B14.2 Bijlage 2 onderbouwing Laborijnlocatie - projectplan communicatie participatie Spoorzone 2025.pdf
Tekst van het document
[qD) Projectplan communicatie, participatie
en
marketing
(geanonimiseerd)
(geanonimiseerd)
Inleiding Dit
projectplan beoogt een heldere aanpak om communicatie, participatie en city branding voor de spoorzone de juiste manier op te zetten. Hierbij ontstaat een basis, met een middelenmix, om de tijdens gehele gebiedsontwikkeling op terug te vallen. De ontwikkeling is onderdeel van de overkoepelende gebiedsontwikkeling Spoorzone Doetinchem. Communicatie en participatie vragen bij een dergelijk programma om samenhang en regie. Het programma kent immers verschillende deelprojecten, doelen en stakeholders; die ook nog eens elk een verschillend tempo volgen. Om hier regie op te houden ontwikkelen we een communicatieen participatieplan. Hiervoor zijn de doelen in het programmaplan leidend. De communicatie en participatie moeten helpend zijn om de doelen in het programmaplan te realiseren. Voor de
vvxv
uitwerking
hanteren
We doen
het
We doen
het net
We
we
volgende uitgangspunten
samen even
anders
houden het actief
We sluiten
aan
bij de ontwikkelingen
We werken
met
enkele vaste communicatiemiddelen
rondom
Citymarketing en
de Binnenstad
We onderscheiden 2 verschillende soorten communicatie: 1.
Participatie
omgeving (omwonenden, gebied) overige inwoners/belanghebbenden Profilering en branding (marketing) van het gebied in/rond
2.
en
communicatie
het
met
de directe
ondernemers
en
Projectdefinitie In het communicatie-
participatieplan werken we uitgangspunten van communicatie op we ook voor participatie en marketing. Je kan deze ook beschouwen als bouwstenen. Deze moeten bruikbaar zijn voor de verdere uitwerking bij deelprojecten en de inzet van communicatie, participatie en marketing op de vele momenten die gaan komen. Hieronder volgen de te behalen projectresultaten voor 2025. hoofdlijnen
en
verder uit, dit doen
Projectresultaten 2025: Onze doelgroepen weten 1.
ons
via de website te vinden
en
kunnen
via deze weg de actuele stand
zaken eenvoudig inzien; organiseren een structurele middelenmix om geïnteresseerden ontwikkelingen in het gebied te informeren; van
2.
We
actief
over
nieuwe
[qD) Projectplan communicatie, participatie
en
marketing 3.
We zorgen door worden gedeeld
middel
4.
We actualiseren
de
5.
We werken
kernverhaal
6.
en
van
gebiedscafés
ontwikkelen
een
fysieke ontmoetingsplek waar vast draaiboek voor de organisatie hiervan; voor
actualiteiten
een
stakeholderanalyse; uit, gericht op zowel communicatie en participatie als ook marketing, waarbij ook USP's in kaart worden gebracht, in een integraal team; We brengen de marketingdoelgroepen die we willen bereiken met de gebiedsontwikkeling ons
helder in kaart; 7.
8.
9.
10.
En passen
op de
juiste manier branding toe gericht op de doelgroepen, aan de hand van de programmadoelen; (positionering) Erwordt een langere termijn participatieplan opgesteld, specifiek gericht op een globale planning; We verkennen nog andere participatietools specifiek voor deze gebiedsontwikkeling, samen met de strateeg participatie; We
een
maken
database waarin de
in te zetten
participatietools worden opgeslagen;
Projectorganisatie (geanonimiseerd) wert
De programmamanager ontwikkelingen in de Spoorzone.
samen
In het
met
een
kernteam(programmateam)
programmateam
is het kernteamlid
de
voor
dagelijkse
(geanonimiseerd)
verantwoordelijk voor de aansturing van communicatie/participatie/marketing.
programmateamlid verantwoordelijk nn: communicatie/participatie/marketing aanspreekpunt).
Communicatieadviseur (geanonimiseerd) aansturing
van
Daarnaast
heeft
(geanonimiseerd)
een
werkgroep
__Communicatieadviseur
—
als
voor
(geanonimiseerd)
die hem voeden
en
de
is tweede
meedenken.
De
werkgroep
bestaat uit:
(geanonimiseerd)
_Projectmedewerker (geanonimiseerd) _ Wijkregisseur (geanonimiseerd) _Participatieadviseur (geanonimiseerd) Op het gebied van marketing een externe partij
—
—
—
Participatie rest
van
Door
middel
en
communicatie
met
de directe omgeving
en
de
Doetinchem
van een nieuwsberichten, social media, de gemeentepagina en brieven houden we de omgeving op de hoogte van ontwikkelingen. Maar bovenal blijven we gebruik maken van een projectwebsite en van bijeenkomsten in de vorm van de zogenaamde gebiedscafés. De gebiedscafés stellen ons in staat de omgeving te laten meedenken of hen zelfs het podium te geven. Gemeente Doetinchem faciliteert en organiseert de gebiedscafés, tweemaal per jaar. Deze gebiedscafés zijn hét podium voor kennisdeling en informatie-uitwisseling tussen betrokkenen uit het gebied, waarbij we oog houden voor specifieke doelgroepen, zoals jongeren of ondernemers. Wanneer ontwikkelaars in beeld zijn zullen zij aan zet zijn voor participatie op hun projecten. De organisatie van deze bijeenkomsten of participatiemomenten ligt bij de initiatiefnemer, niet bij de gemeente. Wel biedt de gemeente met het platform van de gebiedscafés ruimte aan de ontwikkelaar om mensen (aanvullend) te informeren over de plannen.
directe
Projectplan
communicatie
,
participatie
en
marketing Uitgangspunten voor communicatie: ➢ We houden het actief. ➢ Onze website biedt de basis. o Een zeer globale planning op hoofdlijnen wordt hier inzichtelijk gemaakt. ➢ Geïnteresseerden kunnen zich via de website aanmelden voor een nieuwsbrief en informatie over bijeenkomsten. ➢ We sturen minstens tweemaal per jaar een nieuwsbrief rond naar de adressenlijst. Aanvullend wanneer een dusdanig grote ontwikkeling gaat plaatsvinden. o o Deze nieuwsbrief komt ook op onze website te staan. ➢ De gemeentepagina blijft de basis om publicaties kenbaar te maken. ➢ Via social media delen we met regelmaat updates over het gebied. ➢ Er wordt rekening gehouden met aangrenzende gebieden , zoals het centrum. ➢ Ondernemers reeds gevestigd in het gebied worden actief op de hoogte gehouden van ontwikkelingen , hierbij gebruik makend van de communicatiekanalen van IG&D en parkmanagement Verheulsweide. Uitgangspunten participatie: ➢ Het moet integraal , met betrokkenheid intern vanuit verschillende beleidsvelden , partners en omgeving. ➢ We onderscheiden participatie in verschillende vormen. ➢ De kaders waarover men mag meedenken worden scherp gesteld in zowel de uitnodiging , als bij het participatietraject zelf.
➢ Het organiseren van fysieke gebiedscafés tweemaal per jaar biedt de basis gedurende de gehele gebiedsontwikkeling De gemeente organiseert de gebiedscafés o o De locatie van de bijeenkomst is in het gebied o Ruim van tevoren wordt de agenda en de doelgroep bepaald ➢ Het gebiedscafé heeft een gebiedsbrede opzet. Dat wil zeggen dat ontwikkelaars ook van dit platform gebruik mogen maken , los van eigen participatietrajecten. ➢ Indien tussentijds participatie gewenst is wordt met strategisch adviseur participatie afgestemd wat de beste opzet zou zijn. ➢ Ontwikkelaars zijn zelf verantwoordelijk voor het organiseren van participatie m. b. t. eigen plannen. De gemeente is altijd beschikbaar om hierin mee te denken als sparringpartner.
Marketing
(profilering en branding)
Voor dit onderdeel is het belangrijk om de spoorzone stevig en onderscheidend te positioneren. Wat maakt de spoorzone in Doetinchem uniek? Hoe trekken we de doelgroepen aan die we aan willen trekken? Door hierin strategische keuzes te maken , trekken we partijen/partners aan die passen bij onze positionering. In het programmaplan schetsen we de aanpak om te komen tot een goede marketingstrategie. Voor een succesvolle branding van de spoorzone is het belangrijk aan te sluiten bij de citymarketing/branding van gemeente Doetinchem als geheel. . Om dit verder uit te werken is het
[qD) Projectplan communicatie, participatie
en
marketing noodzakelijk de samenwerking (city)marketing.
te zoeken
met
gespecialiseerde partij op
een
het
gebied
van
Uitgangspunten branding: > Er moet aansluiting zijn met de overkoepelende citybranding van de gemeente. Waarbij we de spoorzone een eigen en herkenbaar gezicht geven. > Het kan zijn dat per doelgroep die we willen aanspreken de branding wordt aangescherpt. Bijvoorbeeld: o De doelgroep die reeds in Doetinchem gevestigd is. o De doelgroep die in de regio gevestigd is o De doelgroep die buiten de regio/uit het westen komt Door placemaking als tool in te zetten laten we op korte termijn al zien gebeuren
in het
voor
De te behalen
projectresultaten
de
wat staat te
2025
raadsbehandeling
wanneer
er
gebied.
Planning voor
dat
het
van
Welk
worden
als
volgt uitgezet
in de
masterplan afgerond te
tijd. Het
streven
is hierbij
om
dit
hebben.
projectresultaat?
Eindverant-
woordelijk
februari
Projectplan
afronden
We werken
voor
hoofdlijnen
uit
We creëren
een
de
voorleggen
en
komende
jaren
aan
de
programmateam
participatieplanning op
(geanonimiseerd) (geanonimiseerd)
(punt 8) database
voor
(geanonimiseerd) B
alle
participatietools/formats/draaiboeken (punt 10) maart
(geanonimiseerd) en
Actualiseren
stakeholder
We zetten de
organisatie van gebiedscafés
-
opstart
(geanonimiseerd)
analyse (punt 4) vast
in
een
format
(geanonimiseerd)
(punt 3)
april
De
aan
kaart
te
spreken marketingdoelgroepen
helder in
(geanonimiseerd) |
gebracht (punt 6)
Vanuit de visies werken kernverhaal mei
worden
uit
we
integraal
een
kort
en
krachtig
(punt 5)
Website
bijwerken tot een aantrekkelijk en overzichtelijk platform (punt 1) We werken
de basis
positionering uit, om dit vervolgens extern uit te kunnen zetten (punt 7) (eigenlijk samenvoegen punt 5 en 6) voor
onze
(geanonimiseerd) (geanonimiseerd) mn (geanonimiseerd) (geanonimiseerd)
(0D) Projectplan communicatie, participatie
en
marketing juni
We werken
met
de strateeg
participatie
aan
twee
die
kunnen worden
in de
participatietools
ingezet
unieke
gebiedsontwikkeling (punt 9) We vullen de database
met
(geanonimiseerd)
alle
participatietools/formats/draaiboeken (punt 10)
juli
Opzetten
vaste
-
afronding
(geanonimiseerd) |
routing communicatiestromen (punt 2)
augustus
september oktober november december
Financieel De in 2024 stelt
vastgestelde bestuursopdracht voor programma gebiedsontwikkeling budget van 50.000 euro beschikbaar.
een
de spoorzone
Risico's Risico's worden
aan
de hand
van
de onderstaande
beheersmaatregelen gemonitord
en
zo
nodig
bijgestuurd. Risico’s Missen
van
cruciale communicatiemomenten
Beheersmaatregelen Actief meedenken, prioriteit geven, regie voeren
Participatietraject volgen zonder concrete participatievraag
Afkaderen
waarover
meegedacht
kan worden.
Vroegtijdig
vaststellen welke fase
participatie
behoeft. Te laat
participatie toepassen
Voldoende
capaciteit, kennis en kunde marketingpositionering sluit niet aan bij de doelgroep die we willen aanspreken lemand met een negatief geluid neemt buiten De
het programmateam contact bijvoorbeeld het bestuur.
van de totaal planning vroegtijdig signaleren wanneer participatie nodig is. Actieve sturing en tijdige signalering Professionele externe partij betrekken die dit door veel kennis en ervaring kan voorkomen. Beheersmaatregel is het bestuur actief op de hoogte houden van de voortgang en korte lijnen houden. Oftewel, elkaar wederzijds bestuurlijk en ambtelijk goed blijven
Aan de hand
op met
informeren.