20260206_Advies auditcommissie diverse raadsvoorstellen.pdf

ADVIES AUDITCOMMISSIE Aan: Gemeenteraad Datum: 6 februari 2026 Betreft: Raadsvoorstellen Actualisatie financiële verordening, Normenkader en controleprotocol 2025 en Nota reserves en voorzieningen Advies De auditcommissie adviseert de gemeenteraad om: - aan de actualisatie financiële verordening toe te voegen dat niet alleen de raad kan aangeven welke activiteiten het prioriteert (waardoor de autorisatie bij de activiteiten op taakveldniveau komt te liggen), maar dat ook het college op het moment dat zich ontwikkelingen op activiteitenniveau voordoen die (potentieel) politiek gevoelig zijn, het college over die activiteiten op taakveldniveau rapporteert in de bestuurlijke monitoren en de jaarrekening; - om na twee jaar te evalueren hoe deze wijziging in de financiële verordening uitpakt voor zowel de werkdruk van de ambtelijke organisatie als de sturing van de gemeenteraad; - bij artikel 17 (Reserves en voorzieningen) van de financiële verordening het woord ‘periodiek’ te vervangen door ‘halverwege elke raadsperiode’. Inleiding Het college heeft recent drie voorstellen aan de raad gedaan die de planning&control van de gemeente betreffen. Het gaat om voorstellen over de actualisatie van de financiële verordening, over het normenkader en controleprotocol 2025 en over de nota reserves en voorzieningen.

De auditcommissie heeft deze drie voorstellen besproken, komt tot de in dit advies beschreven bevindingen en geeft op basis van die bevindingen een advies aan de gemeenteraad. Het is aan de raadsfracties om met dit advies wel of niet iets in politieke zin te doen. Dit is het laatste advies van de auditcommissie in deze raadsperiode. Na de gemeenteraadsverkiezingen zal de bemensing van de auditcommissie opnieuw ingevuld worden. De huidige auditcommissie blikt in dit advies kort terug op hetgeen de auditcommissie gedaan heeft en wat hiervan de waarde is geweest voor de auditcommissie zelf. 1. Actualisatie financiële verordening gD – herziening 2025 Vanwege diverse ontwikkelingen volstaat de huidige financiële verordening gD (vastgesteld in 2024) niet meer, aldus het college. Het doet daarom een voorstel tot actualisatie. De auditcommissie heeft dit voorstel besproken en concludeert dat zij zich grotendeels kan vinden in de actualisatie, met opmerkingen bij twee onderwerpen. - Autorisatieniveau Het eerste onderwerp met opmerkingen betreft het voorstel van het college om het autorisatieniveau terug te brengen van taakvelden naar programma’s. Voor de auditcommissie is dit een belangrijk onderwerp. In 2024 is op advies van de auditcommissie het autorisatieniveau juist verlegd naar de taakvelden.

Het belangrijkste argument voor de auditcommissie hierbij was dat als de autorisatie op programmaniveau ligt, er geen of te weinig sturingsmogelijkheden voor de raad zijn binnen de programma’s.

ADVIES AUDITCOMMISSIE Het college stelt nu dat doordat de autorisatie op taakveldniveau ligt, er veel werk door de ambtelijke organisatie gedaan moet worden, terwijl de meerwaarde voor de raad beperkt is. Het college verwijst hierbij naar de bestuurlijke monitoren. Ook stelt het college dat het voorstel om het autorisatieniveau bij programma’s te leggen, de sturingsmogelijkheden van de raad niet beperkt, omdat het college in de actualisatie van de financiële verordening ook voorstelt dat de raad (vooraf) een activiteit als prioriteit kan aanwijzen en daarvoor de baten en lasten apart kan autoriseren (op taakveld). De auditcommissie heeft gevoel voor de hetgeen het college stelt, want wil ook niet dat de werkdruk oploopt vanwege werkzaamheden die weinig tot geen meerwaarde hebben. De auditcommissie wil daarom graag meedenken om enerzijds de werkdruk bij de ambtelijke organisatie niet (onnodig) te verhogen en anderzijds een adequate sturing door de raad te behouden. Vooraf aangeven dat een activiteit prioriteit heeft en dat daar dan de autorisatie van de baten en lasten op taakveldniveau moet liggen, ziet de auditcommissie als deel van de oplossing van het dilemma tussen werkdruk en voldoende sturing.

Maar omdat dat altijd vooraf moet gebeuren en er zich gedurende een begrotingsjaar altijd onvoorziene ontwikkelingen voordoen, zou de auditcommissie dit graag aangevuld zien met een actieve rol bij het college dat als zich ontwikkelingen voordoen die het wenselijk maken om de raad op taakveldniveau te rapporteren in bestuurlijke monitoren en de jaarrekening, het college dat ook doet en zo de raad de gelegenheid geeft bij die activiteiten op taakveldniveau te sturen. De wenselijkheid is daarbij gerelateerd aan de (te verwachten) politieke gevoeligheid van de betreffende ontwikkeling. Natuurlijk beseft de auditcommissie dat de op deze manier omschreven actieve rol van het college afhankelijk is van een welwillende houding van dat college. De auditcommissie heeft echter vertrouwen in die houding, gezien de wijze waarop het college de raad betrekt bij onderwerpen waar de bevoegdheid bij het college ligt en die het college als politiek gevoelig beschouwt.

De auditcommissie adviseert de raad om aan de actualisatie financiële verordening toe te voegen dat niet alleen de raad kan aangeven welke activiteiten het prioriteert (waardoor de autorisatie bij de activiteiten op taakveldniveau komt te liggen), maar dat ook het college op het moment dat zich ontwikkelingen op activiteitenniveau voordoen die (potentieel) politiek gevoelig zijn, het college over die activiteiten op taakveldniveau rapporteert in de bestuurlijke monitoren en de jaarrekening. Tevens adviseert de auditcommissie de raad om na twee jaar te evalueren hoe deze wijziging in de financiële verordening uitpakt voor zowel de werkdruk van de ambtelijke organisatie als de sturing van de gemeenteraad. - reserves en voorzieningen De tweede opmerking die de auditcommissie heeft bij de actualisatie van de financiële verordening betreft de artikelen over de reserves en voorzieningen. De auditcommissie kan zich geheel vinden in het voorstel van het college om met een nota reserves en voorzieningen te gaan werken. Het college stelt voor om deze nota periodiek te vaststelling voor te leggen aan de raad. De auditcommissie vindt de aanduiding ‘periodiek’ wat te vaag en adviseert de raad om hier ‘halverwege elke raadsperiode’ van te maken.

ADVIES AUDITCOMMISSIE

De auditcommissie adviseert de raad om bij artikel 17 (Reserves en voorzieningen) het woord ‘periodiek’ te vervangen door ‘halverwege elke raadsperiode’. 2. Normenkader en controleprotocol 2025 Gezien het technische karakter van het normenkader en de conforme uitwerking van de financiële verordening in het controleprotocol heeft de auditcommissie geen opmerkingen bij het raadsvoorstel Normenkader en controleprotocol 2025. Wel heeft de auditcommissie gesproken over de goedkeuringstoleranties. De auditcommissie bevestigt de keuze om, net als alle andere gemeenten en conform het advies van de accountant, de (wettelijk bepaalde) minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties te hanteren. In het raadsvoorstel geeft het college aan dat het bij de volgende aanbestedingsprocedure accountant zal bezien of het controleprotocol meerjarig vastgesteld kan worden in overeenstemming met de termijn van de overeenkomst met de accountant. Op voorhand geeft de auditcommissie hiervan aan zich te kunnen vinden in een meerjarige vaststelling in plaats van een jaarlijkse. 3. Nota reserves en voorzieningen De auditcommissie is verheugd dat het college haar advies heeft overgenomen om een nota reserves en voorzieningen op te stellen. Over de inhoud van de nota is de auditcommissie positief en heeft ze geen opmerkingen.

Bij de actualisatie van de financiële verordening heeft de auditcommissie reeds aangegeven dat het de raad adviseert om de nota reserves en voorzieningen elke raadsperiode te actualiseren, halverwege die periode. 4. Terugblik op werkzaamheden auditcommissie De auditcommissie heeft ook kort teruggeblikt op haar werkzaamheden in deze raadsperiode. Vier jaar geleden, kort voor de gemeenteraadsverkiezingen, heeft de raad de auditcommissie ingesteld. Na de verkiezingen is de bemensing geregeld en is de auditcommissie aan de slag gegaan. De auditcommissie blikt met grote tevredenheid terug op haar werkzaamheden. De keuze om in de auditcommissie elke fractie vertegenwoordigd te hebben in combinatie met de verschillende workshops die de auditcommissie heeft gevolgd, hebben ertoe geleid dat het kennisniveau over planning&control en gemeentefinanciën in de breedte van de gemeenteraad toegenomen is. Daarnaast hebben de gesprekken binnen de auditcommissie, tussen de auditcommissie en de accountant en tussen de auditcommissie en de wethouder financiën en de concerncontroller gezorgd voor betere technischinhoudelijke besprekingen van de diverse planning&control-documenten en de bijbehorende raadsvoorstellen, alvorens politieke kleuring aangebracht werd.

Tenslotte ziet de auditcommissie dat ze ook daadwerkelijk resultaat heeft voortgebracht (naast de concrete adviezen bij raadsvoorstellen), zoals de nota reserves en voorzieningen en het versterken van de sturingsmogelijkheden voor de raad door het autorisatieniveau naar taakveldniveau te brengen (zie ook dit advies voor beide onderwerpen). De conclusie van de auditcommissie is daarmee dat het goed is als in de nieuwe raadsperiode de auditcommissie op dezelfde manier aan de slag gaat, d.w.z. met vertegenwoordiging vanuit alle fracties, met inhoudelijke workshops en met adviezen aan de gemeenteraad bij voorstellen over financiële en planning&control-onderwerpen.