Advies auditcommissie raadsmededeling 2023-13 Boardletter 2022.pdf

ADVIES AUDITCOMMISSIE Aan: Gemeenteraad Datum: 24 februari 2023 Betreft: Raadsmededeling 2023-13 Boardletter boekjaar 2022 De auditcommissie adviseert de gemeenteraad (voor de beeldvormende behandeling van de raadsmededeling): - ga meer in detail met het college in gesprek over het oplossen van de aandachtspunten die de accountant aandraagt vanuit de interimcontrole 2022; - ga met het college het gesprek aan over de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording, zodat de raad weet wat hij kan verwachten en waar hij zijn controlerende taak op zou moeten richten. Inleiding De accountant heeft op basis van zijn interimcontrole over het boekjaar 2022 zowel een Managementletter en een Boardletter opgesteld. De Managementletter is gericht aan het college en de ambtelijke organisatie en bevat de gedetailleerde bevindingen van de accountant vanuit de interimcontrole. De Boardletter is gericht aan de gemeenteraad en bevat de bestuurlijke relevante hoofdlijnen uit de Managementletter. Het college stuurt de Boardletter via raadsmededeling 2023-13 ter kennisname door naar de gemeenteraad. Rol auditcommissie De auditcommissie heeft 15 februari 2023 een gesprek gehad met de accountant over zijn bevindingen uit de interimcontrole 2022. Daarbij heeft de accountant een toelichting gegeven op zowel de Boardletter als de Managementletter.

Mede op basis van deze toelichting heeft de auditcommissie een advies opgesteld (a) voor het presidium over de vraag of de raadsmededeling ter kennisname aangenomen kan worden of beeldvormende behandeling behoeft en (b) voor de raadsfracties welke onderdelen uit de Boardletter nadere bespreking zouden behoeven met het college. Aandachtspunten uit de interimcontrole Voor de auditcommissie is belangrijk onderdeel van de Boardletter de bevinding van de accountant hoe college en ambtelijke organisatie de door de accountant aangegeven aandachtspunten uit (eerdere) interimcontroles oppakken. Het oordeel van de accountant daarover is positief: vrijwel alle aandachtspunten zijn opgepakt en een deel daarvan is opgelost. Daarbij ziet de accountant dat het college de juiste prioriteitstelling aanbrengt. De auditcommissie herkent het positieve oordeel van de accountant en adviseert de gemeenteraad wat meer in detail met het college in gesprek te gaan over het oplossen van de aandachtspunten. Want er zijn meerdere aandachtspunten die al jaren op de lijst van de accountant voorkomen, waaronder ook een aantal aandachtspunten met prioriteit hoog. Vragen voor het college zouden dan zijn waarom die aandachtspunten nog niet opgelost zijn, wat eventuele belemmeringen daarin zijn en wanneer het college denkt dat die aandachtspunten wel opgelost zijn.

Als bijlage is toegevoegd het overzicht van alle aandachtspunten, met jaar van herkomst, prioriteit en stand van uitvoering (overzicht is afkomstig uit de Managementletter). Rechtmatigheidsverantwoording Als gevolg van een wetswijziging geeft de accountant met ingang van het boekjaar 2023 uitsluitend nog een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening af en niet meer over de rechtmatigheid. Vanaf dan heeft het college in de jaarrekening een nieuwe toelichting

ADVIES AUDITCOMMISSIE over rechtmatigheid (‘rechtmatigheidsverantwoording’) op te nemen. In deze rechtmatigheidsverantwoording verantwoordt het college zich over de al dan niet rechtmatige totstandkoming van de lasten, baten en balansmutaties. De accountant stelt vervolgens de getrouwheid van deze verantwoording vast. Over de invoering van deze rechtmatigheidsverantwoording rapporteert de accountant uitvoerig in zijn Boardletter. Het beeld hieruit is dat het college al volop bezig is met de invoering en een plan van aanpak heeft. De raad is hier echter nog niet mee bezig. Advies aan de gemeenteraad is om met het college het gesprek aan te gaan over de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording, zodat de raad weet wat hij kan verwachten en waar hij zijn controlerende taak op zou moeten richten.

ADVIES AUDITCOMMISSIE Bijlage – Overzicht aandachtpunten uit interimcontrole 2022 accountant (bron: Managementletter boekjaar 2022)

Nr. 1 2 3

Proces Inkopen en aanbestedingen Inkopen en aanbestedingen Inkopen en aanbestedingen

4

Parkeeropbrengsten

5

Inkopen en aanbestedingen Inkopen en aanbestedingen

6 7

Betalingen

8

Sociaal Domein

9

Sociaal Domein

10

Lonen en salarissen

11

Subsidieontvangsten

12

Subsidieverstrekkingen

13

Tussenrekeningen

14

Administratie & Verslaglegging

15

Lonen en salarissen

Bevinding Geen zichtbare controle op crediteur(stamgegevens) Geen functiescheiding bij het autoriseren van inkoopfacturen Prestatielevering bij de verrichte inkopen onvoldoende onderbouwd Onvoldoende inzicht/monitoring op BUHA rondom de parkeeropbrengsten Naleving aanbestedingsrichtlijnen is aandachtspunt Inzicht in toekomstige uitgaven en verplichtingen beperkt aanwezig Het ontbreken van zichtbare interne controles bij handmatige betalingen Crediteurenstamgegevens Sociaal Domein Onderbouwing van de levering van de zorg Tijdigheid mutaties salarisadministratie Beheersing en verantwoording van projectsubsidies Naleving termijnen van algemene subsidieverordening De tussenrekeningen zijn niet tijdig opgeschoond Memoriaalboekingen m.b.t. correcties hebben onvoldoende onderbouwing Controle wijziging salarisgegevens

= opgelost = actie ondernomen, maar nog niet afgerond = geen actie ondernomen = nieuwe bevinding

Herkomst 2020

Status

Prioriteit Hoog

2020

Hoog

2017

Hoog

2021

Gemiddeld

2018

Gemiddeld

2017

Gemiddeld

2020

Gemiddeld

2022

Hoog

2017

Gemiddeld

2022

Laag

2016

Gemiddeld

2019

Laag

2021

Laag

2020

Laag

2019

Laag