20240308_Advies auditcommissie raadsvoorstel Herziening Financiële verordening.pdf

ADVIES AUDITCOMMISSIE Aan: Gemeenteraad Datum: 8 maart 2024 Betreft: Raadsvoorstel Herziening Financiële verordening De auditcommissie adviseert de gemeenteraad: - akkoord te gaan met de door het college voorgestelde wijzigingen van de Financiële verordening; - in gesprek te gaan met het college voor het inzetten van de Eindwijziging voor het melden van (alle) begrotingsafwijkingen en het omzetten van die afwijkingen tot begrotingswijzigingen. Inleiding Vanwege wijziging van de rechtmatigheidsdefinitie (door de commissie BBV) moet de Financiële verordening aangepast worden. Het college doet hiertoe een voorstel. Dit voorstel is besproken in de auditcommissie. Op basis van deze bespreking komt de auditcommissie met een advies aan de gemeenteraad. Kern wijziging rechtmatigheidsdefinitie De commissie BBV maakt met de gewijzigde rechtmatigheidsdefinitie onderscheid in twee soorten begrotingsafwijkingen (in relatie tot (on)rechtmatigheid): lastenoverschrijdingen en overige begrotingsafwijkingen. De spelregels rondom lastenoverschrijdingen blijven ongewijzigd, die rondom overige begrotingsafwijkingen wijzigen. Daar waar lastenoverschrijdingen in principe altijd onrechtmatig zijn, geldt dat niet voor de overige begrotingsafwijkingen. Maar dan moeten ze wel tijdig geleid hebben tot een begrotingswijziging of anderszins tijdig gemeld worden.

Deze tijdigheid moet geregeld worden in de afspraken hierover tussen raad en college. Het college stelt voor daartoe de Financiële verordening te wijzigen door daaraan toe te voegen dat de overige begrotingswijzigingen (uiterlijk) gemeld moeten worden bij de Jaarrekening. Uiterlijk, want als eerder bekend, dan moeten ze bij de 1e of 2e Bestuurlijke Monitor of via een afzonderlijk raadsvoorstel gemeld worden (en leiden tot een begrotingswijziging). Onderwerpen van gesprek De auditcommissie heeft zich gebogen over het voorstel van het college. Daarbij heeft de auditcommissie vooral gekeken wat het voorstel van het college betekent voor de controlerende rol van de raad. Twee onderwerpen zijn daarbij aan de orde geweest: - Moeten er voorwaarden gesteld worden waaronder overige begrotingsafwijkingen (on)rechtmatig zijn? Deze vraag komt op, omdat in de Financiële verordening omstandigheden genoemd staan waaronder lastenoverschrijdingen niet onrechtmatig zijn. Nu er een onderscheid gemaakt wordt tussen lastenoverschrijdingen en overige begrotingsafwijkingen, zouden dan soortgelijke omstandigheden ook niet moeten gelden voor de overige begrotingsafwijkingen? De conclusie van de auditcommissie is dat dat niet aan de orde is. De auditcommissie komt tot deze conclusie vanuit de navolgende overweging.

Voor de overige begrotingsafwijkingen geldt (nu de rechtmatigheidsdefinitie gewijzigd is) dat die op voorhand niet onrechtmatig zijn. Daarom is het niet zinvol omstandigheden te formuleren waaronder ze rechtmatig of onrechtmatig zijn (zoals dat wel het geval is bij de lastenoverschrijdingen). Van belang bij de overige begrotingsafwijkingen is dat ze tijdig geleid hebben tot een begrotingswijziging (bijvoorbeeld via een Bestuurlijke monitor), dan wel tijdig gemeld zijn (uiterlijk bij de Jaarrekening).

ADVIES AUDITCOMMISSIE -

Is de Jaarrekening voldoende als vangnet voor het melden van overige begrotingsafwijkingen? Het college stelt voor de Jaarrekening als vangnet te beschouwen voor het tijdig melden van overige begrotingsafwijkingen. Dit betekent dat er dan drie vaste momenten zijn voor het melden van overige begrotingsafwijkingen: de 1e en 2e Bestuurlijke monitor en de Jaarrekening. De auditcommissie oordeelt dat de tijd tussen 2e Bestuurlijke monitor en Jaarrekening (in verhouding) lang is en vraagt zich af of ook de jaarlijkse Eindwijziging gebruikt zou kunnen worden voor het melden van overige begrotingsafwijkingen (en het vaststellen van daarbij horende begrotingswijzigingen). Dit zou wel een verruiming betekenen van de Eindwijziging en daarmee tot extra werk voor de ambtelijke organisatie. Voordeel van het gebruik van de Eindwijziging voor het melden van overige begrotingsafwijkingen is dat met de Eindwijziging vrijwel alle gedurende het jaar bekend geworden begrotingsafwijkingen meegenomen kunnen worden en omgezet kunnen worden in begrotingswijzigingen.

Advies De auditcommissie adviseert de raad om akkoord te gaan met de door het college voorgestelde wijzigingen van de Financiële verordening. Tevens adviseert de auditcommissie de raad om in gesprek te gaan met het college voor het inzetten van de Eindwijziging voor het melden van (alle) begrotingsafwijkingen en het omzetten van die afwijkingen tot begrotingswijzigingen. Bij het tweede advies geeft de auditcommissie mee dat de Jaarrekening als vangnet voor het melden van overige begrotingsafwijkingen zinvol is, maar dat het (ook) goed zou zijn als er in december nog een moment is waarop het college begrotingsafwijkingen meldt aan de raad. De Eindwijziging zou hiervoor goed gebruikt kunnen worden. De auditcommissie acht het ook bespreekbaar om de 2e Bestuurlijke monitor en de Eindwijziging ineen te schuiven en in december ter vaststelling aan de raad aan te bieden.