieschap Achterhoek & Liemers voor het eerst in 2015, voor Hameland het eerst in 2017 en voor Laborijn het eerst in 2019. De vrijval wordt gebaseerd op het aantal strekkende meters archief vermenigvuldigd met het voor dat jaar vastgestelde tarief per meter. Geen rentevergoeding en zekerheden van toepassing.

NETTO-VLOTTENDE SCHULDEN MET EEN RENTETYPISCHE LOOPTIJD KORTER DAN ÉÉN JAAR

31-12-2020

31-12-2019

€

Aflossingsverplichtingen langlopende schulden Leningen

26.303

25.473

85.132

89.340

Overige schulden Overige schulden

-13-

Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem

31-12-2020

31-12-2019

€

Overige schulden Rekening-courant Mr. H.J. Steenbergenstichting

1.068

967

Nominale schuld Erfgoedcentrum

30.918

41.514

Loonheffing

52.580

46.859

566

85.132

89.340

Accountantskosten - Confirm

7.018

7.865

Accountantskosten - Kab accountants & belastingadviseurs

3.025

2.420

Subsidie Stichting Digitaal Achterhoek

2.000

Vooruitontvangen kwartaalbijdrage Gemeente Oost-Gelre

38.773

Vooruitontvangen kwartaalbijdrage Gemeente Aalten

36.158

Vooruitontvangen kwartaalbijdrage Gemeente Bronckhorst

64.363

Bijdrage Cultuurpact

29.145

41.697

203

599

180.685

52.581

Reservering sociale lasten

OVERLOPENDE PASSIVA

Overige overlopende passiva

-14-

Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem

NIET UIT DE BALANS BLIJKENDE VERPLICHTINGEN Meerjarige financiële verplichtingen Huur Het huurcontract voor het pand IJsselkade 13 te Doetinchem is aangegaan voor een periode van 20 jaar. De huur- en serviceverplichtingen lopen tot het jaar 2031. Het jaarlijks bedrag van met derden aangegane huurverplichtingen van onroerende zaken bedroeg in 2020 totaal € 204.221. De bijdrage in de servicelasten bedroeg in 2020 totaal € 99.606. Afgegeven bankgarantie Per 31 december 2020 is er een bankgarantie afgegeven door N.V. Bank Nederlandse Gemeenten voor een bedrag van € 268.920 ten behoeve van Brewinc B.V.

GEBEURTENISSEN NA BALANSDATUM Er zijn geen gebeurtenissen na balansdatum te melden, die relevant zijn voor de jaarrekening 2020.

-15-

Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem

STAAT VAN INVESTERINGEN MET ECONOMISCH NUT

Investeringen met een economisch nut

Aanschafwaarde €

Balanswaarde 01-01-2020

Investeringen

Afschrijvingen

Balanswaarde 31-12-2020

€

Streekarchivariaat Virupa muurdeco

1.490

1.067

122

945

Purple bleu stellingen

160

133

127

Purple bleu stellingen

14.642

12.482

613

11.869

Bruynzeel archiefstellingen

68.272

58.201

2.847

55.354

Bruynzeel archiefstellingen

127.658

108.821

5.326

103.495

Bruynzeel archiefstellingen

48.983

41.756

2.043

39.713

Koopmans meerwerk

30.808

21.970

2.444

19.526

Interieur studiezaal

6.785

2.834

1.115

1.719

Architect Noort

2.674

1.909

226

1.683

Architect Noort

4.928

3.515

404

3.111

Koopmans studiezaal

200.293

142.828

16.263

126.565

Koopmans meerwerk

17.605

12.556

1.425

11.131

All Round Bouw

4.025

2.417

225

2.642

Valdorpels bij de toegangsdeuren

1.681

1.039

103

1.142

Legbord depot

1.284

860

952

Bomefa wandrek

1.911

1.575

1.614

533.199

413.963

32.375

381.588

-16-

Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem

Aanschafwaarde €

Balanswaarde 01-01-2020

Investeringen

Afschrijvingen

Balanswaarde 31-12-2020

€

Streekeigentaken Schilderijen

950

680

601

Conferentietafel

788

563

492

Tafelwagen 2x

550

388

353

Ahrend kuipstoel

214

151

144

Inventaris archief

25.722

18.342

1.573

16.769

Fatima scherm hal

1.141

817

100

717

Switch laptops

1.832

Itee Solutions

338

239

219

Riad tafels

987

709

624

Multi Ratio garderobe

101

Schermen educatieruimte

2.942

2.096

235

1.861

Ahrend inrichting kantoren

25.449

18.149

2.017

16.132

Voorhuis educatieruimte

923

662

587

Ahrend diversen 2011

1.485

1.109

147

962

Biblionet boekenwagen

713

607

555

Beamer

633

227

200

Uni binder

599

230

133

Bureaustoel

1.130

475

210

265

Slagpers

847

451

146

305

Grafimates Droogrek

762

488

135

353

Prowise PC Module

520

395

304

CCV pinautomaat

554

473

101

372

Laptop

1.653

275

1.378

Bureaustoel

604

101

503

Bureaustoel

604

581

69.180

47.325

2.861

5.925

44.261

602.379

461.288

2.861

38.300

425.849

Totaal

-17-

Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem

OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN IN DE JAARREKENING 2020

Erfgoedcentrum

Werkelijke baten 2020

Werkelijke lasten 2020

Werkelijk saldo 2020

Begrote baten Begrote 2020 lasten 2020

Begroot saldo 2020

€

1.672.322

-1.627.335

Projecten zijn gesaldeerd opgenomen in de werkelijke lasten. Voor 2020 betrof dit project CEPA/Cultuurpact (€ 37.642 baten en € 37.642 lasten, per saldo nihil) en project OER (€ 24.766 baten en € 23.287 lasten, per saldo € 1.479 baten).

Resultaat voor bestemming € 44.987 positief, voorstel toe te voegen aan de algemene reserves.

-18-

44.987

€ 1.648.453

-1.623.775

24.678

Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem

WNT-VERANTWOORDING 2020 De WNT is van toepassing op Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers. Het voor Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers toepasselijke bezoldigingsmaximum is in 2020 € 201.000 (Algemeen bezoldigingsmaximum).

Het bestuur van het Erfgoedcentrum is als volgt opgebouwd: -

Dagelijks bestuur, bestaande uit 2 AB-leden plus 1 DB-lid voorgedragen door de Staring Stichting;

Algemeen bestuur, bestaande uit de 8 portefeuillehouders van de bij de Wgr aangesloten

gemeenten; -

Bestuurscommissie, bestaande uit de voornoemde DB-leden, plus 2 leden afkomstig uit het AB en

2 leden voorgedragen door de Staring Stichting.

-19-

Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem

1. Bezoldiging topfunctionarissen

1a. Leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking en leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking vanaf de 13e maand van de functievervulling

-20-

Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem

1b. Topfunctionarissen met een bezoldiging van € 1.700 of minder

Het bestuur is onbezoldigd.

2. Overige rapportageverplichtingen op grond van de WNT

Naast de hierboven vermelde topfunctionarissen zijn er geen overige functionarissen met een dienstbetrekking die in 2020 een bezoldiging boven het individueel toepasselijke drempelbedrag hebben ontvangen.

-21-

CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT Aan het bestuur van: Erfgoedcentrum Achterhoek Liemers

A. Verklaring over de in het rapport opgenomen jaarrekening 2020 Ons oordeel Wij hebben de jaarrekening 2020 van Erfgoedcentrum Achterhoek Liemers te Doetinchem gecontroleerd. Naar ons oordeel geeft de in dit rapport opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van het vermogen van Erfgoedcentrum Achterhoek Liemers per 31 december 2020 en van het resultaat over 2020 in overeenstemming met Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Tevens is de jaarrekening in overeenstemming met de bepalingen van en krachtens de WNT. Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2020 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begroting en met de relevante wet- en regelgeving, waaronder verordeningen van de gemeenschappelijke regelingen. De jaarrekening bestaat uit:   

de balans per 31 december 2020; de staat van baten en lasten over 2020; en de toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen.

De basis voor ons oordeel Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens het Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden vallen, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden en het controleprotocol WNT vallen. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie 'Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening'. Wij zijn onafhankelijk van Erfgoedcentrum Achterhoek Liemers zoals vereist in de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta), de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. B. Verklaring over de in het jaarverslag opgenomen andere informatie Naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij, omvat het jaarverslag andere informatie, die bestaat uit: 

de programmaverantwoording.

Op grond van onderstaande werkzaamheden zijn wij van mening dat de andere informatie: 

met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat.

Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten in de Nederlandse Standaard 720 en artikel 213, lid 3 onder d Gemeentewet. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Het bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de programmaverantwoording overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

C. Beschrijving van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening Verantwoordelijkheid van het bestuur voor de jaarrekening Het bestuur is verantwoordelijk voor het opmaken en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en de bepalingen van en krachtens de WNT. Deze verantwoordelijkheid houdt onder meer in dat de jaarrekening zowel de baten en lasten als de activa en passiva getrouw dient weer te geven en dat de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Rechtmatige totstandkoming betekent in overeenstemming met de begroting en met de relevant wet- en regelgeving, waaronder verordeningen van de gemeenschappelijke regeling. In dit kader is het bestuur verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die het bestuur noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten of fraude. Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel.

Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken. Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel. Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, het Controleprotocol WNT, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Onze controle bestond onder andere uit: 



2/3

het identificeren en inschatten van de risico’s dat de jaarrekening afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude, het in reactie op deze risico’s bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing; het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden. Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de entiteit;

 

het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en het evalueren van de redelijkheid van schattingen door het bestuur en de toelichtingen die daarover in de jaarrekening staan; het vaststellen dat de door het bestuur gehanteerde continuïteitsveronderstelling aanvaardbaar is. Tevens het op basis van de verkregen controle-informatie vaststellen of er gebeurtenissen en omstandigheden zijn waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de onderneming haar bedrijfsactiviteiten in continuïteit kan voortzetten. Als wij concluderen dat er een onzekerheid van materieel belang bestaat, zijn wij verplicht om aandacht in onze controleverklaring te vestigen op de relevante gerelateerde toelichtingen in de jaarrekening. Als de toelichtingen inadequaat zijn, moeten wij onze verklaring aanpassen. Onze conclusies zijn gebaseerd op de controle-informatie die verkregen is tot de datum van onze controleverklaring. Toekomstige gebeurtenissen of omstandigheden kunnen er echter toe leiden dat een onderneming haar continuïteit niet langer kan handhaven; het evalueren van de presentatie, structuur en inhoud van de jaarrekening en de daarin opgenomen toelichtingen; het evalueren of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de onderliggende transacties en gebeurtenissen.

Wij communiceren met het bestuur onder andere over de geplande reikwijdte en timing van de controle en over de significante bevindingen die uit onze controle naar voren zijn gekomen, waaronder eventuele significante tekortkomingen in de interne beheersing.

Doetinchem, 24 februari 2021

Coöperatie ConFirm U.A.

Jeroen Westdijk

Digitaal ondertekend door Jeroen Westdijk Datum: 2021.02.24 17:03:23 +01'00'

drs. J. Westdijk RA

3/3

PROGRAMMAVERANTWOORDING

Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem

PROGRAMMAVERANTWOORDING OVER 2020 1

Inleiding

Voor u ligt een jaarverslag over een bijzonder jaar, een jaar waarin iedereen gevolgen ondervond van een pandemie. Uiteraard heeft COVID-19 ook invloed gehad op het werk van het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers (ECAL).

Het Erfgoedcentrum heeft na half maart 2020 zijn werkwijzen moeten aanpassen. Enerzijds met betrekking tot de medewerkers en anderzijds inzake dienstverlening. De medewerkers moesten (van de één op de andere dag) veel meer thuiswerken, wat met name met betrekking tot de benodigde techniek, de eerste weken een flinke hobbel was om te nemen. Ook kregen alle vrijwilligers het bericht dat ze niet meer konden komen om hun werk voort te zetten. Het is altijd de inzet geweest de dienstverlening zo goed mogelijk door te kunnen laten gaan. De studiezaal is een aantal maanden gesloten geweest maar gelukkig was het lange tijd mogelijk om wel bezoekers te kunnen ontvangen. Daarvoor zijn speciale maatregelen getroffen: reservering van bezoek in een tijdslot, speciale routing en desinfectiemaatregelen.

Nog belangrijker in de

dienstverlening was de digitale afhandeling van informatieverzoeken. Voor de intrede van het Coronavirus was daarin al een trend te zien, afgelopen jaar heeft dit een nog grotere vlucht genomen. Na een aantal weken van omschakelen, werkprocessen aanpassen en gewenning aan veranderde manier van werken, werd hier gelukkig organisatiebreed een weg in gevonden.

De mogelijkheden van digitaal vergaderen en overleggen heeft het gemis van persoonlijke face-toface contacten niet weggenomen maar maakte het wel mogelijk te blijven samenwerken, zowel intern in de eigen organisatie als met externen daarbuiten.

Zoals uit deze programmaverantwoording blijkt, hebben veel geplande werkzaamheden en projecten geen doorgang kunnen vinden. Maar gelukkig zijn er ook projecten die ondanks de Coronamaatregelen wel uitgevoerd zijn. Met betrekking tot de doorontwikkeling van het e-depot zijn er belangrijke stappen gezet, de toegankelijkheid van de website is verbeterd, er is meer informatie uit en over archieven digitaal beschikbaar gekomen en archiefstukken die in zeer slechte staat verkeerden zijn gerestaureerd. Werkzaamheden van vrijwilligers konden niet uitgevoerd worden en helaas zijn de meeste activiteiten, zoals cursussen, een symposium, lezingen en boekpresentaties, komen te vervallen. We hopen dit in de loop van 2021 wel weer te kunnen organiseren om ook op die manier de mooie en interessante cultuurhistorie van onze regio onder de aandacht te brengen en te houden.

-26-

Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem

Bestuur

Het bestuur van het Erfgoedcentrum is als volgt opgebouwd:

- Algemeen Bestuur, bestaande uit de acht portefeuillehouders van de bij de Wgr aangesloten gemeenten; - Dagelijks Bestuur, bestaande uit twee AB-leden plus één DB-lid voorgedragen door de Staring Stichting; - Bestuurscommissie, bestaande uit de voornoemde DB-leden, plus twee leden afkomstig uit het AB en twee leden voorgedragen door de Staring Stichting.

Per 01-01-2020 zijn de heren Das (ter vervanging van H. Ketelaar) en Seesing (ter vervanging van G. Leferink) tot resp. het DB/AB en de Bestuurscommissie toegetreden. In de loop van het jaar is de heer Aalderink (lid DB/AB) vervangen door de heer Tannemaat.

-27-

Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem

-28-

Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem

Resultaten

3.1

Programma Erfgoedcentrum

In deze programmaverantwoording is sprake van één programma: Programma Erfgoedtaken. Het gehele programma heeft voor het grootste deel betrekking op de uitvoering van wettelijke taken op het gebied van zorg en beheer van archieven.

De archieftaken worden, voor de acht gemeenten die deelnemer zijn in de Wgr Erfgoed-centrum, uitgevoerd op basis van de Archiefwet 1995, de plaatselijke archiefverordeningen en Besluit informatiebeheer. Op basis van een dienstverleningsovereenkomst worden ook de archieftaken ten behoeve van het Waterschap Rijn en IJssel en Kasteel Huis Bergh uitgevoerd. De Archiefwet bepaalt dat de archieven in "goede, geordende en toegankelijke staat" moeten worden gebracht, beheerd en behouden en dat er toezicht wordt gehouden op de niet-overgedragen archieven.

De niet wettelijke taken die het Erfgoedcentrum uitvoert, hebben betrekking op taken c.q. activiteiten met betrekking tot het onder de aandacht brengen en houden van de cultuur- historie van de regio, ofwel de regionale identiteit. Deze taken worden uitgevoerd voor de gehele regio Achterhoek en Liemers. Financiële bijdragen voor de uitvoering van deze taken komen van de acht aan de Wgr deelnemende gemeenten, de gemeenten Doesburg, Lochem en Zevenaar, de Provincie Gelderland, de donateurs van het Erfgoedcentrum, de Mr. H.J. Steenbergen-Stichting en de Stichting Vrienden erfgoed Staring.

-29-

Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem

3.1.1 Archieven en collecties in 'goede staat' brengen, beheren en behouden: Zorgen voor zo optimaal mogelijke omstandigheden voor opslag van de bestanden conform wet- en regelgeving en uitvoeren van werkzaamheden op het gebied van restauratie en conservering om (autonoom) verval van archieven tegen te gaan en schade te voorkomen. - Archiefbewaarplaats en quarantaineruimte zijn conform wet- en regelgeving ingericht en in stand gehouden. - Archieven zijn materieel verzorgd: verpakt in zuurvrije dozen en -omslagen, schadelijke materialen verwijderd, omslagen en dozen genummerd en gestickerd. Er is in totaal 93 m archiefmaterieel verzorgd waarbij ca. 8750 stickers zijn geplakt. Materiële verzorging houdt in: archieven verpakken in zuurvrije dozen en -omslagen, schadelijke materialen verwijderen, omslagen en dozen nummeren en stickeren. - Op basis van het restauratieplan, een overzicht van schade van archiefstukken, met beoordeling van de ernst/mate van schade (zgn. schadecijfer) worden ieder jaar archiefstukken gerestaureerd. In 2020 is verder gewerkt aan restauratie van archiefstukken met schadecijfer 16. In totaal is daarvan 1 m gerestaureerd. Het grootste deel betreft overheidsarchieven van voor 1811 (bestuur en rechterlijke archieven) van de gemeenten Berkelland, Doetinchem, Montferland en Oost Gelre.

Een klein deel, 0,125 m, betreft gemeentelijk archief van na 1811 (voormalige gemeente Didam). Daarnaast is 'on demand' 0,25 m archief

gerestaureerd uit archieven van Aalten, Montferland en

Winterswijk betreffende stukken uit Oud Rechterlijke archieven en bouwtekeningen. 'On demand' houdt in dat op verzoek van een onderzoeker stukken worden gerestaureerd. Na restauratie zijn stukken die tot die tijd vanwege de slechte staat vele jaren niet ter inzage waren, weer te raadplegen door bezoekers.

3.1.2 Archieven en collecties in 'geordende staat' brengen, beheren en behouden: Zorgen voor ordening in beheerde bestanden zodat de archieven doorzoekbaar en vindbaar worden en blijven. Dit heeft zowel betrekking op analoog ('papieren') archief als digitaal archief. - In totaal is ruim 36 m archief formeel overgebracht en daarmee in beheer genomen. De archieven zijn geregistreerd en toegankelijk gemaakt.

-30-

Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem

- Er zijn negen particuliere archieven/collecties (w.o. ook documentatie-collecties en aanvullingen) opgenomen met een totale een omvang van ruim 12 m en 1,6 GB aan digitaal archief. Deze collecties zijn opgenomen op basis van in het acquisitiebeleid omschreven redenen. Deze bestanden zijn opgeschoond, verpakt en geïnventariseerd en toegangen zijn op de website gepubliceerd.

-31-

Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem

- Vervaardigen en publiceren van toegangen (inventarissen): inventarisatieplan opgesteld en 37 inventarissen (toegangen) vervaardigd.

- Als gevolg van afwezigheid van vrijwilligers zijn er dit jaar geen archieven of collecties nader toegankelijk gemaakt en geen transcripties gemaakt.

3.1.3 Archieven en collecties in 'toegankelijk staat' brengen, beheren en behouden: Beschikbaar stellen van in beheer zijnde archieven en collecties; fysiek via de studiezaal en digitaal via de website ('virtuele studiezaal') en gebruik van in beheer zijnde archieven en collecties stimuleren. - Tot half maart was de studiezaal 30 uur per week, verdeeld over vier dagen, opengesteld voor bezoekers. Vanaf half maart tot en met mei en vanaf half december was de studiezaal gesloten. Vanaf juni tot half december was de studiezaal beperkt geopend voor bezoekers. Bezoek was alleen mogelijk door het reserveren van een tijdslot via de website. De gevolgen van de (beperkte) sluiting zijn terug te zien in de bezoekersstatistieken.

De 173 bezoekers van (pre-Covid) februari 2020 is het hoogste aantal bezoekers in welke maand dan ook in 2019 en 2020. Het aantal bezoekers in juli 2020 en september 2020 is nagenoeg

gelijk

aan

het

aantal

in juli

2019

en september 2019. Het

werken met

een

reserveringssysteem voor bezoekers heeft in ieder geval in die maanden niet geleid tot minder bezoekers in vergelijking met vorig jaar.

-32-

Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem

- Er wordt vanaf eind 2018 bijgehouden hoeveel scanverzoeken het Erfgoedcentrum ontvangt. Een groot deel hiervan bestaat uit scanverzoeken voor bouwdossiers. In 2020 is de vraag flink toegenomen. Dit is te verklaren door meerdere factoren. Ten eerste werden steeds meer blokken van bouwvergunningen overgedragen aan het Erfgoedcentrum. Daarnaast heeft beperkte opening van de studiezaal wegens de coronacrisis ervoor gezorgd dat digitale afhandeling vaak de uitkomst bood. Sowieso was er al een trend gezet dat informatieverzoeken steeds vaker via de digitale weg kwamen, in plaats van door een fysiek studiezaalbezoek.

- Dit jaar zijn er diverse wijzigingen doorgevoerd in de website. Er zijn bijvoorbeeld twee nieuwe pagina's bijgekomen die gewijd zijn aan stamboomonderzoek en onderzoek naar onderwijs. Daarnaast is een toegankelijkheidsverklaring gemaakt voor onze website. Hierin wordt gecontroleerd op punten die de website toegankelijk maken voor alle gebruikers, inclusief mensen met een beperking. De verbeterpunten die uit dit onderzoek naar voren kwamen, zullen worden meegenomen in de plannen voor een vernieuwde website.

- Statistieken met betrekking tot raadpleging van archieftoegangen (inventarissen) via de website:

-33-

Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem

- Het project om lokale kranten van Aalten, Oost Gelre en Winterswijk te scannen (op initiatief van de gezamenlijke historische verenigingen van deze gemeenten) is nog niet geheel afgerond. De kranten zijn in 2020 gescand en weer teruggeplaatst in het depot van het

Erfgoedcentrum. Het is de

verwachting dat in de loop van 2021 de scans voor raadpleging op de website van Delpher beschikbaar komen.

- Eind 2020 waren er 4.752.153 doorzoekbare beschrijvingen beschikbaar op de website, eind 2019 waren dat er 4.713.695. Daarnaast zijn eind 2020 85.184 afbeeldingen via de "beeldbank" en 166 films op de website te vinden. Met name met betrekking hiertoe is de afwezigheid van vrijwilligers terug te zien in de cijfers. Het aantal toegevoegde beschrijvingen en afbeeldingen is in 2020 veel minder toegenomen dan in de jaren daarvoor.

- In 2019 is de afspraak gemaakt dat ambtenaren van de gemeente Doetinchem archieven van deze gemeenten op de studiezaal in komen zien. Deze dossiers worden dan dus niet meer uitgeleend. De dossiers die door de ambtenaren van Doetinchem op de studiezaal zijn ingezien zijn derhalve vanaf 2020 meegerekend in 'aanvragen studiezaal' en niet als uitlening geregistreerd. Het aantal uitleningen m.b.t. Doetinchem betreft ook uitleningen aan de ODA (204 dossiers uitgeleend). De stijging van het aantal uitleningen aan de gemeente Winterswijk is het gevolg van een intern project omtrent basisregistraties.

-34-

Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem

- Van verschillende zijden werd een beroep gedaan op beeldmateriaal uit de film- en fotocollectie van het Erfgoedcentrum. In totaal zijn er 537 beeldbestanden geleverd voor diverse doeleinden. Veel bestanden zijn aangeleverd t.b.v. projecten van het Gelders Genootschap rondom de wederopbouw (153). Ander grote aanvragen die zijn verwerkt waren voor iemand t.b.v. een lezing over WOII/bevrijding en voor iemand anders voor een lezing en een artikel over de synagoge in Hengelo (H.V. Hengelo). Er zijn weinig grote aanwinsten geweest van beeldmateriaal. Door het Erfgoed-centrum zelf zijn foto's m.b.t. de coronamaatregelen gemaakt en aan de beeldbank toegevoegd.

3.1.4 Uitvoeren van de archiefwettelijke inspectietaak De archiefinspecteur houdt toezicht op niet-overgedragen archieven; daarbij wordt inspectie uitgevoerd op bestanden die op het punt staan overgedragen te worden (moet conform geldende normen en eisen), worden vernietigingslijsten beoordeeld en wordt gevraagd en ongevraagd advies gegeven met betrekking tot informatie- en archiefbeheer van de gemeenten én gemeenschappelijke regelingen. - Met alle gemeenten, het Waterschap en de gemeenschappelijke regelingen is regulier overleg gevoerd. Daarnaast zijn voor iedere organisatie de volgende specifieke zaken uitgevoerd:

-35-

Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem

-36-

Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem

- Ten behoeve van uitvoering van de archiefinspectietaak en deskundigheidsbe-vordering zijn onderstaande algemene werkzaamheden uitgevoerd en is aan onderstaande activiteiten/overleggen deelgenomen.

-37-

Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem

3.1.5 Stimuleren van onderzoek, studie en activiteiten op het gebied van en interesse in de streekcultuur en -historie Achterhoek en Liemers. - Ten behoeve van het stimuleren van gebruik van in beheer zijnde archieven en collecties zijn rondleidingen,

lezingen

cursussen

gegeven,

leerlingen

ontvangen

andere

activiteiten

georganiseerd. In totaal hebben hiervoor 702 mensen het Erfgoedcentrum fysiek bezocht.

In onderstaand overzicht zijn ook de 40 deelnemers aan het webinar opgenomen in het kader van de lancering van het online woordenboek Achterhoek en Liemers, het E-WALD.

- Cultuurhistorisch magazine Oer verscheen vier maal; dit tijdschrift heeft een oplage van 950 exemplaren en wordt uitgegeven samen met het Regionaal Archief Zutphen en het Waterschap Rijn en IJssel. - De socialmediakanalen van het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers worden structureel ingezet om activiteiten, nieuwtjes en interessant archiefmateriaal te belichten. Ook dit jaar zijn er weer flink wat volgers bijgekomen op Facebook, Twitter en Instagram.

-38-

Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem

- Het Erfgoedcentrum is het taalinstituut voor Nedersaksisch in de provincie Gelderland. o

In gezamenlijkheid met de Nedersaksische taalinstituten in Nederland (Friesland, Groningen,

Drenthe en Overijssel) is in 2020 een curriculum voor het basisonderwijs ontwikkeld en een imagocampagne 'ik ben een Nedersaks' opgestart. Daarnaast zijn er afspraken gemaakt om op het gebied van educatie samen projecten voor onderwijs te ontwikkelen die binnen alle provincies kunnen worden ingezet/uitgerold. o

Het Erfgoedcentrum heeft begin maart aandacht besteed aan het 40-jarig bestaan van het WALD:

project Woordenboek Achterhoekse en Liemerse Dialecten. Daarvoor is als geschenk voor de 'metwarkers' een speciale bundel gemaakt die tijdens een feestelijke bijeenkomst aan de metwarkers is overhandigd. In december is er online een feestelijke lancering geweest van het e-WALD: een speciale website met een doorzoekbare database waar alle woorden in de tot nu toe uitgebrachte WALD delen zijn opgenomen. Lex Schaars, opsteller van het WALD en vrijwilliger bij het Erfgoedcentrum ontving op 12 november een koninklijke onderscheiding voor zijn werk. o

In samenwerking met de Dialectkring Achterhook en Liemers en de Stichting Vrienden van de

Streektaal Lochem is de Waeke van het Achterhookse en Liemerse Book georganiseerd. Daarvoor is een bundel nieuwe verhalen en gedichten in de streektaal samengesteld en uitgebracht onder de titel Flonkergood. Dit boekje heeft iedereen die in die week een boek uit of over de regio kocht (bij het Erfgoedcentrum of bij de boekhandel in de regio) cadeau gekregen.

3.1.6 Verzamelen, beheren en beschikbaar stellen van literatuur en documentatie met betrekking tot streekcultuur en -historie Achterhoek en Liemers. - De bibliotheekcollectie is actueel en beschikbaar gehouden door aanschaf van relevante publicaties, verwerkingen van aanwinsten en wegwerken van werkvoorraden. Aantal aanwinsten in de bibliotheek: 198 publicaties waarvan 82 aangekocht. De overige 116 publicaties zijn aan het Erfgoedcentrum geschonken. Bovendien werden 163 publicaties toegevoegd aan de bibliotheekcollectie uit de werkvoorraad in 2020. Verder werden er ongeveer 98 publicaties, aanwezig in archieven, beschreven. Ook werden 104 digitale gegevensdragers behorende bij boeken beschreven. - De bibliotheekcatalogus is aangevuld met de nieuwe aanwinsten, beschrijvingen van periodieken en er is gewerkt aan het wegwerken van de werkvoorraad (herordening en registratie). - De documentatiecollecties van Bergh, Borculo, Dinxperlo (gedeeltelijk) en Hengelo (gedeeltelijk) zijn opgeschoond. - Er werd een begin gemaakt met het scannen van kaften van aanwinsten die in 2020 zijn verschenen, zodat die in de bibliotheekcatalogus opgenomen kunnen worden bij de beschrijvingen van de desbetreffende boeken.

-39-

Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem

3.2

Bedrijfsvoering

3.2.1 Personeel en organisatie VASTE MEDEWERKERS - Als gevolg van de coronamaatregelen werkten de medewerkers zo mogelijk thuis. Niet alle werkzaamheden leenden zich daarvoor waardoor een aantal medewerkers wel op kantoor bleven werken of deels op kantoor/deels thuis. Voor het thuiswerken zijn technische voorzieningen getroffen en medewerkers konden een financiële bijdrage aanvragen voor extra (grote) beeldschermen en bureaustoelen. Daar is door een aantal medewerkers gebruik van gemaakt. - Per 1 april is een nieuwe medewerker in dienst gekomen als assistent studiezaal om werkzaamheden m.b.t. dienstverlening te ondersteunen. - Per 1 april is een stagiaire gestart. Deze stage liep 1 september af waarna zij in dienst is gekomen voor, in eerste instantie voor een half jaar, als trainee. - In aanloop naar de pensioengerechtigde leeftijd is een medewerker minder uren gaan werken, een andere medewerker is per 1 september 2020 uit dienst gegaan vanwege het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd. - Er is voor een aantal medewerkers wat verschuiving geweest in taken. Enerzijds vanwege ontwikkelingen in uitvoerende taken van het Erfgoedcentrum, anderzijds op basis van persoonlijke ontwikkeling van medewerkers. In de praktijk bleek dit goed te passen. Dit heeft ook voor een aantal medewerkers geleid tot urenuitbreiding.

Als gevolg hiervan was het niet nodig voor openstaande vacatureruimte te werven voor een nieuwe medewerker. - Ter ontwikkeling van de medewerkers zijn beoordelings- en kwartaalgesprekken gevoerd en hebben een

aantal

medewerkers

deelgenomen

aan

specifieke

studiedagen/-bijeenkomsten.

Vanwege

coronamaatregelen is er geen teamtraining georganiseerd. -

zijn

door

een

aantal

medewerkers

cursussen/trainingen

gevolgd:

één

van

studiezaalmedewerkers is gestart met een cursus Genealogie voor gevorderden (niet afgerond; vanwege corona maatregelen halverwege gestopt), functioneel beheerder heeft (online) één-op-één training beheer e-depot gevolgd, financieel medewerker heeft bijeenkomst bijgewoond inzake nieuwe IBT-regeling (Provincie Gld.).

-40-

Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem

VRIJWILLIGERS - Het aantal vrijwilligers lag eind 2020 op 42. - In februari vond een vrijwilligersbijeenkomst/-vergadering plaats waarbij de vrijwilligers zijn bijgepraat over nieuwe ontwikkelingen en activiteiten. - Als gevolg van de coronamaatregelen is vanaf half maart alle inzet van vrijwilligers stopgezet. Om contacten met de vrijwilligers te onderhouden is vanaf april iedere maand een nieuwsbrief aan de vrijwilligers toegestuurd. Omdat ook de vrijwilligers-bijeenkomst van mei kwam te vervallen, kregen alle vrijwilligers een fruitmand thuisbezorgd. De kerstbijeenkomst kon ook geen doorgang vinden. De vrijwilligers hebben voor Kerst ook een cadeaupakketje thuisgestuurd gekregen.

INHUUR DERDEN - Via Laborijn (voorheen Wedeo) is één medewerkster bij het Erfgoedcentrum werkzaam. Zij verricht ondersteunende administratieve werkzaamheden. - Op projectbasis is een medewerker in dienst als 'projectmedewerker regionale identiteit'. De werkzaamheden die zij uitvoert, vallen deels onder de projecten van het Cultuur- en Erfgoedpact Achterhoek en deels zijn het projecten van het Erfgoedcentrum zelf, gebaseerd op het activiteitenplan op basis waarvan de Provincie Gelderland subsidie verleent. - Ter ondersteuning op de studiezaal, vanwege een langdurig zieke, was er vanaf november 2019 een uitzendkracht ingehuurd voor 20 uur per week. Met sluiting van de studiezaal per half maart vanwege de coronamaatregelen is die inzet gestopt.

OVERIG - Inzet P&O (HR en salarisadministratie) en ICT vanuit gemeente Doetinchem op basis van Service Level Agreement is gecontinueerd. 3.2.2 Huisvesting - Ten behoeve van de huisvesting wordt depot-, kantoor- en studiezaalruimte gehuurd (op basis van een langlopend huurcontract) van Brewinc B.V. - Het Erfgoedcentrum is vertegenwoordigd in de Stichting Brewinc Beheer; een beheerstichting ten behoeve van de gebruikers (bewoners) van het gebouw het Brewinc. Het Erfgoedcentrum vervult hier de rol van secretaris. Via de Stichting Brewinc Beheer is een gebouwenbeheerder werkzaam. Deze regelt facilitaire zaken met betrekking tot het gebouw als geheel en gezamenlijke ruimtes (niet voor de ruimtes van de afzonderlijke gebruikers). - Voor gebruik van een up-to-date netwerk, benodigde hard- en software en voor ondersteuning ICTdiensten wordt gebruik gemaakt van inzet van de gemeente Doetinchem op basis van een Service Level Agreement.

-41-

Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem

3.2.3 Samenwerking - Het Erfgoedcentrum heeft nauwe contacten met het Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg (SALD). Er is regelmatig overleg en er wordt gebruik gemaakt van wederzijdse kennis, ervaring en diensten. - Het Erfgoedcentrum, Regionaal Archief Zutphen en Waterschap Rijn en IJssel geven gezamenlijk het cultuurhistorisch magazine Oer uit. - Er is nauwe samenwerking met de medegebruikers van 't Brewinc en met name de Bibliotheek WestAchterhoek, wat heeft geleid tot uitwisseling van kennis en ervaringen maar ook tot concrete gezamenlijke activiteiten. - Vanaf 2017 is het Erfgoedcentrum coalitiepartner van het Cultuur- en Erfgoedpact Achterhoek (CEPA). Samen met vijf andere coalitiepartners wordt de komende vier jaar gezamenlijk invulling gegeven aan dit pact. Het Erfgoedcentrum heeft daarbij samen met de DRU Industriepark de verantwoording over projecten binnen het thema Educatie. Binnen het CEPA zijn een aantal direct aan het Erfgoedcentrum gerelateerde projecten gerealiseerd: o

Wiesneus: door goede samenwerking met de bibliotheken West- én Oost-Achterhoek,

Achterhoekse Poort en Montferland is het project Wiesneus - magazine en lessen m.b.t. de streektaal - een groot succes. o

Schrijfcursussen: om meer mensen te leren schrijven in de streektaal zijn drie schrijfcursussen

georganiseerd waarbij men leerde om 1) een goed verhaal te schrijven en 2) dit in de streektaal te doen (grammatica en spelling). o

Plat Gespöld: streektaalmuziekfestival met toekenning van de prijs 'De Gelderse Kleiroze' voor het

'haevigste liedje' van het afgelopen jaar. Vanwege de corona ging het live festival niet door maar de genomineerden en de winnaar kregen in een bijeenkomst in kleine kring de bijbehorende prijzen uitgereikt. Dit was via een live stream op internet te volgen. o

Troubadour; een troubadour trekt langs campings en evenementen om liedjes en verhalen (sages)

in het Achterhoeks ten gehore te brengen.

-42-

Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem

- Sinds de ondertekening in 2018 van het convenant Nedersaksisch door de provincies waar Nedersaksisch de streektaal is, heeft de provincie Gelderland het Erfgoedcentrum aangewezen als hét taalinstituut Nedersaksisch voor deze provincie. Vanaf 2019 is daardoor een steeds hechtere samenwerking en band ontstaan met de andere Nedersaksische taalinstituten in Nederland: Overijsselacademie, Huus van de Taol (Drenthe), CGTC (Groningen) en de Schrieversronte in Stellingwerven (Friesland). De directeuren hebben inmiddels een stuurgroep gevormd om activiteiten op elkaar af te stemmen en zo mogelijk gezamenlijk te ontwikkelen. - Met betrekking tot diverse activiteiten is dit jaar actief samengewerkt met allerlei verenigingen en organisaties: o

Archiefdiensten in de provincie Gelderland, waaronder Gelders Archief, Regionaal Archief Zutphen

en Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg o

Audio Visueel Archief Gelderland (AVAG)

Bibliotheek West-Achterhoek, Oost-Achterhoek, Achterhoekse Poort,

Montferland o

Coalitiepartners in het Cultuur- en Erfgoedpact Achterhoek (De Gruitpoort, DRU Industriepark, St.

Cultuurzomer Achterhoek, Boogie Woogie, Cultuur Oost) o

Commissie Open Monumentendag

Coöperatie Erfgoed Gelderland, Mijn Gelderland

Cultuurpact De Liemers

Dialectkring Achterhoek en Liemers

Drie Koningen Treffen (Liemers)

De Gelderlander

Het Gelders Genootschap

Historische en oudheidkundige Verenigingen in de regio

Huis Bergh

Huis Landfort (St. Erfgoed Landfort)

Instituut voor de Nederlandse Taal (INT), Leiden

Taalinstituten in het Nedersaksisch taalgebied: Huus van de Taol, Overijsselacademie, Centrum Groninger Taal en Cultuur, Schrieversronte Stellingwerve

Liemers Museum

Museum STAAL Almen

Nationaal Onderduikmuseum Aalten

Nederlandse Genealogische Vereniging, afd. Achterhoek en Liemers

Omroep Gelderland

Radboud Universiteit Nijmegen

SONT

Stadsarchief Kampen

Stadsmuseum Doetinchem

-43-

Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem

Staring Stichting

Mr. H.J. Steenbergen-stichting

Stichting Vrienden erfgoed Staring

Stichting Doetinchem Herdenkt

Vereniging Vrienden van de Streektaal veur Lochem e.u.

Waterschap Rijn en IJssel

-44-

Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem

Paragraaf financiën

4.1

Resultaten

Het Erfgoedcentrum heeft het jaar 2020 afgesloten met een positief resultaat van € 44.987 tegenover een begroot positief resultaat van € 24.678. 4.1.1 BATEN De totaal ontvangen baten bedragen € 1.672.322 tegen een begroot bedrag van € 1.648.453.

Bijdragen gemeenten Ontvangen bijdragen van gemeenten € 1.510.257; begroot € 1.506.023, waarvan ontvangen bijdragen van niet WGR-gemeenten € 16.234; begroot € 12.000. De niet-WGR-gemeenten zijn Doesburg, Lochem en Zevenaar.

Bijdrage Provincie Gelderland Ontvangen voorschot € 11.585 (volgens subsidietoekenning volgt de rest van het bedrag van € 49.525 na afronding van project 2017-2020); begroot € 45.500.

Baten uit acties van derden Ontvangen bijdrage van de Mr. H.J. Steenbergen-stichting € 6.000; begroot € 6.000.

Overige baten De overige baten bestaan uit een aantal posten. - De bijdrage archiefbijdragen gemeenschappelijk regelingen, Regio Achterhoek, Recreatieschap Achterhoek en Liemers, Hameland, Laborijn en ISWI. Ontvangen € 29.005; begroot € 26.861. - Baten uit DVO: o

Stichting Huis Bergh: Een nieuwe overeenkomst, waarbij vanaf 01-01-2019 op basis van gewerkte

uren wordt gefactureerd. Hierdoor zijn de baten uit DVO voor Huis Bergh € 20.289; begroot € 18.250. o

Daarnaast is er conform afspraken binnen het Cultuur en Erfgoedpact Achterhoek een vergoeding

voor inzet als coalitiepartner zijnde € 4.687. - Vergoeding dienstverlening: € 14.304; begroot € 3.750. Al een paar jaar stijgt de vraag naar scans van bouwtekeningen. Daarnaast heeft de corona en een gesloten studiezaal een grote invloed gehad op de groter wordende vraag naar scans.

De overige baten zijn ongeveer gelijk aan de begroting.

-45-

Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem

4.1.2 LASTEN De totale lasten bedragen € 1.627.335 tegenover een begroot bedrag van € 1.623.775.

Toelichting meer kosten Personeel De kosten voor het personeel zijn € 988.176; begroot € 971.700. De kosten voor het personeel zijn circa € 15.000 hoger. Dit is het gevolg van een opleiding die in dit jaar is gestart. Daarnaast zijn er extra kosten gemaakt t.b.v. inzet van een uitzendkracht als (tijdelijke) vervanging van een langdurig zieke medewerker.

Toelichting lagere Apparaatskosten - Er is in 2020 minder besteed aan restauratie en conservering (€ 11.000 lager dan begroot). Restauratie- en conserveringswerkzaamheden kunnen alleen op locatie worden uitgevoerd. Als gevolg van de corona maatregelen, waardoor werknemers meer thuis moesten werken, is hier minder aan gewerkt en derhalve minder aan besteed, dan gepland. - Er is in 2020 minder besteed aan websites en licenties (€ 17.500 lager dan begroot). Het realiseren van een nieuwe website en een nieuw digitaal zaaksysteem is mede door corona uitgesteld naar 2021. - Van de post onvoorzien (€ 5.000 begroot) is geen gebruik gemaakt. - Als gevolg van lagere ICT kosten, is de btw voorheffing lager dan begroot (€ 4.000).

Algemene reserve De algemene reserve komt na verrekening van het overschot in 2020 per 31 december 2020 uit op een bedrag van € 199.400.

Voor het overige verwijzen wij u naar de opgestelde cijfers 2020.

-46-

Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem

4.2

Weerstandsvermogen

4.2.1 WEERSTANDSCAPACITEIT Het weerstandsvermogen van het Erfgoedcentrum is het vermogen om (incidentele) financiële tegenvallers te kunnen opvangen om taken te kunnen voortzetten. Het weerstandsvermogen is de relatie tussen de weerstandscapaciteit (de beschikbare middelen om niet begrote kosten te dekken) en de risico's (waarvoor geen voorzieningen zijn getroffen of verzekeringen voor zijn afgesloten). Het weerstandsvermogen is van belang voor het bepalen van de gezondheid van de financiële positie van het Erfgoedcentrum.

Voor berekening van het weerstandsvermogen wordt als uitgangspunt 10% van de begrote omzet gehanteerd. De relevante risico's voor het weerstandvermogen zijn binnen het Erfgoedcentrum gering. De algemene reserve per 31 december 2020 bedraagt € 199.400. Het weerstandsvermogen is voldoende gezien ook het feit, dat de deelnemende gemeenten aansprakelijk zijn voor de tekorten. Het bedrag van de algemene reserve lijkt wellicht hoog, maar gezien de vierjaarscyclus loopt de reserve weer terug naar het gewenste niveau. Voor de komende twee jaren (2021-2022) is immers een tekort begroot.

-47-

Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem

4.2.2 RISICO'S Van 3 gemeenten in ons werkgebied en de Provincie Gelderland ontvangt het Erfgoedcentrum subsidie ten behoeve van de uitvoering van de niet-archieftaken. Vaststelling van de definitieve subsidies die worden verstrekt, volgt in het lopende jaar. Aan de vaststelling en toekenning van deze subsidies ligt geen wettelijke verplichting ten grondslag, waardoor mogelijk minder subsidies worden toegekend dan gevraagd.

Het risico van ontvangst lagere subsidies wordt geschat op 20% van de totale subsidiebijdrage van Provincie en gemeenten.

Wanneer CAO-onderhandelingen of het algemene prijspeil hogere (of lagere) ontwikkelingen geeft, kan dit doorwerken in lopende contracten en subsidierelaties.

Op grond van het cafetariamodel kan het personeel verlofdagen kopen of verkopen. Dit heeft financiële consequenties danwel gevolgen voor het aantal beschikbare uren. De financiële gevolgen komen jaarlijks ten laste van het jaarresultaat, omdat vooraf nauwelijks een inschatting gemaakt kan worden van deze financiële gevolgen. Deze kunnen jaarlijks fluctueren. De afgelopen jaren is hier nauwelijks gebruik van gemaakt. Op basis daarvan wordt dit risico ingeschat op nihil.

Het Erfgoedcentrum heeft geen lopende risicodossiers zoals bijvoorbeeld claims.

-48-

Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem

4.2.3 FINANCIËLE KENGETALLEN Op grond van het wijzigingsbesluit vernieuwing Besluit Begroting en Verantwoording (BBV), moet een set van vijf verplichte kengetallen opgenomen worden voorzien van een toelichting.

De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. Een positieve schuldquote geeft aan dat er geen overschot aan middelen is.

De solvabiliteitsratio geeft inzicht in de mate waarin het Erfgoedcentrum in staat is aan haar financiële verplichting te voldoen. Onder de solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. Hoe hoger het solvabiliteit, hoe gezonder het bedrijf. De solvabiliteitsratio schommelt tussen de 8 en 21. Het Erfgoedcentrum zal geen hoge solvabiliteitsratio opbouwen. Bij een hoger positief resultaat zal dit uitgekeerd worden aan de gemeenten. Tenzij er afspraken gemaakt worden over de algemene reserve.

De structurele exploitatieruimte geeft aan hoe groot de structurele vrije ruimte binnen de vastgestelde begroting is. Dit kengetal geeft aan dat er binnen het Erfgoedcentrum geen vrije ruimte aanwezig is.

In de meerjarenbegroting van het Erfgoedcentrum is in de eerste 2 jaren rekening gehouden met een positief resultaat, de jaren daarna met een negatief resultaat. In het overzicht van de kengetallen is dit terug te zien in de solvabiliteitsratio en de exploitatieruimte.

-49-

Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem

Doetinchem, 23 februari 2021

M. Sluiter

E.T.G. Siero

Voorzitter

Secretaris/Directeur

-50-

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://besluitvorming.doetinchem.nl/api/v1/meetings/7539/documents/38219