Bijlage 1 Fondsdocumentatie Energie Samen.pdf
Tekst van het document
C Voorwaarden aanvragers en projecten
7/17
2.2.
De aanvrager onderschrijft (aantoonbaar) de zeven coöperatieve principes (ICA-principes). Dit blijkt bijvoorbeeld uit de statuten, reglementen en/of een schriftelijke verklaring.
Ondertekening charter (verklaring)
2.3.
De aanvrager is een coöperatieve vereniging met statuten die niet in strijd zijn met de ICA-principes / open voor burgers / …
Statuten
2.4.
De aanvrager is een KMO (MKB) met grootte micro of klein (te bepalen middels een MKB toets volgens de Europese richtlijnen 2). Dat wil zeggen
MKB-toets
minder dan 50 werknemers (personen) EN hoogstens EUR 10 miljoen jaaromzet EN/OF Jaarbalans kleiner of gelijk aan EUR 10 miljoen
2.5.
De coöperatie gaat akkoord met de financieringsvoorwaarden zoals vastgesteld in het model financieringsovereenkomst [zie ook bijlage 6 Financieringsovereenkomst Energie Samen Energiecoöperatie] voor de projectlening.
Verklaring
2.6.
De coöperatie is bereid kennis en ervaring beschikbaar te stellen voor andere initiatiefnemers, middels evaluaties en benchmarking, zolang er geen sprake is van een vertrouwelijke status waarbij het project schade zou kunnen oplopen.
Verklaring
2.7.
De coöperatie heeft onvoldoende eigen middelen, beschikbaar om het project voor te financieren en het bijbehorend risico te dragen.
Laatste jaarstukken indien relevant
2.8.
Er is sprake van een professionele governance structuur met Statuten; aandacht voor rolscheiding (checks & balances), compliance, huishoudelijk wettelijke kaders, transparantie en continuïteit, passend bij de reglement fase, omvang en risicoprofiel van het project 3.
Voorwaarden Project vanaf fase 2 2.9.
Het (potentiële) project heeft nog geen financial close bereikt.
Projectplan
2.10.
De aanvrager is voor tenminste 50% mede-eigenaar van het te financieren project 4 of heeft de intentie en de mogelijkheid om dat (met ondersteuning) te worden voor verstrekking van de vergunning;
Projectplan
2.11.
Het betreft een project(kans) voor de opwek van Zon- of Windenergie met een (verwachtte) investeringswaarde van tenminste € 500.000.
Projectplan
Coöperaties dienen de SME self-assessment questionnaire in te vullen. Leest u eerst de SME selfassessment wizard (handleiding) goed door voordat u met de toets start. Heeft u de test afgenomen? Slaat u dan de resultatenpagina op of print deze uit. Mkb-toets | RVO.nl | Rijksdienst en SME definition | Internal Market, Industry, Entrepreneurship and SMEs (europa.eu). 3 Per fase wordt gedefinieerd op welk (volwassenheids-)niveau een organisatie moet zitten, passend bij de omvang en risico’s van het project. 4 Er is sprake van financieel eigendom en zeggenschap over het project én over de besteding van de baten bij exploitatie. Zie ook Factsheet 50% lokaal eigendom (regionale-energiestrategie.nl) 2
C Voorwaarden aanvragers en projecten
8/17
Een project kan bestaan uit een aantal deelprojecten met verschillende kleinere installaties; 2.12.
Het project voldoet aan het regionale beleid en heeft volgens dit beleid voldoende prioriteit om ontwikkeld te worden.
Evaluatie provinciaal coördinator
2.13.
De projectleider van het project is een aangesloten aanbieder volgens de voorwaarden van het ontwikkelfonds middels een open-house contract met Energie Samen. Zie ook B Voorwaarden voor projectbureaus en bijlage 5 Overeenkomst Energie Samen – Projectbureau (open house).
Open house lijst aanbieders
2.14.
De planning (mijlpalen, resultaten, uren) volgen de standaard voor wind- en zonprojecten. Zie ook bijlage 3 Fasering winden zonprojecten.
Projectplan planning
-
Resultaten en mijlpalen per fase zijn reëel en passen bij de doelstelling van het project. De te financieren activiteiten werken toe naar de relevante resultaten en mijlpalen per fase.
2.15.
Er is in de planning en resultaten, indien nodig, voldoende aandacht voor ontwikkeling en continuïteit van de coöperatie op langere termijn, waaronder -
2.16.
compliance governance kennisdeling professionalisering
Het project heeft de beschikking over een professioneel projectteam dat in staat is om het project te realiseren. Dit team is gespecificeerd in het plan van aanpak. -
Projectplan – continuïteit
Projectplan projectteam
Projectteam bevat de nodige expertise of heeft toegang tot die expertise om de resultaten te behalen projectteam maakt gebruik van de werkprocessen en instrumenten die door Energie Samen beschikbaar worden gesteld,
2.17.
Afspraken over welke afwijking in de uitvoering kan worden beschouwd als ‘geaccepteerde afwijking’ t.o.v. de planning. Als een afwijking groter is dan de geaccepteerde afwijking met dit gemeld worden in eerstvolgende rapportage.
Projectplan projectmanageme nt
2.18.
De te financieren activiteiten en onkosten zijn reëel en marktconform begroot en passen in de business case.
2.19.
In de begroting wordt de eigen bijdrage in de ontwikkelkosten gespecificeerd:
Gespecifieerde begroting voor de ontwikkelfasen
-
Inzet van vrijwilligers is opgenomen in de begroting als eigen bijdrage met een waarde van € 65 per uur excl. btw. De vergoeding voor de inzet van projectleiders is in overeenstemming het tarievenbeleid van Energie Samen,
C Voorwaarden aanvragers en projecten
9/17
-
De begroting bevat minimaal 30% eigen bijdrage van de initiatiefnemer, zoals de inzet van vrijwilligers of past binnen de de-minimisregeling. Als een eigen investering van minimaal 30% niet mogelijk is, moet de aanvrager een deminimisverklaring overleggen en moet de aangevraagde financiering passen binnen de deminimisruimte van de aanvrager (en eventuele gerelateerde ondernemingen) 5.
2.20.
De begroting past in de maximale bedragen per fase zoals vastgesteld voor het ontwikkelfonds Energiecoöperaties. Zie ook
2.21.
Afspraken over welke afwijking in de daadwerkelijke kosten kan worden beschouwd als ‘geaccepteerde afwijking’ t.o.v. deze begroting. Geaccepteerde afwijkingen passen binnen de Business Case. Als een afwijking groter is dan de geaccepteerde afwijking moet dit gemeld worden in de eerstvolgende rapportage.
2.22.
De business case is positief 6 en realistisch ingevuld
2.23.
Het detailniveau van de business case is passend bij de fase
2.24.
De ontwikkeling van de business case toont een positieve prognose
2.25.
Geaccepteerde afwijkingen zoals gedefinieerd in het plan van aanpak passen binnen de business case
2.26.
Het project is ruimtelijk en politiek haalbaar
2.27.
De risico’s zijn voldoende volledig opgesomd
2.28.
De risico’s zijn reëel en beheersbaar, voorzien van mitigerende maatregelen en/of passen in de business case
Business case voor het gehele project (incl. exploitatie)
Risicoanalyse
2.3. Aanvraag vervolgaanvraag bij faseovergang Als het project een faseovergang naders en de vervolglening wil aanvragen, geldt de volgende aanvraagprocedure: 1. De aanvrager meldt tijdig dat een fase bijna afgerond is, en vraagt daarmee een vervolglening aan voor de volgende fase. Zo kan Energie Samen de lening bij het Groenfonds tijdig aanvragen en de middelen beschikbaar kan stellen voor de start van de volgende fase. 2. De melding van een faseovergang (vervolgaanvraag) bevat de volgende documenten: o Rapportage vorige fase: Urenregistratie fase tot dat moment compleet (inclusief vrijwilligers en projectleden die uit de eigen bijdragen worden betaald)
5
Dit moet nader gedefinieerd worden. Bijvoorbeeld IRR>0 of IRR>5%? Als het verwachte rendement op eigen vermogen <5% is, er nader onderzoek in een vroege fase nodig is om de bereidheid van burgers te toetsen om met een laag rendement genoegen te nemen. 6
C Voorwaarden aanvragers en projecten
10/17
Overzicht van eventuele kosten die door de coöperatie zijn betaald met een kopie van de goedgekeurde facturen. Voortgang; de resultaten en mijlpalen die zijn behaald en (realistische) prognose welke resultaten behaald worden voor de volgende kwartaalrapportage. Evaluatie samenwerking projectteam en bestuur met lessons learned o Bij een directe geldlening stuurt de coöperatie een bijgewerkte Financiële rapportage (zie ook 3.2) o Aanvraag lening volgende fase: Bijgewerkt Plan van aanpak (vooruitblik) voor de volgende fase • Faseplan met mijlpalen resultaten en activiteiten en planning volgende fase, inclusief verbeterpunten uit evaluatie • Begroting bijgewerkt incl. specificatie volgende fase (activiteiten en kosten faseplan) • Risicoanalyse bijgewerkt incl. specificatie volgende fase Business case project bijgewerkt met nieuwste inzichten Energie Samen stuurt een tussenstand van de lening aan de coöperatie en beoordeelt of de voortgang voldoet aan de voorwaarden voor een vervolglening. Daarvoor wordt o.a. gekeken naar de afwijkingen in de realisatie t.o.v. de begroting en de planning. Als afwijkingen in de rapportage groter zijn dan de geaccepteerde afwijkingen die in het plan van aanpak en de begroting zijn vastgesteld, wordt de aanvraag opnieuw beoordeeld. Indien nodig wordt de provinciaal coördinator gevraagd of de evaluatie bij de aanvraag nog geldt.
Als de beoordeling positief is, vraagt Energie Samen de vervolglening aan bij het Groenfonds in een volgende aanvraagronde. Als de aanvraag door het Groenfonds wordt goedgekeurd, maakt het Groenfonds de middelen voor de volgende fase van het project over aan Energie Samen t.b.v. de projectlening. Energie Samen informeert de coöperatie dat de lening voor de volgende fase beschikbaar is. In het geval van een directe geldlening wordt het hele bedrag aan de coöperatie overgemaakt.
3.
4.
5. 6. 7.
3.
Voorwaarden vervolgaanvraag – faseovergang
Controle
Voorwaarden aanvrager
3.1.
De aanvrager voldoet (nog steeds) aan alle voorwaarden die gelden voor eerdere aanvragen.
Zie controle eerdere voorwaarden.
Voorwaarden rapportage project
3.2.
Het project voldoet nog steeds aan alle voorwaarden die gelden voor eerdere aanvragen.
Zie controle eerdere voorwaarden.
3.3.
De business case is positief, rekening houdend met de grootste risico’s.
Business case (bijgewerkt)
3.4.
De resultaten en mijlpalen van die fase zijn behaald en afwijkingen t.o.v. de planning zijn binnen de vastgestelde geaccepteerde afwijkingen.
Plan van aanpak
De eigen bijdrage is in lijn met de planning en blijft boven de 30% (voor de gehele lening).
Rapportage vorige fase
3.5.
C Voorwaarden aanvragers en projecten
Rapportage vorige fase
11/17
Plan van aanpak
3.6.
De haalbaarheid is met deze resultaten voldoende toegenomen voor de volgende fase.
Risicoanalyse
3.7.
In het plan van aanpak is bij de aanvraag vanaf fase 2, opgenomen welke afwijkingen in de planning of begroting geaccepteerd worden, omdat deze geen tot weinig negatieve invloed heeft op de business case of haalbaarheid. Afwijken in de rapportage zijn binnen die norm gebleven
Plan van aanpak Rapportage vorige fase
2.4. Toelichting lokale evaluatie en landelijke beoordeling Coöperaties in de provincies en regio’s zijn opgeroepen om samen te werken om regionaal beleid te formuleren voor de mogelijke rangschikking van projecten. Voor het uitvoeren van dit beleid wordt een provinciaal of regionaal coördinator aangewezen. Aanvragen voor projectleningen worden in eerste instantie beoordeeld op deze algemene criteria om vast te stellen of het projectvoorstel of initiatief in aanmerking komt voor een lening. In tweede instantie worden projecten, gerangschikt op basis van de evaluatie van de provinciaal coördinator. De criteria voor deze evaluatie worden vastgesteld door een samenwerkingsverband (gebiedsverband) van betrokken coöperaties in de provincie of regio, bijvoorbeeld een koepelvereniging of platform. Zie ook de Deelnemende subsidiegevers en koepels per gebied. Energie Samen bewaakt daarbij dat deze evaluatie objectief en transparant is opgesteld en past binnen de algemene kaders van het Ontwikkelfonds.
2.5. Toelichting aanvraag lening bij Groenfonds Energie Samen doet eenmaal per maand bij het Groenfonds een voordracht van projecten met een aanvraag voor de lening voor de eerstvolgende fase met een verklaring dat de aanvragen aan alle bovengenoemde voorwaarden voldoen (bijvoorbeeld middels een checklist). Als een lening-aanvraag niet kan wachten tot de volgende aanvraagronde, gaat Energie Samen in overleg met het Groenfonds. Zij zullen kijken of een oplossing kan worden gevonden om het project eerder te kunnen financieren. De termijn waarop Energie Samen aanvragen bundelt en voordraagt bij het Groenfonds wordt afgestemd op de hoeveelheid aanvragen om te komen tot een goede balans in doorlooptijd voor de aanvrager en efficiënte verwerking van aanvragen door Energie Samen en het Groenfonds. Deze termijn kan periodiek worden bijgesteld. Coöperaties (i.o.), projectbureaus en provinciaal/regionaal coördinatoren worden bij wijzigingen op de hoogte gesteld.
2.6. Toelichting vereisten i.v.m. staatssteun Leningen uit het Ontwikkelfonds worden verstrekt als geoorloofde staatssteun en moeten daarom voldoen aan de voorwaarden van Algemene Groepsvrijstellingsverordening (AGVV) art. 49 of bij uitzondering AGVV art. 25 of de de-minimisregeling. Om in aanmerking te komen voor staatssteun onder de AGVV art. 49 of 25, moet de aanvraag van de coöperatie een eigen bijdrage bevatten van tenminste 30%. Dit is ook
C Voorwaarden aanvragers en projecten
12/17
wenselijk om de fondsmiddelen effectiever in te zetten en vanuit de ICA-principes; met name het stimuleren of ontwikkelen van autonomie en onafhankelijkheid en economische participatie van de leden. Mocht een aanvraag niet voldoen aan de vereisten van de AGVV art. 49 of 25, komt deze misschien wel in aanmerking voor de-minimis-regeling. Deze regeling bevat een paar grote nadelen en risico’s voor coöperaties waar zorgvuldig naar gekeken moet worden. Om in aanmerking te komen voor de de-minimis regeling, moet het plafond voor deminimissteun aan de coöperatie nog voldoende ruimte hebben voor de gevraagde lening 7. Daarvoor gelden niet alleen subsidies die de coöperatie zelf eerder heeft ontvangen. Deminimissteun aan partners in het project, telt mogelijk ook mee. Het gaat om partners die en belangrijke economische invloed hebben op de coöperatie, bijvoorbeeld energieleveranciers (PPA) of projectontwikkelaars en mogelijk hun partners. Het ontvangen van de-minimis steun beperkt ook de mogelijkheid om in de toekomst gebruik te maken van diverse subsidies van bijvoorbeeld gemeentes of provincies. Daarom wordt deze regeling alleen bij wijze van uitzondering overwogen en wordt per geval bekeken wat de gevolgen en risico’s zijn voor de coöperatie. De-minimis (overheidssteun onder € 200.000) - Europa decentraal
7
De de-minimis regeling geeft ruimte voor € 75.000 per jaar en € 200.000 over drie jaar.
C Voorwaarden aanvragers en projecten
13/17
3. Uitvoering en rapportage De uitvoering en rapportageverplichting is afhankelijk van de vorm van de lening. Bij een projectdepot worden kosten door Energie Samen betaald, na goedkeuring van het bestuur van de coöperatie. Deze kosten vormen de projectlening. Bij een directe geldlening wordt de lening per fase in z’n geheel overgemaakt naar de coöperatie, die zelf de facturen betaalt en zelf verantwoordelijk is voor de financiële rapportage
3.1. Betalingen vanuit projectdepot Bij een lening van het type projectdepot betaalt Energie Samen de kosten die in begroting zijn opgenomen en niet vallen binnen de eigen bijdrage. Fase 1 Haalbaarheid is altijd een projectdepot. 1. De factuur wordt verstuurd naar de coöperatie (i.o.) 8. 2. Een bestuurslid (beoogd) van de coöperatie (i.o.) controleert de factuur of de prestatie is door leverancier is geleverd en of de factuur voldoet aan de voorwaarden voor betaling 3. Indien akkoord, stuurt het bestuurslid de factuur met akkoord door naar het Bedrijfsbureau Energie Samen 4. Energie Samen betaalt de factuur namens de coöperatie uit het projectdepot 4.
Voorwaarden voor betaling
Controle
4.1.
Dat de factuur is gericht aan de coöperatie
Factuur
4.2.
op de factuur is duidelijk vermeld voor welk project, welke begrotingspost (per fase) de kosten zijn gemaakt,
4.3.
de initiatiefnemer heeft de factuur voor indienen gezien en geaccordeerd (bij het doorsturen)
E-mail bericht van bestuurder, ondertekening of audittrail 9
4.4.
de kosten passen in de gespecificeerde (laatst goedgekeurde) begroting
Begroting Plan van aanpak
Als de coöperatie nog niet is opgericht moet worden gekeken aan wie de factuur moet worden gericht. De factuur wordt altijd eerst verzonden naar de coöperatie ter controle. 9 Als gebruik wordt gemaakt van digitale autorisatietools 8
C Voorwaarden aanvragers en projecten
14/17
3.2. Kwartaalrapportage aan Energie Samen Over lopende projectleningen wordt elk kwartaal een rapportage gestuurd volgens deze procedure: 1. Binnen zes weken na het verlopen van een kwartaal 10 stuurt de coöperatie of projectleider een door het bestuur goedgekeurde projectrapportage naar Energie Samen en de provinciaal/regionaal coördinator. 2. Bij een directe geldlening stuurt de coöperatie ook een financiële rapportage 3. Energie Samen controleert de rapportage 4. Als Energie Samen bijzonderheden constateert of vragen heeft, wordt contact gezocht met de coöperatie. 5.
Voorwaarden kwartaalrapportage
Controle
Voorwaarden rapportage project
5.1.
De rapportage is compleet en bevat:
Volledige urenregistratie
Urenregistratie per persoon per dag per begrotingspost, inclusief eigen bijdrage (uren vrijwilligers en zelf betaalde uren) Voortgang mijlpalen en resultaten Bijgestelde planning afronding fase als de afwijking groter dreigt te worden dan de geaccepteerde afwijking in de aanvraag Bijgestelde businesscase als de afwijking groter dreigt te worden dan geaccepteerde afwijking in de aanvraag Bijgestelde begroting als de afwijking groter is dan de vastgestelde geaccepteerde afwijking in de aanvraag
Voortgang mijlpalen en resultaten
5.2.
De rapportage is goedgekeurd door een bestuurslid van de coöperatie
E-mail bericht van bestuurder, ondertekening of audittrail
5.3.
De rapportage bevat geen discrepantie met het kostenoverzicht van Energie Samen
5.4.
Bij grote afwijkingen voldoet het project nog steeds aan alle voorwaarden van de lopende aanvraag.
-
Planning Business case Begroting
Zie controle voorwaarden aanvraag.
Additionele voorwaarden directe geldlening 5.5.
Bij een direct geldlening bevat de rapportage een overzicht van de kosten en facturen: -
Een overzicht van alle facturen voor gemaakte en betaalde uren, inclusief facturen betaald uit de eigen bijdrage
Kostenoverzicht Kopie facturen
Kwartalen volgen het kalenderjaar dus januari t/m maart, april t/m juni, juli t/m september en oktober t/m december. 10
C Voorwaarden aanvragers en projecten
15/17
-
Een overzicht van alle gemaakte out-ofpocket-kosten, inclusief facturen betaald uit de eigen bijdrage Een door het bestuur goedgekeurde kopie van alle opgenomen facturen
3.2.1. Toelichting kwartaalrapportage Energie Samen spant zich in om in goed overleg met de coöperaties en projectbureaus de administratieve last ten behoeve van de rapportages zo laag mogelijk te houden door de rapportages eenvoudig te houden, instrumenten aan te bieden en zoveel mogelijk te automatiseren. Bij de kwartaalrapportage worden discrepanties met het kostenoverzicht bij Energie Samen zo snel mogelijk gesignaleerd en teruggekoppeld aan de coöperatie.
3.3. Jaarlijks overzicht stand lening Energie Samen stuurt jaarlijks aan de coöperatie een totaaloverzicht van de gemaakte kosten en de stand van de lening met bijbehorende risico-opslag. Dit overzicht bevat: -
De totale stand van de lening inclusief een berekening van de opgebouwde risicoopslag Een overzicht per fase van alle facturen voor betaalde uren Een overzicht per fase van alle facturen voor out-of-pocket-kosten Om de voorwaarden voor geoorloofde staatssteun te bewaken; een overzicht van de bij Energie Samen bekende eigen bijdrage: gerapporteerde (vrijwilligers-)uren en totale onkosten, volgens de laatste kwartaalrapportage. Zie ook
3.4. Incidenten en kritische wijzigingen Tijdens de uitvoering van een project kunnen incidenten voorkomen die de haalbaarheid van een project in gevaar brengen. Als een coöperatie zo’n incident constateert zal de coöperatie dat zo snel mogelijk melden bij Energie Samen. Als blijkt dat een project, door incidenten, of veranderende omstandigheden bij de coöperatie of het aangesloten projectbureau, niet meer voldoet aan de voorwaarden, zal de coöperatie ook zo snel mogelijk Energie Samen en de provinciaal coördinator hierover informeren. Energie Samen en de provinciaal coördinator gaat in zo’n geval zo snel mogelijk in overleg met de coöperatie om maatregelen te treffen, waarbij altijd wordt gestreefd naar het herstellen van de haalbaarheid van het project binnen de voorwaarden van het fonds.
C Voorwaarden aanvragers en projecten
16/17
4. Afsluiting project 4.1. Staking project Als uit een melding of rapportage blijkt dat het project niet meer haalbaar is, wordt met de coöperatie en de provinciaal coördinator eerst gekeken of het project echt gestaakt wordt of eventueel op een later tijdstip weer opgepakt zou kunnen worden. 4.1.1. Overdracht Als het project nog een toekomstige kans van slagen heeft, wordt de waarde van het project bepaald en de stand van de lening vastgesteld. Het project en de projectlening worden gepauzeerd tot de belemmeringen zijn opgelost. Elk jaar wordt gekeken wat kan worden gedaan om het project weer op te pakken. De coöperatie kan het project met lening overdragen aan een andere initiatiefnemer, als deze ook voldoet aan de voorwaarden van het Ontwikkelfonds. Is dit niet mogelijk, wordt het project geliquideerd en de lening daarmee (deels) afgelost. Als het project geen (ontwikkel)waarde heeft, wordt (het restant van) de lening kwijtgescholden.
4.2. Bereik financial close De coöperatie meldt bij Energie Samen zodra bekend is wanneer financial close zal worden bereikt en wanneer kapitaal beschikbaar wordt om de lening inclusief risicoopslag terug te betalen. De coöperatie meldt daarbij welke kosten nog verwacht worden en wanneer de eindstand van de lening kan worden opgemaakt. Energie Samen en het Groenfonds stellen na het betalen van de laatste facturen de eindstand op en informeert de initiatiefnemer over deze stand en de stand van de bijbehorende risico-opslag. Zodra investeringskapitaal beschikbaar komt, betaalt de coöperatie de lening terug met risico-opslag terugbetaald en door de fondsbeheerder teruggeboekt in het Ontwikkelfonds.
C Voorwaarden aanvragers en projecten
17/17